Vooral voor starters en kleine bedrijven is het vaak niet lonend om een eigen werknemer te betalen voor de loonadministratie. Omdat conventionele belastingadviseurs en salarisadministratiekantoren erg duur zijn, besteden steeds meer bedrijven hun salarisadministratie online uit. De verschillende aanbieders verschillen in het aanbod van functies en in termen van automatisering/persoonlijke ondersteuning. In deze gids leest u welke mogelijkheden er zijn voor het online uitbesteden van de salarisadministratie. Daarnaast informeren wij u over de typische diensten van de aanbieders en tonen wij u mogelijke alternatieven.
- Bij online salarisadministratie hoeft u meestal alleen alle relevante gegevens in de cloud of software in te voeren. Uw dienstverlener zorgt vervolgens voor het maken van overzichten, rapportages aan de belastingdienst en nog veel meer.
- Bovendien controleren de aanbieders uw invoer op juistheid en plausibiliteit om veel voorkomende loonfouten te voorkomen.
- Online systemen worden ook aangeboden door belastingadviseurs. Daarmee betaalt u iets meer, maar in ruil daarvoor krijgt u een persoonlijk contactpersoon die uw gegevens niet alleen op juistheid maar ook op efficiëntie controleert.
Inhoudsopgave
1. wat loonadministratie online doet
Het ideaalplaatje van online salarisadministratie is eigenlijk vrij eenvoudig uit te leggen: je voert alle relevante gegevens van je werknemers in en hebt verder nergens omkijken naar. Payrolls, aan- en afmeldingen van werknemers en alle relevante meldingen aan de belastingdienst of sociale zekerheidsinstellingen worden geautomatiseerd. Dit versnelt het boekhoudproces enorm.
Bovendien wijst het boekhoudprogramma u op de vereiste bewijzen, afhankelijk van het soort dienstverband. De gebruikte formulieren zijn in het beste geval bruikbaar voor leken en bieden toch ruimte voor complexe bedrijfsprocessen.
De modellen die daadwerkelijk op de markt zijn verschillen vooral in 2 zaken:
- De invoer van gegevens gebeurt ofwel via boekhoudsoftware (bijvoorbeeld van Lexware of DATEV) ofwel rechtstreeks in de browser via een cloudoplossing.
- Optioneel kunnen de voorbereide gegevens dan naar een belastingadviseur worden gestuurd. Dit bespaart de belastingadviseur tijd en u geld.
Zowel cloud- als softwareoplossingen bieden doorgaans een zeer gemakkelijke opvraagbaarheid van alle relevante gegevens. De eenvoudigste modellen bieden het beheer van de loonadministratie, de aanmaak van loonlijsten en het bijhouden van stamgegevens van de werknemers. Anderzijds zijn er complete pakketten die alle personeelsrelevante gebieden bestrijken, een dubbele boekhouding voeren en ook financiële overzichten kunnen opstellen.
Andere mogelijke functies van de tools zijn:
- Controle van boekingen op plausibiliteit om fouten direct te voorkomen.
- DATEV-interface voor het doorgeven van gegevens aan de belastingadviseur.
- Dakota-interface voor het doorgeven van rapporten aan de socialeverzekeringsinstellingen.
- ELSTER-interface voor doorgifte van gegevens aan het belastingkantoor.
- Mogelijkheid om belastingcontroleurs toegang te verlenen tot uw gegevens.
- De automatische voorbereiding of uitvoering van bankoverschrijvingen.
- De inachtneming van sectorspecifieke wetten.
- De creatie van een bedrijfsmanagementanalyse (BWA).
Info: Sommige aanbieders (vooral advocatenkantoren gespecialiseerd in belastingadvies) bieden alleen complete pakketten met een persoonlijk contactpersoon voor iets meer geld. Deze persoon controleert de juistheid van uw gegevens, regelt wat er handmatig geregeld moet worden en is een beperkte periode per maand beschikbaar om eventuele vragen te beantwoorden.
2. wettelijke vereisten voor loonadministratie
GKV certificaat
Het GKV-certificaat onderscheidt aanbieders die voldoen aan de wettelijke eisen voor het doorgeven van gegevens aan de ziekenfondsen.
In beginsel is iedere werkgever verplicht aan iedere werknemer een loonstrookje te verstrekken waarop de exacte samenstelling van het loon of de bezoldiging is vermeld. Bij wet is bepaald welke gegevens op de loonstrook moeten worden vermeld.
Bovendien moeten de verzekeringsverplichtingen van de werknemers in acht worden genomen en nageleefd. Alle documenten met betrekking tot de loonadministratie moeten in onveranderlijke vorm worden bewaard. Ook de voorgeschreven kennisgevingen aan de belastingdienst en de sociale verzekeringsinstellingen moeten worden nageleefd.
Bovendien is het volgens de GoBD nu verplicht om bij een belastingcontrole alle relevante gegevens in digitale vorm (als gegevensdrager of interface) aan de belastingdienst te verstrekken. Ook met toekomstige wetswijzigingen moet een programma rekening houden.
Een programma voor online salarisadministratie moet dit alles doen om de naleving van de wettelijke regels te waarborgen. Immers, bij fouten moeten deze en de kosten die gepaard gaan met de opsporing ervan binnen een maand worden betaald.
3. wat kost online salarisadministratie
In de regel zijn software- of cloudoplossingen die automatisch functioneren of handmatige processen ondersteunen het goedkoopst. In de regel geldt: hoe kleiner het bedrijf, hoe goedkoper een adequaat boekhoudprogramma.
Tegenwoordig zijn de meeste aanbieders overgestapt van een jaarlijks verschijnende nieuwe software naar een programma dat voortdurend wordt bijgewerkt en waarvoor op abonnementsbasis wordt betaald. Het volgende overzicht toont aanbiedingen van toonaangevende aanbieders voor kleine bedrijven. Er zijn ook uitgebreidere aanbiedingen voor 200 of meer werknemers.
| Aanbieder | Prijs | Inbegrepen werknemers |
|---|---|---|
| WISO Loon & Salaris | vanaf 112,81€ per jaar | 15 |
| lexware | vanaf 17,90€ per maand | 50 |
| sage one | 67€ per maand | 20 |
Tip: Als u deze programma’s zelfstandig wilt gebruiken, moet u ten minste een basiskennis hebben van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid en de inkomstenbelasting. Voor niet-professionals is het raadzaam iets meer geld uit te geven om te kunnen rekenen op voortdurend beschikbare ondersteuning bij vragen en om de basis te leren.
Complete pakketten met online loonadministratie en eventuele correcties door een belastingadviseur zijn af te sluiten vanaf ongeveer 10 euro per maand en werknemer.
Zoekvooraf uit welke functies uw bedrijf nodig heeft en hoeveel tijd of personeel u kunt investeren. U kunt zich bijvoorbeeld in een uitgebreide boekhoudsoftwaretest informeren over aanbieders en het aanbod van functies.
U kunt dan de meeste aanbieders gratis testen en uiteindelijk beslissen welke het beste aan uw eisen voldoet. Het is ook belangrijk om de dienstencatalogus van de aanbiedingen zorgvuldig te lezen en te letten op een transparant prijsbeleid. Vaak worden extra kosten in rekening gebracht voor bijvoorbeeld bepaalde certificaten of diensten.
3.1 Gratis boekhoudsoftware
Gratis programma’s kunnen slechts in zeer beperkte mate bijdragen aan de loonadministratie. Pure freeware-programma’s voldoen meestal niet aan de wettelijke eisen, hebben niet de nodige interfaces of worden in ieder geval niet voortdurend bijgewerkt.
Gratis versies van anderszins te betalen programma’s zijn doorgaans zodanig beperkt dat u uiterlijk na afloop van een testperiode voor bepaalde essentiële diensten van de programma’s moet betalen.
Gratis tools voor loonadministratie raden wij daarom af. Zij bieden u onvoldoende zekerheid dat aan alle wettelijke normen wordt voldaan.