Om Microsoft Office te gebruiken, hoeft u niet per se een volledige versie van een Office-pakket aan te schaffen of een Office-licentie te huren via Office 365 op abonnementsbasis. Een Microsoft-account is al voldoende om de basisfuncties van Word, Outlook, Excel of PowerPoint gratis te gebruiken. Met de nieuwe Office-app voor Windows 10 heb je nu ook nog makkelijker toegang tot het gratis Office.
- Met Office Online biedt Microsoft u ook de mogelijkheid om de vertrouwde Office-programma’s Word, Excel, PowerPoint en OneDrive als webapp te benaderen en de basisfuncties van de programma’s volledig gratis te gebruiken.
- Met de nieuwe Microsoft Office App heeft u nog gemakkelijker gratis toegang tot Microsoft Office op het web.
- De documenten die met de webapps worden gemaakt, worden opgeslagen in OneDrive, maar kunnen ook lokaal worden gedownload.
1. Microsoft Office-producten in één oogopslag
Het populairste schrijfprogramma is ongetwijfeld Microsoft Word, terwijl Microsoft Excel de meest gebruikte spreadsheet is. PowerPoint is ook het standaardprogramma voor presentaties en wordt niet alleen in de commerciële omgeving gebruikt, maar ook heel vaak door scholieren en studenten.
Helaas zijn al deze Microsoft Office producten alleen gratis te downloaden als Microsoft Office proefversie, dat wil zeggen dat ze alleen gedurende een strikt beperkte periode kosteloos gebruikt kunnen worden. Na de proefperiode moet je een volledige versie van Microsoft Office kopen of huren als Office 365.
Microsoft OneNote is nu beschikbaar als gratis app in Windows 10, maar het heeft niet alle functies van OneNote uit het Office-pakket. We hebben de verschillen tussen de versies van OneNote uitgelicht in het artikel “Alternatieven voor Microsoft OneNote”.
Tip: Met een trucje kun je zelfs besparen op de abonnementskosten voor Office 365.
Microsoft biedt Office voor studenten wel aan als volledige versie tegen een iets lagere prijs. In de regel is een van de abonnementsmodellen voor Office 365 echter meer de moeite waard voor particuliere gebruikers, omdat het niet alleen licenties voor alle Office-producten voor meerdere gebruikers bevat voor een laag maandbedrag, maar ook cloudopslag van 1 terabyte per gebruiker bij OneDrive biedt.
Meer informatie en een vergelijking van de verschillende Office 365 abonnementsmodellen vindt u in ons artikel “Office 365 vs. Office 2019”.
2. hoe u Microsoft Office gratis kunt gebruiken
Net als Google biedt Microsoft ook functioneel verkleinde versies van Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook aan als webapps, die volledig in de browser kunnen worden gebruikt, maar qua werking en uiterlijk sterk lijken op de desktop-apps van de volledige versie. Het enige wat je nodig hebt om ze te gebruiken is een gratis Microsoft-account.
Office gratis op de Mac:Je kunt Office Online ook op de Mac gebruiken. Maak gewoon een gratis Microsoft-account aan.
Met dit account kun je via een webbrowser inloggen op https://office.live.com of direct Word Online, Excel Online, PowerPoint Online en Outlook Online starten.
Na succesvol inloggen kunt u Office-documenten gewoon bewerken.
Hoewel het scala aan functies in vergelijking met de desktopversie beperkt is, is het in veel gevallen voldoende voor het maken of bewerken van documenten.
Naast blanco documenten is voor elk van de apps ook een selectie sjablonen beschikbaar.
Online gemaakte documenten worden opgeslagen in OneDrive, de cloudopslag van Microsoft.
Voor de zekerheid kun je de online gemaakte documenten echter ook downloaden in verschillende formaten, waaronder het originele formaat en ook als PDF.
Lokale bestanden, zoals een PowerPoint-presentatie die u hebt gemaakt en van een collega per e-mail of op een stick hebt ontvangen, kunt u openen in de webapps met behulp van de functie “uploaden” in het online kantoor of openen via OneDrive als u het bestand daar eerder hebt opgeslagen.
3. u kunt kantoordocumenten ook lokaal openen door erop te dubbelklikken
Helaas biedt Microsoft geen functie om lokale bestanden te koppelen aan bepaalde webdiensten zoals de online versies van Microsoft Office. Bovendien heb je altijd een internetverbinding nodig om een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand te openen.
3.1 Office Mobile als gratis Office-viewer voor Windows
Als oplossing biedt Microsoft in de Microsoft Store gratis mobiele versies van zijn Office-programma’s aan: Word Mobile, Excel Mobile en PowerPoint Mobile zijn speciaal ontworpen voor tablets en andere mobiele apparaten, maar kunnen ook op desktops of laptops worden gebruikt. De mobiele apps hebben ook minder functies dan de desktop-apps, maar met een Office 365-abonnement bieden ze al wat meer functies dan de online varianten. Zwakkere computers zoals Atom-tablets of 2in1-apparaten met slechts 2 GB RAM kunnen qua prestaties profiteren van de slanke mobiele versies.
Alle mobiele apps kunnen Office-documenten alleen in de alleen-lezen modus openen zonder een geldig Office 365-abonnement. Dit volstaat echter perfect om een Word-bestand af te drukken of een PowerPoint-presentatie te starten. De apps zijn dus ideale Office-viewers.
Als je zo’n mobiele app hebt geïnstalleerd, kun je Office-documenten ook zonder internetverbinding openen door te dubbelklikken.
Logt u daarentegen in op de apps met een account met een geldig Office 365-abonnement, dan staan veel van de bekende Office-functies, waaronder bewerken en opslaan, tot uw beschikking. Deze tekst is bijvoorbeeld voor publicatie gemaakt in Word Mobile op een Windows 10-tablet met toetsenbord.
4. de “Mijn Office-app” voor Windows 10 als knooppunt naar Office Online
Microsoft heeft rond de jaarwisseling zijn Office-app in het Windows 10 Startmenu herzien. Dit biedt niet alleen voordelen voor Office 365-klanten, maar vergemakkelijkt ook het gebruik van Office Online.
Als de Office-app niet op uw systeem staat, kunt u deze gratis downloaden in de Microsoft Store.
De app biedt directe toegang tot de webapps en opgeslagen of onlangs bewerkte inhoud in OneDrive.
Je kunt ook lokale bestanden zoals een Word-document via de app uploaden en direct laten openen in de bijbehorende webapp.
U kunt de Office-app gratis downloaden in de Microsoft Store als deze niet op uw systeem staat.
De recensies voor de app zijn niet erg goed. De achtergrond hiervan is de geïntegreerde reclame voor het abonnement op Office 365.
De app biedt nauwelijks noemenswaardige voordelen voor Office 365-gebruikers. Alleen het centrale beheer van recent bewerkte, gepinde of gedeelde documenten zou een reden kunnen zijn om de app ondanks een Office 365-abonnement te installeren. Voor de rest biedt de app alleen toegang tot het account of een link om Office als desktop-app te installeren.
5. conclusie
Voor het volledige scala aan functies ontkom je er niet aan om een volledige versie van Office te kopen of een Office 365-abonnement te nemen. Als u echter kunt leven met de beperkingen van de online versies van Word, Excel en PowerPoint, is Office in de browser bijna net zo comfortabel in gebruik als de desktopversies. De Office-app is volgens ons de ideale koppeling en geeft rechtstreeks toegang tot de verschillende online apps uit het Office-pakket.