Ongeacht of u werknemer, freelancer of ondernemer bent: een nauwkeurige registratie van de gewerkte uren is essentieel voor het beroepsleven, omdat deze dient als berekeningsgrondslag voor de beloning. Terwijl werkuren vroeger met een prikklok of pen en papier moesten worden geregistreerd, wordt deze taak nu vervuld door gratis tijdregistratieprogramma’s, die vaak nog een aantal andere praktische functies hebben. Dit vereenvoudigt niet alleen de bureaucratie, maar verbetert ook de transparantie. In dit artikel presenteren wij de beste hulpmiddelen voor het documenteren van de werktijd.
Voor een wettelijke documentatie moet de werkgever het begin, het einde en de duur van de dagelijkse arbeidstijd van zijn werknemers registreren. Pauzetijden maken geen deel uit van de arbeidstijd en moeten dienovereenkomstig worden afgetrokken. Volgens de Arbeidstijdenwet (ArbZG) is er geen specifiek formulier voorgeschreven voor de tijdregistratie. Uit de registratie moet alleen de tijd blijken die de maximumgrens van acht uur per dag niet overschrijdt.
In dit artikel laten we u kennismaken met verschillende tijdregistratieprogramma’s die zowel op de desktop als op mobiele apparaten kunnen worden gebruikt. En het goede oude Excel-sheet is nog lang niet verouderd. Op internet vindt u talloze sjablonen en voorbeelden om een eenvoudig tijdregistratiesysteem te creëren dat, in tegenstelling tot een commercieel hulpmiddel, ook naar wens kan worden uitgebreid en aangepast.
Naast de eigenlijke tijdregistratie, die online of offline kan gebeuren, moet een goede tijdregistratietool ook geavanceerde functies bieden, zoals het automatisch genereren van rapporten en facturen, kalenderintegratie of het exporteren van gegevens.
Inhoudsopgave
1. gratis tijdregistratie: De 3 beste programma’s in één oogopslag
1.1 Toggl Track
Toggl Track is een cloud-gebaseerd tijdregistratieprogramma voor grote en kleine teams. De tool maakt eenvoudige en flexibele tracking van werkuren mogelijk en genereert automatisch informatie over hoeveel tijd aan een taak of project is besteed. Op basis hiervan kunnen rapporten en tijdsbestedingsgrafieken worden gegenereerd en tijdlogs kunnen ook worden geëxporteerd als Excel-spreadsheets of desgewenst per e-mail worden verzonden. Door integratie met kalenderapplicaties kunt u komende gebeurtenissen direct omzetten in tijdregistraties.
Voor meer transparantie maakt Toggl Track het ook mogelijk om openbare rapportlinks te delen met de klant. De software is al ontworpen voor de nieuwste juridische explicaties en is daarom ook goed geschikt voor freelancers. Managers kunnen gebruik maken van de Toggl Plan module, die een visueel overzicht geeft van alle bedrijfsprocessen, deadlines en taakvoortgang op een uniforme interface. Dankzij de synchronisatiefunctie kunnen gegevens ook in realtime worden bijgewerkt op verschillende apparaten.
Toogle Track is beschikbaar als desktop programma voor Windows, Linux en Mac, als online versie en als app voor iOS en Android, en kan ook geïntegreerd worden in facturatie- en PM tools van derden (bv. Jira, Basecamp of Trello) via API.
1.2 Clockify Tijdregistratie
Met Clockify Time Tracker kunt u de werkroosters, rapporten, projectafrondingen en factureerbare uren en overuren van uw medewerkers bijhouden. U kunt zelf bepalen of de uren automatisch of handmatig gelogd moeten worden. De logs kunnen worden toegewezen aan relevante klanten en projecten. Daarnaast kunnen wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse rapporten worden gegenereerd. Omdat Clockify een onbeperkte teamgrootte ondersteunt, kunt u zoveel gebruikers toevoegen als u wilt.
Dankzij de project- en teambeheerfuncties kunt u ook taken en tijdschattingen maken en de profielen van de leden beheren. Voor een beter overzicht kunnen uw projecten ook worden getagd en desgewenst zelfs grafisch worden weergegeven. Gegevens exporteren en delen is ook mogelijk. De tool is geschikt voor kleine tot middelgrote ondernemingen, freelancers en consultants, maar kan ook worden gebruikt op universiteiten en scholen, in de horeca of in de handel.
De inzet van de gratis tijdregistratie kan zowel cloud-based, on-premise of als SaaS (Software as a Service) . Clockify is beschikbaar voor Windows, Mac, Linux en Chromebook, evenals een mobiele versie voor iOS en Android. Een gratis account bij de fabrikant is vereist voor gebruik, maar als alternatief kunt u ook inloggen met uw Google-account.
1.3 Hubstaff
Hubstaff is een eenvoudig tijdregistratiesysteem voor kleine tot middelgrote bedrijven, freelancers en consultants. Het invoeren van werkuren gebeurt via een intuïtief prikkloksysteem. De tool biedt functies zoals activiteitenbewaking, geavanceerde rapporten, real-time tracking, de optie van automatische facturering en GPS-tracking die tijden documenteert met behulp van mobiele vastlegging. Het bijhouden van tijden kan zowel online als offline gebeuren.
Met behulp van de geïntegreerde GPS-trackingfunctie kunnen tijden onderweg in Hubstaff worden vastgelegd en gedocumenteerd. Dit biedt opdrachtgevers en toezichthouders een bijzonder uitgebreide en transparante documentatie van de werktijden.
Hubstaff is dus een optimale oplossing voor opdrachtgevers of toezichthouders die een zo volledig en transparant mogelijke documentatie van de werktijd wensen. Bovendien stelt Hubstaff het teammanagement in staat om klantenfacturen te sturen en medewerkers te betalen op basis van hun werkuren en met aanpasbare vergoedingspercentages.
Goed om te weten: sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie in mei 2019 zijn bedrijven verplicht om de werktijden van hun werknemers te documenteren. Dit om werknemers te beschermen en te voldoen aan wettelijke normen.
Hubstaff is beschikbaar voor Windows, Mac, Linux en als mobiele app voor iOS en Android en kan worden geïntegreerd met meer dan 30 tools van derden (bijvoorbeeld Trello, Asana, Basecamp, GitHub of PayPal). Om het te gebruiken heb je een gratis Hubstaff-account nodig, waaronder een willekeurig aantal teams en projecten kan worden beheerd. U hebt ook de mogelijkheid om verschillende machtigingen en instellingen toe te wijzen aan uw medewerkers.
De software is gratis voor één gebruiker, upgrades kosten 7 USD per maand. Momenteel is het programma echter alleen in het Engels beschikbaar.
2. gratis tijdregistratie: Werkuren documenteren met Excel
Een van de populairste methoden voor de registratie van privé- of professionele werkuren is nog steeds het goede oude Excel-blad. Op het internet vindt u talrijke gratis instructies en voorbeeldsjablonen voor het opzetten van een individueel gratis tijdregistratiesysteem . Hiermee kunt u automatisch uw werktijden bepalen en zelfs met één druk op de knop facturen en rapporten maken.
De patronen kunnen zo vaak worden hergebruikt als u wilt en kunnen vrijwel onbeperkt worden uitgebreid en aangepast. In tegenstelling tot de hierboven genoemde tijdregistratietools kunnen Excel-sjablonen echter alleen met veel moeite of helemaal niet worden geïntegreerd in software van derden, waardoor deze oplossing vooral geschikt is voor freelancers en consultants en voor kleinere teams.