Veel ondernemers beginnen hun zelfstandig ondernemerschap niet op gerenommeerde locaties of in grote kantoren. Nee, ze beginnen in hun eigen woonkamer, zolder of garage. Zo’n werkplek voldoet vaak prima in de magere beginperiode van een start-up. Theoretisch kan een oprichter zonder softwareondersteuning het werk plannen en zelfs verschillende bedrijfsonderdelen aan elkaar koppelen. Op een gegeven moment komt echter het punt dat ondersteuning noodzakelijk is. Nu wordt een ERP-systeem interessant, het verbindt immers niet alleen werkgebieden met elkaar, maar helpt ook om verbeterpotentieel op te sporen. Maar wat is het systeem eigenlijk? Welke randvoorwaarden zijn nodig en op welke gebieden is het ideaal? Dit artikel geeft een overzicht.

ERP-systeem – wat is het eigenlijk?

De afkorting ERP staat voor “Enterprise Resource Planning”. De software integreert verschillende bedrijfstoepassingen en operationele gegevens. Deze gebieden worden samengebracht in een centrale database en daar verwerkt. De meeste ERP-systemen integreren de volgende gebieden:

• Human Resources – alles wat te maken heeft met werknemers, tijdelijk personeel en ook het management wordt via dit gebied geleid.
• Mobiele toepassingen – de meeste ondernemers werken met mobiele toepassingen. Voor een constante synchronisatie kunnen de applicaties worden gecombineerd met dit systeemgebied.
• Documentbeheer – leveringsbonnen, facturen, personeelsbladen, goederenlabels en verzendingsnota’s – documenten behoren tot dit gebied.
• Projectbeheer – de agenda van een oprichter. Hier kan hij projecten aanmaken en plannen, zodat hij het werk op tijd kan afronden.
• Workflow – dit gedeelte omvat soms de noodzakelijke werkstappen.
• Business Intelligence – dit deel van het systeem evalueert de afzonderlijke processen en helpt bij het identificeren van het potentieel voor verbetering.

Welke hoofdtaken het ERP op zich neemt, verschilt van bedrijf tot bedrijf. De oplossing kan zijn bijzondere kracht tonen in productiebedrijven, omdat het kan worden gebruikt om de planning van materiaalbehoeften tot in het kleinste detail te waarborgen.

Welke voordelen biedt een ERP-systeem?

Iedereen die ooit te maken heeft gehad met software of IT-oplossingen kent de gemeenplaatsen. Natuurlijk heeft elk systeem en elk programma voordelen, maar voor het individu is het vaak niet duidelijk waarom dit specifieke systeem goed voor hem of haar is. In zekere zin geldt dit ook voor de ERP-oplossing, want ook hier moet iedereen voor zichzelf uitmaken of het systeem voor hem of haar een goede keuze is en of de voordelen van het systeem het eigen bedrijf kunnen helpen:

• Gegevensbasis – het ERP-systeem realiseert een gegevensbasis die voor alle afdelingen gelijk en toegankelijk is. De informatiestroom tussen de afdelingen wordt daardoor verbeterd. Dit punt geldt ook voor IT-ers die voor projecten samenwerken met andere mensen. De grafisch ontwerper heeft bijvoorbeeld toegang tot de gegevens die de programmeur ook ziet.
• Transparantie – omdat de software alle bedrijfsafdelingen met elkaar verbindt en de inhoud toegankelijk is, is er meer transparantie.
• Optimalisatie – zodra een ERP-systeem is geïnstalleerd, worden de eerdere werkprocessen automatisch gecontroleerd. De software ondersteunt de naleving van bepaalde processen en zorgt dankzij de programmering voor een correcte en directe juridische documentatie.
• Samenwerking – via genetwerkte documenten en het beheersysteem kunnen ook teams op andere locaties duurzaam samenwerken en toegang krijgen tot actuele gegevens.
• Tijdbesparing – de documentatie van een ERP-systeem vereist een bepaalde procedure. Dit beïnvloedt de voltooiing van taken, aangezien de software u min of meer door het proces leidt. Omdat alle informatie op één plaats staat, wordt de zoekinspanning verminderd. Dit geeft veel bedrijven een concurrentievoordeel.
• Kostenbesparing – vaak wordt de administratieve inspanning verminderd door een ERP-systeem. Aangezien goederenleveringen of nabestellingen nauwkeurig kunnen worden getimed, kan zelfs de voorraadadministratie worden verminderd.
• Motivatie – in elk bedrijf zijn er routinetaken waar niemand zin in heeft en die saai zijn. Het ERP-systeem koppelt veel van deze taken automatisch aan andere processen, zodat gegevens niet ineens in grote hoeveelheden hoeven te worden ingevoerd. Daardoor worden routinetaken en vaak ook overwerk geëlimineerd.

Eisen

Nu rijst natuurlijk de vraag aan welke eisen een ERP-systeem überhaupt moet voldoen. Moet een productieoprichter, die tot nu toe geen problemen had met een laptop en misschien een PC, een serverruimte in de garage inrichten? Nee, natuurlijk niet. ERP-systemen zijn beschikbaar in verschillende versies, zodat iedereen ze kan gebruiken:

• Windows-gebruikers – er zijn verschillende aanbiedingen voor Windows-gebruikers. Zelfs Microsoft heeft een eigen ERP-oplossing, maar die is gericht op grote gebruikers.
• App-gebruikers – ook hier zijn natuurlijk veel oplossingen op de markt.

Uiteindelijk is het echter niet relevant welk systeem de eind-pc heeft. Aangezien de gegevens op een server worden samengevoegd, zijn alleen de toegangspunten bepalend. Afhankelijk van de grootte van het systeem is een eigen server misschien niet voldoende. Oprichters of kleinere bedrijven zijn vaak beter af met een ERP-systeem in de cloud:

• Opslag – de gegevens worden opgeslagen in de cloud en zijn altijd toegankelijk.
• Service – de service van clouddiensten is vaak ook voor kleine bedrijven erg goed. Het is niet nodig om een eigen IT in het bedrijf te hebben.
• Kosten – ERP-systemen in de cloud zijn goedkoper in vergelijking met de onderhoudskosten van een eigen server, het onderhoud ervan en IT-personeel.

Het is belangrijk te weten dat elk ERP kan worden afgestemd op de eigen behoeften. Daarvoor moeten oprichters echter goed kijken naar wat de afzonderlijke licentieovereenkomsten inhouden en of sommige zaken extra moeten worden aangeschaft. Vooral de producten voor grote ondernemingen zijn in dit opzicht niet altijd duidelijk geregeld. Elke ondernemer moet in het begin ook rekening houden met training, omdat de systemen moeten worden geleerd zodat alles correct werkt. Iedereen die bijvoorbeeld met SAP heeft gewerkt, weet waarom.

Conclusie – nuttig op de lange termijn

Op de lange termijn is een ERP-systeem op maat van een bedrijf zeker nuttig. Het is goed als het zo vroeg mogelijk in het werk wordt geïntegreerd, omdat er dan geen gegevensoverdracht meer nodig is en de kans op fouten bij de gegevensoverdracht aanzienlijk kleiner is. Bovendien kunnen de werkprocessen nu vanaf het begin worden geprofessionaliseerd, wat natuurlijk kosten bespaart en een betere start als ondernemer mogelijk maakt.