Elk project staat en valt met zijn organisatie. Daarom is een eenvoudige en duidelijke oplossing voor de planning en het ontwerp van operationele processen elementair, vooral voor bedrijven. Daartoe bestaan er in de IT-sector verschillende vormen van bedrijfsorganisatie.

Cloud ERP-systemen zijn in opkomst. In dit artikel leert u precies wat cloud ERP-systemen zijn, welke voordelen het werken in de cloud voor bedrijven oplevert en voor welke doeleinden online ERP gebruikt kan worden.

1. ERP-definitie: Een ERP-systeem is specifiek afgestemd op het optimaliseren van bedrijven

Een ERP-systeem is een vorm van enterprise resource planning. Het heeft als doel de operationele processen binnen een bedrijf planbaar en overzichtelijk te maken. Het gebruik van moderne ERP software is gebaseerd op het gebruik van cloud platforms. Zo moeten de afzonderlijke modules binnen een bedrijf optimaal met elkaar gekoppeld kunnen worden.

Enterprise Resource Planning verwijst naar de verschillende, planbare bedrijfsonderdelen, zoals:

• Inkoop en magazijnbeheer
• Orderbeheer
• Financiën en boekhouding
• Human resources en personeelsplanning
• Verkoop en distributie

In het verleden werd ERP vooral gebruikt voor de coördinatie in grote bedrijven. Maar inmiddels zou de softwareoplossing ook voordelen opleveren voor middelgrote bedrijven. Ook kleine bedrijven, zoals starters, zouden met behulp van cloud ERP op termijn geld moeten kunnen besparen.

2 Werken in de cloud heeft veel voordelen

Cloud ERP wordt nu aangeprezen als een allround oplossing voor de meest uiteenlopende bedrijfsmodellen. Middelen zouden er optimaal mee kunnen worden gepland, vooral het werk in de logistiek en het merchandise management zou wrijvingsloos verlopen. In feite, het werken met de hulp van cloud software brengt vele voordelen en vereenvoudigt bedrijfsstructuren.

2.1 Hardware moet worden onderhouden, software niet

Een duidelijk voordeel is het feit dat ERP een softwareoplossing is. Constant onderhoud en verzorging van hardware-installaties vallen daardoor weg. Het oplossen van problemen en het updaten van het ERP gebeurt online. Zo kan op lange termijn een verlaging van de exploitatiekosten worden bereikt.

2.2 Overzicht van de financiële planning

Vooral bij de financiële planning maken distributeurs van cloud ERP-systemen reclame voor duidelijkheid. Door het eenvoudige ontwerp en de algemene gebruiksvriendelijkheid moet het mogelijk zijn om preventief om te gaan met bronnen van fouten en schijfberekeningen in de financiële en investeringssectoren van bedrijven. Zo wordt financiële planning mogelijk gemaakt met minder risico.

2.3 ERP-software werkt modulair

Misschien wel het grootste voordeel voor bedrijven is de modulariteit van ERP-diensten in de cloud. Vooral voor startende bedrijven die nog in ontwikkeling zijn, is de flexibele uitbreiding van ERP-software op elk moment mogelijk. De modulaire manier van werken is ook voordelig in grotere en complexere bedrijfsstructuren. Hier kunnen de afzonderlijke werkprocessen aan elkaar worden gekoppeld en kan altijd het overzicht worden bewaard over de algemene bedrijfsprocessen.

2.4 Optimalisatie van werkprocessen

Niet alleen op financieel gebied van ondernemingen, maar ook bij de resourceplanning moet ERP-software een helpende hand bieden. De grote overzichtelijkheid en de koppeling van de verschillende werkgebieden maken het mogelijk om besparingsmogelijkheden te herkennen. Het werken met ERP-software is dus in de eerste plaats gericht op het besparen van middelen.

Opmerking: Bovendien kunnen werkprocessen ook onderweg worden gecontroleerd. Dit zorgt voor nog meer flexibiliteit voor bedrijfsleiders die veel onderweg werken.

2.5 Medewerkers kunnen zich concentreren op de hoofdzaken

Door het automatiseren van handmatige werkprocessen krijgen medewerkers meer tijd om zich te richten op bijvoorbeeld customer relationship management (CRM). Online ERP kan dus niet alleen operationele processen optimaliseren, maar medewerkers kunnen ook efficiënter aan hun taken werken. Op lange termijn leidt dit tot een verhoging van de omzet.

De voordelen van een cloud ERP-systeem worden nog eens samengevat in deze video van SAP:

https://www.youtube.com/watch?v=TU96mOjlNso

3. cloud diensten hebben ook nadelen

Clouddiensten hebben ook niet alleen maar voordelen. Hoewel de technologie voor elk bedrijf gemakkelijk te installeren is, kunnen er aan de andere kant toepassingsproblemen optreden. Bovendien heeft niet elk bedrijf baat bij de software.

3.1 Modules kunnen niet zonder problemen worden gekoppeld

Een van de grote voordelen van ERP-software is de koppeling van de afzonderlijke sectoren, maar dit kan afnemen door problemen in de toepassing. Klachten over integratieproblemen in reeds bestaande structuren maken de overstap naar cloud ERP moeilijk, vooral in complexe bedrijfsstructuren. Critici zijn ook van mening dat alleen de overdracht van bestaande applicaties naar de cloud plaatsvindt zonder enige optimalisatie of verbetering.

Om die reden is de installatie van ERP-systemen zinvoller in sectoren die momenteel worden opgebouwd of waar sowieso een reorganisatie plaatsvindt. Start-ups die vanaf het begin voor een ERP-systeem kiezen, omzeilen meestal ook integratieproblemen.

3.2 Er zijn nog niet veel cloud ERP-diensten

Hoewel enkele grote bedrijven zoals SAP al clouddiensten aanbieden, is de keuze niet groot. Daarom is de verscheidenheid aan diensten nog niet zo volwassen als ze zou kunnen zijn. Voor sommige bedrijven kan het gebrek aan aanpasbaarheid of flexibiliteit een nadeel zijn.

3.3 Gebruikers en klanten vrezen veiligheidsrisico’s

Critici van de nieuwe cloudtechnologie storten zich vooral op mogelijke beveiligingsrisico’s. Ook klanten kunnen hun bezorgdheid uiten over de bescherming en beveiliging van gegevens. Ook wordt gewaarschuwd voor mobiele toegang op afstand tot inhoud in de cloud, omdat de netwerkbeveiliging onderweg vaak niet gegarandeerd is.

Daarom is het belangrijk om vooraf bij de provider te informeren naar de bestaande beveiligingsnormen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de servers zich in uw eigen land bevinden en dat de distributeur van de cloud ERP een gegevensback-up heeft in een gecertificeerd beveiligingscentrum. Ook het opslaan van gegevens op meerdere locaties verhoogt de veiligheid ervan.

Opmerking: Het gebruik van uw eigen authenticatie- en encryptietechnologieën wordt aanbevolen om extra gegevensbeveiliging te garanderen.

3.4 Een vaste online verbinding is een voorwaarde

Een waarschijnlijk kleiner probleem is de afhankelijkheid van een continue online-verbinding. Aangezien deze meestal toch al bestaat, zijn er alleen onderbrekingen in het operationele proces bij verbindingsproblemen.

Een veel groter nadeel kan het gebrek aan controle over updates zijn. Onderhoud en verdere ontwikkeling van het ERP vindt ook plaats via de online verbinding. Maar updates dienen vooral om de software te verbeteren. Om vertragingen in de dagelijkse werkzaamheden te voorkomen, kunnen automatische updates worden uitgesteld of later, op een beter moment, worden geïnstalleerd.

4 Overzicht van de voor- en nadelen van het werken met ERP-software

5 Voor deze sectoren is het opzetten van een online ERP zinvol.

Door de voortdurende uitbreiding en verdere ontwikkeling van online ERP-diensten zijn steeds meer bedrijven geneigd de software te installeren. Vooral voor bedrijven met kleinschalige of uitbestede productie biedt online ERP het nodige overzicht. Vandaar dat bedrijven in de:

Maar ook dienstverlenende bedrijven die hun klanten een gemakkelijke afhandeling willen garanderen, hebben baat bij online ERP. Daarom wordt het ook gebruikt in:

• Handel,
• sociale diensten en gezondheidszorg,
• krediet- en verzekeringsmaatschappijen en
• de horeca.

6. kosten voor de overname

De financieringsmodellen voor zo’n cloud ERP zijn net zo divers als de functies van het online ERP. De meeste aanbieders hebben echter één voordeel gemeen: het wordt gefactureerd via een maandelijks vast tarief. Dit betekent dat deze uitgaven ook te plannen zijn.

Sommige distributeurs zoals het bedrijf Weclapp werken bijvoorbeeld met een hybride werkwijze. Het beheer gebeurt via de cloud, terwijl bepaalde onderdelen ook alleen intern lopen. Weclapp biedt verschillende modellen met verschillende dekkingsgraden, variërend van 15 euro per gebruiker per maand tot 40 euro per gebruiker per maand.

Andere aanbieders, zoals Sage-Office-Line 24, bieden een online ERP dat vooral gebouwd is voor uitbreidingen. Het kan ook aangestuurd worden via verschillende apps die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Deze dienst begint echter bij 89 euro per gebruiker per maand.

Weer andere bedrijven bieden vaste tarieven voor meerdere medewerkers. De MyFactory Cloud kost bijvoorbeeld €300 per maand. Hiervoor hebben vijf gebruikers toegang tot het online ERP.