We bevinden ons in roerige tijden – zowel vanuit economisch als vanuit technisch oogpunt. Daarom zijn efficiëntie en een doeltreffend gebruik van technologie van groot belang. Uit Amerikaanse studies blijkt dat de gemiddelde werknemer in een kantooromgeving maandelijks ongeveer 40 uur besteedt aan opleidingen en vergaderingen. Gedurende deze tijd, die overeenkomt met een volledige werkweek, kunnen zij vaak niet productief werken. Ingewikkelde en onnodige werkprocessen bemoeilijken de werkdag – niet alleen bij zelfstandig werken, maar ook bij werken in teamverband. Daarom is het enorm belangrijk om een productieve werkomgeving te creëren.

Inventarisatie en behoefteanalyse: waar zijn tekorten, hoe zijn verbeteringen mogelijk?

Miljoenen mensen wereldwijd brengen vele uren van hun leven door op kantoor. Het is in hun belang en dat van de werkgever dat werknemers taken zo snel en kwalitatief mogelijk afronden. De productiviteit wordt beïnvloed door vele factoren, waaronder het binnenklimaat, lawaai en verlichting. Werknemers moeten eerst een inventarisatie maken en nagaan of en waar er problemen zijn. Vervolgens moeten zij nagaan hoe zij die kunnen oplossen.

Verlichting

Verlichting is het belangrijkste punt voor een hogere productiviteit. Studies tonen aan dat menselijke prestaties ’s morgens het sterkst zijn, ’s middags langzaam afvlakken en ’s nachts het dieptepunt bereiken. De reden hiervoor is de door daglicht gestimuleerde productie van het stresshormoon cortisol, dat mensen wakker schudt en doet concentreren. In veel kantoren is er echter niet genoeg daglicht, dus moet kunstlicht helpen. Daglichtwit licht heeft ongeveer 5.600 Kelvin nodig, warm wit licht (3.000 Kelvin) werkt ontspannend en is geschikt voor ruimtes waar werknemers pauzeren.

Binnenklimaat

Een gezond binnenklimaat op de werkplek [PDF; 476 KB] draagt ertoe bij dat werknemers zich prettig voelen en productief kunnen werken. Hoge temperaturen in de zomer en koude in de winter verminderen de prestaties, leiden tot ontevredenheid en brengen de gezondheid in gevaar. Vooral in tijden van zomerse hitte wordt er heftig gediscussieerd over airconditioning: zijn ze schadelijk voor de gezondheid of dragen ze bij aan het comfort op de werkplek?

De kamertemperatuur in Duitse kantoren moet tussen 17 en 20 graden Celsius liggen. Maar de binnentemperatuur moet afgestemd zijn op de buitentemperatuur: Het verschil mag niet groter zijn dan zes tot acht graden. Als het buiten 35 graden is, mag de binnentemperatuur niet lager zijn dan 27 graden. Een te groot temperatuurverschil belast niet alleen de bloedsomloop, koude lucht droogt ook de slijmvliezen uit en maakt mensen vatbaarder voor bacteriën en virussen.

Geluid

Klapperende toetsenborden, zingende radio’s, luide gesprekken en het vervelende geluid van de printer – ze beïnvloeden allemaal de prestaties van een mens. In principe probeert iedereen storende geluiden uit zijn bewustzijn te bannen. Daarmee belasten ze hun lichaam echter met extra werk dat leidt tot vroegtijdige vermoeidheid en gebrek aan concentratie. Het geluidsniveau in een kantoor mag daarom niet hoger zijn dan 70 dB(A).

Om geluidsoverlast te minimaliseren is het zinvol om kopieerapparaten en laser- en inkjetprinters in aparte ruimtes te plaatsen. Bovendien moeten alle werkruimtes geluidsabsorberende vloeren, plafonds, meubels en ramen hebben.

De werkplek: alleen het hoognodige

Het bureau is de centrale werkplek van een kantoormedewerker. Helaas is het allesbehalve productief: talloze memo’s zijn op het beeldscherm geplakt en daar vergeten, dossiers liggen op elkaar gestapeld op tafel en ergens onder de papierchaos is het ontbijt van veertien dagen geleden zeker nog te vinden. Het mag duidelijk zijn dat je in zo’n omgeving niet productief kunt werken. Daarom:

• Alleen het hoogstnoodzakelijke moet op het bureau liggen:
  • Pen
  • Blocnote
  • Marker
  • enz.
• Wie dagelijks met dossiers werkt, moet ze sorteren in een speciale kast.
• Besteed ook aandacht aan het onderwerp ergonomie:
  • De juiste plaatsing van het beeldscherm voorkomt reflecties en te sterke contrasten met de achtergrond.
  • Een ergonomische stoel maakt het zitten comfortabel en is goed voor de rug.
  • Met een in hoogte verstelbaar bureau kunt u het precies op uw eigen lengte instellen en zo comfortabel werken.

Verander gadgets in productiviteitsmachines met tweaks

Niet alleen het kantoor kan worden geoptimaliseerd, maar ook de pc, smartphone en tablet – met andere woorden, alles wat u voor uw dagelijkse werk gebruikt. Veel van deze apparaten zijn in hun standaardversie allesbehalve praktisch. Met geschikte apps kunnen ze echter productief worden gebruikt.

Taakbeheer

• Producteev: Een gratis takenlijst met alle essentiële basisfuncties. Taken kunnen worden gesynchroniseerd op alle platforms (iOS, Android, Mac, Windows).
• Wunderlist: Nog een gratis takenlijst die visueel zeer aantrekkelijk is. Het dekt ook het Kindle Fire-platform en biedt een webversie.

Tijdmanagement

• Wieldy: Een to-do lijst manager gebaseerd op het “Getting Things Done” principe. De software vereist minstens Windows XP en is ook beschikbaar als draagbare versie.
• ManicTime: Deze software slaat de begin- en eindtijd van gebruikte programma’s op en registreert zo de gebruiksduur.

Communicatie

• Skype: Een gratis software voor IP-telefonie, die nu eigendom is van Microsoft. Het is beschikbaar voor alle gangbare computer- en smartphone-besturingssystemen.
• Thunderbird: Een gratis software voor de eenvoudige afhandeling van e-mails.

Informatie zoeken

• Das Örtliche: Das Telefonbuch is beschikbaar als applicatie voor Windows computers.
• Wikipedia: De grootste encyclopedie ter wereld heeft eigen applicaties ontwikkeld voor zijn portaal en is onder andere beschikbaar als Windows 8-applicatie.

Beheer van bestanden

• Dropbox: De bekendste online opslagdienst ter wereld is ideaal voor groepswerk met zijn native applicatie.
• Evernote: Toepassing voor het maken en synchroniseren van notities. Praktisch elk bestand kan worden opgeslagen in een betaalde Evernote account.

Documenten bewerken

• LibreOffice: Een kantoorpakket gebaseerd op Open Office.
• Notepad++: Een gratis alternatief voor de geïntegreerde editor van Windows. Het biedt tal van extra functies zoals syntax highlighting, auto-completion en nog veel meer.

Nuttige

• TeamViewer: Maakt onderhoud op afstand van computers via het netwerk of internet mogelijk.
• Total Commander: Een populair alternatief voor Windows Explorer dat productief werken vergemakkelijkt.

Home Office: hetzelfde principe, andere problemen

In het kielzog van het digitale tijdperk is het niet langer ongewoon dat mensen vanuit huis werken. Ze richten een kantoor aan huis in en doen hun werk zonder het huis te hoeven verlaten. Het basisprincipe voor productiviteit is hetzelfde als eerder beschreven, maar thuis zijn er enkele hindernissen die men op kantoor niet tegenkomt:

• Elimineer afleidingen: De hond uitlaten, de buurman helpen met een tuinklus of even uitschakelen en naar muziek luisteren – er zijn veel productiviteitskillers in het thuiskantoor. Met de juiste kantoorinrichting kunt u deze elimineren, maar u hebt nog steeds veel zelfbeheersing nodig. Als vuistregel geldt: het thuiskantoor moet er zo uitzien, zonder gezellige bank, spelcomputer, etc., dan werkt het ook productiviteit bevorderend. – Dan zal de productiviteit in het thuiskantoor ook werken.
• Privé en werk: Veel mensen begrijpen niet dat het geen verschil maakt of je thuis of op kantoor werkt – je moet precies dezelfde taken uitvoeren in dezelfde tijd. Je moet dit duidelijk maken aan alle mensen in je leven – dit geldt ook voor je familie.
• Bestudeer jezelf: Regels bestaan om gebroken te worden. Zo is het ook met het thuiskantoor. Hoeveel regels u ook voor uzelf maakt, op een gegeven moment zult u de ene of de andere overtreden. Het is belangrijk om uzelf te observeren en te leren hoe u beter met de situatie kunt omgaan.
• Geschikte apparatuur: Niet alleen de directe omgeving kan de productiviteit beperken, ook de verkeerde apparatuur is een obstakel. Als u bijvoorbeeld elke dag stapels tekstpagina’s afdrukt en een inkjetprinter kiest, verliest u tijd en geld. Een laserprinter zou in dit geval een betere keuze zijn. De verschillen tussen een inkjetprinter en een laserprinter worden hier in dit artikel uitgelegd. Natuurlijk kunnen ook andere apparaten de productiviteit beperken: een spelontwikkelaar die werkt met een zwakke pc zal langer over zijn werk doen. Hij kan de investering in een krachtig apparaat goedmaken door de tijdsbesparing die dat oplevert.