Zelfstandigen en ondernemers weten maar al te goed hoe tijdrovend een correcte boekhouding kan en is. Deze kantoorwerkzaamheden kosten niet alleen tijd, maar ook zenuwen. Als de belastingdienst aanklopt, moet en mag alles kloppen. Moderne kantoorsoftware helpt zelfstandigen en bedrijven hierbij.

Boekhouding, facturen, offertes en nog veel meer

Een kernaspect van de boekhouding is het opstellen van facturen. Naast het adres, de beschrijving van de geleverde artikelen of de verrichte dienst en de hoeveelheid details, horen op elke factuur de individuele prijzen voor elk product/dienst en de totale prijs inclusief BTW thuis.

Aan het einde van een werkdag of project moeten zelfstandigen en ondernemingen beschikken over een overzicht van de verrichte diensten en, na voltooiing van de opdracht, een overzicht van de kosten voor het opstellen van een factuur. Dit is onder meer essentieel voor de belastingaangifte. Bovendien moeten diverse bonnen en kopieën bij de belastingaangifte worden gevoegd.

Moderne facturatieprogramma’s vergemakkelijken de boekhouding

Terwijl vroeger alle documenten nauwgezet moesten worden bijgehouden en gesorteerd, is boekhouden tegenwoordig veel eenvoudiger dankzij moderne computerprogramma’s. Er bestaat speciale software voor de klassieke boekhouding, voor order- en inkoopbeheer en hulpmiddelen voor de loonadministratie. Wat tot nu toe ontbrak: een programma met alle belangrijke functies voor bedrijfs- en klantenbeheer: Facturen schrijven, documenten- en klantenbeheer en het organiseren van voorraden.

Moderne kantoorsoftware als alternatief

Online kantoorsoftwareprogramma’s zoals sevDesk, dat zelfs in een gratis versie kan worden gebruikt, hebben zich ten doel gesteld dit gat te dichten. Het cloud-based online factuurprogramma van de genoemde voorbeeldsoftware is vooral ontwikkeld voor zelfstandigen, bedrijfsoprichters en het midden- en kleinbedrijf (MKB). Bij het aanmaken van een factuur worden het adres van de klant en de artikelomschrijvingen automatisch uit de stamgegevens gefilterd. Bovendien vult het factuurprogramma automatisch de verplichte wettelijke informatie in.

Gebruikers van sevDesk hebben verschillende mogelijkheden om een factuur of offerte te versturen. Ten eerste kan een factuur online via het programma zelf worden verstuurd. De e-mails worden dan in PDF formaat aangemaakt en als bijlage verstuurd. Ten tweede: Via de in het programma geïntegreerde postinterface wordt de verzending per post online afgehandeld. Tijd en kosten voor printen, enveloppen en frankeren en het bezoeken van het postkantoor of het zoeken naar een brievenbus vallen weg. Als u het postproces zelf wilt verzorgen, kunt u – optie nummer drie – de factuur opslaan als PDF-document, deze afdrukken en alle andere stappen tot aan de persoonlijke verzending zelf verzorgen.

Verdere functies:

• Het aanmaken en beheren van meerdere kostenplaatsen met behulp van de functie “kasboek”.
• Met behulp van de functie “Voorraadbeheer” geeft sevDesk een overzicht van de voorraadniveaus.
• Maak een verkoopprognose door alle offertes en zakelijke bestellingen te evalueren.
• Mobiel werken is mogelijk dankzij een app voor smartphones.
• Archivering van e-mails en andere belangrijke zakelijke transacties.

Kansen en risico’s van cloud computing

In tijden van toenemende cybercriminaliteit hebben klanten vaak bedenkingen bij het online opslaan van hun soms gevoelige gegevens in een cloud. Zogenaamde cloud computing heeft twee belangrijke voordelen voor bedrijven: Enerzijds besparen ze kosten omdat de investeringen voor hardware en software worden beperkt, anderzijds kunnen ze efficiënter werken omdat gebruikers overal toegang hebben tot hun opgeslagen gegevens en IT-middelen.

Ondanks stijgende gebruikersaantallen zijn nog meer potentiële cloudgebruikers onzeker en sceptisch vanwege de aanhoudende discussies over spionagemaatregelen door staatsinlichtingendiensten en de toename van industriële spionage, zo blijkt uit een studie van KPMG. De Cloud Monitor 2014 is opgesteld door Bitkom Research GmbH in opdracht van het accountantsbedrijf KPMG, deze studie is jaarlijks opgesteld in de periode van 2011 tot 2014. Het onderzoekt de huidige status en het gebruik van cloud computing in de tijd om ontwikkelingen in verschillende industrieën en bedrijfsgroottes te laten zien.

Enkele resultaten van de huidige KMPG-studie op een rij:

• 40 procent van de onderzochte bedrijven gebruikt cloud computing, nog eens 29 procent is van plan het te gaan gebruiken en heeft het op zijn minst besproken in de executive suite.
• De overgrote meerderheid van zowel private (83 procent) als publieke cloudgebruikers (67 procent) omschrijft hun ervaringen tot nu toe als positief.
• Tegelijkertijd beschouwt 74% van de bedrijven cybercriminaliteit door particulieren, bedrijven of inlichtingendiensten als een reëel gevaar.
• 49 procent van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat de NSA-affaire hun houding ten opzichte van public cloud computing negatief heeft beïnvloed. Voor de private cloud is dit cijfer even hoog.
• 51% heeft consequenties getrokken uit de inlichtingensurveillance.
• Volgens dit onderzoek juicht 25 procent een nationale cloud toe, ook al zou dit extra kosten met zich meebrengen.