Thuiswerken heeft veel voordelen – voor werknemers en werkgevers. Het is dan ook geen wonder dat deze manier van werken steeds meer ingang vindt. Maar om echt efficiënt in een thuiskantoor te werken, moet met een aantal zaken rekening worden gehouden. Want ondanks al het comfort dat het thuiskantoor biedt, bestaat altijd het gevaar dat je te gemakkelijk wordt afgeleid of dat je de nodige apparatuur mist. Wij hebben de belangrijkste tips voor productief thuiswerken op een rijtje gezet.

Het thuiskantoor inrichten – de juiste sfeer creëren

De keukentafel is misschien een tijdelijke oplossing voor het thuiskantoor, maar het is geen oplossing voor wie op lange termijn thuis wil werken. Voor een echt thuiskantoor heb je een eigen kamer nodig of op zijn minst een rustig hoekje in een kamer van de flat die overdag niet gebruikt wordt. Hier betekent het desnoods een beetje om de hoek denken. Een kantoorhoek kan bijvoorbeeld worden gecreëerd in de slaapkamer – idealiter visueel gescheiden van het slaapgedeelte door een kamerscherm, of misschien is er een kelderruimte die kan worden omgebouwd tot kantoor aan huis.

Verder is het bij het inrichten van een thuiskantoor belangrijk om de ruimte zo in te richten dat er een echte kantoorsfeer ontstaat en alle dingen die belangrijk zijn voor het werk op deze plek worden verzameld. Het hart van het thuiskantoor is het bureau en de bureaustoel. Hier moet je niet besparen op het verkeerde eind. Het bureau moet bijvoorbeeld groot genoeg zijn om de ideale afstand tot het scherm te bewaren. Een mooie designstoel in het thuiskantoor is misschien een lust voor het oog, maar belangrijker dan het uiterlijk is hier dat u er niet alleen langdurig comfortabel op kunt zitten, maar ook op een manier die goed is voor uw rug.

Rustige omgeving voor geconcentreerd werken

Voor het overige wordt natuurlijk veel van de inrichting van het thuiskantoor overgelaten aan de persoonlijke smaak. Mensen die zich goed voelen werken immers beter. Het kantoor kan bijvoorbeeld in een rustgevende kleur worden geschilderd. Ook planten kunnen een gevoel van welzijn creëren. Het geklater van een kleine binnenfontein wordt door veel mensen als aangenaam ervaren. En natuurlijk kan het kantoor worden versierd met motiverende of gewoon mooie foto’s.

Al met al moeten er echter niet te veel dingen zijn die voor afleiding zorgen. Dingen hopen zich graag op in thuiskantoren. Maak er een gewoonte van om de werkkamer te ontdoen van stapels papier, halfgelezen boeken, koffiekopjes, prullaria en alles wat ruimte inneemt en geen nut heeft. Weersta bovendien de drang om de ruimte te gebruiken als opslagruimte of rommelkamer. Dit werkt concentratie tegen.

Professionele apparatuur voor professioneel thuiskantoor

Of het nu fulltime is of voor een paar dagen per week – wie thuis werkt heeft niet alleen een ruimte nodig die het werk van het privéleven scheidt en de voorwaarde vormt voor geconcentreerd werken. Even belangrijk is dat de werkplek is uitgerust met de juiste technische apparatuur. Voor de meeste mensen is een goede PC de basis. Het beeldscherm moet vooral groot genoeg zijn om meerdere vensters tegelijk te kunnen openen en bewerken. Wie immers meerdere dagen per week thuis werkt, zal niet erg efficiënt zijn als hij dat doet vanaf een kleine tablet of notebook. De pc moet uiteraard zijn uitgerust met professionele software en de belangrijkste en meest gangbare programma’s, en een hoogwaardige headset en een goede camera moeten ervoor zorgen dat online vergaderingen zo soepel mogelijk verlopen.

Vooral de thuis-pc die voor het werk wordt gebruikt, moet goed beveiligd zijn en een degelijke bescherming tegen malware bieden. Ook het gebruik van VPN is aan te bevelen – vooral als je op je werk met gevoelige gegevens te maken hebt.

De juiste internetverbinding zorgt ook voor snelle en soepele processen. Deze moet voldoende snelheid hebben en de router moet van hoge kwaliteit zijn om storingen te voorkomen. Veel providers bieden zakelijke tarieven die niet alleen een snelle verbinding garanderen, maar ook een snelle reparatie van problemen door de klantenservice in geval van schade.

De overige apparatuur kan nogal variëren, afhankelijk van de werkzaamheden. In de meeste gevallen zijn echter nog steeds printers en scanners nodig en een shredder voor de veilige vernietiging van documenten is vaak handig.

Vaste uren en de juiste kleding

De mooiste inrichting en de beste apparatuur zijn van weinig nut als de grotere flexibiliteit die het thuiskantoor voor veel mensen met zich meebrengt, leidt tot een gebrek aan discipline om efficiënt te werken. Zelfs degenen die meer vrijheid genieten wat betreft de werktijden in het thuiskantoor moeten hun tijd stevig beheren en zorgen voor een zekere routine. Anders bestaat het gevaar dat men dingen laat schieten of uitstelt. Een alternatief is om een lijst te maken van de taken die dagelijks moeten worden uitgevoerd. Hierop kan alles worden genoteerd, van de materialen die nodig zijn voor de to-dos tot hoeveel tijd waarvoor is gepland en op welk tijdstip van de dag het ding zal worden gedaan.

Het helpt veel mensen ook om niet in joggingbroek en sweatshirt achter de computer te gaan zitten, maar zich te kleden alsof ze naar kantoor gaan, zelfs in het thuiskantoor. Met de juiste kleding voel je je professioneler. En: je kunt ook altijd reageren op verrassende telefoontjes.

Neem pauzes

Zwoegen in het thuiskantoor kan even verleidelijk zijn. Maar helaas werkt de methode van snel dingen afmaken om daarna tijd voor jezelf te hebben maar beperkt en zeker niet op de lange termijn. Daarom moeten in het thuiskantoor niet alleen werktijden worden gepland, maar ook pauzes en maaltijden. Als u een pauze neemt, kunt u immers efficiënter en met meer concentratie verder werken.