Samenwerken in grote teams of met veel externe partners blijkt vaak een grote uitdaging. Met Teams presenteert Microsoft een krachtige softwareoplossing die de communicatie, indeling en planning in werkgroepen aanzienlijk moet vereenvoudigen. De tool biedt elementen als chats, newsfeeds en groepen voor de dagelijkse gang van zaken en is een onderdeel van Microsofts Office 365-pakket. In dit artikel presenteren we de functies van Microsoft Teams in detail en laten we zien welke voor- en nadelen voor of tegen de introductie ervan spreken.
MS Teams is een communicatie-, samenwerkings- en videoconferentietool van Microsoft die in verschillende prestatieniveaus beschikbaar is als gratis of betaalde software binnen verschillende Microsoft 365- en Office 365-abonnementen.
Microsoft voert al enkele jaren een strikte multiplatformstrategie. Dit betekent dat Teams op alle smartphones, tablets, notebooks en desktop pc’s in gelijke mate gebruikt kan worden.
Ja, Teams maakt de integratie van meer dan 250 extra zakelijke apps mogelijk, waaronder Github, Trello en RSS-feeds.
Inhoudsopgave
1 Microsoft Teams begrijpen: Een overzicht van de belangrijkste functies
Met de gratis versie van Microsoft Teams kunnen tot 300 teamleden met elkaar communiceren via chat of instant messaging, documenten delen of vergaderingen en videoconferenties houden. Hiervoor is in totaal 10 GB opslagruimte per team en nog eens 2 GB per gebruiker beschikbaar.
De menubalk van Microsoft Teams bevat in totaal zes functies:
1.1 Activiteit / Feed
De feed geeft je een overzicht van de huidige en meest recente activiteiten van je team en collega’s. De feed is gestructureerd zoals een social media feed en vermeldt de informatie over uw werkgroep of project in chronologische volgorde.
1.2 Chat
In de chat kunt u individuele gesprekken of groepsgesprekken voeren met maximaal 50 personen. Deze kunnen voor de overzichtelijkheid in groepen en categorieën worden ingedeeld en maken naast video- en audiogesprekken ook de overdracht van beeldscherminhoud mogelijk. Bovendien kunnen bestanden worden uitgewisseld tussen twee of meer personen en kunnen vergaderingen worden gepland.
Goed om te weten: Microsoft Messenger bewaart alle chatgeschiedenissen voor onbepaalde tijd. Daarom kunnen Teams-gebruikers onbeperkt berichten doorzoeken op belangrijke informatie.
1.3 Teams
Groepen mensen, content en tools voor verschillende resultaten en projecten binnen een organisatie worden samengebracht in teams. Deze kunnen openbaar (voor maximaal 10.000 leden) of met beperkte toegang (voor uitgenodigde gebruikers) worden aangemaakt. Dynamische teams voor projectmatige taken (bijvoorbeeld de invoering van nieuwe software) of statische teams die de interne structuur van uw organisatie weerspiegelen (bijvoorbeeld afdelingen of locaties) zijn mogelijk.
De gesprekken, bestanden en notities in de teamkanalen zijn alleen zichtbaar voor teamleden . Ze kunnen echter ook worden bekeken door mensen die later worden toegevoegd.
1.4 Kalender
Onder het item “Agenda” vindt u naast de afspraken van uw team ook uw eigen Outlook-agenda, waarmee u direct vergaderingen kunt plannen en invoeren. U kunt deze ook gebruiken om aan- en afwezigheidstijden en vakantietijden handig beschikbaar te maken voor de andere teamleden.
1.5 Gesprekken
Hier kunt u uw belgeschiedenis bekijken, een nieuw (video)gesprek starten en uw voicemail bekijken. Ook kunt u hier snelkiesnummers voor specifieke personen instellen.
1.6 Bestanden
Op het tabblad Bestanden kunt u uw meest recent geopende documenten en alle bewerkte documenten van uw team bekijken en delen met andere leden. Bestanden gedeeld in een chatroom worden opgeslagen in de Share Point map van het betreffende team. Bestanden die worden gedeeld in een privé- of groepschat komen daarentegen terecht in uw OneDrive for Business-map en zijn alleen toegankelijk voor de mensen in dat gesprek.
Goed om te weten: De basisversie van Microsoft Teams omvat 10 GB cloudopslag. In de betaalde versies kunt u meer dan 1 TB opslag kopen, evenals 10 GB extra opslag per gekochte licentie.
2. voordelen van Microsoft Teams
Naast een reeks veelzijdige opmaaktools voor je berichten en documenten, scoort Microsoft Teams ook punten voor een handige GIF-knop waarmee je direct afbeeldingen kunt invoegen. Je kunt bestanden tot 15 GB groot versturen, die je direct in Messenger kunt openen zonder ze eerst te downloaden en gelijktijdig met andere gebruikers kunt bewerken.
Als complete oplossing ondersteunt Microsoft Teams ook functies als online vergaderingen, groepschats, video- en webconferenties en telefoongesprekken. Het is ook mogelijk om whiteboards te gebruiken via Microsoft Whiteboard of FreeHand van InVision.
Informatie is gemakkelijk te vinden, transparant en tegelijkertijd beveiligd. Vergaderingen kunnen ook worden opgenomen en desgewenst automatisch worden getranscribeerd. Teams is beschikbaar op alle apparaten, in 1818 markten en in 44 talen.
Office 365-apps zijn direct geïntegreerd met Microsoft Teams. Dit betekent bijvoorbeeld dat je tegelijkertijd met je collega’s in realtime aan je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten kunt werken en deze niet heen en weer hoeft te sturen of via een extra medium hoeft over te dragen.
Verder is het ook mogelijk om meer dan 250 extra zakelijke apps te integreren, waaronder bijvoorbeeld Evernote of Trello. Zo kun je direct projecten plannen, enquêtes maken of teamoverschrijdende notities maken. Afhankelijk van het tarief dat u kiest, kunt u ook andere programma’s uit het Office-gamma gebruiken (bijvoorbeeld SharePoint Online, Skype, Stream of Yammer).
Met behulp van de vereenvoudigde persoons-, document- en chatzoekfunctie vindt u bovendien sneller wat u zoekt. Stel een individueel dashboard in voor uw gegevens, apps en kanalen of ontwikkel uw eigen integraties via het ontwikkelaarsplatform.
En Microsoft Teams verwaarloost ook de beveiliging niet: lokale gegevensopslag, preventie van gegevensverlies, compliance leadership met EU-modelvoorschriften, ingebouwde informatiebescherming inclusief eDiscovery, juridische status/auditing, multi-factor authenticatie voor uitgebreide identiteitsbescherming en veilige gasttoegang bieden de nodige bescherming tijdens het werken.
3. nadelen van Microsoft Teams
Een belangrijke tekortkoming van de gratis versies van Microsoft Teams is het feit dat de Office 365-toepassingen alleen in de webvarianten kunnen worden geïntegreerd en niet als desktopversie. Bovendien is het instellen van de Microsoft Messenger ook een langdurig en ingewikkeld proces.
Er zijn ook problemen met betrekking tot gegevensbescherming, omdat deze is gebaseerd op Amerikaanse richtlijnen en dus relatief zwak is in vergelijking met Duitse wetten en normen. Ter verduidelijking: Microsoft Teams wordt gehost in de Microsoft Cloud op servers in de VS, wat betekent dat de gegevens niet beschermd zijn tegen toegang door de Amerikaanse autoriteiten. Daarom moet een invoering in het bedrijf ook als vrij kritisch worden beschouwd.
Microsoft Teams biedt wel een hele reeks functies die voor veilig werken moeten zorgen. De encryptie is echter niet voldoende om uw gegevens te beschermen tegen zogenaamde man-in-the-middle-aanvallen (bijvoorbeeld wanneer u op reis bent of verbinding maakt met een WLAN in een hotel).
Bovendien is er geen professioneel beheer voor mobiele toepassingen waarmee u de app automatisch op een mobiel eindapparaat kunt installeren en configureren. Dit leidt niet alleen tot hogere administratie- en supportkosten in het bedrijf, maar ook tot een lagere gebruikersacceptatie en een lagere productiviteit.
Tip: Een samenvatting inclusief een quick guide met de belangrijkste basics over Microsoft Teams vindt u hier.