AutoTekst-invoer (ook wel tekstmodules genoemd) wordt opgeslagen in documentsjablonen en is bedoeld om het werken met standaardteksten te vereenvoudigen. Dit kan goed met de ingebouwde hulpmiddelen van Word, maar niet altijd goed genoeg. Het artikel toont een voorbeeldoplossing voor het effectief beheren van AutoTekst-items: aanmaken, opslaan, afdrukken, gebruiken en corrigeren. Dit komt tegemoet aan de in de praktijk vaak terugkerende vraag naar een afgedrukte lijst van voor verschillende doeleinden gedefinieerde AutoTekst-items en vereenvoudigt het zodanig dat het beheer openlijk in een document gebeurt in plaats van onzichtbaar in een documentsjabloon. Tegelijkertijd worden verbanden tussen het documentsjabloon Normal.dot, globale en “normale” documentsjablonen verduidelijkt aan de hand van het voorbeeld van AutoTekst-ingangen.

Algemeen

Het beheer van AutoTekst-invoer geschiedt in alle versies van Word volgens een eenvoudige procedure: Met behulp van een afkorting wordt een willekeurige tekst in een document ingevoegd. De afkorting en de tekst worden bij het aanmaken onzichtbaar opgeslagen in een documentsjabloon. Omdat bijna niemand hier serieus over nadenkt, is dit meestal de gebruikelijke globale documentsjabloon Normal.dot. Aangezien deze AutoTekst-vermeldingen niet met eenvoudige middelen met de ingebouwde hulpmiddelen van Word weer zichtbaar kunnen worden gemaakt, moet voor het werken met AutoTekst-vermeldingen een andere procedure worden gevolgd. Deze bestaat uit het combineren van een speciale documentsjabloon met een daarop gebaseerd document dat de AutoTekst-invoer in platte tekst bevat. Op het eerste gezicht lijkt deze procedure iets ingewikkelder, maar in de praktijk heeft zij duidelijke voordelen.

AutoTekst-items – meestal ook tekstmodules genoemd – worden onzichtbaar in documentsjablonen opgeslagen en daar bewaard. Dit is een van de taken van de documentsjablonen, die deze Word-objecten onderscheidt van “normale documenten”. Alle Microsoft Word-documenten zijn gebaseerd op een documentsjabloon. Een documentsjabloon definieert de basisstructuren van een document en bevat documentinstellingen zoals AutoTekst-ingangen, lettertypen, toetstoewijzingen, macro’s, menu’s, paginaopmaak, speciale opmaak en stijlbladen. Als een documentsjabloon niet expliciet aan het document wordt toegewezen, handelt Word zelfstandig: Elk nieuw leeg document dat automatisch wordt aangemaakt wanneer Word wordt gestart, is gebaseerd op de documentsjabloon Normal.dot.

Documentsjablonen bevatten meestal voorbeeldteksten voor speciale doeleinden, bijvoorbeeld brief- of faxsjablonen. Documentsjablonen zoals de memo- en faxsjablonen die Word in het dialoogvenster “Nieuw” toont (vanaf versie 2002: “Sjablonen”) bevatten extra instellingen en functies die alleen beschikbaar zijn voor documenten die op deze documentsjablonen zijn gebaseerd.

Globale documentsjablonen daarentegen, waaronder de documentsjabloon Normal.dot, bevatten instellingen die voor alle documenten beschikbaar zijn. De tekst die deze sjablonen kunnen bevatten, is niet relevant voor het gebruik van de documentsjabloon: deze is alleen zichtbaar wanneer de documentsjabloon zelf wordt geopend om te bewerken. Van elke andere sjabloon dan Normal.dot kan een globale sjabloon worden gemaakt: Veel tools voor Word plaatsen een documentsjabloon in de map StartUp van Word (de map AutoStart van Word) of activeren hun opdrachtset via een globaal beschikbaar gestelde documentsjabloon. Welke dit zijn kunt u regelen via Extra -> Sjablonen en invoegtoepassingen. Alle vermeldingen in het onderste gebied zijn globaal beschikbaar. Als het vinkje niet kan worden gedeactiveerd voor zo’n globaal sjabloon, dan wordt het bijbehorende documentsjabloon opgeslagen in de Startup-directory van Word.

AutoTeksten

AutoTeksten zijn typische elementen van documentsjablonen. In Word-taal is een AutoTekst een opslagplaats voor vaak gebruikte teksten of afbeeldingen. Dit kan bijvoorbeeld een standaardclausule van een contract zijn, een distributielijst, begroetingsformules of soortgelijke objecten. Elke compilatie van teksten of afbeeldingen wordt als AutoTekst-item geregistreerd, als aan een eerder gemaakte selectie een unieke naam wordt toegekend met de opdracht “Invoegen” -> “AutoTekst” -> “Nieuw”. Direct na het aanmaken wordt de AutoTekst-invoer echter nog niet opgeslagen: Dit gebeurt pas als de aan de AutoTekst-invoer toegewezen documentsjabloon wordt opgeslagen, hetzij handmatig, hetzij bij het afsluiten van Word. Dit is een manier van werken in de modernere Word-versies, die anders was in zeer vroege Word-versies. Office-suites van andere fabrikanten gaan hier vaak anders mee om: een speciaal modulebestand verzamelt de daar aangemaakte tekstmodules en maakt ze beschikbaar voor controle en bewerking.

De huidige procedure van Microsoft Word voor het opslaan van AutoTekst-items, in combinatie met de voortdurend beschikbare documentsjablonen, heeft voor de praktijk gevolgen die niet altijd prettig zijn.

Het eerste gevolg is dat de bestaande AutoTekst-invoer alleen onvolledig in een voorbeeld kan worden bekeken via de opdracht Extra’s -> AutoCorrectie (vanaf Word 2002: Extra’s -> AutoCorrectie -> Opties) in het tabblad AutoTekst (zie Afb. 1). Het is niet mogelijk een invoer te bewerken.

Bovendien biedt de opdracht Bestand -> Afdrukken in het onderste gedeelte de mogelijkheid om de AutoTekst-items van de actieve documentsjablonen te selecteren om af te drukken. In dit geval worden echter altijd alle AutoTeksten afgedrukt. Dit zijn ook die in de permanent geladen documentsjabloon Normal.dot. Word wordt al tijdens de installatie geleverd met ongeveer 60 AutoTekst-ingangen in de Normal.dot. Ook al is de zin van zulke AutoTekst entries als “All the best” of “Pfüati” op het eerste gezicht niet duidelijk, deze standaarden moeten niet verwijderd worden. Deze fragmenten worden door Word meestal gebruikt voor het voeden van assistenten, bijv. de veelheid aan groeten voor de briefassistent. Bovendien reconstrueert Word deze vermeldingen sowieso wanneer een nieuwe Normal.dot wordt aangemaakt. Elke poging om ze te verwijderen zou dus tevergeefs zijn. In dit verband wordt het tweede gevolg vaak pijnlijk duidelijk: Normal.dot is veel te kwetsbaar om er alle tekstmodules in op te slaan. In geval van schade wordt dit globale sjabloon vaak snel verwijderd na advies van supporters of in forumberichten – en de AutoTekst entries zijn weg.

Wat is de praktijk om de AutoTekst-items zichtbaar te maken en te gebruiken? In de praktijk proberen mensen vaak AutoTekst-invoer openlijk op te slaan in een sjabloon, zodat ze tenminste zichtbaar zijn. Deze “open” opslag van AutoTekst-items als tekstinhoud van een documentsjabloon is echter al lastig genoeg: om de AutoTekst-items te bewerken of om ze af te drukken, moet de documentsjabloon zelf worden geopend voor bewerking. Dit is vaak onhandig vanwege de overwegend verborgen opslaglocaties. Bovendien kunnen speciale documentsjablonen al andere standaardtekst bevatten, zodat de daar openlijk opgeslagen tekstmodules zouden storen.

Bovendien is het voor het gewenste overzicht irrelevant of alle AutoTekst-items onzichtbaar worden opgeslagen in Normal.dot of bijvoorbeeld de aanmaningsniveaus als tekst en module in een speciaal documentsjabloon (voorbeeld factuur.dot). Beide varianten zijn even omslachtig en foutgevoelig.

Het aanmaken van documenten

Om bovengenoemde redenen heeft een combinatie van een documentsjabloon voor AutoTekst en een bijbehorend bestand, dat de gedefinieerde AutoTekst documenteert en tegelijkertijd opslaat, zich in de praktijk bewezen. Er zijn dus twee objecten nodig voor het effectieve beheer van AutoTekst-items: een andere documentsjabloon dan Normal.dot en een document gebaseerd op deze documentsjabloon. De volgende procedure creëert deze twee documenten.

De lege documentsjabloon

Het eerste object, de nieuwe documentsjabloon, zal later de tekstmodules leveren. Vanwege het speciale doel als opslagplaats voor de AutoTekst-invoer bevat het zelf geen tekst, het dient alleen als omslag.

• Kies de opdracht Bestand -> Nieuw. In Word vanaf versie 2002 kiest u vervolgens in het taakveld Nieuw document de link om toegang te krijgen tot de sjablonen op de computer. Het dialoogvenster Nieuw (tot Word 2000) of Sjablonen (vanaf Word 2002) verschijnt.
• De focus is ingesteld op Leeg document, verander deze standaard niet.
• Activeer de optie Sjabloon in het onderste deel van het dialoogvenster en klik op OK. Word maakt een leeg document met de naam Sjabloon1.
• Kies de opdracht Bestand -> Opslaan als.
• Geef de sjabloon een naam, bijv. Textmodules.dot en klik op Opslaan.
• Sluit de nieuw aangemaakte documentsjabloon.

Deze stappen zijn nodig, wanneer een speciale documentsjabloon uitsluitend voor globale tekstmodules moet worden gemaakt. Dit betekent dat de AutoTekst-ingangen die het bevat, beschikbaar zijn voor alle documenten (taalgebruik: onder Word globaal).

Als dit niet gewenst is, kunnen deze voorbereidende stappen voor speciale documentatie of documenttypes weggelaten worden als er al een sjabloon bestaat. In dat geval past u de volgende stappen analoog toe op uw eigen sjabloon, dat echter geen eigen tekst mag bevatten. Merk echter op dat het in dit geval niet nodig is om de sjabloon te “verheffen” tot de rang van een globale sjabloon (zie paragraaf “Globale module-sjablonen”). Wordt deze stap later weggelaten, dan zijn de AutoTekst-ingangen alleen beschikbaar voor de documenten die gebaseerd zijn op de documentsjabloon.

Het document voor de AutoTekst-ingangen

In het volgende maakt u een document gebaseerd op het sjabloon. Dit document heeft slechts één taak: het is het verzamelpunt voor alle AutoTekst-ingangen die passen in de feitelijke context van de documentsjabloon. De AutoTekst-ingangen worden van hieruit gedefinieerd en vervolgens opgeslagen in de overeenkomstige documentsjabloon.

• Kies de opdracht Bestand -> Nieuw. In Word vanaf versie 2002 kiest u vervolgens in het taakveld Nieuw document de link naar de sjablonen op de computer. Het dialoogvenster Nieuw (Word 2000) of Sjablonen (vanaf Word 2002) verschijnt.
• In het dialoogvenster wordt het zojuist aangemaakte sjabloon geselecteerd en bevestigd.

Deze opdracht creëert een nieuw document dat de voorbeeldteksten moet documenteren en beschikbaar maken voor gebruik in het documentsjabloon. Vervolgens wordt een omleiding gekozen: De AutoTekst-items worden zichtbaar in het document opgeslagen, maar worden ook onzichtbaar in de documentsjabloon opgeslagen wanneer deze wordt opgeslagen.

Aanmaken van de AutoTekst-teksten

Voer nu alle gewenste teksten in de juiste opmaak in het nieuw aangemaakte document in. U kunt ook het klembord gebruiken om teksten uit andere documenten naar het nieuwe document te kopiëren. Laat voldoende ruimte tussen de afzonderlijke tekstmodules om de afkortingen toe te voegen. Zo ontstaat stap voor stap een document met duidelijk zichtbare tekstmodules.

Opslagbestemming instellen

Voordat de eerste tekstmodules worden aangemaakt, wordt het doel gedefinieerd. Deze stap is nodig omdat anders alle nieuw gedefinieerde tekstmodules automatisch in het globale sjabloon Normal.dot terechtkomen. U moet dus eenmalig overschakelen.

• Kies de opdracht Extras -> AutoCorrectie (vanuit Word 2002: Extras -> AutoCorrectie-opties).
• Ga naar de tab AutoTekst.
• Stel in het veld Zoeken in lijst de juiste documentsjabloon in (zie fig. 2).

Tekstmodules maken

Begin vervolgens met het opslaan van de tekstmodules. U moet de voorbeeldteksten zeer zorgvuldig lezen voordat u de AutoTekst-ingangen instelt en proberen alle fouten te elimineren. Als u pas fouten ontdekt bij het gebruik van de AutoTekst-ingangen, is de correctie-inspanning zelfs met de beschreven procedure groter dan wanneer u de wijzigingen onmiddellijk uitvoert.

Deze stap heeft een bijzonder effect als u, voordat u de AutoTekst-ingangen definieert, aan de betreffende teksten een stylesheet toewijst, waarvan de naam overeenkomt met het feitelijke doel van de module. Dan vindt u later in het submenu van de opdracht Invoegen -> AutoTekst een overzicht van de AutoTekst-items dat precies overeenkomt met de namen van de opmaaksjablonen. U kunt bijvoorbeeld de stijl Standaard toewijzen aan “normale teksten”, een stijl Herinneringen aan standaardteksten voor herinneringsniveaus, gewoon door de tekst met de muis te markeren (moet sowieso gebeuren om de AutoTekst-invoer aan te maken). Beslis precies of u de laatste paragraafmarkering in de selectie wilt opnemen of niet. Gebruik eerst de toetsencombinatie[Ctrl]+[Shift]+[S] of klik in het invoerveld Format Template in de linkerbovenhoek van de standaardwerkbalk. In beide gevallen moet de invoer daar geselecteerd zijn. Hoe dan ook: Verwijder en voer uw eigen identificatie in, bijv. Herinneringen, Aangetekende Mail en bevestig met de Enter-toets.

Voor de (latere) definitie van de AutoTekst vermeldingen gebruikt u de volgende werkstappen na de reeds genoemde markering van de gewenste tekstdelen:

• Activeer de opdracht Invoegen -> AutoTekst -> Nieuw.
• Wijs een afkorting toe en bevestig deze (zie Afb. 3). Let op dat u niet per ongeluk een AutoTekst-item met dezelfde afkorting definieert in Normal.dot en in de moduletemplate. In dat geval heeft de AutoTekst vermelding uit Normal.dot altijd voorrang.
• Deselecteer de AutoTekst vermelding en voer de zojuist gebruikte afkorting in boven de corresponderende tekst in het document.
• Herhaal deze stappen tot alle tekstmodules verwerkt zijn.

Ter controle plaatst u na het aanmaken van alle blokken de cursor in een paragraaf met de stijl Standaard (Belangrijk!) en opent u het submenu van de opdracht Invoegen -> AutoTekst. In dat geval verschijnen in het menu alle stijlbladen waarmee AutoTekst-items werden aangemaakt (zie fig. 4).

De procedure die Word gebruikt om de AutoTekst-items in het submenu van de opdracht Invoegen -> AutoTekst te beheren, lijkt op het eerste gezicht wat verwarrend. Er zit echter een systeem achter: Het submenu toont altijd precies die vermeldingen die overeenkomen met het huidige stijlblad. Dit is altijd het stijlblad van de alinea waarin de cursor knippert. In het getoonde voorbeeld staat de cursor in een alinea met de stijl Standaard. In dit geval toont Word alle vermeldingen van de eerder geselecteerde documentsjabloon (zie paragraaf “De opslagbestemming instellen”), gerangschikt in de stijl van de tekstparagraaf die actief was toen de opdracht werd gemaakt.

Wordt de cursor echter geplaatst in een tekstparagraaf met de stijl Herinneringen, dan verbergt Word de AutoTekst-items met een andere stijl en toont alleen de blokken die overeenkomen met de stijl.

Afronding

Sla het document met de teksten op en sluit het af. Beantwoord zeker de vraag of wijzigingen in de documentsjabloon ook moeten worden opgeslagen. Alleen als u deze vraag met “Ja” beantwoordt, worden de tekstmodules in de documentsjabloon opgeslagen.

In het eenvoudigste geval hebt u het doel al bereikt: het document toont nu precies die AutoTekst-teksten en hun afkortingen die tegelijkertijd onzichtbaar in de documentsjabloon zijn opgeslagen door de procedure voor het aanmaken ervan. Hier wordt het eerste voordeel van de beschreven procedure duidelijk: als u later een AutoTekst-invoer kwijtraakt of op de verkeerde plaats terechtkomt, is hij nog steeds standaard beschikbaar in het bouwblokdocument, samen met de geplande afkorting, en kan hij gemakkelijk opnieuw worden gedefinieerd. De enige hindernis: U moet altijd vooraf het opslagdoel definiëren (zie paragraaf “Opslagdoel definiëren”).

Globale bouwsteensjablonen

In de tot nu toe beschreven procedure zijn de gedefinieerde AutoTekst-vermeldingen alleen beschikbaar, wanneer u een document aanmaakt op basis van de documentsjabloon. In dit geval levert de documentsjabloon, waarop het document is gebaseerd, automatisch de gedefinieerde AutoTekst-ingangen voor dit document. Deze modules zijn echter niet beschikbaar voor documenten die gebaseerd zijn op andere documentsjablonen.

Als u het doel van de beschreven procedure wilt bereiken – alle in de documentsjabloon opgeslagen AutoTekst-ingangen moeten in alle documenten beschikbaar zijn – moeten de tekstmodules globaal beschikbaar worden gemaakt. Om ervoor te zorgen dat de volgens de tot nu toe beschreven stappen opgeslagen tekstmodules altijd beschikbaar zijn, wordt de sjabloon Textmodules.dot in het systeem verankerd – of, met andere woorden, verheven tot de rang van een globale documentsjabloon.

• Kies de opdracht Extras -> Templates en Add Ins.
• Klik op Toevoegen in het onderste deel van het dialoogvenster en zoek de sjabloon in het volgende bestandsdialoogvenster.
• Bevestig en controleer in het dialoogvenster Sjablonen en invoegtoepassingen of het selectievakje voor de documentsjabloon geactiveerd is (zie Afb. 5). Is dit het geval, dan stelt de documentsjabloon de tekstmodules onmiddellijk beschikbaar voor alle documenten.
• Bevestig het dialoogvenster Documentsjablonen en invoegtoepassingen met OK.

Op deze elegante manier kunt u verschillende documentsjablonen maken gesorteerd op onderwerp AutoTekst-items en deze naar wens in- of uitschakelen met behulp van de opdracht Extra -> Sjablonen en invoegen met behulp van de bijbehorende selectievakjes. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld dezelfde afkortingen in verschillende contexten te gebruiken om verschillende, aan de situatie aangepaste teksten te maken. Het volstaat om de toegewezen documentsjablonen aan of uit te zetten. Dit is in dit geval bijzonder belangrijk, omdat Word zelf beslist welke AutoTekst-invoer wordt ingevoegd als dezelfde afkorting voorkomt in verschillende documentsjablonen die tegelijkertijd geopend zijn.

AutoTekst invoer afdrukken

Eenmaal gedefinieerde AutoTekst vermeldingen moeten bekend zijn, zodat ze gericht gebruikt kunnen worden. Het is vaak wenselijk de AutoTekstvermeldingen af te drukken om ze op het bureau te bewaren. Word biedt echter alleen een ingebouwde functie voor het afdrukken van AutoTekst-items, die u activeert met de opdracht Bestand -> Afdrukken. Het dialoogvenster toont in het onderste gedeelte een lijstvak Afdrukken, waarin u de AutoTekst-vermeldingen selecteert en vervolgens met OK bevestigt (zie Afb. 6).

Deze functie kan niet rechtstreeks worden bediend: alle AutoTekst-items van de momenteel actieve documentsjablonen worden altijd afgedrukt. Indirect zou u dus alleen kunnen bepalen welke tekstmodules worden afgedrukt door specifiek verschillende documenten met verschillende documentsjablonen te starten. De blokken van de Normal.dot worden echter altijd meegenomen.

Nu komt een voordeel van de beschreven procedure om de hoek kijken: het bouwblokdocument toont alle tekstcomponenten en de afkortingen als “normale” tekst: Afdrukken kan dus gewoon door het document zelf af te drukken. Voorwaarde is wel weer dat alle teksten als AutoTekst-vermeldingen met de opgegeven afkorting in het documentsjabloon terecht zijn gekomen. Is dit absoluut zeker, dan staat niets een afdruk in de weg.

Afdruk via macro

Het afdrukken van het document heeft uiteraard een nadeel: de tekstmodules die zichtbaar in het document zijn opgeslagen, worden afgedrukt. Of deze daadwerkelijk hun weg hebben gevonden in het documentsjabloon wordt niet gecontroleerd. Word kan deze taak niet zo gemakkelijk met on-board middelen oplossen; er is een eenvoudige macro nodig.

U moet alleen vooraf beslissen waar u de macro wilt plaatsen:

• Plaats je de macro in de globale documentsjabloon Normal.dot, dan is de macro beschikbaar voor alle documenten.
• Als u de macro daarentegen in de documentsjabloon met de tekstmodules plaatst, kunt u hem alleen gebruiken als de sjabloon als globaal is ingesteld of als er een document actief is dat op deze sjabloon is gebaseerd.
• U moet ook voorzichtig zijn: Als u de documentsjabloon met de tekstmodules als globale sjabloon hebt gedefinieerd, moet u eerst het selectievakje van de sjabloon uitschakelen met de opdracht Extra -> Sjablonen en invoegtoepassingen en Word opnieuw opstarten. Anders kunt u problemen krijgen met het bewerken van de macro’s van de documentsjabloon.
• Maak een nieuw, leeg document op basis van de sjabloon die de macro moet bevatten.
• Start de tool voor het bewerken van de macro’s met de opdracht Extra’s -> Macro -> Visual Basic Editor.
• Zoek de gewenste documentsjabloon aan de linkerkant van de editor en klik met de rechter muisknop op de vermelding.
• Selecteer in het contextmenu de opdracht Invoegen -> Module.
• Dubbelklik op de vermelding van de nieuwe module.
• Voer de brontekst in (zie hieronder) en sluit de editor.
• Sluit Word af en sla alle wijzigingen op.

Na het opnieuw opstarten is de macro beschikbaar in de documenten via de opdracht Extra’s -> Macro -> Macro’s, die gebaseerd zijn op de eerder geselecteerde documentsjabloon.

De brontekst

De macro voert enkele eenvoudige stappen uit om de AutoTekst-ingangen van een aan het document toegewezen documentsjabloon op te sommen. Hij plaatst een kop aan het einde van het document en vermeldt dan afwisselend de respectieve afkorting van de AutoTekst-invoer en vervolgens de AutoTekst-invoer zelf. Tenslotte is er een berichtvenster met het aantal gelokaliseerde AutoTekst-vermeldingen en een lijst van de afkortingen.

Het berichtvak aan het eind van de macro is alleen nuttig als het aantal AutoTekst-teksten in het sjabloon niet te groot is. De focus van het berichtvak wordt automatisch ingesteld op OK: U kunt het vak verbergen door op de Return-toets te drukken, zelfs als de knop niet zichtbaar is.

Sub ATE_List()
Dim strATE_List Als String
Dim i Als Object
‘Uitvoer voorbereiden, bericht ontwerpen volgens nummer
Als ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count > 1 Dan
strATE_List = ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count & _
“bestaande AutoTekst:” & vbCrLf & vbCrLf
ElseIf ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count = 1 Dan
strATE_List = ” Een AutoText vermelding:” & vbCrLf & vbCrLf
Else
strATE_List = ” Geen AutoText entries!”
GoTo GoodBye ‘ in dit geval wordt niets ingevoegd
Einde Als
‘Voeg een kop toe aan het einde van het document
ActiveDocument.Content.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf & _
“Bestaande AutoTeksten:” & vbCrLf & vbCrLf
Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd ‘Selectie instellen op einde
‘Invoerlijst verwerken
Voor elke i In ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries
‘Afkorting en twee lege alinea’s invoegen
Met ActiveDocument.Content
.InsertAfter Tekst:=i.Naam
.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf
Einde met
‘Verklein selectie tot einde en tot einde van alinea
Met selectie
.MoveEnd Unit:=wdStory
.Collapse Richting:=wdCollapseEnd
Einde met
‘Voeg de inhoud van de autotekst in, voeg twee lege alinea’s toe
Met ActiveDocument.Content.
InsertAfter Text:=i.Name
InsertAfter vbCrLf & vbCrLf
Einde met
strATE_List = strATE_List & i.Name & vbCr ‘Lijst uitbreiden
Volgende i
‘Na de lus: Uitvoerbericht
Tot ziens:
MsgBox (strATE_List)
Einde Sub

AutoTekst invoer gebruiken

Wanneer een documentsjabloon actief is, maakt het de AutoTekst-items die het bevat beschikbaar. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen twee varianten:

• Globale documentsjablonen maken de AutoTekst-ingangen die ze bevatten beschikbaar voor alle documenten. De documentsjabloon Normal.dot is altijd een globale documentsjabloon. Bovendien zijn alle documentsjablonen globale sjablonen die u met de opdracht Extra’s -> Sjablonen en invoegtoepassingen als globaal hebt geclassificeerd (zie paragraaf “Globale modulesjablonen”).
• Alle andere sjablonen maken de AutoTekst-items alleen beschikbaar voor de documenten die op het sjabloon zijn gebaseerd. Dus zelfs als een document is gemaakt op basis van een documentsjabloon, kan een document op basis van Normal.dot dat tegelijkertijd wordt geopend, geen gebruik maken van de AutoTekst-ingangen die in de sjabloon beschikbaar zijn.

U weet waarschijnlijk nog wel: Dit is precies waarom de sjabloon met de bouwstenen wereldwijd beschikbaar is gemaakt.

De procedure voor het gebruik van een AutoTekst-invoer wordt snel beschreven:

• Plaats de cursor op het punt in het document waar u de inhoud van een AutoTekst-vermelding wilt invoegen.
• Schrijf de gewenste afkorting.
• Bevestig met de functietoets F3.

U kunt ook een van de opdrachten Invoegen -> AutoTekst of Extra’s -> AutoCorrectie(-opties), tabblad AutoTekst gebruiken. Na het indrukken van de toets verschijnt ofwel de aan de afkorting toegewezen tekst, ofwel een melding in de statusbalk dat er in het stijlblad geen AutoTekst-vermelding aan de afkorting is toegewezen.

Corrigeren of toevoegen van vermeldingen

Het corrigeren van een AutoTekst vermelding vergt slechts enkele stappen. In principe moet u eerst de tekst van de AutoTekstvermelding wijzigen en vervolgens de AutoTekstvermelding onder dezelfde afkorting in de documentsjabloon opslaan.

• Open het bouwblokdocument.
• Kies de opdracht Extra’s -> Sjablonen en invoegtoepassingen.
• Bevestig en deactiveer het selectievakje voor de documentsjabloon in het dialoogvenster Sjablonen en invoegtoepassingen.
• Bevestig het dialoogvenster Document Templates and Add Ins met OK.
• Selecteer de opdracht Extra’s -> Autocorrectie(-opties).
• Ga naar de tab AutoTekst.
• Stel de juiste documentsjabloon in de lijst Zoeken in en bevestig het dialoogvenster.
• Wijzig de tekst van het gewenste blok.
• Selecteer de inhoud van de AutoTekst-invoer en noteer de aan de tekst toegekende afkorting.
• Activeer de opdracht Invoegen -> AutoTekst -> Nieuw en voer daar de afkorting in.
• Bevestig de afkorting en de volgende bevestigingsvraag om een reeds bestaand AutoTekst-item te overschrijven.
• Herhaal de procedure tot alle AutoTekst-vermeldingen gecorrigeerd zijn.
• Plaats in het dialoogvenster Sjablonen en invoegtoepassingen opnieuw het vinkje in het selectievakje voor de documentsjabloon.
• Sluit Word af en sla alle wijzigingen op: Zo zit u altijd aan de veilige kant.

Conclusie:

Dit artikel zou u moeten hebben geleerd hoe u moet omgaan met AutoTekst vermeldingen en zou u ook enige kennis moeten hebben gegeven over het concept van documentsjablonen in Word. Dus voordat u de volgende keer de globale documentsjabloon Normal.dot verwijdert, moet u niet vergeten dat belangrijke Word-objecten en -instellingen automatisch in deze sjabloon worden opgeslagen. Speciaal om deze reden moet u ergens een kopie van Normal.dot onder een andere naam opslaan voordat u waardevolle informatie verliest of eindeloos moet herwerken door dit bestand te verwijderen. Als u na het verwijderen van het oorspronkelijke Normal.dot AutoText entries mist, voeg dan gewoon de reservekopie toe als globaal sjabloon: De AutoTekst vermeldingen zouden weer moeten werken.