Digitale boekhouding stelt bedrijven in staat hun boekhouding efficiënter te organiseren en bergen dossiers te vermijden. De extra inspanning van het scannen van de bonnen wordt gecompenseerd door de betere beschikbaarheid en de besparing op printkosten.

Toch zijn er enkele risico’s en kosten waarmee u rekening moet houden bij het digitaliseren van de boekhouding. In onze gids geven wij u belangrijke beslissingscriteria die u kunt gebruiken om af te wegen wanneer de omschakeling voor een onderneming de moeite waard is.

1. de voordelen van digitale boekhouding

1.1 Digitale boekhouding bespaart ruimte en middelen

Digitalisering van de boekhouding heeft vele voordelen, waarvan de meest voor de hand liggende zeker is dat de bonnen niet langer op papier hoeven te worden bewaard. Door de wettelijke bewaartermijnen, die meestal 10 jaar bedragen, kunnen enorme bergen dossiers ontstaan, die niet alleen te allen tijde beschikbaar moeten zijn, maar ook goed gestructureerd moeten zijn, zodat de bedrijfsactiviteiten jaren na de feitelijke boeking kunnen worden getraceerd.

Elektronisch boekhouden maakt het veel gemakkelijker om overzicht te houden, maar ook hier moet een duidelijke structuur worden aangehouden, die meestal door uw boekhoudprogramma wordt geboden. Uiteraard geldt ook voor digitaal boekhouden een bewaarplicht. U voldoet aan deze verplichting door de bonnetjes in te scannen en in te voeren in het boekhoudsysteem. Door digitale archivering kunt u de papieren documenten achteraf vernietigen.

Het papierloze kantoor heeft ook als voordeel dat u geen facturen e.d. meer hoeft uit te printen die u al elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail, bereiken. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar is ook milieuvriendelijk en bespaart middelen. Als u echter nog steeds de behoefte voelt om jaarrekeningen of bepaalde balansen op papier te bekijken, kunt u deze zonder problemen afdrukken.

1.2 Het papierloze kantoor vergemakkelijkt de analyse van de ontwikkeling van het bedrijf

Het feit dat alle bewegingen van geld en goederen in een digitaal boekhoudsysteem worden ingevoerd, vergemakkelijkt de analyse van de bedrijfscijfers. In de praktijk betekent dit dat u met één klik rekeningsaldi kunt bekijken en dat deze automatisch worden bijgewerkt. Schema’s en tabellen hoeven niet meer handmatig te worden bewerkt, maar kunnen worden aangemaakt op basis van de digitale boekhoudgegevens.

1.3 Automatisch vullen versnelt de boekhouding

Zodra een eenmanszaak een bepaalde omzet- of overschotgrens overschrijdt of de onderneming onder een van de gangbare rechtsvormen valt (GmbH, AG, KG enz.), is een dubbele boekhouding verplicht. Geschikte boekhoudsoftware kan niet alleen de toewijzing aan rekeningen vergemakkelijken, maar ook onmiddellijk boekingen overbrengen naar alle relevante rekeningen. Concreet betekent dit dat u bedrijfsactiviteiten alleen chronologisch hoeft in te voeren. Zodra u het kadaster of het journaal hebt aangemaakt, worden de boekingen automatisch naar alle betrokken rekeningen overgeboekt. Met digitaal boekhouden kan de handmatige aanvulling van grootboeken en subgrootboeken dus grotendeels achterwege blijven. De extra inspanning van het scannen van de documenten wordt hier dus uiterlijk gecompenseerd.

Ook bij digitaal boekhouden moet aandacht worden besteed aan een goede boekhouding (GoBD). Latere wijzigingen in de boekhouding zijn om redenen van controleerbaarheid uitgesloten. Daarom kunnen fouten ook hier alleen door middel van correctieboekingen worden verrekend.

Digitaal boekhouden heeft ook het voordeel dat u heel gemakkelijk automatische facturering kunt invoeren, zodat handmatige boeking niet meer nodig is. Als een vordering niet op tijd wordt betaald, kunnen veel programma’s ook automatisch herinneringen aanmaken.

Door de koppeling van het boekhoudprogramma en de bankrekening kunnen ook regelmatige betalingen zoals huur en personeelskosten probleemloos worden geboekt. Hetzelfde geldt uiteraard voor inkomende betalingen, die duidelijk kunnen worden toegewezen.

1.4 Online boekhouden is overal toegankelijk

Afhankelijk van de software die u kiest, is de vraag of u de gegevens op één computer opslaat of in een centrale cloud. De cloud heeft als voordeel dat de gegevens overal toegankelijk zijn. Dit maakt het gemakkelijk voor verschillende locaties van een bedrijf om samen te werken met betrekking tot de boekhouding en voor werknemers met toegangsrechten om de gegevens te bekijken en uit te breiden, zelfs in het thuiskantoor. Bovendien vereisen veel online boekhoudsystemen geen software-installatie, maar zijn ze toegankelijk via de browser.

Bij online boekhouden moet u echter altijd rekening houden met gegevensbescherming. Als u geen eigen server hebt en externe bedrijven met de opslag belast (meestal het bedrijf van het boekhoudprogramma), moet u hun betrouwbaarheid controleren en, indien mogelijk, letten op binnenlandse serverlocaties. Om uzelf te beschermen tegen buitenlandse toegang en hackers, moet u ook veilige wachtwoorden kiezen die regelmatig worden gewijzigd.

Hackers kunnen vertrouwelijke wachtwoorden bemachtigen via zwakke punten in uw encryptie of via phishing e-mails. Als u niet over de nodige knowhow beschikt, moet u advies inwinnen bij IT-beveiligingsbedrijven.

Ongeacht welke softwareoplossing (online/offline) u kiest, moet u er altijd voor zorgen dat u extra back-ups hebt, zodat u toegang hebt tot uw gegevens, zelfs als de centrale servers van het online boekhoudsysteem crashen of de harde schijf van uw computer het begeeft. Hiervoor is een externe harde schijf die u op een andere plaats bewaart een goed idee, zodat u een back-up van uw gegevens hebt, zelfs in geval van brand, inbraak, enz. Als belangrijke documenten ontbreken, zal de belastingdienst dit fiscaal in het nadeel van de onderneming interpreteren.

1.5 Vereenvoudigde communicatie met belastingadviseurs

Als u een externe belastingadviseur inhuurt, is het belangrijk dat deze toegang heeft tot de bonnen. Bij analoge boekhouding worden de bonnen elke maand verzameld en op papier aan de belastingadviseur overhandigd. Bij digitale boekhouding is dit proces veel eenvoudiger, omdat de belastingadviseur met de juiste autorisaties de benodigde gegevens in real time kan opvragen. Het is voordelig als de belastingadviseur en de ondernemer dezelfde software gebruiken (bijvoorbeeld Datev Accounting).

Bij de communicatie met de belastingadviseur moet u er ook voor zorgen dat onbevoegde derden geen toegang hebben tot uw gegevens. Het e-mailen van bonnetjes en vertrouwelijke financiële informatie mag alleen versleuteld gebeuren. Hiervoor is bijvoorbeeld PGP-codering geschikt.

2 Risico’s en kosten van digitaal boekhouden

Het grootste risico van digitale boekhouding is diefstal van gegevens. Zodra gegevens online beschikbaar zijn, bent u ook potentieel blootgesteld aan aanvallen door hackers. Dit geldt ook voor een gewone pc met netwerktoegang. Met de juiste beveiligingsmaatregelen is dit probleem echter goed beheersbaar.

Het is veel moeilijker om te wennen aan de nieuwe boekhoudprocessen. Verantwoordelijk personeel moet wellicht worden opgeleid in de nieuwe software. Financieel kan de omschakeling ook de aanschaf van nieuwe computers en servers met zich meebrengen.

Een veel voorkomend probleem is ook de verandering in de communicatie met de belastingadviseur. Veel belastingadviseurs geven nog steeds de voorkeur aan papieren documenten. Vóór de omschakeling moet u dus nagaan of uw belastingadviseur digitale ontvangstbewijzen aanvaardt en welk digitaal verzendsysteem in de toekomst het meest geschikt zal zijn. Eventueel kan het ook zinvol zijn om over te stappen naar een belastingadviseur die gespecialiseerd is in digitale boekhouding.

Tip: Zorg er bij de keuze van uw software voor dat u weet hoe u de gegevens kunt overdragen aan de belastingadviseur.

Conclusie

Overstappen op digitaal boekhouden is toekomstgericht, maar brengt aanzienlijke kosten met zich mee. De tijd die verloren gaat met het digitaliseren van bonnetjes wordt meestal elders bespaard. Het grote voordeel van digitaal boekhouden is de betere beschikbaarheid van gegevens en de materiële besparingen. De mate waarin werkprocessen worden versneld, kan alleen per geval worden beoordeeld. In het onderstaande hebben wij een korte pro-conta-lijst opgesteld die u kan helpen bij uw beslissing.