In het bedrijf worden veel processen afgehandeld met behulp van projecten, waarvan de verwerking een echte uitdaging kan worden. De hoge kosten voor planning en middelen leiden namelijk vaak tot onoverzienbare problemen die er uiteindelijk zelfs toe kunnen leiden dat hele ondernemingen volledig mislukken. Goede projectmanagementsoftware ondersteunt u bij het bereiken van uw doelen en zorgt ervoor dat u te allen tijde overzicht houdt over de lopende processen. In dit artikel presenteren we een vergelijking van de beste tools voor Windows en Mac.

1. asana: de eierleggende wilg.

Asana is een echt multitalent, want het combineert alle belangrijke functies voor projectbeheer, taakbeheer en communicatie onder één gemeenschappelijke interface. Dit betekent dat het niet alleen in alle sectoren kan worden gebruikt (bijvoorbeeld voor bouwprojecten of bij softwareontwikkeling), maar tegelijkertijd ook zeer transparant en agile werken mogelijk maakt. De dashboards en lijsten zijn gebaseerd op de Kanban-methode, waarbij de taken afhankelijk van hun voortgang van links naar rechts worden verplaatst, vergelijkbaar met een whiteboard.

De gebruikersinterface presenteert zich heel duidelijk en gestructureerd. Bovendien zorgen tal van integraties voor extra comfort. Met behulp van de e-mailintegratie kun je bijvoorbeeld berichten die naar Asana worden gestuurd direct omzetten in uitvoerbare taken (“e-mail-to-task”). Met behulp van de tijdlijnweergave kunt u ook projectplanningen maken en deze weergeven als een Gantt-diagram.

Tip: Op de Asana-ontwikkelaarspagina vindt u talrijke instructies en informatie voor het ontwikkelen van uw eigen API’s.

De mobiele versies voor iOS en Android bieden dezelfde reeks functies als de desktopversie, maar vereisen net als de desktopversie een permanente internetverbinding. De fabrikant biedt ook een gratis basisversie van de tool, die vooral voor PM-nieuwkomers een goede instapmogelijkheid is. De premium tarieven beginnen bij ongeveer 9 euro per maand.

2. Monday.com: Gebruiksvriendelijk en intuïtief

Maximale gebruiksvriendelijkheid krijg je met de Israëlische projectmanagementtool monday.com. De software is zonder speciale voorkennis te gebruiken en beschikt bovendien over enkele geavanceerde samenwerkingsfuncties waarmee u alle (project)communicatie op één plek kunt centraliseren. De omslachtige uitwisseling van informatie via een externe mailbox valt daarmee volledig weg.

Dankzij talrijke integratiemogelijkheden kan de functionaliteit van monday.com bijna naar believen worden uitgebreid en kun je ook je favoriete programma’s rechtstreeks vanuit de tool gebruiken. Momenteel zijn hiervoor 18 verschillende platforms (waaronder bijvoorbeeld Google Mail of Dropbox) beschikbaar. Ook synchronisatie met Microsoft Outlook en de iCalendar is in monday.com geen enkel probleem.

Monday.com biedt echter geen klassieke rapportage, zoals u die wellicht kent van andere tools. De software is zo opgebouwd dat u de essentiële informatie in één oogopslag kunt verzamelen en zo de afzonderlijke gebieden van uw processen en projecten gemakkelijker kunt analyseren.

monday.com bestaat ook als mobiele versie voor iOS en Android, die u gratis kunt downloaden in de Apple Store of de Google Play Store. De prijs voor het maandabonnement is afhankelijk van het aantal functies en het aantal gebruikers.

3 Clarizen: De projectbeheersoftware voor professionele diensten

Clarizen is een web-based project management tool die primair is ontworpen om processen op bedrijfsniveau te automatiseren. Naast structurering en monitoring richt de software zich vooral op het mogelijk maken van sneller en efficiënter werken.

Op het dashboard kunt u de status van uw lopende projecten in realtime volgen en in één oogopslag de bijbehorende taken zien, inclusief de vervaldatum, de tijdregistratie en de medewerker die ervoor verantwoordelijk is. De interface kan individueel worden geconfigureerd, zodat u bijvoorbeeld ook projectplanningen, mijlpalen of gedeelde documenten kunt weergeven.

Clarizen biedt ook functies voor het opstellen van budgetten en berekent automatisch hoe realistisch of rendabel een doelstelling eigenlijk is. Bovendien ontvangt u regelmatig per e-mail rapporten over de huidige voortgang en budgettering.

De webapp kan ofwel via de browser worden bediend of via een add-on worden geïntegreerd in Microsoft Outlook, Google Docs of iCal. Op die manier heeft u ook de mogelijkheid om uw afspraken direct via het dashboard te bekijken. Het pakket wordt gecompleteerd door geïntegreerd resource- en roadmapbeheer, dat enigszins doet denken aan Microsoft Project.

Prijzen voor Clarizen beginnen bij 60 USD per gebruiker en maand, maar de fabrikant biedt ook een gratis proefversie aan.

4 Atlassian Jira: flexibele oplossing voor verschillende toepassingsgebieden

Jira werd oorspronkelijk ontwikkeld als bug tracker en heeft zich inmiddels bewezen als een uiterst efficiënte en productieve oplossing voor de meest uiteenlopende toepassingsgebieden in het bedrijf. De tool is vooral gericht op een transparante en gestructureerde omgang met informatie en biedt naast individuele dashboards en geïntegreerd releasebeheer ook een hele reeks rapportagemogelijkheden.

Met Jira heeft u de keuze uit twee verschillende hostingopties:

• Bij cloud hosting verzorgt de fabrikant de setup en hosting voor u.
• Bij self-hosting daarentegen beheert u uw Jira instance volledig zelf.

Processen en taken worden weergegeven op het Jira-bord. Er zijn drie types beschikbaar: een Scrum-bord (voor teams die werken op basis van sprints), een Kanban-bord en een zogenaamd Next-Generation-bord (voor teams die nog niet zoveel ervaring hebben met PM).

Naast een uitgebreide programmeerinterface (voor API’s) en SDK-integratie heeft Jira ook de mogelijkheid om je eigen filters te programmeren met de Jira Query Language (JQL). Hiermee kunt u bijvoorbeeld uw zoekopdrachten opslaan voor later gebruik, of de workflow nog beter aanpassen aan uw wensen met aangepaste velden.

5. factro: Projectmanagement Made in Germany

De projectmanagementsoftware factro is afkomstig van het bedrijf Schuchert Managementberatung GmbH & Co KG uit Bochum. De aanbieder werkt uitsluitend met gecertificeerde datacenters in Duitsland en voldoet daarmee aan de Duitse en Europese wetgeving met betrekking tot de back-up en verwerking van gegevens.

Goed om te weten: Indien gewenst kunt u bij factro ook een orderverwerkingsovereenkomst (AVV) afsluiten.

In factro worden projecten onderverdeeld in “pakketten” en “taken”. Een pakket vertegenwoordigt altijd een verzameling van meerdere taken die nodig zijn om een projectfase te bereiken. Dankzij de work breakdown structure en mijlpalen kan de tool ook worden gebruikt om veel complexere projecten te plannen. In het dashboard kunt u kiezen tussen een lijstweergave, een Kanban-bord of een Gantt-diagram. Die laatste is echter alleen beschikbaar voor gebruikers van een Business of Professional tarief. Daarnaast is er geen optie om het kritieke pad weer te geven of een netwerkplan te maken.

Naast de webapp is factro ook beschikbaar als mobiele versie voor iOS en Android. De gegevensoverdracht tussen het eindapparaat en de cloud is versleuteld. De gratis basiscloud is voldoende voor kleinere teams tot 10 personen. Meer functies zijn beschikbaar in de betaalde pakketten (vanaf 7,99 euro per maand en gebruiker).

In de volgende video vindt u nog enkele projectbeheertools: