Thuiswerken in tijden van Corona. Sinds het begin van de pandemie trekken steeds meer mensen naar het thuiskantoor, maar thuis aan een bureau werken brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Zelfs in het slimste kantoor is niet alles digitaal en bijna niemand kan zonder printer en kopieerapparaat. Het kiezen van het juiste apparaat is echter niet altijd eenvoudig, omdat de eisen van een thuiskantoor heel anders zijn dan die van een bedrijf.
In dit artikel laten we u zien welke criteria belangrijk zijn voor een printer voor een thuiskantoor en waar u rekening mee moet houden voordat u tot aanschaf overgaat.
In een thuiskantoor hebben meestal maar één of twee mensen toegang tot de printer, dus de afdruksnelheid is minder belangrijk dan de functies. Dit hangt echter vooral af van uw individuele eisen.
De gebruikskosten worden berekend aan de hand van de initiële kosten van het apparaat en de printercartridges, het geschatte aantal pagina’s, de vereiste extra functies en de verwachte levensduur. In hoofdstuk 2 van dit artikel leest u hoe u de TCO voor uw apparaat kunt berekenen.
Volgens de wet moeten contracten worden afgedrukt in een documentbestendig (d.w.z. fraudebestendig) formaat. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk “Documentbestendig afdrukken”.
Inhoudsopgave
1. printers voor het thuiskantoor: tips voor de aanschaf
Allereerst bestaat er niet zoiets als DE printer voor het thuiskantoor. Welk model voor uw doeleinden het meest geschikt is, hangt in de eerste plaats af van uw individuele behoeften. Naast de kwaliteit en kwantiteit van uw afdrukken spelen ook de printkosten en de beschikbare ruimte een doorslaggevende rol bij de keuze van het apparaat.
1.1 Multifunctionele printer of één apparaat?
In plaats van drie of vier apparaten op of naast uw bureau te hebben staan, kunt u de functies van printers, scanners en dergelijke combineren in één ruimtebesparend multifunctioneel apparaat. U profiteert ook financieel, omdat u niet alleen minder elektriciteit verbruikt, maar ook geld bespaart op de aanschafkosten in vergelijking met de aanschaf van meerdere afzonderlijke apparaten.
Hier volgt een klein rekenvoorbeeld:
Als we ervan uitgaan dat een apparaat ca. 100 watt stroom nodig heeft en 10 uur per dag is ingeschakeld, resulteert dit in een verbruik van 1 kWh per dag. Met naar schatting 225 werkdagen is dat maar liefst 225 kWh. Een kilowattuur elektriciteit kost gemiddeld 25 cent, dus dat is ongeveer 56 euro aan elektriciteitskosten per jaar – voor EEN apparaat!
Wie naast de printer ook een scanner, een kopieerapparaat of een fax heeft, bespaart al snel veel geld. Dat alleen al maakt een multifunctioneel systeem de moeite waard. Heb je echter voor je werk geen kopieer- of faxfunctie nodig, dan is een multifunctional natuurlijk overbodig en kun je gewoon een “gewone” printer kopen.
1.1.1 Kunnen multifunctionele apparaten de afzonderlijke disciplines bijbenen?
In de sport hebben combinatoren de reputatie het nooit zo goed te kunnen doen als de veteranen in de afzonderlijke disciplines. En hoewel multifunctionele printers nu betrouwbaar alle functies uitvoeren, hebben ze ook enkele nadelen ten opzichte van individuele apparaten:
- Qua afdruk- en kopieersnelheid komen multifunctionele apparaten over het algemeen niet in de buurt van de prestaties van een stand-alone apparaat.
- Bij het kopiëren ligt de prijs per pagina aanzienlijk hoger dan bij een standaard kopieerapparaat vanwege de afdrukinstellingen.
- De faxfunctie van het multifunctionele apparaat blijft ook ’s nachts ingeschakeld, waardoor het stroomverbruik hoger is dan bij een gewone fax.
- Als het multifunctionele apparaat defect is, worden alle functies in één keer geblokkeerd.
- Onderhouds- en reparatiekosten (bijv. voor inktpatronen) zijn vaak hoger voor multifunctionele apparaten.
1.2 Beste printer voor thuis: laser- of inkjetprinter?
Een inkjetprinter kan volstaan voor het afdrukken van je vakantiefoto’s of een verjaardagskaart voor je neefje, maar voor zakelijk gebruik moet het altijd een laserprinter zijn. Deze zijn duurder in aanschaf, maar de afdrukkwaliteit en uitvoersnelheid zijn veel hoger omdat ze, in tegenstelling tot dot-matrix printers, niet in afzonderlijke regels maar in volledige pagina’s afdrukken. En ook wat de bedrijfskosten betreft heeft de laserprinter een streepje voor, omdat hij ongeveer vijf keer zoveel pagina’s kan afdrukken als een inkjetprinter voordat de toner moet worden bijgevuld.
1.3 Kleur of zwart-wit?
Het antwoord op de vraag of u in kleur moet afdrukken of dat zwart-wit volstaat, hangt af van uw zakelijke behoeften. Als u voornamelijk facturen, offertes of soortgelijke documenten afdrukt, volstaat zwart-wit meestal prima. Werkt u daarentegen met plannen, grafieken, schetsen en ontwerpen, dan bent u veel beter af met een kleurenprinter.
1.4 Documentgetrouw afdrukken
Notarissen, advocaten, overheden, opleidingsbedrijven en scholen zijn wettelijk verplicht bepaalde documenten documentgetrouw (d.w.z. onvervalsbaar) af te drukken. Het gaat bijvoorbeeld om contracten, akten of certificaten. Papier kan zeer lang worden gearchiveerd zonder zijn duurzaamheid te verliezen. Dit betekent echter niet dat elke afdruk automatisch documentbestendig is. Een documentbestendige afdruk mag onder geen beding kunnen worden gewijzigd en moet veegvast, niet-uitwisbaar, niet-verwijderbaar, lichtbestendig en waterbestendig zijn.
Goed om te weten: De documentvastheid heeft onder meer betrekking op de eigenschappen van het schrijfmedium (bijvoorbeeld biros, printer- of vulpeninkt) dat wordt gebruikt voor de uitvoering van documenten, certificaten of contracten, alsook op de gebruiksvoorwerpen waarin het wordt bewaard. De precieze voorwaarden zijn vastgelegd in de ISO-norm 12757-2.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, printen laserprinters ook niet altijd document-proof. De afdrukken van zwart-wit laserprinters zijn echter veel bestendiger en duurzamer dan die van inkjetprinters (en zelfs kleurenlasers). Bovendien is zwarte toner zeer goed bestand tegen licht en vocht, direct veegvast en kan niet zomaar worden uitgewist of verwijderd.
Naast de cartridge en het gebruikte printerpapier is een document-proof afdruk natuurlijk ook modelafhankelijk. Voor “echte” document-proof afdrukken heeft u een printer nodig die een “certificaat voor document-proof afdrukken” (“DONot-certificaat”) heeft gekregen. Of uw model dat heeft, kunt u rechtstreeks bij de fabrikant of op de website Druckerpunkt.de nagaan.
1.5 Printers voor thuisgebruik: praktische extra functies
Veel nieuwere printermodellen hebben ook een aantal praktische extra functies die uw dagelijks werk kunnen vergemakkelijken. Deze omvatten bijvoorbeeld
- WLAN / Bluetooth om foto’s en documenten rechtstreeks van uw smartphone of tablet naar de printer over te brengen zonder een bekabeld netwerk.
- Als de printer toch in de buurt van de router staat, is een LAN-verbinding niet te versmaden. De verbinding via de kabel is niet alleen stabieler, maar de overdracht van grote documenten gaat ook veel sneller.
- Een touchscreen vereenvoudigt de bediening van de printer en vervangt andere invoerapparaten zoals een muis of toetsenbord.
- Met een kaartlezer kunnen documenten worden afgedrukt zonder omleiding via de PC (bijvoorbeeld foto’s van de digitale camera). Een display is in dit verband ook praktisch, zodat u de foto’s vóór het afdrukken nog eens kunt bekijken.
Wat zijn de gebruikskosten van een printer?
Printers en multifunctionele apparaten kunnen worden gekocht voor minder dan 50 euro, maar in dit geval betekent goedkoop niet tegelijkertijd goedkoop. Als u bespaart op de prijs van het apparaat, betaalt u later meestal veel meer voor de afdrukkosten. De prijs is slechts een van de vele factoren waarmee u rekening moet houden bij de aanschaf van een printer voor uw thuiskantoor.
De totale eigendomskosten (TCO) omvatten ook de kosten van toner of inkt, de verwachte levensduur en mogelijke uitvaltijd. Voordat u zich naar de dichtstbijzijnde elektronicawinkel haast, moet u daarom eerst bedenken hoe u de printer wilt gebruiken:
- Hoeveel pagina’s denkt u er per maand mee af te drukken?
- Hoeveel daarvan zijn in kleur?
- Welke extra functies hebt u nodig? (bv. A3 afdrukken, afdrukken op enveloppen)
- Hoe lang denkt u de machine te gebruiken?
Op basis van de antwoorden op deze vragen kunt u nu een lijst maken van printers die aan uw eisen voldoen. De volgende stap is het bepalen van de totale eigendomskosten, die naast bovenstaande informatie vier variabelen omvatten:
- Aankoopprijs van de printer
- Capaciteit van de startercartridge (toner of inkt)
- Prijs en capaciteit van vervangende cartridges
- Aankoop of leasing
2.1 Printers voor thuiskantoren: hoe berekent u de TCO?
Vergelijking van printkosten: De eenvoudigste manier om de TCO te berekenen is met een Excel-spreadsheet of een staafdiagram – maar een rekenmachine, potlood en papier volstaan in geval van twijfel.
De eenvoudigste manier om de TCO te berekenen is met een Excel-spreadsheet. Voer alle gegevens in en maak vervolgens een staafdiagram waarin u de relatieve kosten van elk apparaat in kwestie invoert. Maar u kunt uw doel ook in een paar stappen bereiken met pen, papier en een rekenmachine:
- Vermenigvuldig het aantal pagina’s dat u per maand afdrukt met het aantal maanden dat u het apparaat in gebruik denkt te hebben. U moet deze berekening twee keer uitvoeren: Eén keer voor het totale aantal pagina’s en nog een keer voor de in kleur afgedrukte pagina’s.
Als u 40 procent van de pagina’s in kleur afdrukt, ziet een voorbeeldberekening er als volgt uit:
1250 pagina's per maand x 36 maanden = 45.000 pagina's
500 kleurenpagina's per maand x 36 maanden = 18.000 pagina's
- Trek nu het aantal pagina’s dat u met de startercartridge kunt afdrukken af van het totale aantal pagina’s. Met 3.000 pagina’s krijgt u in ons voorbeeld het volgende resultaat:
45.000 pagina's totaal - 3000 pagina's met startcartridge = 42.000 pagina's totaal‘s
18.000 kleurenpagina's - 3000 pagina's met startcartridge = 15.000 kleurenpagina
- Deel vervolgens het totaal aantal (resterende) pagina’s door de capaciteit van de vervangende cartridge. In ons voorbeeld is dit 5000 pagina’s:
42.000 pagina's totaal : 5000 = 6,8
Aangezien u geen “gedeeltelijke” cartridges kunt kopen, wordt de waarde naar boven afgerond op zeven (cartridges). Bij de berekening van de benodigde kleurencartridges moeten we rekening houden met de drie verschillende toners (geel, cyaan en magenta):
15.000 kleurenpagina's : 5000 = 3,0
3 x 3 = 9 cartridges
- Nu kunnen we berekenen hoeveel cartridges de printer tijdens zijn levensduur nodig zal hebben. In ons voorbeeld gaan we uit van de gemiddelde prijzen voor een standaardprinter uit de elektronicamarkt:
Zwarte cartridges: 7 x €50 = €350
Kleurencartridges: 9 x €75 = €840
Totale kosten van cartridges: €1190
Speel op veilig met uitgebreide garantie
- Een standaardprinter uit de elektronicawinkel heeft twee jaar fabrieksgarantie. In de meeste gevallen wordt hij echter minstens een jaar langer gebruikt. Met een garantie-uitbreiding kunt u ervoor zorgen dat ook het extra jaar gedekt is. In ons voorbeeld kost dat 30 euro (per jaar).
- In de laatste stap tellen we alle kosten bij elkaar op:
Aankoopprijs van de printer 275 €
Cartridges (zwart & kleur) 1190 €
Verlengde garantie 30 €
---------------------------------------
Totale gebruikskosten 1495 €.
Goed om te weten: De werkgever is contractueel verplicht de nodige apparatuur voor de uitvoering van het werk ter beschikking te stellen (bv. pc, laptop, scherm, toetsenbord, muis, bureau en ook printer en cartridges). Dit geldt ook voor het kantoor aan huis.
3 Onze aanbevelingen: De beste printers en multifunctionele apparaten voor het thuiskantoor
|
HP OfficeJet 6950 All-in-One printer
Link naar de website van de fabrikant |
Krachtige inkjetprinter met een groot aantal functies. Werkt snel en efficiënt als scanner, printer en kopieerapparaat en heeft Wi-Fi-connectiviteit. |
|
|
Brother MFC-J5730DW
Link naar de pagina van de fabrikant |
4-in-1 multifunctional met zakelijke inkt voor hoge eisen. Maakt het mogelijk om meerdere gebruikers te verbinden via LAN, WLAN of smartphone app en kan ook A3 printen. |
|
|
Canon Pixma TR8550
Link naar de website van de fabrikant |
Snelle, betaalbare kleureninkjet met veel aansluitmogelijkheden (waaronder een WLAN-verbinding), SD-kaartsleuf en touchscreen. |
|
|
Epson WorkForce Pro WF-C5710DWF 4-in-1 Link naar de website van de fabrikant |
Snelle inkjetprinter met wifi en ethernet. Hoge inktdekking tot 5.000 pagina’s in vier afzonderlijke cartridges. Duplexfunctie voor dubbelzijdig printen, scannen, kopiëren en faxen. |
Meer multifunctionele printers voor het thuiskantoor vindt u in de printervergelijking van ons partnerportaal Vergleich.org en in de grote printertest van Stiftung Warentest.
Tip: Als alternatief voor het kopen van een printer kunt u ook een “all-inclusive” printer huren. In dat geval betaalt u een vast maandbedrag waarin niet alleen het apparaat, maar ook alle benodigde inkt of toner en service (bijvoorbeeld bij storingen) zijn inbegrepen. Sommige aanbieders rekenen dit ook in de vorm van een “huurkoopbasis” of leasing. Dit betekent dat u, afhankelijk van het termijnbedrag, aan het eind van de looptijd eigenaar bent van het apparaat of het tegen een gereduceerde prijs kunt kopen.