Of het nu gaat om een kmo of een grote onderneming, de toenemende digitalisering betekent dat bedrijven niets meer zonder IT kunnen. Strategisch IT-beheer moet altijd een belangrijk onderdeel zijn van de algemene strategie van het bedrijf, omdat het succes en de groei van een bedrijf er in belangrijke mate van afhangen. In dit artikel laten we u zien waar u rekening mee moet houden bij het ontwikkelen van een IT-strategie. Bovendien leert u uit welke deelgebieden deze bestaat en waarom het eigenlijk een continu en dynamisch proces is.

1. de basis voor het ontwikkelen van een IT-strategie

Tegenwoordig kan een geldige bedrijfsstrategie niet zonder een passende IT-strategie, omdat deze ervoor zorgt dat het bedrijf over individueel aangepaste hardware en software beschikt. De IT-strategie is een onderdeel van de bedrijfsstrategie en wordt afgeleid van de algemene bedrijfsdoelstellingen en de bestaande bedrijfsprocessen.

Zij is ook gericht op de eisen van het gehele bedrijf en de klanten en houdt rekening met nieuwe trends en innovaties, naast alle betrokken bedrijfsafdelingen (bijv. productie, verkoop, logistiek, HR, financiën, inkoop). Daarom is het ook een van de centrale elementen van het IT-beheer.

De IT-strategie bestaat uit 5 deelgebieden:

• De infrastructuurstrategie omvat de technologische fundamenten, zoals hardware, besturingssysteem en netwerken.
• De toepassingsstrategie heeft betrekking op toepassingen en software om de bedrijfsprocessen te ondersteunen en de prestaties ervan te verhogen.
• De innovatiestrategie identificeert en evalueert nieuwe basistechnologieën, trends en innovaties en hun voordelen voor het succes van de onderneming.
• De sourcingstrategie gaat na welke gebieden door IT zelf kunnen worden bestreken en welke moeten worden uitbesteed, op basis van de waardeketen in het bedrijf. Gemengde vormen zijn in principe ook mogelijk (bijvoorbeeld in-house exploitatie, uitbesteed onderhoud).
• De investeringsstrategie is afgeleid van de vier genoemde afzonderlijke strategieën en beschrijft hoe deze zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen worden uitgevoerd.

Voortdurende controles en evaluaties van de IT en haar processen zorgen ervoor dat de ontwikkeling daadwerkelijk volgens de specificaties plaatsvindt. De IT-strategie valt altijd onder de verantwoordelijkheid van het topmanagement.

1.1 De centrale doelstellingen van de IT-strategie

Een IT-strategie heeft in wezen vier doelen:

• Het presenteren van een kader voor efficiënt IT-beheer binnen een organisatie.
• De richting en reikwijdte van de te ondernemen activiteiten bepalen
• Bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het bedrijf op middellange tot lange termijn
• Een hoge waardeketen binnen het bedrijf creëren door het best mogelijke gebruik van IT

2. de 5 fasen van IT-strategieontwikkeling

De ontwikkeling en invoering van een IT-strategie in het bedrijf verlopen in verschillende fasen, die wij u in dit deel in detail zullen uitleggen.

2.1 Fase 1: Analyse van de huidige situatie

De eerste stap in de strategische ontwikkeling is een uitgebreide analyse van de ACTUELE staat van de informatietechnologie in het bedrijf en de afzonderlijke divisies. Hierbij wordt rekening gehouden met zowel interne als externe factoren en omvat niet alleen de organisatiestructuur en de processtroom, maar ook het dienstenaanbod. De basis hiervoor is een beoordeling van de huidige situatie, met behulp waarvan de noodzaak tot actie en mogelijke beperkingen kunnen worden vastgesteld.

Bovendien dient deze fase ook om de huidige volwassenheid van IT vanuit het oogpunt van de organisatie te beoordelen. Daartoe worden workshops en enquêtes gehouden met de bedrijfsleiding, de afdelingshoofden en vertegenwoordigers van de gespecialiseerde afdelingen.

2.2 Fase 2: Vaststellen van de doelstellingen

Op basis van de situatieanalyse worden de IT-doelen gedefinieerd, die zijn afgeleid van de bedrijfsdoelen. Deze worden vervolgens gebruikt om de strategische oriëntatie te bepalen.

Dit vormt enerzijds een oriëntatiehulpmiddel en een kader, maar beperkt anderzijds ook de handelingsvrijheid met betrekking tot projecten en onderhoudsmaatregelen. De hoekstenen van de strategische oriëntatie (bijvoorbeeld versterking van de klantenbinding, optimalisering van de kwaliteit) worden gewoonlijk eenmaal per jaar of in het kader van grote veranderingen aangepast.

Goed om te weten: De afleiding van de IT-doelstellingen van de bedrijfsdoelstellingen moet begrijpelijk zijn, want alleen zo kan de overeenstemming met de bedrijfsstrategie worden gecontroleerd.

2.3 Fase 3: Ontwikkeling van een TARGET-staat

.

De derde fase is gewijd aan de ontwikkeling van een TARGET-staat, die is aangepast aan de behoeften van het bedrijf en dient om de eerder gedefinieerde (bedrijfs)doelstellingen te verwezenlijken. Dit omvat de identificatie en analyse van huidige IT-trends, relevante technische vereisten en sourcingstrategieën, alsmede een beoordeling van het huidige portfolio en programma- en projectbeheer. Daarnaast worden ook een overzicht van de bestaande personele middelen (inclusief opleiding en ontwikkeling) en een evaluatie van het IT-beveiligingsbeheer uitgevoerd.

In het verleden beschreef de IT-strategie de beoogde TARGET-status voor de software/hardware-architectuur (bv. organisatie, processen, toepassingen). Vanwege de toenemende eisen inzake flexibiliteit worden echter niet langer statische doeltoestanden nagestreefd, maar worden oplossingen gedefinieerd die dynamische aanpassingen mogelijk maken.

2.4 Fase 4: Formulering, uitwerking en implementatie

De volgende stap is het formuleren en uitwerken van een IT-strategie waarmee de gewenste TARGET-staat kan worden gerealiseerd. Verduidelijkt moet worden welke activiteiten (“options for action”) daarvoor nodig zijn, welke systemen en middelen nodig zijn en hoe deze geprioriteerd of aangeschaft moeten worden.

Voorts worden maatregelen gedefinieerd om de bestaande hardware en software aan te passen aan de behoeften van het bedrijf.Aan het eind van deze fase wordt de IT-strategie gekozen en officieel goedgekeurd.

Goed om te weten: Kleinere veranderingen in de strategie (bv. standaardisatie) die relatief snel en met weinig inspanning kunnen worden doorgevoerd, worden in het jargon “quick wins” genoemd. Grotere aanpassingen daarentegen moeten worden uitgevoerd als projecten in het kader van IT-projectbeheer.

2.5 Fase 5: Continue implementatie

Zodra de IT-strategie is aangenomen, is de laatste stap de verankering ervan door de consequente en voortdurende uitvoering van de daarin beschreven actiestappen en richtsnoeren.

3 De voordelen van een goede IT-strategie

Hoeveel voordeel een IT-strategie uiteindelijk voor het bedrijf oplevert, hangt af van de oriëntatie ervan en de inrichting van de organisatie in termen van budget en flexibiliteit. Niettemin zijn er een aantal voordelen aan het concept verbonden:

• Meer transparantie in bedrijfsprocessen, betere controleerbaarheid
• Hogere productiviteit en kostenoptimalisatie door efficiënter gebruik van IT
• Eliminatie van zwakke punten, stabilisering van activiteiten en minimalisering van IT-risico’s (resulterend in een grotere investeringszekerheid)
• Ontwikkeling van nieuwe bedrijfsgebieden
• Naleving van compliance-eisen en verwezenlijking van bedrijfsdoelstellingen op lange termijn
• Betere ondersteuning en dus hogere tevredenheid bij klanten en werknemers

4. met advies over de juiste strategie

Het ontwikkelen en invoeren van een IT-strategie is een zeer tijd- en middelenrovend proces en vereist consistente en tegelijkertijd flexibele randvoorwaarden, vooral in een dynamische omgeving. Veel bedrijven bereiken de grenzen van hun interne implementatie en nemen daarom hun toevlucht tot de diensten van externe consultants.

Inmiddels zijn er op de markt voor elk eisenprofiel geschikte consultants te vinden. Of deze IT-dienstverleners Hamburg, Berlijn, andere steden of landelijke regio’s bedienen of zelfs landelijk actief zijn, is vaak met een simpele blik op de website te achterhalen.

IT-dienstverleners beheren uw projecten op verzoek en zorgen ervoor dat uw IT gelijke tred houdt met de voortdurend groeiende technologische vooruitgang. Strategy consultants ondersteunen u ter plaatse bij de ontwikkeling en het onderhoud van uw IT-infrastructuur, de optimalisering van software en processen en bieden aanbevelingen met betrekking tot organisatie en bedrijfsprocessen.

Bij de keuze van een consultant moet u er altijd op letten dat hij of zij oog heeft voor de informatietechnologie in haar geheel. Bovendien moet hij of zij deze kunnen koppelen aan uw bedrijfsstrategie.