Een geschikt ERP-systeem is nodig om de bedrijfsadministratie te optimaliseren en te vereenvoudigen. Vooral Duitse ondernemers denken daarbij in de eerste plaats aan SAP. Er zijn echter vele gelijkwaardige SAP-alternatieven, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen.

In onze gids laten we zien wat belangrijk is bij het kiezen van het juiste softwarebedrijf en welke SAP-alternatieven u op de Duitse markt kunt vinden.

1. criteria voor besluitvorming

De invoering of wijziging van een nieuwe ERP-software moet de resourceplanning verbeteren of belangrijke processen van een bedrijf, zoals communicatie of bedrijfsverwerking, vereenvoudigen. In het algemeen is resource planning een zeer brede term die de taak beschrijft van het beheren en controleren van materiële en immateriële activa van een bedrijf. Een begrijpelijk overzicht van de verschillende taken van ERP-programma’s vindt u in de volgende YouTube-video:

Enterprise resource planning software (ERP) wordt geconfronteerd met een veelheid aan taken die sterk verschillen afhankelijk van de bedrijfssector. Een ERP-systeem moet daarom altijd worden aangepast aan de onderneming en de toepassingsgebieden. Voor productiebedrijven is een softwareoplossing bijvoorbeeld veel complexer en uitgebreider, omdat naast personeels- en verkoopplanning ook productiecontrole moet worden geïmplementeerd. Daarom zijn dergelijke ERP-systemen meestal duurder dan die van dienstverlenende en handelsondernemingen.

Softwareleveranciers zoals marktleider SAP bieden ERP-programma’s aan die zijn aangepast aan de specifieke behoeften van hun klanten. Het is altijd zinvol om softwareleveranciers te kiezen die al ervaring hebben in de betreffende branche of de competentie hebben om een individuele oplossing te ontwikkelen.

De keuze aan ERP-ontwikkelaars is zeer groot en daarom hoeft u niet per se de brancheleider SAP te gebruiken, die vaak veel duurder is dan de concurrentie. Om het juiste SAP-alternatief te vinden, moet u echter rekening houden met een aantal criteria , die wij hieronder presenteren.

1.1 Behoefteanalyse

In de regel zult u al hebben nagedacht over welke managementgebieden de ERP-software moet ondersteunen. Voordat u een shortlist van softwareleveranciers maakt, moet u alle bedrijfsgebieden identificeren waar een verhoogde behoefte aan actie bestaat. Dit zal leiden tot doelstellingen zoals tijdsbesparing, kostenbesparing, enz. die u met een nieuw ERP-systeem wilt bereiken. In termen van “best practice” moet u ervan overtuigd zijn dat een nieuwe ERP-software de bedrijfsprocessen efficiënter kan maken.

Daartoe krijgen de aanbieders meestal een bestek waarop staat vermeld aan welke eisen het nieuwe programma moet voldoen. De softwarefabrikant moet op deze behoeften kunnen inspelen en uitleggen hoe zijn ERP-systeem aan de eisen kan voldoen en tegelijkertijd flexibel is ten aanzien van toekomstige ontwikkelingen. Om alle criteria voor het SAP-alternatief in overweging te nemen, is het ook raadzaam een checklist te gebruiken. Een mogelijk voorbeeld vindt u hier.

Vermijd, indien mogelijk, geïsoleerde oplossingen. Als het hele bedrijf hetzelfde ERP-programma gebruikt, kunnen processen vaak efficiënter worden geïmplementeerd.

1.2 On-premise ERP of cloud ERP

In principe zijn er twee systemen om uit te kiezen, waarbij on-premise ERP de oudere oplossing is die voorziet in de eigen opslag van gegevens. Een meer recente ontwikkeling zijn zogenaamde Cloud-ERP programma’s, waarbij meestal geen software-installatie nodig is en alle gegevens worden opgeslagen op de servers van de softwareleverancier. Dergelijke SaaS-programma’s zijn afhankelijk van een internetverbinding en worden gestart via de internetbrowser. Het onderhoud van een dergelijk systeem is veel eenvoudiger voor de klant, maar het programma wordt niet rechtstreeks aangeschaft, maar er moet een doorlopend abonnement op worden genomen. In ons artikel over cloud ERP geven wij gedetailleerde informatie over de voor- en nadelen van een cloud ERP in vergelijking met de klassieke on-premise oplossing.

1.3 Standaard of individuele software

Bij SAP alternatieven moet je ook kiezen tussen standaard software, die enkel geconfigureerd en uitgebreid wordt volgens de vereisten, of een individuele oplossing. Aangezien deze laatste veel duurder en complexer is, wordt zij alleen gebruikt als de standaard toepassingsgebieden niet volstaan. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij nieuwere bedrijfsmodellen of zeer gespecialiseerde bedrijven.

Meestal zijn de standaardprogramma’s van de desbetreffende softwareleveranciers echter absoluut toereikend. Door sectorspecifieke functies toe te voegen, kunnen aanbieders meestal aan zeer specifieke behoeften voldoen zonder kostenintensieve en foutgevoelige maatwerksoftware te hoeven laten ontwikkelen.

Maatwerk is zeer tijdrovend en navenant duur, zodat het raadzaam is een standaardprogramma te kiezen dat op zo weinig mogelijk plaatsen moet worden aangepast.

1.4 Ervaring van de aanbieder

SAP levert in bijna alle sectoren geschikte softwareoplossingen, maar bij de SAP-alternatieven is deze beoordeling veel moeilijker, omdat met name kleinere ontwikkelaars zich hebben gespecialiseerd in specifieke doelgroepen. Omdat een aanbieder met ruime ervaring in de betreffende branche minder wijzigingen in zijn software hoeft aan te brengen en al kant-en-klare oplossingen voor uw resourceplanning kan presenteren, is hij meestal goedkoper en sneller in het leveren van de software. Geef daarom de voorkeur aan dergelijke aanbieders en maak uw voorselectie dienovereenkomstig.

Een goede indicatie of de softwareproducent over de nodige competentie op het gewenste toepassingsgebied beschikt, wordt geleverd door referentieklanten en hun evaluaties. Uiterlijk bij de presentatie van de offerte dient u echter met uw vragen over de functies de branchekennis van de aanbieder te toetsen.

Tip: De concurrentie biedt vaak een eerste aanwijzing voor geschikte softwareoplossingen, omdat zij voor dezelfde uitdagingen staan.

2 De beste SAP alternatieven voor kleine en middelgrote ondernemingen

Grote bedrijven hebben een zeer beperkte keuze aan softwareleveranciers, omdat kleine ontwikkelaars snel overweldigd kunnen raken door de omvang van het project. Voor kleine bedrijven en KMO’s daarentegen is er een enorme keuze aan ERP-systemen, waarbij een nauwkeurige vergelijking de moeite waard is.

Naast de programma’s tegen betaling is er natuurlijk ook open source ERP. Dit zijn echter vooral nicheproducten, aangezien de gebruiker geen ondersteuning krijgt van de fabrikant en elke aanpassing zelfstandig moet uitvoeren. Je mag de waarde van goede service zeker niet onderschatten, want een foutje in de ERP-software kan snel leiden tot problemen in het hele bedrijf. Veel voormalige open source aanbieders zoals SugarCRM, die gespecialiseerd zijn in customer relationship management (CRM), zijn daarom nu alleen nog tegen betaling beschikbaar.

In het onderstaande presenteren we enkele SAP-alternatieven die een breed scala aan softwareoplossingen bieden, maar het is goed denkbaar dat een kleinere aanbieder een betere oplossing biedt voor uw project. In ieder geval moet u ook een branchespecifieke zoektocht uitvoeren.

2.1 Oracle

Het meest gangbare SAP-alternatief is Oracle met zijn ERP-programma JD Edwards Enterprise One. Het voordeel van dit systeem is de modulariteit, waardoor een bedrijf relatief snel kan omschakelen. Naast de hoge flexibiliteit en de gerichte aanpassing aan branchespecifieke behoeften is Oracle bijzonder geschikt voor internationaal opererende bedrijven. Met de eigen cloud-oplossing zijn de Oracle ERP-systemen bovendien overal toegankelijk.

2.2 Sage

Een ander alternatief voor SAP Business One wordt geboden door de Britse softwareontwikkelaar Sage, een interessante optie voor middelgrote bedrijven. Maar ook steeds meer start-ups kiezen voor de brancheonafhankelijke softwareoplossingen van Sage vanwege de heldere prijsstelling. Jarenlange doorontwikkeling resulteerde in het zeer flexibele ERP-systeem Sage100, dat zich in het dagelijks werk van veel bedrijven heeft bewezen. Het cloudaanbod van Sage is afgestemd op de grootte van de onderneming en biedt een optimaal aanbod in alle fasen van de bedrijfsvoering. Hiertoe behoort bijvoorbeeld Sage Business Cloud Accounting, dat een dubbele boekhouding voor oprichters vergemakkelijkt.

2.2. Microsoft

Microsoft produceert niet alleen de bekende Windows-besturingssystemen, maar ook krachtige SAP-alternatieven. Na de aankoop van de Deense ERP-ontwikkelaar Navision werd hun software voortdurend verder ontwikkeld en samengevoegd met andere software tot het huidige Microsoft Dynamicy NAV. De ERP-systemen van Microsoft, waartoe ook het bekende Dynamics AX behoort, scoren vooral punten met hun gebruikersinterface, die veel gebruikers al kennen van Office-toepassingen. Dit maakt het voor medewerkers veel gemakkelijker om zich het systeem eigen te maken. De implementatie van deze Microsoft-systemen is door hun complexiteit echter zeer tijdrovend.

2.3 Infor

Het Amerikaanse SAP-alternatief Infor is een van ’s werelds grootste ERP-ontwikkelaars. Zijn systemen zijn bijzonder geschikt voor complexe productieprocessen die een vlotte logistiek en moeilijk te beheren leveringsketens vereisen. Infor biedt speciale brancheoplossingen en geïntegreerde systemen voor het opnemen en verwerken van orders. De mogelijkheid om planningen te maken vergemakkelijkt ook de tijdige levering van productiegoederen. Het relatiebeheer is echter nog niet zo geavanceerd als bij vergelijkbare concurrenten.

2.4 Datev

Datev is een specialist in boekhoudsoftware en een pionier in de digitalisering van de boekhouding. Het ontwikkelde boekhoudprogramma is vooral bedoeld om de communicatie tussen ondernemingen, belastingadviseurs en accountants te vergemakkelijken. Aangezien veel belastingadviesbureaus deze software gebruiken, is de overdracht van fiscaal relevante gegevens vaak veel eenvoudiger. Bonnen hoeven alleen elektronisch te worden opgeslagen, omdat de belastingadviseur met de juiste autorisaties automatisch toegang heeft tot deze gegevens. De software is echter niet geschikt voor de planning van interne processen.