In dit land is de boekhouding complexer dan in bijna elk ander land ter wereld. Ongeacht of het gaat om een eenmanszaak of een grote onderneming, bijna elk bedrijf heeft het probleem dat het bijna verdrinkt in papierwerk en veel middelen verspilt door het verlies aan efficiëntie. Soms is echter ten minste een deel van de overvolle administratie en papierwerk een zelf veroorzaakt probleem. Met de volgende vijf tips kan de bureaucratie in bedrijven aanzienlijk worden verminderd.

Bureaucratie kost bedrijven tijd en geld

Bureaucratie is in elk bedrijf zo omvangrijk dat het veel tijd kost en daardoor hoge kosten veroorzaakt. Dit geldt vooral voor:

• Salarisadministratie
• Boekhouding
• Inkomsten- en uitgavenadministratie
• Belasting over de toegevoegde waarde
• Orderverwerking
• Beheer van goederen

Freelancers moeten bijna de helft van hun werktijd inplannen voor papierwerk, zodat de rest van de winst in de resterende vier tot vijf uur per dag moet worden gemaakt. Kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) kunnen zich ook vaak geen specialisten voor het bedrijf veroorloven, zodat zij de boekhouding voor veel geld moeten uitbesteden. Grotere bedrijven en ondernemingen investeren grote sommen geld in advocaten, belastingadviseurs, accountants en financiële deskundigen om fouten te voorkomen die hun hele bestaan in gevaar brengen.

Een goed functionerende boekhouding is de basis voor het economische succes van een onderneming. Als deze basis niet goed is, kan de bedrijfsorganisatie wankelen. Klanten en medewerkers worden steeds ontevredener, processen zijn niet rendabel en het magazijn blijft leeg. Dit zijn echter slechts enkele van de problemen die het gevolg kunnen zijn van ongebreidelde bureaucratie en de daaruit voortvloeiende verkeerde boekhouding. De volgende vijf tips kunnen helpen om de administratieve overhead te verminderen en u weer te concentreren op de essentie.

Tip 1: Doe de boekhouding met software

Gelukkig zijn er steeds meer mogelijkheden voor bedrijven om in ieder geval een groot deel van hun boekhouding op de computer te doen. Hiervoor bestaan complete oplossingen waarmee processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd kunnen worden. Hierdoor worden ze tot een groot geheel verenigd, zodat middelen efficiënter kunnen worden gebruikt en dus kosten kunnen worden bespaard. Een voorbeeld van dergelijke programma’s zijn de complete commerciële oplossingen van Lexware, die beschikbaar zijn voor bedrijven van allerlei aard. Wie voor een dergelijke oplossing kiest, heeft een constant overzicht van alle bedrijfscijfers en kan met één muisklik alle gegevens en bonnen inzien. Dat verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de transparantie.

Tip 2: Weg met papier

Bedrijven die hun boekhouding doen met een volledige commerciële oplossing, verminderen automatisch het papierverbruik. Toch zijn er andere manieren om dichter bij de droom van een papierloos kantoor te komen. Zo zijn er gebruiksvriendelijke programma’s voor bestelprocessen en vakantielijsten die helpen om gegevens vast te leggen, te archiveren of te delen zonder dat er papier nodig is. In plaats daarvan maken ze de informatie beschikbaar in de cloud. Een voorbeeld zijn elektronische facturen: hoewel facturen gemakkelijk en legaal veilig kunnen worden uitgeschreven met commerciële oplossingen, sturen veel bedrijven de facturen die ze maken nog steeds per post. Volgens een studie van Deutsche Bank Research besparen elektronische facturen gemiddeld 11,60 euro. Vooral bedrijven die maandelijks enkele honderden facturen per post versturen, verspillen veel geld.

Tip 3: Vervang e-mails door slanke samenwerkingsplatforms

In de communicatie met zakenpartners en andere bedrijven zullen e-mails ook in de toekomst onvervangbaar blijven. De meeste e-mails die dagelijks in uw eigen inbox belanden, zijn echter afkomstig van interne medewerkers. Vroeger wisselden collega’s informatie uit bij de koffieautomaat, tegenwoordig is een e-mail snel geschreven. Deze vorm van communicatie verhoogt echter de inspanning, terwijl het voordeel lager is. Bedrijven zouden daarom gebruik moeten maken van lean collaboration platforms die vergelijkbaar werken met WhatsApp of Facebook. Teams kunnen deze gebruiken om direct en zonder complicaties informatie uit te wisselen. Het is ook mogelijk om groepen te definiëren op basis van de focus van het onderwerp of de afdeling, zodat een gerichte uitwisseling mogelijk is. Dit zorgt er ook voor dat alle wetenswaardige informatie op één plek wordt verzameld, wat de duidelijkheid vergroot en tijd bespaart.

Tip 4: Creëer meer mobiliteit

Veel medewerkers willen graag meer mobiliteit in hun dagelijkse werk. Een voorbeeld hiervan zijn buitendienstmedewerkers die graag onderweg via een tablet of smartphone bij hun bureau willen kunnen. Steeds meer werknemers vinden tijd- en plaatsonafhankelijk werken, ook wel mobile computing genoemd, verrijkend en geloven dat het de werkefficiëntie verhoogt. Bedrijven moeten daarom de nodige voorwaarden hiervoor scheppen door processen en gegevens te digitaliseren en beschikbaar te stellen in de cloud. Voor veel onderdelen van het dagelijks werk zijn er inmiddels mobiele apps die gemakkelijk te gebruiken zijn, zoals voor het aanvragen van verlof of voor de boekhouding van reiskosten. Dit kan ook de bureaucratie in het bedrijf aanzienlijk verminderen.

Tip 5: Bestrijd het silo-denken

“Mijn project, mijn kennis, mijn afdeling” – Deze vorm van silo-denken komt bij veel werknemers nog veel voor. De bovengenoemde tips voor digitalisering en procesreorganisatie kunnen echter helpen om dit silodenken te bestrijden, omdat de software zich niet laat tegenhouden door kennis- en afdelingsgrenzen. In plaats daarvan worden nieuwe structuren gecreëerd die gericht zijn op reële operationele behoeften. In een bedrijf dat bijvoorbeeld een online winkel runt, worden de IT-afdeling, de productie, het goederenbeheer en de boekhouding gedwongen samen te werken omdat ze allemaal met dezelfde gegevens werken.