De term “Windows SharePoint Services” (WSS) heeft zeker het pad gekruist van veel Windows-gebruikers, vooral Office-gebruikers, tijdens de installatie. Maar velen weten waarschijnlijk niet wat erachter schuilgaat en welke praktische voordelen de WSS hebben. Wij geven een kort overzicht van de SharePoint Services en gaan vervolgens in op de installatie en het voorbeeldgebruik in de praktijk.

Vooral in kleine bedrijven komt het vaak voor dat er een ware wildgroei aan gegevens is. Zo houdt medewerker A de contactgegevens van klanten bij in Outlook en Access. Werknemer B houdt een lijst met verjaardagen van klanten bij in Excel en de huidige versie van de bedrijfspresentatie staat alleen in de Outlook-inbox van de werknemer. Niemand kan zeggen wat er precies op de netwerkschijven staat.

SharePoint komt van Microsoft en helpt om al deze door klanten gegenereerde gegevens in een centrale informatieomgeving onder te brengen die door de gebruiker kan worden beheerd. Omdat SharePoint intuïtief wordt bediend en Microsoft Office kan worden gebruikt, is de acceptatie van de invoering van een dergelijk systeem relatief hoog.

SharePoint kan eenvoudige en ook ingewikkelde processen structureren, waarbij de mogelijkheden zeer divers zijn. Zeker geen enkel bedrijf zal alle mogelijkheden van SharePoint kunnen uitputten.

Een filosofie van SharePoint is dat gegevens niet in een vaste structuur geperst hoeven te worden, maar dat gebruikers of afdelingen zelf kunnen bepalen hoe ze hun gegevens en processen willen beheren. Een informatieomgeving kan dus individueel worden ingericht.

SharePoint is een relatief abstracte term, want SharePoint beschrijft geen specifiek product, maar staat voor een technologie.

Centrale SharePoint-producten voor de server

Er zijn twee SharePoint-producten die aan de serverzijde worden gebruikt.

• WSS (Windows SharePoint Services)
  WSS is het basisproduct en is een webapplicatie die een siteverzameling biedt. De gebruiker interageert voornamelijk met WSS via een browser (bij voorkeur IE), maar toegang vanuit Office of via WEBDAV is ook mogelijk. Toepassingen zijn onder meer documentbeheer en teamsamenwerking. In versie 4 werd WSS omgedoopt tot “Microsoft SharePoint Foundation”.
• Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
  MOSS is een webportaal, gebaseerd op WSS en vormt de serverinfrastructuur voor Office-toepassingen. MOSS bevat functies zoals uitgebreid document- en gegevensbeheer, formulierbeheer en server-side bewerking van Excel-gegevens. Aan MOSS zijn kosten verbonden. In de huidige versie heet MOSS alleen “Microsoft SharePoint” (in het begin heette dit product “SharePoint Portal Server”).

In het volgende wil ik de WSS 3 introduceren. Als de tekst alleen “SharePoint” vermeldt, verwijs ik naar WSS 3.

Installatie van WSS 3

Sinds Windows Server 2003 maakt de WSS deel uit van het serverbesturingssysteem. Bij de Small Business Editions wordt al een WSS meegeleverd. Bezitters van de andere serveredities (vanaf 2003) kunnen het installatiebestand voor de WSS downloaden bij Microsoft of via WinTotal.

Microsoft specificeert een processorsnelheid van 2,5 GHz en 1 GB RAM als minimale hardwarevereisten.

Aangezien SharePoint een ASP.NET-toepassing is, moeten andere componenten worden geïnstalleerd/geconfigureerd:

• IIS (Internet Information Services)
• .NET Framework 2.0 en .NET Framework 3.0.
• ASP.NET moet worden toegestaan in de IIS Manager

SharePoint is geschikt voor bedrijven van elke omvang. Het is mogelijk om SharePoint op meerdere servers (SharePoint farm) te installeren. In dit artikel ga ik ervan uit dat SharePoint is geïnstalleerd op een Windows Server 2003 (Standard Edition) in de standaardconfiguratie.

Voorbereiding

Als niet aan bovenstaande vereisten is voldaan, geeft het installatieprogramma een overeenkomstige melding.

Voor de installatie van IIS moet de rol van applicatieserver worden toegevoegd aan de Windows-server (in het venster Serverbeheer).

.Net Framework 2.0 en .Net Framework 3.0 zijn te downloaden van de Microsoft site. Deze moeten worden geïnstalleerd.

Om ASP.NET door IIS te kunnen gebruiken, moet het eerst worden geactiveerd in de Internet Information Services Manager.

Installatieproces

Als het installatieprogramma zonder foutmelding start, is aan alle vereisten voldaan.

In het volgende venster is de standaardinstallatie als installatietype geselecteerd.

Na enkele minuten is de installatie voltooid. Tot slot wordt de configuratiewizard automatisch gestart.

De volgende vensters kunnen gewoon bevestigd worden. Ook de waarschuwing dat sommige services opnieuw opgestart moeten worden.

De stappen van de configuratie verlopen volledig automatisch. Er is geen verdere interactie nodig.

De configuratie is na enkele minuten voltooid.

Nu is WSS geïnstalleerd. Door in de adresregel van Internet Explorer (IE) http://Servername in te voeren, moet de webapplicatie met de voorbeeldgegevens worden weergegeven. Voer voor de authenticatie de gebruikersnaam in het formaat DOMÄNEuser in.

Voeg eventueel de URL toe aan de “vertrouwde websites” van de Internet Explorer.

Over het algemeen is toegang tot de SharePoint website ook mogelijk met andere browsers. Vanwege ActiveX-ondersteuning is het volledige scala aan SharePoint-functies echter alleen beschikbaar met IE.

Beheer

SharePoint centraal beheer

In het Windows startmenu, onder “Beheer”, is er een nieuw menu-item genaamd “SharePoint Centraal Beheer”. Hierachter zit nog een webapplicatie die door de WSS is opgezet. SharePoint kan grotendeels via deze website worden beheerd. Waar het centraal beheer zijn grenzen bereikt (bijvoorbeeld geautomatiseerde back-ups), kan de commandoregeltool stsadm.exe uitkomst bieden.

Een beschrijving van de beheertools valt buiten het bestek van dit artikel, maar in de rest van de tekst wordt verwezen naar het centrale beheer.

Webtoepassingen, websiteverzamelingen en websites – in het kort

SharePoint werkt volgens een hiërarchisch containermodel.
Bovenaan staan de webapplicaties. Door de configuratiewizard zijn al twee webapplicaties ingesteld – zichtbaar als centrale beheerwebsite (backend) en als voorbeeldwebsite (frontend).

Webapplicaties bevatten één of meer websiteverzamelingen. Deze bevatten op hun beurt (zoals de naam al zegt) één of meer websites.

Webapplicaties en websiteverzamelingen kunnen worden opgezet via het centraal beheer; websites via de frontend.
Kleine bedrijven kunnen meestal volstaan met de reeds aangemaakte webapplicatie. Redenen om met meerdere webapplicaties te werken zijn bijvoorbeeld het gebruik van verschillende databases, IIS-applicatiepools of authenticatiemethoden.

Websiteverzamelingen daarentegen zijn geschikt om de structuren in het bedrijf te scheiden. Het is bijvoorbeeld denkbaar om de creatieve afdeling van een bedrijf een eigen websiteverzameling te geven. Aan de websiteverzameling kan dan bijvoorbeeld een andere beheerder of een andere quotasjabloon voor het beheer van de opslagruimte worden toegewezen.

Er is niet DE éne manier voor een bedrijf om een websitehiërarchie te plannen. Er zijn altijd meerdere oplossingen mogelijk.

Als men besluit slechts één websiteverzameling op te zetten, moet men overwegen om individuele afdelingen of personen ten minste hun eigen websites te geven waarop zij uitgebreide rechten hebben. Alleen op die manier kan het SharePoint-idee een oplossing worden die de gebruikers kunnen aanvaarden en effectief gebruiken.

Een nieuwe website opzetten

De door de configuratiewizard aangemaakte siteverzameling bevat tot nu toe precies één site – de eerste site in de sitehiërarchie. In de praktijk zal het aantal websites snel toenemen. Het is vaak nodig om een (sub-)website aan te maken voor een nieuwe taak, een nieuw project of gewoon voor testdoeleinden.

SharePoint wordt al geleverd met enkele websitetemplates, bijvoorbeeld een wiki-website waarmee de knowhow van het bedrijf kan worden beheerd of een teamwebsite met tools voor samenwerking.

Om een nieuwe website toe te voegen, klikt u op “Websiteacties” en selecteert u “Maken”.

Rechtsonder staat de optie “Websites en werkruimten”.

In het volgende venster voert u de titel, beschrijving en URL van de nieuwe website in. De andere details (sjabloonkeuze, machtigingen, navigatie en overerving) kunt u op de standaardinstellingen laten staan.

Daarna moet de websiteverzameling verrijkt zijn met een (team)website en er als volgt uitzien:

De teamwebsite heeft al enkele voorgedefinieerde lijsten (agenda en taken) en een bibliotheek “Gedeelde documenten” waar bestanden kunnen worden opgeslagen.

In het algemeen worden alle gegevens in SharePoint beheerd in lijstvorm, die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Iedereen die ooit te maken heeft gehad met relationele databases zal het principe bekend voorkomen. De lijsten zijn niet altijd op het eerste gezicht herkenbaar. De standaardweergave van de kalender is bijvoorbeeld een grafisch kalendermaandblad, maar is gebaseerd op een lijst.

Authenticatie

In de standaardconfiguratie verkrijgt SharePoint de benodigde gegevens voor authenticatie via Windows. Een Active Directory (AD) is hiervoor geen voorwaarde (maar wel zinvol).

Machtigingen worden overgeërfd. Dit betekent dat de toestemmingsinstellingen alleen op een ouderobject (bijvoorbeeld de eerste website) moeten worden gedaan en dat elk kindobject (website, lijst, lijstitem…) dezelfde toestemmingsinstellingen krijgt. Deze overerving kan te allen tijde worden onderbroken.

De mogelijkheden voor rechtenbeheer zijn uitgebreid. In enkele woorden kan men zeggen dat rechten worden verdeeld via SharePoint-groepen. SharePoint-groepen (bv. “Teamwebsite-eigenaar”) zijn containers voor gebruikers (bv. uit AD) waaraan machtigingsniveaus (bv. “volledige toegang”) worden toegekend. Machtigingsniveaus zijn containers voor machtigingen (bv. “lijsten beheren”).

Rechten kunnen worden toegekend achter de link “Gebruikers en groepen” op de website.

Er zijn al drie SharePoint-groepen ingesteld door de configuratiewizard:

• Teamwebsite-eigenaren (machtigingsniveau Volledige toegang)
• Leden van Teamwebsite (machtigingsniveau Deelnemen)
• Bezoekers van Teamwebsite (machtigingsniveau Lezen)

Om een gebruiker aan een groep toe te voegen, selecteert u de betreffende groep in de snelstartbalk en klikt u op “Gebruiker toevoegen” in het menu “Nieuw”.

De directorydienst kan worden doorzocht door te klikken op het boeksymbool rechts onder het tekstveld. Optioneel kan men de website toegankelijk maken voor alle andere gebruikers door te klikken op “Alle geauthenticeerde gebruikers toevoegen”.

Een fictief voorbeeld

Een klein bedrijf maakt meubels op maat.

Klanten nemen contact op met een vertegenwoordiger die met hen onderhandelt over de details. Zodra een bouwplan is vastgesteld, wordt het per post naar de productieafdeling gestuurd.

De verkoper heeft de contactgegevens van de klanten nodig in zijn Outlook-adresboek. Voor de ordergegevens heeft hij een overzicht gemaakt in een Excel-spreadsheet. Dit bevat de naam van de klant, de naam van het meubelstuk, de besteldatum, de leveringsdatum en een link naar het bouwplan, dat als pdf-bestand op een netwerkschijf is opgeslagen.

Het komt voor dat er tijdens de productie vragen rijzen bij de klant. De productieafdeling moet daarom toegang hebben tot de telefoonnummers van de klanten.

De productieafdeling maakt foto’s van de afgewerkte meubels, die op een netwerkschijf worden opgeslagen. De verkoper kiest de mooiste foto’s uit en slaat ze op zijn laptop op om ze als referentie te gebruiken bij klantenvergaderingen en Power Point-presentaties.

Al deze werkprocessen kunnen worden geoptimaliseerd met SharePoint.

Contacten

Om een gemeenschappelijke adressenpool voor het bedrijf te creëren, kan met SharePoint een contactenlijst worden aangemaakt. Klik hiervoor op “Website Actions”| “Create” en selecteer op de volgende pagina het item “Contacts” in de kolom “Communication”.

Eerst moet een naam en een beschrijving van de nieuwe contactenlijst worden ingevoerd. Omdat de lijst vaak wordt gebruikt, is het handig als er een link naar de lijst wordt weergegeven in de snelstartbalk. Lijsten die niet worden weergegeven in de snelstartbalk zijn toegankelijk via de link “Toon alle website-inhoud” op de teamwebsite.

Na het klikken op “Create” opent de nog lege contactenlijst. Via het menu-item “Nieuw” boven de lijst kunt u eerst wat fictieve klantgegevens invoegen. Als dit gedaan is, zou de lijst er ongeveer zo uit moeten zien:

Kwestie van mening

Elke afdeling stelt haar eigen eisen aan een contactenlijst. De productieafdeling bijvoorbeeld neemt uitsluitend telefonisch contact op met klanten. Het postadres is dus niet relevant. Voor de vertegenwoordiger is een lijst voor dagelijks contact via mail en telefoon nuttig, evenals een lijst met de adressen van de klanten om infopost te kunnen versturen.

Voor deze verschillende vereisten kunnen passende weergaven worden gedefinieerd voor de datapool van deze contactpersonenlijst. Rechts boven de lijst staat het weergavemenu, waarmee een nieuwe weergave kan worden gemaakt.

Het voorbeeld voor de lijstweergave van de productieafdeling is als volgt:

Klik in het weergavemenu op “Create view” en selecteer in de volgende stap de “Standard view”.

Voer in het eerste veld de naam voor de nieuwe weergave in en selecteer in het gedeelte “Doelgroep” “Openbare weergave maken”; persoonlijke weergaven zijn alleen beschikbaar voor de gebruiker die ze heeft aangemaakt.

Aangezien de productieafdeling alleen geïnteresseerd is in de telefoonnummers van de klanten, moeten in het gedeelte “Kolommen” alleen de vinkjes voor Naam en Telefoonnummers worden gezet. De volgorde van de kolommen kan worden ingesteld via de drop-downvelden.

De weergaven voor “Infopost” en “Buitendienst” kunnen volgens dezelfde procedure worden aangemaakt.

Via het weergavemenu kan elke medewerker nu de weergave selecteren die het beste bij zijn of haar doel past.

Menu Acties

SharePoint-lijsten kunnen ook worden gebruikt met Microsoft Office-programma’s. De beschikbare acties zijn afhankelijk van het type SharePoint-lijst.

Via het menu Acties kunt u bijvoorbeeld contactlijsten koppelen met Outlook of exporteren naar een Excel-bestand. Aangezien de Office-koppeling intuïtief is en verschilt naargelang de Office-versie, wordt ze hier niet verder toegelicht.

De actie “Bewerken in gegevensblad” geeft de lijst weer op een vergelijkbare manier als een Excel-spreadsheet, zodat de gegevens snel kunnen worden bewerkt.

Voor de gegevensbladweergave moet aan enkele eisen worden voldaan, anders verschijnt een foutmelding.

Met Office is een “SharePoint compatibel gegevensbladbesturingselement” geïnstalleerd. In Office 2003 leverde Excel deze controle (Professional Edition en hoger). Sinds Office 2007 is Access hiervoor verantwoordelijk. De gratis runtime versie volstaat.

De Excel-tabel importeren

Bestaande Excel-tabellen kunnen worden geïmporteerd in nieuwe SharePoint-lijsten.

Klik hiervoor op “Website-acties” en “Maken”.

Op de volgende pagina kiest u in de kolom “Aangepaste lijsten” voor “Spreadsheet importeren”. Er wordt een pagina geopend waar een naam en een beschrijving voor de nieuwe SharePoint-lijst kunnen worden gegeven en het pad voor het Excel-bestand wordt opgegeven.

Na het klikken op “Importeren” wordt het Excel-bestand geopend en kunt u het te importeren gebied selecteren.

Wanneer de import is voltooid, wordt de nieuwe lijst op de website weergegeven. De lijstvermeldingen kunnen worden beheerd via het elementmenu.

De lijst optimaliseren

De bestaande lijstkolommen moeten nu eerst worden geoptimaliseerd.

U komt op de configuratiepagina van de bestellijst via het menu-item “Instellingen”| “Instellingen voor lijst”. Hier kunt u onder andere de kolommen configureren.

Eerst worden de kolommen “Klant” en “Bouwplan” verwijderd. (In een echt scenario is het zelden mogelijk om gegevens zo consequent te verwijderen. Maar omdat dit slechts voorbeeldgegevens zijn, neemt de auteur deze vrijheid).

Elementen van SharePoint-lijsten kunnen bestandsbijlagen bevatten, zodat de kolom “Bouwplan” niet langer nodig is. De PDF-bestanden worden voortaan rechtstreeks bij de bestelling gevoegd. De kolom “Klant” is nieuw aangemaakt.

Om de kolommen te verwijderen, gaat u naar de instellingenpagina voor deze kolom door op de betreffende kolomnaam te klikken en verwijdert u de bovengenoemde kolommen via de knop “Verwijderen”. De waarschuwing kan in dit geval worden genegeerd (zie hierboven).

De volledige klantgegevens bestaan al in een SharePoint-contactenlijst. De klant moet uit deze dataset kunnen worden geselecteerd via een combobox wanneer een nieuwe opdracht wordt aangemaakt.

Een nieuwe kolom kan aan de lijst worden toegevoegd via de link “Kolom aanmaken” in de lijstinstellingen. De kolom moet eerst een naam (“Opdrachtgever”) en een type (“Opzoeken”) krijgen. (Het is niet mogelijk om achteraf een tekstkolom te wijzigen in het type “Lookup”, vandaar dat in bovenstaand voorbeeld de kolom “Opdrachtgever” is verwijderd).

Kolomtype “Look Up

Als “Lookup” is geselecteerd als het informatietype van een kolom, kan onder “Aanvullende kolominstelling” worden geselecteerd uit welke lijst de informatie komt (“Klantcontacten”) en welke kolom (bijv. “Volledige naam”) moet worden weergegeven.

Standaardwaarden

U kunt standaardwaarden voor kolommen definiëren, zodat wanneer u een nieuw record aanmaakt, de waarden al automatisch worden ingevuld. De beschikbare standaardwaarden variëren afhankelijk van het kolomtype. Een kolom van het type “Tekst” kan bijvoorbeeld een tekst als standaardwaarde hebben en een kolom van het type “Datum” kan een datumwaarde hebben die ook kan worden berekend.

In dit voorbeeld is de orderdatum gewoonlijk altijd de datum waarop de invoer wordt aangemaakt, de leveringsdatum is 14 dagen later.

In de instellingen van de kolom “Besteldatum” wordt de standaardwaarde via een keuzerondje ingesteld op “De datum van vandaag”.

Voor de kolom “Leveringsdatum” wordt bij “Berekende waarde” de formule =today+14 ingevoerd.

Als nu een nieuwe bestelling wordt aangemaakt, presenteert het invoermasker zich met de nieuwe kenmerken. De orderdatum en leveringsdatum zijn al ingevuld en de klant kan worden geselecteerd via een combo box.

Via de functie Notify van de lijst (te vinden in het menu Actions) is het mogelijk om de productieafdeling automatisch per mail op de hoogte te stellen van een nieuwe bestelling (de configuratie voor uitgaande mails in de centrale administratie is hiervoor noodzakelijk).

Kwestie van mening II

Voor de lijst “Bestellingen” kunnen ook nuttige nieuwe weergaven worden gemaakt. Denkbaar zijn bijvoorbeeld een kalenderweergave of een groepering van bestellingen volgens klanten.

Verdere configuratie-instellingen voor lijsten

We kunnen in dit artikel niet in detail ingaan op de andere configuratie-instellingen voor lijsten, maar het is zeker de moeite waard om even te kijken.

SharePoint-lijsten bieden bijvoorbeeld mogelijkheden voor versiebeheer en goedkeuring van items of voor het verzenden en ontvangen van e-mails (mailconfiguratie in het centraal beheer is een voorwaarde).

Bibliotheken

Een bibliotheek is eigenlijk een zwaar gepimpte lijst. Naast de gebruikelijke SharePoint-lijstfuncties – zoals het toevoegen van kolommen en weergaven – hebben bibliotheken andere functies, zoals het beheren van bestanden.

De WSS brengt vier soorten bibliotheken, waarvan de afbeeldingenbibliotheek en de documentenbibliotheek kort worden toegelicht.

Bibliotheken kunnen aan een website worden toegevoegd via “Website Actions”| “Create”.

De afbeeldingenbibliotheek

Zoals de naam al zegt, is deze bibliotheek het meest geschikt voor het beheer van afbeeldingsbestanden.

De “Microsoft Office Picture Manager” wordt geopend via het menu “Upload”|”Meerdere afbeeldingen uploaden”.

Via het menu Acties heb je onder andere de mogelijkheid om foto’s uit de bibliotheek te selecteren.

• geselecteerde foto’s te bewerken in een fotobewerkingsprogramma
• ze te downloaden naar de harde schijf in verschillende resoluties
• ze te versturen naar een Outlook e-mail of Office bestand.

Een bibliotheek is ook toegankelijk via WebDAV.

De documentbibliotheek

Voor de centrale opslag van bestanden komt SharePoint met de documentenbibliotheek. Een dergelijke bibliotheek met de naam “Gedeelde documenten” is al voorgedefinieerd op de teamwebsite.

In het screenshot zijn de verplichte kolom “Korte beschrijving” en een kolom “Klant” gekoppeld aan de contactenlijst al toegevoegd aan de bibliotheek. Bovendien zijn versiebeheer en goedkeuring van inhoud geactiveerd en is een bijbehorende weergave gegenereerd.

Via het uploadmenu kan een bestand worden opgeslagen in de SharePoint-bibliotheek. Als versiebeheer is geactiveerd, kan een optionele opmerking over de bestandsversie worden ingevoerd.

Goedkeuringen, inchecken en versiebeheer

Ter herinnering: versiebeheer en goedkeuring van inhoud zijn ingeschakeld in de bibliotheekinstellingen en er is een verplichte kolom toegevoegd.

Het volgende venster toont twee berichten met rode uitroeptekens.

De eerste melding stelt dat alle verplichte velden (“korte beschrijving”) moeten worden ingevuld voordat het bestand kan worden ingecheckt en dus gebruikt door alle geautoriseerde gebruikers. Uitgecheckte bestanden zijn in het lijstoverzicht te herkennen aan een kleine groene pijl op het pictogram.

De tweede melding betreft de inhoudsautorisatie die in de bibliotheekinstellingen is geactiveerd. Het bestand is alleen zichtbaar voor de maker (en voor gebruikers die toestemming hebben om content goed te keuren) – totdat het bestand is goedgekeurd.

Via het elementenmenu heeft men onder meer de mogelijkheid om elementen te selecteren

• elementen in en uit te checken
• goed/af te keuren
• elementen in oude versies te herstellen.

Dit zijn geen speciale functies van de bibliotheek, maar functies die in alle SharePoint-lijsten beschikbaar zijn.

Documentwerkruimte

Als laatste wil ik de document workspace noemen. Dit is een SharePoint-website die is ontworpen voor teamwerk aan Office-documenten (Word, PowerPoint, Excel).

Een documentwerkruimte kan worden aangemaakt vanuit het menu Site Actions of vanuit het itemmenu van een bestand in een documentenbibliotheek.Vanuit Office-programma’s is dit ook mogelijk. In PowerPoint, Excel en Word kan men de balk “Gedeelde werkruimte” oproepen (in het menu Extra in Office 2003) en een nieuwe documentwerkruimte aanmaken op de SharePoint-server.

Hierdoor wordt een kopie van het bestand op de server opgeslagen, het oorspronkelijke bestand wordt de werkruimte-kopie die aan de documentwerkruimte is gekoppeld.

De 6 tabbladen in de balk “Gedeelde werkruimte

• Status: Toont bijvoorbeeld of er een nieuwe versie van het document op de server staat en start eventueel wizards om de versies samen te voegen.
• Leden: Er kunnen leden worden toegevoegd, rechten worden beheerd, mails worden verstuurd en afspraken worden gemaakt.
• Taken: Taken kunnen worden toegevoegd en bewerkt.
• Documenten: Het toevoegen van bestanden aan de documentwerkruimte is mogelijk in dit tabblad.
• Hyperlinks
• Documentinformatie: Informatie over het document en de versiegeschiedenis worden weergegeven.

Via een link in de balk kan de website Document Workspace worden gestart. Alle gegevens (bestanden, taken, leden en hyperlinks) zijn zowel in Office als via de SharePoint-website beschikbaar.

Samenwerking

Bij het openen van de lokale kopie van een werkruimtebestand verschijnt automatisch een venster.

De knop “Download updates” vergelijkt de lokale versie met de versie op de server. Met de knop “Niet bijwerken” kan het bestand worden gescheiden van de werkruimte.

Als de kopieën vanwege versieconflicten niet automatisch kunnen worden vergeleken, start een assistent waarmee de kopieën kunnen worden samengevoegd, vergeleken of vervangen.

Werkruimte exemplaren zijn ideaal om met meerdere medewerkers aan een Office-document te werken. Andere medewerkers kunnen via het itemmenu “Verzenden naar”|”Kopie downloaden” een aan de werkruimte gekoppelde kopie opslaan, offline wijzigingen in het bestand aanbrengen en het later synchroniseren.

Conclusie

Deze korte presentatie moet slechts een eerste inzicht en overzicht geven van Windows SharePoint Services en pretendeert niet volledig te zijn. Naast vele boeken over het onderwerp Windows SharePoint Services biedt ook het internet een schat aan informatie, bijv.

• Sharepointcommunity.de
• MS-Technet over SharePoint Services