Het jaar 2020 was het jaar van het thuiskantoor. Nog nooit hebben zoveel mensen vanuit huis gewerkt. De Coronapandemie maakt het noodzakelijk dat mensen zich zoveel mogelijk afzonderen. De pandemie brengt echter één positief aspect met zich mee: een verandering in het denken van veel bedrijven en de opkomst van veel moderne technologieën tegen een betaalbare prijs. Hieronder valt ook telefoneren via VoIP-telefoonsystemen. Maar wat is Voice over IP? Wat zijn de voordelen en hoe werkt deze methode effectief?

Voice over IP? Wat is het?

Allereerst is het belangrijk te begrijpen wat wordt bedoeld met Voice over IP. Zoals de naam al aangeeft, wordt bij een telefoongesprek de stem over IP verzonden. Dit is een tegenhanger van het typische ISDN, dat met IP aan breedband is gekoppeld. Voice over IP maakt het mogelijk telefoongesprekken te verzenden via het IP, d.w.z. het “Internet Protocol”. VoIP wordt in de volksmond ook wel internettelefonie genoemd. Het wordt momenteel steeds meer gebruikt met smartphones, maar dient ook om de telefoonkosten in het thuiskantoor via de PC te drukken.

2 Wat zijn de voordelen?

Aangezien veel bedrijven op zeer korte termijn hebben moeten overschakelen op home office, rijst de vraag hoe werknemers effectief kunnen blijven werken. VoIP biedt veel voordelen voor wie nu of in het verleden vanuit een thuiskantoor werkt. Een van de belangrijkste aspecten van thuiswerken is de bereikbaarheid.

Probleem: Wie niet bereikbaar is of niet in contact kan komen met collega’s wordt afgesneden van de dagelijkse werkzaamheden. Dit heeft een negatieve invloed op het werk. Voor een betrouwbare bereikbaarheid kunt u het beste kiezen voor VoIP.

De voordelen van VoIP-technologie liggen voor de hand:

U krijgt maximale flexibiliteit. Gesprekken kunnen nu immers niet alleen de smartphone bereiken, maar worden op alle gewenste apparaten ontvangen. Cloud telefonie systemen verschijnen eerder in verschillende vormen: De smartphone, de computer met headset of de laptop met webcam en microfoon. Een eenvoudig gesprek via een app volstaat. Dankzij deze technologie kunt u efficiënt in contact blijven met uw collega’s. Bovendien bespaart u de kosten van een conventioneel gesprek door goedkoper te bellen.

Een ander belangrijk aspect van het thuiskantoor: het moet makkelijker zijn om werk en privé te combineren. Er is immers geen ruimtelijke scheiding meer tussen werk en privé. Daarom willen veel werknemers flexibiliteit. Dat kan met VoIP-telefonie. De VoIP-telefooncentrale kan op elk moment aan- en uitgezet worden. Daarnaast heb je met de juiste software de mogelijkheid om je status aan te geven. Bent u momenteel beschikbaar, afwezig of in gesprek? Geef dit eenvoudig aan met een muisklik.

VoIP-telefonie in een notendop:

• Efficiënter telefoneren en werken dankzij statusweergave
• Te gebruiken op tal van eindtoestellen zoals PC, laptop of smartphone
• Talrijke aanbieders van VoIP-telefonie voor Windows en Mac
• Overal te gebruiken: vanuit de auto, de thuiswerkplek, het kantoor of tijdens een klantbezoek
• Gratis bellen via internet

3 Hoe kunt u overstappen op VoIP telefonie in Windows?

Allereerst moet u alles verzamelen wat u moet weten over de VoIP telefooncentrale en een eventuele migratie van ISDN of analoge telefonie naar IP telefonie om zo succesvol mogelijk over te stappen. Het platform voipspezialist.de legt in detail uit welke functies deze telefoniesystemen hebben, hoe u ze effectief kunt gebruiken en waarom u voor het systeem zou moeten kiezen.

Na het eerste onderzoek wordt duidelijk dat een internetverbinding onontbeerlijk is. Deze moet voldoende bandbreedte hebben, rond de 100 Kbps. Minder bandbreedte kan leiden tot verminderde spraakkwaliteit en wegvallende gesprekken. Hoe hoger de bandbreedte, hoe soepeler de gesprekken verlopen. U kunt ook profiteren van stabielere verbindingen over langere perioden.

Naast de internetverbinding heeft u ook de bijbehorende hardware nodig. Er is hier een grote verscheidenheid. Voor het thuiskantoor volstaat in principe een laptop of een computer met een Windows-besturingssysteem. Deze eindapparaten kunnen immers ook voor algemene werkzaamheden worden gebruikt. Als u ook tijdens het winkelen of autorijden bereikbaar bent voor uw collega’s, moet de smartphone ook met VoIP zijn uitgerust. Bijzonder praktisch zijn diverse softwares die u een aangename gebruikersinterface en eenvoudige bediening bieden. Er zijn tal van VoIP-diensten voor Windows. Stem binnen het bedrijf af welke software aan uw eisen voldoet.

Excursus: VoIP is meer dan telefonie alleen

De doeltreffendheid van VoIP komt echter niet alleen voort uit telefoneren via het internet. Deze toepassing biedt veel meer mogelijkheden voor effectieve samenwerking en communicatie. U kunt bijvoorbeeld vergaderingen starten met meerdere deelnemers om samen snel tot oplossingen te komen. Daarnaast kunt u eenvoudig videoconferenties starten. Zo kunt u zich face to face aan de klant presenteren, waardoor een veel betere klantrelatie ontstaat.

Het delen van gegevens en documenten is ook mogelijk via de geïntegreerde chat. Dit bespaart u het versturen van e-mails of het opslaan en downloaden van gegevens naar een cloud.

VoIP-telefonie is de trend van het jaar en een essentieel onderdeel van de digitalisering van bedrijven. De bijzondere eigenschappen van de VoIP-technologie maken het voor bedrijven mogelijk om kosten te besparen, beter in contact te blijven met hun klanten en de communicatie binnen het bedrijf wereldwijd op een leuke en eigentijdse manier uit te voeren.