Er zijn veel taken in een vereniging, het is belangrijk om alle leden te informeren over vernieuwingen en om evenementen te plannen. Public relations is een ander aspect, en daarvoor worden vaak sociale netwerken zoals Facebook gebruikt. Het scala aan functies is tot op zekere hoogte voldoende, maar blijkt vaak onvoldoende voor verenigingen.

Waarom Facebook hier beperkt is voor verenigingen

In elke vereniging is er een bepaalde hiërarchie, van de oprichter/leider tot het bestuur tot de gewone leden. Individuele functies als penningmeester of accountant komen daar nog bij. Ze allemaal verenigen op Facebook is relatief eenvoudig – via groeps-chat of binnen een geheime groep. Dus waarom een speciale verenigingssoftware gebruiken?

Ten eerste wordt de informatie bewaard door Facebook en is daar min of meer veilig (zie privacybeleid). Binnen een groep of chat kunnen alle leden worden verzameld, maar bepaalde informatie is niet voor iedereen van belang. De afzonderlijke verantwoordelijkheidsgebieden mogen ook alleen gecommuniceerd worden met de verantwoordelijke personen. Het volgende gebied behandelt het prikbord op Facebook. Een leuke functie, maar hier kan iedereen meelezen en worden totaal verschillende berichten gedeeld. Zo gaat de focus verloren.

Onze tip: Maak een verenigingspagina aan op Facebook om in het openbaar aanwezig te zijn en misschien op deze manier nieuwe leden te winnen. Beheer het wel met een geschikte verenigingssoftware.

Oplossing aan de hand van het voorbeeld van Bileico

De organisatie via een speciale verenigingssoftware heeft verschillende voordelen. Vooral de gegevensbescherming blijft behouden. Informatie bereikt echt alleen de leden voor wie ze bestemd is, en dat gebeurt op een apart platform zonder publieke toegang. Bileico is zo’n verenigingssoftware en stelt het bestuur en de leden in staat om effectief en zeer gericht te communiceren.

• De vereniging professioneel organiseren
• Uitwisseling via beveiligde datakanalen zonder publieke toegang
• Snelle en directe communicatie via berichten, chat en prikbord

Bileico genereert een intern sociaal netwerk voor elke vereniging, met een reeks functies die vergelijkbaar zijn met die van een groot professioneel bedrijf. Wie hier het prikbord gebruikt kan er zeker van zijn dat deze informatie alleen voor leden bestemd is. Het bestuur kan bepalen wie een bericht in een circulaire e-mail ontvangt en wie niet. De chat is dan geschikt voor directe en snelle communicatie met leden die op dat moment online zijn. Veilig, snel en effectief met de verenigingssoftware van Bileico.

Deze verenigingssoftware vervult precies zijn doel zonder de individuele gebruiker te overbelasten. De focus ligt op het essentiële, een veilige en overzichtelijke uitwisseling van informatie.

Bileico is gratis

Momenteel is de verenigingssoftware nog in ontwikkeling, maar hij staat al open voor leden. Het bestuur genereert het besloten netwerk en nodigt alle leden van de vereniging uit om lid te worden. Naam, contactgegevens, verjaardag en lidmaatschapsstatus worden ingevoerd en opgeslagen in een database. Belangrijke formulieren en sjablonen kunnen vervolgens in het virtuele kantoor worden opgeslagen om te worden afgedrukt. Er zullen nog meer uitbreidingen volgen en ondertussen reageert het ontwikkelingsteam op de feedback van de verenigingen tot nu toe. En het mooiste aan het eind: de verenigingssoftware Bileico is in de huidige opstartfase gratis!