Elke maand ontvangt elke werknemer een loonstrookje. Maar wat voor werknemers vanzelfsprekend is, is voor werkgevers een tijdrovende klus. Als een bedrijf nog maar pas is geopend en de ondernemer nog totaal onervaren is op het gebied van loonadministratie, dan kan deze onderneming meerdere dagen in beslag nemen. Er zijn namelijk enkele belangrijke zaken waarmee rekening moet worden gehouden.

Wat is de samenstelling van de loonlijst?

Allereerst moet worden verduidelijkt wat er precies op de loonstrook moet staan. Aangezien het wordt gebruikt voor de berekening van de sociale bijdragen en de fiscale inhoudingen, worden deze afzonderlijk vermeld.

Sociale bijdragen:

• Ziektekostenverzekering
• Verzekering voor langdurige zorg
• Pensioenverzekering
• Werkloosheidsverzekering

Belastingaftrek:

• Loonbelasting
• Kerkbelasting
• Solidariteitstoeslag

Dit klinkt in eerste instantie misschien eenvoudig, maar uiteindelijk komt er veel meer bij kijken, zoals een artikel op imacc.de ook duidelijk maakt. Bovendien moet er rekening mee worden gehouden dat van werknemer tot werknemer verschillende percentages kunnen gelden, bijvoorbeeld in het geval van de kerkbelasting. Verschillende berekeningsparameters, bijzondere gevallen en uitzonderingen maken het principe nog ingewikkelder. Het afgeven van de aangifte inkomstenbelasting wordt dan ook een echte tijdrovende klus.

Aangezien de loonadministratie wettelijk verplicht is en een werknemer dit dus in ieder geval van de werkgever kan eisen, is het niet verwonderlijk dat veel bedrijven de loonadministratie uitbesteden en deze taak in plaats daarvan bijvoorbeeld aan een belastingadviseur toevertrouwen – zo kan er immers veel minder misgaan en kan de werkgever zich weer aan zijn corebusiness wijden.

Maar het probleem ligt voor de hand: er ontstaan extra kosten. Een winstgericht bedrijf dat blijft groeien, zal dus veel geld moeten uitgeven aan het opstellen van loonlijsten.

Uiteindelijk heeft de ondernemer dus blijkbaar twee opties: De eigen gegevens in handen geven, veel geld betalen en een externe persoon inhuren voor het werk (en volledig vertrouwen op diens knowhow) of de payrolls zelf doen, er veel tijd aan besteden en – door het daaruit voortvloeiende verlies aan werk elders – ook geld verliezen.

Feit is echter dat er verschillende manieren zijn om de salarisadministratie in eigen beheer te houden en toch tijd en geld te besparen – in de vorm van moderne salarissoftware.

Software pakketten die zinvol zijn

1. WISO Loon & Salaris

De meeste mensen kennen ongetwijfeld het televisieprogramma WISO. Elke maandag komt het zaken- en consumentenmagazine van de ZDF met interessante onderwerpen voor verschillende doelgroepen. Op de homepage van het programma kunnen gebruikers verschillende gidsen vinden, waarvan de meeste goed onderbouwd zijn. De redactie houdt zich ook bezig met ondernemers en heeft de software “WISO Lohn & Gehalt” gelanceerd, een programma dat de loonadministratie vergemakkelijkt, vooral voor kleinere bedrijven.

Kleinere bedrijven omdat tot 15 werknemers kunnen worden geboekt. Belangrijke gegevens van zorgverzekeraars en uitzendbureaus zijn al in het programma opgeslagen en worden voortdurend bijgewerkt. Bovendien is online rapportage van socialezekerheidsgegevens volgens §22 DEÜV en online loonbelastingrapportage met ELSTER mogelijk. Dankzij geïntegreerd online bankieren kunnen afrekeningen zelfs direct vanuit de software plaatsvinden.

Aangezien er meer dan 30 verschillende loontypes zijn gedefinieerd, is het met dit programma ook mogelijk om een loonlijst te maken voor mini-jobbers, enz. Al met al krijgt de gebruiker met “WISO Lohn & Gehalt” een compleet pakket waarin aan alles is gedacht. Hij moet echter wel wat dieper in de buidel tasten: de software kost 99,99 euro voor 365 dagen – maar uiteindelijk is het gegarandeerd goedkoper dan de rekening van een belastingadviseur!

2. Lexware Loonstaat 2014

Met “Lexware Lohnauskunft 2014” krijgt de koper een programma dat niet zo ondersteunend is als dat van WISO, maar toch zijn doel dient. Hier worden voor een prijs van 49,99 euro vooral oplossingen getoond. Hoe de loonadministratie eruit moet zien, wordt hier op een begrijpelijke manier uitgelegd. Daarnaast krijgt de gebruiker belangrijke informatie over andere onderwerpen zoals belastingklassen en auto’s van de zaak. Deze software kan dus meer gezien worden als een gids dan als een programma om het werk te vergemakkelijken – maar het is toch nuttig voor wie in de toekomst zijn loonadministratie volledig zelf wil doen.

3. Lexware Loon + Salaris 2014

Een andere software van Lexware, “Lohn + Gehalt 2014”, biedt zijn gebruikers daarentegen een veel grotere reikwijdte. Volgens Lexware zelf gebruiken al meer dan 100.000 bedrijven dit programma. Geen wonder, want het biedt tal van hulpmiddelen. Zo kan bijvoorbeeld veel tijd worden bespaard met de mogelijkheid om aangiften loonbelasting en premieafrekeningen rechtstreeks naar de belastingdienst te sturen.

Het voordeel van deze software is ook duidelijk dat het mogelijk is om veel meer dan 15 werknemers te administreren. Tot 50 om precies te zijn, met de pro/premium editie zelfs tot 500. Ook hier is het mogelijk een goed administratief overzicht te creëren met behulp van tal van assistenten (verzuimbeheer, beheer ziektekostenverzekering bijvoorbeeld).

Voor een prijs vanaf 16,90 euro per maand (of 249,90 euro voor een eenmalige aankoop) is het softwarepakket echter niet per se voordelig.

4. Sage einfachLohn

Sage Software is een leverancier van business management software en diensten die wereldwijd actief is. Sage einfachLohn is – zoals de naam al doet vermoeden – nog een software voor loonadministratie die vooral punten scoort met zijn bediening. Een intuïtieve payroll wizard leidt de gebruiker door de verschillende stappen, zodat hij aan het eind alleen nog maar de bijgeleverde loonstroken hoeft uit te printen. Daarnaast is het met deze software ook mogelijk om de wettelijk verplichte meldingen te laten aanmaken, zodat deze alleen nog maar verzonden hoeven te worden. Ook werknemersadministratie en verzuimkalenders zijn beschikbaar, zodat dit programma, dat één werknemer omvat voor een prijs van 5,90 euro per maand, bijzonder geschikt is voor kleine bedrijven. Voor een eerste test is de software bijvoorbeeld beschikbaar via de TelekomCloud.

5. Gratis producten

Ze bestaan ook op het gebied van loonadministratie software: de freeware producten. Het lijdt geen twijfel dat ze verleidelijk zijn. Ze bieden zogenaamd een reeks diensten waarvoor bij andere bedrijven nogal wat geld moet worden betaald. Maar voorzichtigheid is hier geboden en de volgende vraag moet vooral worden overwogen: Waarom kan dergelijke software gratis worden aangeboden als gerenommeerde bedrijven er geld voor vragen? Het antwoord ligt voor de hand – omdat deze softwareproducten meestal niet serieus zijn (uitzonderingen bewijzen natuurlijk de regel). Het begint met het feit dat programma’s verouderd zijn en de huidige wettelijke voorschriften niet geïntegreerd zijn. Of dat een dubieus bedrijf toegang wil krijgen tot gevoelige bedrijfsgegevens. Of dat de gebruiker de kleine lettertjes niet heeft gezien en plotseling in een dure abonnementsval is getrapt. Ondernemers kunnen dus beter gebruik maken van betaalde maar gerenommeerde producten.