Dropbox is een van de pioniers van cloudopslagoplossingen voor eindgebruikers, zoals inmiddels ook Microsoft (OneDrive), Google (GoogleDrive) en vele anderen aanbieden. In het volgende artikel presenteren we hoe de dienst werkt en gebruikt kan worden, noemen we prijzen en opslagplannen en gaan we ook in op de vraag of er alternatieven zijn voor Dropbox.

1. wat is Dropbox – Een klassieke cloudopslag

Dropbox werd opgericht in 2007 nadat een van de ontwikkelaars zijn USB-stick thuis weer was vergeten en vervolgens een oplossing ontwikkelde om onderweg via het internet toegang te hebben tot zijn gegevens en zo USB-sticks, externe harde schijven of het versturen van gegevens per post overbodig te maken.

In 2010 verscheen de definitieve versie van Dropbox – de start op alle belangrijke platforms zoals Windows, Linux en Mac. Later kwamen daar apps voor iOS en Android bij.

Dropbox is een klassieke cloudopslagdienst. De gebruiker uploadt bestanden naar de opslag via de website van de fabrikant en heeft daar op elk moment toegang tot deze gegevens. Clients voor besturingssystemen als Windows of Linux synchroniseren op de achtergrond in beide richtingen een lokale cloudmap met de online opslag. Dropbox biedt ook geschikte apps voor mobiele platforms zoals Android of iOS.

https://youtu.be/QADSH8XYx_A

2 Hoe Dropbox werkt

2.1 Dropbox biedt kantoorfuncties, versiegeschiedenis en een prullenbak.

Via de zeer eenvoudig vormgegeven website van Dropbox kunnen gebruikers bestanden en mappen direct uploaden naar de cloud. Veel bestanden, zoals Office-documenten, PDF’s of afbeeldingen, kunnen ook direct in de browser worden bekeken.

Veilig inloggen bij Dropbox: Het inloggen kan worden beveiligd met een 2-factor authenticatie via een bericht naar de smartphone. Inloggen is dan alleen mogelijk met een code die via de Dropbox-app naar de smartphone wordt gestuurd.

Verwijderde bestanden zijn 30 dagen beschikbaar voor herstel. Met Dropbox Professional en Business daarentegen kunnen verwijderde bestanden tot 120 dagen later worden hersteld.

Naast de prullenbak is ook de versiegeschiedenis een praktische functie. Als er meerdere versies van een bestand zijn, toont Dropbox de vorige versies en kan daar ook naar overschakelen. De tijdslimiet voor toegang tot oude versies is identiek aan die van de prullenbak.

Je kunt zelfs online nieuwe documenten maken in Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint of bestaande documenten bewerken met de functie “Nieuw bestand maken”.

Dropbox gebruikt de gratis online toepassingen van Microsoft Office, die een beperkt aantal functies bieden, maar voldoende zijn voor basisbewerkingen.

2.2 Functies van de clients voor Windows, Linux en Mac

Naast de website is de client voor de besturingssystemen Linux, Mac en natuurlijk Windows een belangrijk onderdeel van Dropbox. Met deze software kun je lokaal een Dropbox aanmaken. Hiervoor maakt de client lokaal een cloudmap aan, waarmee de lokale pc en de cloudopslag op de achtergrond online synchroniseren.

Selectieve synchronisatie, kleuren en pictogrammen

De gebruiker kan uitzonderingen instellen en ook alleen selectief afzonderlijke mappen synchroniseren, die dan niet uit de cloud worden geladen. Dit is bijvoorbeeld praktisch als van gegevens van een pc een back-up in de cloud wordt gemaakt, maar deze gegevens niet absoluut noodzakelijk zijn op de mobiele laptop.

Verschillende kleuren en symbolen geven de status van een bestand aan.

Een groene cirkel met een vinkje duidt op volledige synchronisatie van het bestand of de map.

Een blauwe cirkel met draaiende pijlen daarentegen betekent dat de synchronisatie momenteel plaatsvindt.

Een grijze cirkel met een minteken betekent dat het bestand of de map niet is gesynchroniseerd. Dit is het geval als het bestand of de map werd uitgesloten via selectieve synchronisatie.

Een rode cirkel met een witte X wijst op problemen zoals

1. ongeldige bestandsnamen
2. autorisatiefouten
3. te veel bestandswijzigingen in te korte tijd
4. onvoldoende beschikbaar geheugen.

Het pictogram in de taak-, besturings- of menubalk geeft via verschillende symbolen ook de huidige status aan.

Als Dropbox volledig gesynchroniseerd is, wordt het pictogram volledig wit onder Windows, en volledig zwart onder andere systemen.

De andere status, zoals “Synchronisatie” of “Gestopt”, wordt aangegeven door extra pictogrammen in het Dropbox-pictogram. Als er helemaal geen verbinding is met Dropbox, is het pictogram lichtgrijs.

De Dropbox-client integreert zichzelf in bijvoorbeeld Windows Verkenner en biedt niet alleen toegang tot de cloudopslag, maar ook functies in het contextmenu zoals toegang tot de versiegeschiedenis, het bekijken van het bestand op Dropbox, het kopiëren van de Dropbox-koppeling en delen.

2.3 Gedeelde mappen, machtigingen en leestoegang

Je kunt documenten en hele mappen delen, zowel via het contextmenu in Windows als via de website. Er zijn twee verschillende manieren om dit te doen.

In het eerste geval wordt een link gegenereerd waarmee de ontvanger het bestand ook zonder Dropbox kan downloaden of bekijken. De ontvanger van de link kan het bestand echter niet bewerken.

Als je Dropbox Professional of Business gebruikt, kan de link worden aangevuld met een toegangsmachtiging die verder gaat dan lezen, een geldigheidsduur, deactivering van de download of een commentaarfunctie.

De deelfunctie zelf biedt daarentegen de mogelijkheid om een document of map te delen met andere Dropbox-gebruikers.

Zo kunnen gebruikers dan samen aan mappen en bestanden werken. Dropbox biedt verschillende toegangsrechten voor toegang tot gedeelde mappen en bestanden:

• Editor: De gebruiker mag de bestanden in de map bewerken, nieuwe toevoegen en verwijderen.
• Viewer: De gebruiker mag alleen de bestanden in de map bekijken en becommentariëren.
• Eigenaar: De eigenaar kan de rechten op het object beheren. Het eigendom kan worden overgedragen aan een andere gebruiker, maar er kan altijd maar één eigenaar zijn.

Een overzicht van de rechten en acties van eigenaar, bewerker en gebruiker vindt u in de volgende tabel.

2.4 Smart Sync als tegenhanger van “On-demand ophalen uit OneDrive

Microsoft OneDrive biedt een spannende functie met “ophalen op verzoek” om lokale opslagruimte en bandbreedte te besparen. De functie kan worden gebruikt om mappen en bestanden te markeren die worden weergegeven als “Beschikbaar”, maar waarvoor het downloaden uit de cloud pas plaatsvindt wanneer ze worden opgehaald. Ook Dropbox biedt deze functionaliteit, hier Smart Sync genoemd. De functie is echter alleen beschikbaar in de betaalde abonnementen Dropbox Professional of Business.

Dropbox integreren als opslagdoel in Microsoft Office: Dropbox kan ook worden geïntegreerd als opslagdoel in Microsoft Office onder Windows, waar normaal gesproken alleen OneDrive wordt aangeboden. De functie is zeer onopvallend in de client. Als deze is geactiveerd, biedt Mirosoft Office ook Dropbox aan als extra opslagdoel.

2.5 Dropbox-papier voor teamwerk

Met Dropbox Paper richt de fabrikant zich vooral op teams en onderscheidt zich positief van oplossingen als Sharepoint en/of Google Docs door een moderne vorm van documentbeheer aan te bieden. Dit is minder een soort “online kantoor” en meer een platform voor gezamenlijke projecten en de verwerking daarvan.

De gebruiker stelt het gratis Dropbox Paper in, koppelt het aan een Google of Microsoft mailaccount en kan vervolgens zijn contacten en ook agenda’s beheren in Dropbox Paper. Gebruikers kunnen direct worden uitgenodigd om samen aan een document te werken.

Dropbox Paper kan direct via de Dropbox-website worden aangemaakt. In het eigenlijke documentbeheer zijn veel elementen zoals tekst, afbeeldingen en tabellen beschikbaar op een leeg vel. Speciale hulpmiddelen zoals een tijdlijn, taken met voltooiing en toewijzing van gebruikers, broncode, Dropbox-bestanden en media van andere diensten zoals Trello, Instagram, Adobe XD, YouTube en nog veel meer kunnen ook in Paper-documenten worden ingevoegd.

3. Dropbox op mobiele platforms

Op Android en iOS is Dropbox geïntegreerd in het kader van de systeemopties en wordt het bijvoorbeeld ook weergegeven in “Bestanden” op iOS. Aangezien veel programma’s ook via een API toegang hebben tot Dropbox, ondersteunen talrijke apps Dropbox ook rechtstreeks als opslaglocatie, bijvoorbeeld de KeePass-uitloper KeepassTouch voor het wachtwoordbestand in de cloud.

4 Dropbox is snel, heel snel

In vergelijking met alle andere clouddiensten is Dropbox veruit de snelste als het gaat om synchronisatie. Dat ligt niet zozeer aan de verbinding en de rekenkracht, maar aan de differentiële synchronisatie van bestanden: Als een bestand online of lokaal wordt gewijzigd, sturen de clients van andere clouddiensten het volledig opnieuw door. Dropbox daarentegen synchroniseert de wijzigingen alleen op bitniveau. Als je bijvoorbeeld een wijziging aanbrengt in een bestand van 1 GB, heeft Dropbox slechts een fractie nodig om het over te dragen in vergelijking met andere diensten, die dan de hele 1 GB moeten uploaden of downloaden. Bij veel documenten, zoals Office-bestanden of virtuele, versleutelde containers, levert dit een enorme tijdsbesparing op.

Een ander punt ten gunste van de snelle synchronisatie van Dropbox is het feit dat de dienst bestanden niet tweemaal overdraagt. Als de client constateert dat exact hetzelfde bestand al online staat in een andere map van de gebruiker, wordt het alleen gedupliceerd maar niet opnieuw overgezet.De client gaat ook door met onderbroken downloads en kan bestanden verplaatsen zonder ze opnieuw over te dragen. Wat in theorie zeer complex klinkt, werkt in de praktijk absoluut probleemloos.

5. kosten en opslagplannen

Dropbox biedt in de gratis variant Dropbox Free slechts 2 GB cloudopslag en kan slechts met drie apparaten worden verbonden. Pas in de betaalde varianten verdwijnt deze beperking en zijn verdere functies zoals uitgebreide prullenbak en geschiedenis, koppelingen delen met verdere rechten of Smart Sync beschikbaar. Een upgrade van Dropbox Free naar Dropbox Plus biedt bijvoorbeeld niet alleen meer opslagruimte, maar ook meer functies. Een upgrade naar Dropbox Plus met 1 terabyte opslagruimte kost 9,99 euro voor maandelijkse betalingen en 8,25 euro voor jaarlijkse betalingen.

Functie	Dropbox Gratis	Dropbox Plus	Dropbox Professional	Dropbox Zakelijk Standaard
Kosten	gratis	10 € / maand	19,99 € / maand	12 € / gebruiker maand
Opslagruimte	2 GB	1 TB	2 TB	3 TB
Bestandsherstel en versiegeschiedenis	30 dagen	30 dagen	120 dagen	120 dagen
Wissen op afstand op apparaten	✗	✗	✓	✓
Twee-factor-authenticatie (2FA) inschakelen	✓	✓	✓	✓
Beheer van gedeelde koppelingen	✗	✗	✓	✓
Hulpmiddel voor accountoverdracht	✗	✗	✗	✓
Dropbox-papier	✓	✓	✓	✓
MS Office 365 integratie	✓	✓	✓	✓
Slimme synchronisatie	✗	✗	✓	✓
Volledige tekst zoeken	✗	✗	✓	✓
Team map	✗	✗	✗	✓
Beheerconsole	✗	✗	✗	✓
Door het bedrijf beheerde groepen	✗	✗	✗	✓

5.1 Hoe Dropbox opzeggen

Met een lopend abonnement kun je Dropbox op elk moment opzeggen. De opzegging moet echter gebeuren op dezelfde manier als waarop het abonnement is afgesloten, dus via de website, de Apple App Store of Google Play. Totdat het abonnement afloopt, behoud je je opslagplan en de functies. Na afloop van het abonnement worden bestanden boven de gratis limiet van 2 GB opslagruimte niet verwijderd. Je kunt echter geen bestanden meer opslaan of synchroniseren in Dropbox totdat de gebruikte opslagruimte weer onder de 2 GB komt.

6 Dit zijn de alternatieven voor Dropbox

Naast Dropbox zijn er tal van alternatieven zoals OneDrive, Google Drive, HiDrive, MagentaCLOUD, Tresorit of Your Secure Cloud, die allemaal voor- en nadelen hebben ten opzichte van Dropbox.

Algemeen	Dropbox	OneDrive	Google Drive	Strato HiDrive	MagentaCLOUD	Tresorit	Uw veilige cloud
Website	Dropbox.com	OneDrive.com	drive.google.com	HiDrive.com	cloud.telekom-dienste.de	Tresorit.com	YourSecurecloud.com
Locatie van de server	VS	VS/EU	USA	Duitsland	Duitsland	Zwitserland/EU	Duitsland
Vrij geheugen	2 GB	5 GB	15 GB	5 GB via free-hidrive.com	10 GB, Telekom-klanten 25 GB	3 GB	–
Goedkoopste maandelijkse abonnement	9,99 € voor 1 TB	2 € voor 50 GB	1,99 € voor 100 GB	3 € voor 100 GB	1,95 € voor 50 GB	8,33 € voor 200 GB	2,49 € voor 10 GB
Kenmerken
Clients voor	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android
Prullenbak	30 dagen	30 dagen	onbeperkt	onbeperkt*	onbeperkt*	onbeperkt	onbeperkt
Back-up functie	✗	✗	✓	✓*	✓	✗	✗
Koppelingen naar bestanden delen	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Inhoud delen met andere gebruikers	✓	✓	✓	✓	✗	✓	✓
Verkenning integratie	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Selectieve synchronisatie	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Alterante toegang	✗	✗	✗	(S)FTP/FTPS, WebDAV, SMB/CIFS, rsync, SCP, Git en virtueel station	✗	Netwerkschijf	✗
Overdracht
Differentiële synchronisatie	✓	✗	✗	✗	✗	✗	✓*
Download indien nodig	✗	✓	✗	✗	✗	✗	✗
Detectie van dubbele bestanden	✓	✗	✗	✗	✗	✗	✓*
Limiet bandbreedte	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Hervatten na beëindiging	✓	✓	✓	✗	✗	✓	✓

* zie artikel Dropbox alternatieven: Cloudopslag in vergelijking.

In ons artikel Dropbox Alternatieven: Cloudopslag in vergelijking vind je de verschillende aanbieders in de individuele weergave met alle details en verdere informatie.

7. gegevensbescherming en -beveiliging

Dropbox beweert dat Dropbox Business voldoet aan tal van normen, waaronder de EU-verordening inzake gegevensbescherming (DSGVO). Niettemin is voorzichtigheid geboden. Dropbox slaat zijn gegevens op in de VS en daar in niet nader omschreven datacenters, waaronder Amazon S3. Vanuit het oogpunt van gegevensbescherming is dit problematisch, vooral voor bedrijven, omdat toegang tot deze gegevens door Amerikaanse autoriteiten niet geheel uitgesloten is.

Daarnaast zijn er algemene zorgen over de veiligheid. In 2016 werden meer dan 68 miljoen Dropbox-accounts door onbekenden gepubliceerd, samen met toegangsgegevens waarvan de herkomst onduidelijk is.

Voor de overdracht van de client naar de cloud en de opslag daar zijn de gegevens minimaal 256-bit AES en SSL/TLS versleuteld. Met de toegangsgegevens kan iedereen zich dus toegang verschaffen tot de gegevens, een veelvoorkomend probleem van clouddiensten, dat je alleen kunt omzeilen met een eigen versleuteling in de cloud.

8. conclusie

Technisch gezien is Dropbox zonder twijfel een van de beste aanbieders van cloud-opslag op de markt. De synchronisatie werkt betrouwbaar, en met differentiële synchronisatie en het niet overdragen van dubbele bestanden is het ook zeer snel.

De prijs van 10 euro per maand voor Dropbox Plus met één terabyte opslag is echter wat te duur, gezien het feit dat Microsoft voor die prijs niet alleen 1 terabyte opslag in OneDrive aanbiedt, maar ook een Office 365-abonnement.