Bijna dagelijks krijgen wij verzoeken om hulp van gebruikers die voor een nieuwe installatie of een computerverhuizing een onvolledige of helemaal geen back-up hebben gemaakt van de programmagegevens van Microsoft Outlook en Outlook Express en die nu advies zoeken over hoe zij hun oude mails kunnen terugkrijgen. Met een beetje kennis over welke mailclient zijn gegevens waar opslaat en de juiste hulpmiddelen is het verplaatsen van de programmagegevens naar een andere computer of het maken van een back-up vóór een nieuwe installatie geen probleem meer.

1. wat is waar?

Microsoft Outlook en Outlook Express hebben alleen de voornaam gemeen. Voor de rest zijn er nauwelijks overeenkomsten tussen beide programma’s. Dat blijkt ook uit het type bestanden dat de programma’s maken en beheren.

Opmerking: In het onderstaande worden enkele systeembestanden behandeld die voor u mogelijk niet zichtbaar zijn omdat de instellingen in Verkenner onder Extra -> Mapopties -> Weergave nog niet zijn gewijzigd. Voor dit artikel moet u daarom daar de volgende instellingen doen:

Weergave van verborgen bestanden en mappen activeren

Extensies van bekende bestandstypen tonen

Let op: De volgende uitleg voor Microsoft Outlook geldt niet voor de werking met een Exchange-server.

1.1 Outlook Express

Outlook Express is alleen geschikt voor het verzenden van mail en nieuwsgroepen. Het programma slaat deze bestanden op in verschillende bestanden in een aparte map. Deze is meestal te vinden onder C:\Documents and Settings\USERNAME{Local Settings}Application Data{Identity Number}} Microsoft Outlook Express.

Outlook Express bestanden

Daarnaast toont Outlook Express zelf ook het pad naar de mailmap. Het bijbehorende dialoogvenster zit verborgen achter Extra -> Opties -> Onderhoud -> Opslagmap.

Outlook Express opslagmap

Contactpersonen worden in Outlook Express apart opgeslagen in het adresboek. Het pad hiervoor is te vinden in het register onder HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft WAB en is meestal C:\Documents and Settings\USERNAMEApplication Data\Microsoft Address Book.wab

Outlook Express bewaart alle andere instellingen zoals filterregels en geblokkeerde afzenders in het register, evenals de accountgegevens voor mail en nieuwsgroep.

1.2 MS Outlook

Het hart van alle MS Outlook-bestanden is het bestand “Personal Store”, kortweg PST-bestand. In dit bestand slaat MS Outlook alle informatie op, behalve categorieën, handtekeningen, regels, persoonlijke adresboeken, lay-out van de Outlook-balk, printer- en pagina-instellingen en mailaccounts.

Het PST-bestand heet Outlook.pst en bevindt zich standaard in de map C:\Documents and Settings\USERNAMELocal SettingsApplication Data\MicrosoftOutlook, of C:\Used\USERNAMEAppData\LocalMicrosoftOutlook, afhankelijk van het besturingssysteem.

U kunt echter gemakkelijk zelf de locatie van uw PST-bestand achterhalen. Klik hiervoor op Extra -> Opties -> E-mail Setup en vervolgens op Gegevensbestanden. Hier worden alle gebruikte PST-bestanden opgesomd.

MS Outlook opslagmap van het PST bestand

Onder Instellingen vindt u meer informatie over elk PST-bestand.

MS Outlook opslagmap van het PST bestand

Een andere manier om het pad naar uw eigen PST-bestand te achterhalen is via het contextmenu van de “Persoonlijke map” en daar via de eigenschappen.

MS Outlook opslagmap van het PST bestand via het context menu

Onder de knop “Geavanceerd” in het volgende menu vindt u dan het exacte pad van het gebruikte PST-bestand.

MS Outlook opslagmap van het PST bestand

In de opslagmap Outlook .pst vindt u mogelijk ook een Archive. pst. Dit vertegenwoordigt het archief waarin MS Outlook de elementen tijdens het archiveren verplaatst en dus uit het eigenlijke PST-bestand verwijdert. De instellingen voor archivering worden globaal gedefinieerd in MS Outlook zelf onder Extra -> Opties of individueel voor elke itemmap via het contextmenu ervan.

De instellingen voor het pictogram en de menubalk worden opgeslagen in het bestand outcmd.dat. Het bestand is te vinden onder C:\Documents and Settings\USERNAMEApplication Data\Microsoft Outlook.

Het bestand extend.dat (dezelfde map als outcmd.dat) bevat informatie over geïnstalleerde invoegtoepassingen voor MS Outlook.

Handtekeningen zijn te vinden onder C:^Documenten en Instellingen_USERNAMEApplicatiegegevens_Microsoft_Signaturen en bestaan altijd uit 3 bestanden per handtekening.

MS Outlook: Handtekeningen

Als u persoonlijke adresboeken gebruikt in plaats van Outlook-contactpersonen, moet u naar PAB-bestanden zoeken via de bestandszoekfunctie van Windows en deze ook opslaan.

Al het andere staat voorlopig ook in de registerdatabase van MS Outlook.

2 Een back-up maken van de gegevens – het beste met programma’s

Een back-up maken van alle onderdelen van MS Outlook en Outlook Express is niet eenvoudig, omdat er verschillende stappen nodig zijn. Afhankelijk van het gebruikte programma moet u een back-up maken van de mailmap of het PST-bestand, een back-up maken van andere bestanden en regels en mailaccounts exporteren uit de programma’s of het register. Veel handiger en veiliger voor dit doel zijn programma’s waarvan er een groot aanbod is in de vorm van gratis en shareware.

Voor MS Outlook hebben MOBackup en OutBack Plus hun waarde bewezen. Beide programma’s zijn in staat van alle voor MS Outlook relevante instellingen en bestanden een back-up te maken en deze zo nodig terug te zetten. Daarnaast kunnen ook andere bestanden zoals favorieten of vrij te definiëren bestanden worden geback-upt. Met name OutBack Plus is door mijzelf meerdere malen met succes gebruikt. Hoewel beide programma’s shareware zijn, kunnen ze onbeperkt worden gebruikt voor het transporteren van mailgegevens van de ene PC naar de andere binnen de testfase van 30 of 15 dagen.

OutBack Plus

Voor Outlook Express is er naast goede shareware zoals Express Assist (fabrikant van OutBack Plus, zie boven) ook goede freeware voor het maken van back-ups van alle bestanden, bijvoorbeeld Outlook Express Freebie Backup.

Wil je het toch zelf doen, lees dan hieronder verder.

3. opmerking bij het terugzetten van gegevens van CD/DVD

Als bestanden van een gegevensdrager zoals een CD worden teruggezet, moet de status “write-protected” handmatig worden verwijderd (rechtermuisknop – > Eigenschappen -> vinkje bij “write-protected” weghalen).

Schrijfbeveiliging verwijderen

4 Handmatige back-up en herstel voor Outlook Express

4.1 Opslagmap compleet

Van de opslagmap voor de mails (zie 1.1) kan een volledige back-up worden gemaakt. Als u deze later wilt herstellen, kopieert u de map terug naar een map, verwijdert u de schrijfbeveiliging van alle bestanden en voert u vervolgens het pad met de oude mails in via Onderhoud -> Opslagmap.

De opslaglocatie van Outlook Express wijzigen

Outlook Express detecteert dan dat dit een andere mailmap is en meldt dit.

Outlook Express opslaglocatie wijzigen

Als u dit bevestigt met Ja, wordt de nieuwe mailmap en de inhoud ervan gebruikt na een herstart.

Deze methode kan ook worden gebruikt om de mails naar een andere schijf te verplaatsen als u uw systeem vaak reset met image programma’s. Als de mailmap nog op C: zou staan, zouden de mails na de image-reset weer de oude status hebben en de nieuwere verloren gaan.

4.2 Mails importeren

Een andere manier (in plaats van de volledige mailmap te vervangen) is via de mapstructuur. Eerst moet je de volledige mappenstructuur opnieuw opslaan.

Onder Bestand -> Importeren -> Berichten ->

Outlook Express Mails importeren

selecteert u Outlook Express 6 en vervolgens “E-mail importeren uit een OE6-mapstructuur”.

Outlook Express Mails importeren

Selecteer nu de opslagmap die de opgeslagen mails bevat. De importfilter voegt dan de opgeslagen mails samen met de nieuwe gegevensmap.

4.3 Adresboek

U kunt het adresboek het beste handmatig back-uppen en later weer naar de oude locatie kopiëren. Eventueel kunt u via het register een ander pad opgeven voor het WAB-bestand en het zo ook verplaatsen naar een andere partitie.

Optioneel kunt u het adresboek ook importeren en exporteren. De overeenkomstige functie vindt u in Outlook Express in het menu “Bestand” onder “Importeren” of “Exporteren”. Kies als bestandsformaat “Tekstbestand, door komma’s gescheiden”.

4.4 Mail- en nieuwsaccounts

De mail- en nieuwsaccounts moeten eerst uit Outlook Express worden geëxporteerd en op dezelfde manier weer worden geïmporteerd. U kunt het betreffende menu oproepen via Extra’s -> Accounts.

Outlook Express-accounts exporteren

Let op: Wachtwoorden gaan bij het importeren verloren en moeten vooraf worden genoteerd. Als u ze vergeten bent, kunt u ze vóór het exporteren zichtbaar maken met hulpmiddelen als X-Pass of BulletsPassView.

4.5 Filterregels

Het is moeilijker om de filterregels, die in het register zijn opgeslagen, op te slaan. Om ze te exporteren, ga naar Start->Uitvoeren in het register en ga naar de tak HKEY_CURRENT_USER\Identities{Identiteitsnummer}\Software\Outlook Express\5.0\Rules en sla het op via Contextmenu -> Exporteren.

Outlook Express regels exporteren

Terugschrijven is problematisch als het identiteitsnummer verandert door een nieuwe installatie. In dat geval moet u het reg-bestand eerst bewerken met een tekstverwerker voordat u het importeert en het oude identiteitsnummer vervangen door het nieuwe. Het nieuwe ID kan worden gevonden in de opslagmap van de mailgegevens na een nieuwe installatie (zie punt 1.) of in het register onder HKEY_CURRENT_USER\Identities.

In Knowledge Base artikel 276511 beschrijft Microsoft nogmaals in detail hoe de regels en geblokkeerde afzenders kunnen worden hersteld. Merk hier op dat het ID-nummer altijd tussen accolades moet staan wanneer u met substituties werkt. Het zuivere ID-nummer leidt niet tot succes. Correct, er moet dus altijd HKEY_CURRENT_USER {Identiteitsnummer}…. staan.

5 Handmatige back-up en herstel voor MS Outlook

5.1 PST-bestand

Zoals reeds beschreven onder 1.2 is het PST-bestand het hart van MS Outlook. Naast handmatige back-up naar een andere gegevensdrager of partitie, biedt Microsoft ook een gratis add-in die op gezette tijden een back-up maakt van het PST-bestand. De MS Outlook Add-In: Backup for Personal Folders werkt met MS Outlook vanaf versie 2002.

Er zijn 3 mogelijke oplossingen voor het terugschrijven van het PST-bestand.

a.)
U vervangt gewoon het vorige PST-bestand (waarschijnlijk in de standaardmap C:\Documents and Settings\USERNAMEApplication Data\MicrosoftOutlook of C:\Used\USERNAMEAppData\LocalMicrosoftOutlook) door het bestand waarvan een back-up is gemaakt (verwijder zo nodig de schrijfbeveiliging).

b.)
Als alternatief kunt u ook de gegevensvoorraad van het back-up PST-bestand importeren in het nieuwe bestand via Bestand -> Importeren -> Importeren uit andere programma’s of Bestanden -> Persoonlijke map bestand (.pst).

MS Outlook: PST importeren

MS Outlook: PST importeren

U hebt verdere opties om duplicaten te vermijden of toe te staan.

c.)
U kunt echter ook het PST-bestand verwijderen (zie hierboven voor het pad) dat automatisch is aangemaakt na de eerste programmastart van MS Outlook. Wanneer MS Outlook opnieuw wordt opgestart, wordt het PST-bestand gemeld als niet gevonden. Het programma vraagt dan om het pad van het PST-bestand. Hier kunt u het back-up pad met het oude PST bestand invoeren. Het bestand is echter niet beveiligd tegen schrijven. Wie echter individuele snelkoppelingen in de Outlook-balk heeft, moet deze methode niet gebruiken, omdat deze anders verloren gaan.

Bovendien veroorzaakt deze procedure een probleem met het adresboek, dat kan worden opgelost met de tip in het WinTotal tiparchief.

5.2 Regels

MS Outlook kan programmaregels, zoals die voor mails, importeren en exporteren zonder tussenkomst in het register. De betreffende dialogen vindt u voor MS Outlook 2002 en 2003 onder Extra -> Regels en meldingen -> Opties en voor MS Outlook 2000 onder Extra -> Regelwizard -> Opties.

5.3 Accounts

Voor MS Outlook 2000 is het importeren en exporteren van mailaccounts geen probleem. Onder Tools -> Accounts -> Email vindt u knoppen voor het importeren en exporteren.

Helaas is het met MS Outlook 2002 en 2003 veel ingewikkelder, omdat er eenvoudigweg geen optie is voor importeren en exporteren. Outlook Express dient als noodoplossing. Daarvoor maakt u in dit programma alle mailaccounts aan en exporteert u ze in zogenaamde AIF-bestanden. Als het systeem opnieuw wordt ingesteld, worden de accounts eerst in Outlook Express geïmporteerd. Als ze daar beschikbaar zijn en MS Outlook voor de eerste keer wordt gestart, herkent het de mailaccounts in Outlook Express en biedt het aan ze over te nemen. Het proces kan ook handmatig worden gestart. Klik daarvoor op Bestand -> Importeren -> Importeren Internet Mail Account Instellingen. Het volgende dialoogvenster biedt dan aan om de Outlook Express accounts over te nemen.

MS Outlook: Mailaccounts importeren

De software beschreven onder 2. heeft geen problemen met de back-up van de mailaccounts.

5.4 Andere bestanden

Alle andere MS Outlook-bestanden (zie 1.2) kunnen worden geback-upt en hersteld via de normale kopieerroute.

5.5 Alternatief voor Office XP en 2003

Sinds Office XP wordt op verzoek een assistent voor het opslaan van individuele instellingen geïnstalleerd. Het programma bewaart en herstelt de individuele instellingen voor alle Office-toepassingen.

Office 2003 assistent

De assistent slaat de gegevens op in een OPS-bestand. Als u Office opnieuw instelt op de nieuwe pc, kunt u de eerder opgeslagen back-up terugzetten. De tool bewaart echter niet het PST-bestand of de filterregels. Meer informatie vindt u bij Microsoft.

6 Verdere links

Veel pagina’s over het onderwerp van data back-up onder MS Outlook en Outlook Express zijn te vinden in de links sectie op WinTotal speciaal voor mailprogramma’s.