In veel moderne bedrijven is de IT-afdeling een van de belangrijkste gebieden. Taken worden heel vaak in projectvorm verwerkt. Om ervoor te zorgen dat in de stroom van tickets, analyses, conceptualisering en noodzakelijke communicatie niets verloren gaat en het doel met vertrouwen kan worden bereikt, gebruiken bedrijven IT-projectmanagementtools om structuur in de chaos te brengen.
In dit artikel laten we u zien hoe een IT-project kan slagen, waar u op moet letten bij het kiezen van projectmanagementsoftware en welke PM-tools zich in bedrijven van verschillende grootte hebben gevestigd.
- Bij projectbeheer kan een onderscheid worden gemaakt tussen traditionele en agile methoden
- PM-tools zijn meestal gebaseerd op het Scrum- of Kanban-principe.
- De markt voor IT-projectmanagementtools is zeer divers. De keuze moet daarom zorgvuldig worden gemaakt.
Inhoudsopgave
Wat is een project eigenlijk?
Het Duitse Instituut voor Normalisatie (DIN) omschrijft een project als
“een project dat in essentie wordt gekenmerkt door de uniciteit van de voorwaarden in hun geheel, zoals: Doelstelling, temporele, financiële, personele of andere voorwaarden, afbakeningen van andere projecten en projectspecifieke organisatie.”
Het is dus een eenmalige activiteit die plaatsvindt binnen een duidelijk financieel, personeels- en tijdskader. Het is zelf georganiseerd en onderscheiden van andere projecten of activiteiten van de onderneming. Als dit project in de sfeer van de informatietechnologieligt, wordt het een IT-projectgenoemd.
Tip: Sommige IT-bedrijven hebben zich gespecialiseerd in projectwerk als bedrijfsmodel. Zij maken, onderhouden en breiden software uit op verzoek van de klant. Deze software met de verantwoordelijke medewerkers wordt hier als project beschouwd.
2 De keuze van de methodologie is cruciaal
Zodra de projectplanning is afgerond, is het tijd om de methodologie te kiezen. De laatste jaren zijn er verschillende benaderingen voor de aanpak van projecten ontstaan. In principe kunnen deze worden onderverdeeld in klassieke en zogenaamde agile methoden. Deze laatste winnen al enige tijd terrein en zijn de methoden die steeds vaker worden gebruikt in projectmanagementsoftware.
Hybride projectmanagement
Het is belangrijk te vermelden dat het niet absoluut noodzakelijk is zich aan één methode te binden. De methoden kunnen ook naar behoefte worden gecombineerd; hybriden zijn geen zeldzaamheid meer in het dagelijkse projectwerk. Hier vindt u meer informatie over hybride projectmanagement.
Hieronder vindt u een lijst van enkele van de bekendste methoden:
Traditionele projectmethoden:
- Prince2
- IPMA
- Watervalmethode
Agile projectmethoden:
- Kanban
- Scrum
- Extreem programmeren
Veel agile methoden vinden hun oorsprong in de softwareontwikkeling en zijn daarom zeer geschikt voor IT-teams. Daarom willen wij in het volgende hoofdstuk de twee methoden Scrum en Kanban kort introduceren.
2.1 Scrum
Het Scrum framework bestaat in essentie uit drie rollen. Een daarvan is natuurlijk het ontwikkel- of projectteam.
Verder is er een“product owner“, die de eisen voor het project opstelt en verantwoordelijk wordt geacht voor het product. Hij is ook de bemiddelaar tussen het ontwikkelingsteam en externe personen, de zogenaamde“stakeholders“.
De derde betrokken persoon is de“Scrum Master“. Deze persoon fungeert als een soort moderator of coach binnen het ontwikkelingsteam, maar maakt geen deel uit van het ontwikkelingsteam zelf. Dit is dus een manager die toezicht houdt op het Scrum-project zonder erover te oordelen of disciplinaire maatregelen te nemen.
Scrum heeft aanvankelijk slechts losse richtlijnen, zodat het project zo flexibel mogelijk kan worden aangepakt. Er wordt een“backlog” gedefinieerd, dat is een geprioriteerde catalogus van eisen voor het eindproduct.
Het laatste onderdeel zijn de zogenaamde“sprints“, een tijdvenster waarin specifiek geselecteerde eisen uit de backlog worden verwerkt en afgerond.
2.2 Kanban
De Kanban-methode berust vooral op visuele weergave. In de klassieke uitvoering worden Post-Its geplakt in drie kolommen: “To-Do”, “Work in Progress” en “Done”. Individuele werkstappen worden op de Post-Its geschreven, die dan kunnen worden verplaatst volgens de huidige status.
Met deze methode kan het hele team in één oogopslag op het bord zien in welke fase de afzonderlijke stappen van het project zich momenteel bevinden . Zo kunnen dreigende taakverstoppingen snel worden herkend en idealiter worden voorkomen.
3 De markt voor planningssoftware is groot
Bij IT-projecten ligt het voor de hand dat bij gebruik van computers ook projectmanagementsoftware wordt gebruikt, die gebruik maakt van de bovengenoemde methoden, deze uitbreidt en de resultaten online beschikbaar stelt. PM-tools zijn echter ook buiten de IT-sector al enige tijd ingeburgerd.
Microsoft bracht zijn eerste projectmanagementsoftware“Microsoft Project” al in 1984 uit en ondersteunt deze nog steeds met regelmatige updates. In de daaropvolgende 35 jaar was Microsoft echter lang niet het enige bedrijf dat het potentieel van planningssoftware inzag.
Als gevolg daarvan staan projectteams voor een moeilijke beslissing wanneer zij werkplanningssoftware willen gebruiken. Verschillende aanbieders richten zich op verschillende factoren , zoals communicatie, combinatie van middelen of duidelijkheid.
Ook de grootte van het projectteam kan een verschil maken. Sommige tools zijn prijstechnisch niet geschikt voor kleine teams of bieden te weinig functies voor grote teams. In de laatste paragraaf presenteren we twee tools die een goede oplossing voor uw bedrijf kunnen zijn.
4 Twee IT-projectmanagementtools gepresenteerd
4.1 Jira
Allereerst moet worden vermeld dat Jira, software van Atlassian, beschikbaar is in vier versies. Jira software is specifiek ontworpen voor softwareprojecten en biedt onder andere roadmaps, een rapportagefunctie en Kanban-borden. Jira Service Desk is ontworpen voor klantenservice voor IT-teams en biedt een ticketsysteem en kennisbank. In april 2019 kondigde Atlassian Jira Align aan, dat gericht is op grote bedrijven en met name bedoeld is om processen te optimaliseren.
De meest interessante versie voor projectmanagement is Jira Core. Deze is ontwikkeld voor projectmanagement in het algemeen en moet een zo breed mogelijk scala aan afdelingen aanspreken. Om dit te bereiken kun je de software aanpassen aan je behoeften.
Jira Core gebruikt workflows als basis waarop u uw project kunt bouwen. Relevante informatie wordt op één plek weergegeven en to-dos kunnen via notificaties worden verspreid. De planningssoftware biedt ook aanpasbare dashboards die u onder meer kunnen informeren over de werklast of een snel, kant-en-klaar rapport kunnen weergeven. Een kalenderweergave voor deadlines of afspraken rondt de software af.
Alle versies van Jira kunnen worden uitgebreid via plug-ins. Dankzij de REST-interface kunt u bijvoorbeeld tijdregistratie of geautomatiseerde processen achteraf inbouwen binnen Jira.
Jira Core is online beschikbaar via de browser en kan worden gehost via een cloud of op eigen servers. Uiteraard biedt Atlassian voor elke versie ook een app voor mobiel werken.
4.2 Trello
Trello, ook van Atlassian, is een web-based IT-projectmanagementtool. Het is gebaseerd op het Kanban-principe en stelt ook borden centraal. Op deze borden kunnen kaarten met to-dos worden onderverdeeld in lijsten. In het begin zijn de drie lijsten “To-Do”, “In uitvoering” en “Afgewerkt” beschikbaar, zoals typisch is voor Kanban. Deze kunnen echter naar wens worden hernoemd, verwijderd of uitgebreid.
Individuele kaarten kunnen naar wens worden vormgegeven. Zo kunnen bijvoorbeeld bijlagen worden toegevoegd, deadlines worden ingesteld of opmerkingen worden toegevoegd.
De basisversie van Trello is gratis, maar beschikt over enkele premium functies . Deze tool biedt ook een mobiele webweergave en een app voor Android en iOS.
Een korte introductie tot Trello vind je in de volgende video: