Wat is SharePoint? Veel Windows-gebruikers weten niet wat ze van deze term moeten denken. In dit korte artikel laten we u kennismaken met Microsofts software uit de kantoorwereld, eenvoudig uitgelegd.
Microsoft SharePoint is een webplatform van Microsoft Office dat samenwerking en organisatie in afdelingen en bedrijven aanzienlijk vergemakkelijkt.
SharePoint is minder geschikt voor particuliere gebruikers. De sterke punten van SharePoint zijn gericht op werkomgevingen waarin veel medewerkers toegang moeten hebben tot gegevens en een autorisatieconcept en gemeenschappelijke coördinatie, bijvoorbeeld teamagenda’s, projectmanagement, etc. vereist zijn.
Microsoft SharePoint is te huur als SharePoint Online vanaf 4,20 euro afzonderlijk of iets minder dan 20 euro samen met alle Office-toepassingen voor bedrijven als Office 365 E3. Een andere optie is een eigen SharePoint-server, waarvoor licenties per gebruiker/klant nodig zijn.
1 Microsoft SharePoint – wat is het?
Om de vraag te beantwoorden wat SharePoint is, moeten we het Office-portfolio van Microsoft onder de loep nemen.
Met Word, Excel en PowerPoint biedt Microsoft al drie van de belangrijkste kantoorproducten uit eigen huis. Individuele gebruikers of kleinere afdelingen kunnen misschien nog wel uit de voeten met een eenvoudig bestandsopslagsysteem, maar in grotere kantooromgevingen wordt het al snel verwarrend en chaotisch: gebrek aan versiebeheer, gebrek aan autorisatieniveaus, gebrek aan gezamenlijke samenwerking bij documenten en moeilijker zoeken naar Office-documenten in verwarrende mappenstructuren vertragen de coördinatie en probleemloze samenwerking in het dagelijkse kantoorleven.
Alleen OneNote kan, als de bestanden op een netwerkschijf zijn opgeslagen, via synchronisatie door meerdere gebruikers tegelijk probleemloos op één database worden gebruikt. Voor Microsoft Outlook en zijn teamfuncties is al een Exchange-server nodig om gedeelde agenda’s, mails en mailboxen of takenlijsten te gebruiken. Voor Word, Excel en PowerPoint daarentegen is SharePoint het platform bij uitstek, dat extra functies biedt naast de eenvoudige uitwisseling van documenten.
Met SharePoint kunnen bedrijven eigen intranetpagina’s voor afdelingen en subgroepen creëren, waarop de gedeelde documenten niet alleen gemakkelijker te vinden zijn via meta-informatie, maar ook toegankelijk zijn (lezen, schrijven).
1.1 De voordelen van SharePoint voor gebruikers
De intranetpagina’s kunnen verdere informatie bevatten zoals nieuws in blogvorm, wiki’s, kalenders, teamchats en natuurlijk een documentenopslagplaats. De voordelen van SharePoint voor de gebruiker zijn dat
- alle inhoud zowel via een webbrowser op de desktop als mobiel toegankelijk is en met Office Online ook in de browser kan worden bewerkt.
- documenten zoals teksten of tabellen met metadata en trefwoorden kunnen veel beter worden teruggevonden dan in een klassieke bestandsstructuur.
- meerdere medewerkers kunnen op verschillende platforms (pc, Mac of mobiel apparaat) aan één document werken.
- de startpagina kan idealiter ook andere belangrijke informatie bevatten zoals werkopdrachten, instructies, belangrijke data of aankondigingen.
2 SharePoint eenvoudig uitgelegd – welke functies biedt SharePoint?
SharePoint omvat zes functionele gebieden, die door Microsoft als volgt worden benoemd en gedefinieerd:
- Sites
Sites zijn het centrale element van SharePoint. Bedrijven kunnen websites ontwerpen en aanpassen met behulp van sjablonen of de gratis SharePoint Designer, ze opdelen in een willekeurig aantal sub-intranetten voor ondergeschikte afdelingen en de pagina’s vullen met content zoals een documentenbibliotheek, nieuws en aankondigingen als blog, agenda en lijsten en andere elementen zoals apps van derden. SharePoint werkt als een content management systeem (CMS), maar dan aangepast aan de behoeften van productieve werkomgevingen. - Gemeenschappen
SharePoint is ontworpen om de communicatie tussen werknemers en afdelingen te bevorderen en te vergemakkelijken. Dit wordt mogelijk gemaakt door informatie en nieuws aan te bieden als een blog, maar ook chatfuncties via Microsoft-tools zoals Teams of Skype. - Inhoud
Met de SharePoint-app heb je onderweg toegang tot alle relevante documenten.
Het hart van de software is de documentenbibliotheek. Bestanden zoals Word-documenten, Excel-spreadsheets, afbeeldingen, PDF-bestanden, enz. kunnen in SharePoint worden opgeslagen en verrijkt met metadata, zoals categorieën en inhoud, om ze sneller terug te vinden. Opgeslagen content kan direct in de browser of in de app van bijvoorbeeld Word worden bewerkt en later in bijgewerkte vorm weer in SharePoint worden opgeslagen. Documenten kunnen worden gedeeld, vrijgegeven, beheerd en tegelijkertijd worden bewerkt met andere gebruikers of groepen. - Zoeken
De zoekfunctie van SharePoint indexeert niet alleen bestandsnamen, maar ook meta data en zelfs de inhoud. Documenten kunnen zo veel sneller gevonden worden dan via een klassieke mappenstructuur. - Composites
Microsoft gebruikt de term Composites om de functie van het combineren van verschillende elementen uit andere Office-toepassingen en uit SharePoint-apps van derden op één SharePoint-pagina te beschrijven. Hiervoor is er een SharePoint Store in SharePoint waarvan de apps het functionele bereik van de SharePoint-pagina’s aanzienlijk uitbreiden, bijvoorbeeld een formulierenprogramma, een Wiki-woordenlijst of complexe workflow-apps voor individuele oplossingen. - Inzichten
Bedrijfsgegevens, zoals verkoopanalyses of bedrijfskosten, kunnen vanuit verschillende bronnen in SharePoint worden voorbereid en als lijsten of grafieken worden uitgevoerd.
Microsoft biedt een SharePoint-videotraining waarin de snelle start, de inleiding tot SharePoint, het maken van websites, berichten en lijsten en het delen en synchroniseren van bestanden wordt uitgelegd.
Hoe gebruikt u Microsoft SharePoint in de onderneming?
Microsoft biedt klanten twee manieren om het programma in hun eigen bedrijf te gebruiken.
3.1 SharePoint Online
Met SharePoint Online als onderdeel van de Office 365-familie kunnen bedrijven de dienst online gebruiken voor slechts 4,20 euro netto per gebruiker. Alle bestanden en gebruikersgegevens worden opgeslagen in een Microsoft-cloud en hebben voor bedrijven het voordeel dat ze geen eigen server nodig hebben. Met behulp van OneDrive for Business, dat SharePoint Workspace heeft vervangen, kunnen lokale gegevens online worden gesynchroniseerd.
Microsoft biedt verschillende online opties, die in de grootste variant (Office 365 E3) voor net geen 20 euro per gebruiker per maand niet alleen krachtige SharePoint-functies bieden, maar ook toegang tot de Office-producten Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access en Publisher, alsmede een Exchange-server online, OneDrive for Business, Skype, Teams, Yammer en andere diensten.
3.2 Microsoft SharePoint Server
Voor grotere bedrijven met voldoende infrastructuur en IT-kennis biedt Microsoft ook een aparte server die het eigen intranet op een centrale server host. De kosten voor de servervariant zijn gebaseerd op het gebruik van een server/CAL-model (Client Access License). U heeft dus niet alleen een licentie nodig voor de SharePoint-server, maar ook voor elke persoon/klant die toegang heeft tot de SharePoint-server. Meer informatie vindt u ook bij de licenties.