Microsoft Outlook wordt zowel in bedrijven als in de particuliere sector vaak gebruikt als agendasoftware. Er zijn echter ook andere oplossingen buiten Outlook, die – afhankelijk van het doel en de eisen – zelfs gratis te overtuigen zijn. In het volgende artikel presenteren we daarom een kleine selectie van gratis agendasoftware die zowel door particuliere gebruikers als voor bedrijven kan worden gebruikt.

1. taken van een kalendersoftware

Er bestaat nauwelijks pure agendasoftware die alleen kan dienen als afsprakenplanner met aanvullende functies, zoals contactbeheer. De bekendste vertegenwoordiger van dit type software was Lotus Organizer, dat qua werking en uiterlijk leek op een klassieke afsprakenplanner met dubbele pagina’s. Lotus Organizer is sinds 2003 niet verder ontwikkeld en werd in 2013 door de nieuwe eigenaar IBM stopgezet.

Vaak is de agendasoftware van vandaag al een volwaardige PIM (Personal Information Manager), die naast afsprakenbeheer en contacten ook notitiebeheer, mailclient en – afhankelijk van het product – zelfs netwerkgeschikte groepsfuncties biedt, zoals gedeelde mailboxen, stemmen voor vergaderingen, polls, enz. Een cloudverbinding maakt synchronisatie tussen verschillende platforms mogelijk, bijvoorbeeld agenda-apps voor smartphones en desktop-pc’s.

Voor onze presentatie hebben wij ons echter geconcentreerd op de kalenderfuncties en de vanuit ons oogpunt relevante functies samengevat in de volgende overzichtstabel. Alle gratis alternatieven voor Outlook moesten concurreren met de marktleider. Een vergelijking van verschillende e-mailprogramma’s vindt u in ons aparte artikel.

2. microsoft outlook – zonder alternatieven?

Microsoft Outlook is een van de meest gebruikte agendasoftware op Windows-pc’s, hoewel de PIM als onderdeel van het Office-pakket veel meer functies heeft, zoals onze presentatie van Outlook laat zien. De belangrijkste reden is dat Outlook een ideale aanvulling is op andere Microsoft Office-producten en ook is opgenomen in de Microsoft 365 (voorheen Office 365) abonnementen voor particuliere gebruikers.

De belangrijkste focus van Outlook is mailbeheer met tal van mailboxen. Nauw daarmee verbonden zijn de contacten en een afspraken- en takenplanner. Outlook kan afspraken of gebeurtenissen op specifieke tijdstippen instellen, vrije afspraken zoeken, afspraken toewijzen aan een of meer categorieën, kleurcodes geven, prioriteiten stellen voor afspraken, de gebruiker herinneren aan de afspraak, terugkerende afspraken maken en nog veel meer.

De agenda kan worden weergegeven in een dagweergave, werkweek, week of maand. Taken worden desgewenst in de zijbalk weergegeven. U kunt ook meerdere kalenders aanmaken, bijvoorbeeld privé en zakelijk, en deze afzonderlijk of samen weergeven. Inzendingen kunnen via kleuren aan specifieke categorieën worden toegewezen.

Buitenlandse kalenders kunnen in ICS- of VCS-formaat worden geïmporteerd en als webkalenders worden geïntegreerd. Voor iCloud-content uit de Apple-wereld biedt Apple zelf een brug naar Outlook met iCloud voor Windows, zodat contacten, taken en kalenders ook in Outlook kunnen worden gebruikt. Wie nog een afsprakenplanner van echt papier gebruikt, zal blij zijn met de vele printformaten voor Filofax, Chronoplan en co. die nog individueel kunnen worden aangepast. Overigens kunnen alle hier gepresenteerde diensten en programma’s via de Windows Print to PDF-printer als PDF worden afgedrukt.

2.1 Netwerkcompatibel? Alleen met Exchange Server

Outlook komt pas echt goed tot zijn recht in combinatie met een oplaadbare Exchange Server. Zodra deze actief is, worden de profielen van de gebruikers centraal beheerd. Agenda’s kunnen dan met andere gebruikers worden gedeeld en gezamenlijk worden gebruikt. Verdere functies zoals automatische uitnodigingen voor vergaderingen of controle of een gebruiker niet al voor een afspraak is ingepland, kunnen in principe via de Exchange Server worden uitgevoerd, die Microsoft ook voor kleinere bedrijven zonder eigen Exchange Server aanbiedt met de abonnementen als Microsoft 365 Business. Met de mobiele Outlook-apps kan de PIM ook op de smartphone worden gebruikt.

3. gratis agendasoftware om te downloaden

Outlook is niet gratis en is veel te uitgebreid als pure agendasoftware. Er zijn echter andere afsprakenplanners op internet die gratis en in het Duits beschikbaar zijn. We hebben sharewareprogramma’s, zoals CKalender of Mailbird, of oplossingen die niet voor Windows beschikbaar zijn, zoals Evolution, buiten beschouwing gelaten. We hebben ook Mozilla SeaMonkey niet als een ander Outlook-alternatief beschouwd, omdat het hier gepresenteerde Thunderbird ook uit het Mozilla-universum komt en er veel frisser en moderner uitziet.

3.1 Outlook.com als gratis alternatief voor Outlook

Microsoft heeft een eigen concurrent voor Outlook in de vorm van de webdienst Outlook.com, althans voor particuliere gebruikers. De maildienst, die de accounts van MSN, Hotmail of Microsoft Live combineert, heeft zich in de loop der tijd ontwikkeld tot een nuttige weboplossing voor mail, contacten, taken en afspraken. In het Microsoft 365-pakket zijn ook de andere diensten zoals OneNote, Teams of Skype aangesloten, maar die zijn geen voorwaarde. U kunt Outlook.com dus ook gratis gebruiken. De interface is eenvoudig, maar dient zijn doel.

U kunt verschillende agenda’s tonen en met een dubbele klik nieuwe afspraken maken. Het invoermasker biedt ook de mogelijkheid om andere deelnemers uit te nodigen via hun mailaccount of om een uitgebreide beschrijving te maken samen met bijlagen en foto’s. Vrij definieerbare categorieën vergemakkelijken het overzicht in de agenda.

Agenda’s kunnen ook worden gedeeld met andere gebruikers, mits zij een account hebben bij Outlook.com. De toegangsopties kunnen ook worden aangepast voor individuele gebruikers. Om de agenda buiten de browser te gebruiken, kunt u de apps voor mobiele platforms gebruiken of naar de Agenda-app van Windows 10 en Windows 11 grijpen. Outlook.com kan ook andere agenda’s zoals Google Calendar integreren en importeren, de export als ICS-bestand zit verborgen in de instellingen (tandwielpictogram -> Alle Outlook-instellingen).

3.2 Agenda-app in Windows 10 en Windows 11?

In Windows 10 en het nieuwe Windows 11 heeft Microsoft al een zeer eenvoudige agenda-app geïntegreerd in Windows. Deze kan echter geen afspraken in een bruikbare vorm afdrukken of delen met andere gebruikers of exporteren, en mist ook veel andere functies waarmee hij zou kunnen concurreren met onze andere kandidaten. De agendasoftware in Windows is dus alleen geschikt voor de laagste eisen van thuisgebruikers.

Een voordeel van de app is wel dat je de agenda’s van Outlook.com en ook van Outlook zelf erin kunt gebruiken. Het scala aan functies is echter zeer beperkt in verbinding met een Exchange-server, zoals blijkt uit de vergelijking van mail- en agenda-apps voor Windows 10 met Outlook voor pc. Het is mogelijk om een Apple iCloud-agenda te integreren. De manier om dit te doen is echter wat lastig en vereist een applicatiespecifiek wachtwoord, dat u kunt genereren via de website iCloud.com.

Als u dit wachtwoord samen met uw iCloud-login toepast, zal de agendasoftware van Windows 10 en Windows 11 de iCloud-agenda’s binden.

3.3 Google Agenda – de cloud-oplossing

Hoewel Google Calendar (ook wel kortweg G Calendar genoemd) geen desktopprogramma is in de klassieke zin, is de gratis clouddienst G Calendar zeer wijdverbreid. Dat komt enerzijds door de nauwe integratie met andere Google-diensten zoals Gmail. Anderzijds kan de webdienst mobiel worden gebruikt op alle platforms en via een toegankelijke API-interface in elke grotere agenda-administratie en zelfs gesynchroniseerd tussen Outlook en Google met tools als Outlook4Gmail.

De weergave in het browservenster is teruggebracht tot de essentie, maar nog steeds overzichtelijk. Je kunt kiezen tussen dagweergave, weekweergave, maand, jaar en een afsprakenoverzicht. Vergeleken met Outlook is het afdrukken van afspraken echter minder flexibel en biedt het geen speciale formaten. Google Agenda zelf biedt een duidelijke planning, die ook gedeeld en gecoördineerd kan worden met andere gebruikers. U kunt afspraken, taken en herinneringen aanmaken, terugkerende afspraken bepalen, deelnemers en locaties toevoegen en een beschrijving en bijlagen toevoegen.

Agenda’s kunnen worden gepubliceerd op het web of de interfaces kunnen worden geïntegreerd in Exchange, Outlook en iCal of gemigreerd met andere programma’s via ICS- en CSV-bestanden. Voor gebruik in grotere bedrijven biedt Google Google Workspace aan, een oplossing tegen betaling die mail, contacten, planner en Office online combineert als vervanging voor Word of Excel en centraal beheer mogelijk maakt.

3.4 Lightning – in combinatie met Thunderbird

Lightning was aanvankelijk bedoeld door de Mozilla Foundation als een onafhankelijke open source kalenderoplossing als aanvulling op de al zeer populaire mailclient Thunderbird, maar werd vervolgens aangeboden als extensie voor Thunderbird. Sinds versie 78 is Lightning stevig geïntegreerd in Thunderbird, dat daarmee concurreert met Outlook, althans voor thuisgebruikers. De sterke punten van Thunderbird waren en zijn het mailbeheer. De agenda zelf biedt de standaardfuncties en de presentatie ervan is heel duidelijk gericht op Microsoft Outlook in versie 2007, zodat hij erg verouderd oogt.

Lightning kan zijn kalenders synchroniseren met andere clients zoals Google Calendar via de interfaces CalDav, iCal of WCAPF. De gebruikelijke functies zijn beschikbaar voor afspraken. Voorgedefinieerde categorieën met verschillende kleuren kunnen worden aangevuld of gewijzigd met eigen invoer. Vergeleken met de concurrentie is de kalenderweergave nogal ouderwets en niet meer van deze tijd.

3.5. eM Client – de prachtige Outlook-kloon

De eM Client, die gratis is voor privégebruik, gaat voor een moderne Outlook-kloon. Het visueel zeer moderne programma met verschillende designs biedt naast mailfuncties ook contact-, agenda- en afsprakenbeheer. eM Client ondersteunt naast de klassieke mailprotocollen ook Exchange, Google en Google Workspace. Bijlagen kunnen direct worden opgeslagen in cloudopslag zoals Dropbox of OneDrive. In plaats van de bestanden worden dan de links naar de cloudopslag gestuurd of worden bijlagen van inkomende mails daar opgeslagen.

De gratis versie heeft een beperkt aantal functies in vergelijking met de gekochte versie. Het mag ook alleen privé worden gebruikt en kan slechts twee mailaccounts beheren. Anderzijds biedt de gratis versie ook ondersteuning voor gecodeerde communicatie via PGP-codering.

Dekalenderfuncties zijn vergelijkbaar met die van Outlook, en vanuit ons – subjectieve – oogpunt zijn de presentatie en werking ervan zelfs wat aantrekkelijker en overzichtelijker. Naast het eigen kalenderformaat kunnen kalenders ook worden geïntegreerd als CalDAV, Exchange, Outlook.com, Office 365 Business, Google Calendar, iCloud en iCalender.

3.6 EssentialPIM

Een ander Outlook-alternatief is EssentialPIM, dat het hele spectrum bestrijkt met mail, contacten, agenda en taken. De fabrikant biedt een beperkte freeware-versie die het in vergelijking met EssentialPIM Pro en EssentialPIM Free zonder veel functies moet stellen, waaronder een synchronisatiepakket met diensten als Google, iCloud, Outlook, CalDav, CardDav, enz.

De kalenderfuncties die relevant zijn voor dit artikel zijn ook beperkt in de freeware en missen bijvoorbeeld bewerkbare categorieën of aanpasbare weergaven en geavanceerde afdrukfuncties. Aangezien de taken in de kalender ook alleen in de Pro-versie worden weergegeven, is de gratis versie onnodig beperkt. Aan de andere kant zijn er mobiele apps voor gratis agendasoftware die synchroniseren tussen de desktopclient en de apps.

Wie kan leven met de beperkingen van de freeware, krijgt een krachtige en overzichtelijke Outlook-versie. De Pro-versie is er al vanaf 36 euro, dus later overstappen is nog steeds mogelijk. Echt werken met meerdere gebruikers is alleen mogelijk met de EssentialPIM Pro Business-licentie vanaf 56 euro per gebruiker.

4. conclusie

Alle hier gepresenteerde oplossingen bieden zich aan als gratis agendasoftware. Qua bediening en gemak heeft de eM Client, die gratis is voor particuliere gebruikers, volgens ons een duidelijke voorsprong. De webdiensten van Google en Microsoft worden echter steeds beter en kunnen zowel via apps als in de browser worden bediend, ongeacht het platform. De on-board oplossing van Windows 10 of Windows 11 is zeer spartaans, maar volgens ons al voldoende voor eenvoudig agendabeheer. Het gebrek aan export beperkt deze oplossing echter onnodig bij het overstappen naar andere software, zodat alleen een combinatie van Outlook.com account met de Windows agenda-app geschikt is.