Een eerste artikel behandelde al de algemene veranderingen in Office 2007, maar er zijn ook enkele veranderingen in de afzonderlijke programma’s achter de nieuwe interface. Uit de vele functies van Word 2007 heeft Jörg Schumacher (PCDjoe) enkele functies geselecteerd die belangrijk zijn voor de overstap van een vorige versie, maar die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn, en presenteert ze hier.

Overschakelen

Allereerst wil ik alle nieuwkomers geruststellen: volgens mij is het werken met het nieuwe Word na korte tijd soepel en comfortabel te doen – mits je de knop linksboven (Office-knop) hebt geïdentificeerd als de centrale bedieningsknop en niet hebt afgedaan als een ornament. Ervaren Word-gebruikers zullen snel merken dat enkele belangrijke zaken totaal anders zijn bij het werken met de nieuwe versie: Aangepaste werkbalken, sneltoetsen en macro’s ontbreken, maar autocorrectie werkt wel.

Dit andere gedrag is te wijten aan het feit dat sommige instellingen waren opgeslagen in het oude Normal.dot en nu ontbreken omdat Word, in tegenstelling tot eerdere versies, bij het updaten niet het oude Normal.dot overzet naar het nieuwe formaat, maar een nieuw bestand in het nieuwe formaat aanmaakt. Ondanks alle omstandigheden vond ik dit positief, mijn oude Normal.dot moest echt opgeruimd worden. Hoe dat moet volgt later.

De autocorrectie-items daarentegen worden in een apart bestand opgeslagen, dat ook voor de nieuwe versie beschikbaar wordt gesteld. Als er echter in de oude versie nog invoegtoepassingen waren geïnstalleerd, worden deze opgeslagen in een tabblad met de naam Invoegtoepassingen. Wie overstapt op de nieuwe versie staat dus aanvankelijk voor de taak om individuele instellingen in het kader van het nieuwe Word nieuw leven in te blazen. De inspanning die daarvoor nodig is, hangt grotendeels af van de oude instellingen.

Afbeelding 1: Belangrijke controles tijdens de omschakeling Klik op de afbeelding om te vergroten

In het volgende laat ik een eenvoudige manier zien zonder de aangekondigde opschoning en een manier voor de omschakeling die iets meer tijd kost, maar niettemin aan te bevelen is. Word 2007 heeft de Normal.dot van de vorige versie niet automatisch overgenomen, maar ook niet verwijderd. U vindt een Normalxx.dot op de oorspronkelijke opslaglocatie, waarbij xx staat voor het nummer van de vorige versie. Al uw eigen macro’s, alle sneltoetsen, opmaaksjablonen, werkbalken en autoteksten staan daar nog steeds. Het nieuwe standaard documentsjabloon heet Normal.dotm en kan dus ook macro’s bevatten (zie artikel 1). Switchers hebben nu de keuze om de oude Normal.dot gewoon te blijven gebruiken als aanvulling op de nieuwe versie of om de elementen ervan over te brengen naar de nieuwe versie en de oude Normal.dot later af te schaffen.

Oude instellingen opnieuw gebruiken

Als u uw oude instellingen op een eenvoudige manier wilt gebruiken, hoeft u maar één stap uit te voeren. Toegegeven, dit is een beetje lang, maar het is maar één keer nodig: vanaf de knop leidt het pad via de Word-opties naar de invoegtoepassingen.

Figuur 2: Voorheen Extras->Templates en Add-Ins, tegenwoordig iets verder weg. Klik op de afbeelding om te vergroten

Selecteer Word Add-Ins in de lijst onderaan onder Beheer en klik dan op Ga naar. Het volgende dialoogvenster is nu identiek aan het dialoogvenster Document Templates and Add-Ins uit de vorige versies. Hier zoekt u, nadat u op Toevoegen hebt geklikt, de documentsjablonen die u onder de nieuwe versie nodig hebt. In mijn geval zijn het er twee, de ene is de oude Normal.dot en de andere is een macro-sjabloon. Voordat u bevestigt met OK, is het belangrijk dat de vinkjes geactiveerd zijn. Na deze stappen is bijna alles weer als vanouds: je vindt je eigen instellingen voor menu’s en werkbalken in het tabblad Invoegtoepassingen, AutoTeksten, macro’s en sneltoetsen werken als vanouds.

Figuur 3: De oude Normal.dot activeren

Instellingen specifiek toepassen

Hoe eenvoudig de eerste manier ook was, het heeft wel een nadeel: als het oude Normal.dot gevoelig was voor storingen, heeft u nu waarschijnlijk deze oude instellingen overgezet naar het nieuwe Word. Ook centrale macro’s uit de oude standaardsjabloon, zoals AutoExcec, AutoExit en andere auto-macros, werken pas als ze in de nieuwe Normal.dotm terechtkomen. Dus als u nog iets mist, zult u in detail moeten gaan zoals hieronder beschreven.

Een voorbereidende stap om de zogenaamde ontwikkelaarstools te tonen is nuttig. Dit geeft u direct toegang tot een aantal elementen die in de vorige versie in het menu Extra’s stonden. Ook hier begint alles met een klik op de knop en de knop Woordopties. In de veelgebruikte tak moet dan het selectievakje van de instelling Show developer tab in the ribbon geactiveerd en bevestigd worden. Daarna biedt het tabblad toegang tot bijvoorbeeld de documentsjablonen, die in het eerste deel alleen op zo’n omslachtige manier konden worden bereikt.

Afbeelding 4: Het tabblad Ontwikkelaarstools activeren Klik op de afbeelding om te vergroten

Zorg er allereerst voor dat voor de verdere stappen niet de oude Normal.dot als globaal sjabloon is gemonteerd, zoals beschreven in de vorige stappen. Anders zullen de beschreven stappen niet werken. Wat kunt U overzetten van de oude Normal.dot naar de nieuwe en wat niet? U kunt de opmaaksjablonen, de macro’s en de autoteksten overzetten, maar niet uw eigen toetscombinaties.

Als de sneltoetsen zo belangrijk voor je zijn dat je ze niet afzonderlijk wilt herstellen (aanbevolen), maak dan een kopie van het oude Normal.dot en hernoem het bijv. Keyboard Shortcuts.dot. Open vervolgens het bestand voor bewerking en verwijder alle macro’s van dit sjabloon via de opdracht Ontwikkeltools -> Macro’s nadat u het sjabloon had geselecteerd in het invoerveld Macro’s in: om alleen deze macro’s te zien.

Ook eventuele AutoTexts moeten uit dit bestand worden verwijderd. Maar daarover later meer in de paragraaf “Organiseren van AutoTeksten”. Als u dit sjabloon na afloop als globaal sjabloon monteert, zijn de toetscombinaties weer beschikbaar. Persoonlijk vind ik het echter zinvoller om de sneltoetsen die u onthoudt of vaak gebruikt individueel aan te passen (“Knubbel” -> knop Word-opties -> Toetsenbordsnelkoppelingen aanpassen).

Opmaaksjablonen en macro’s organiseren

Om opmaaksjablonen en macro’s van het oude Normal.dot over te zetten naar het nieuwe Normal.dotm, biedt Word net als in vorige versies de functie Organiseren. Klik hiervoor op Ontwikkelaarstools -> Documentsjabloon -> Organiseren. De nieuwe Normal.dotm zou links al zichtbaar moeten zijn. Klik rechts eerst op Bestand sluiten en daarna op Bestand openen (knop verandert). Open de oude Normal.dot. Dan vindt u rechts de macroprojecten en de formaatsjablonen voor de overdracht. Het is nu aan u wat wordt overgezet naar het nieuwe standaardsjabloon.

Figuur 5: Organiseren van macroprojectelementen en opmaaksjablonen Klik op de afbeelding om te vergroten

AutoTeksten organiseren

Als je het aanpassen van AutoTeksten in de vorige stappen hebt gemist, was je net als ik. Microsoft is teruggegaan naar de oude tijd en heeft de AutoTeksten georganiseerd in een eigen sjabloon. In de map C:\Documents and Settings\Application Data\Microsoft\Document Building Blocks\1031 worden de nieuwe AutoTexts opgeslagen in het bestand “Building Blocks.dotx”. Word 2007 heeft een blokbeheer voor deze tekstblokken en andere bouwstenen – eindelijk en voor mij een hoogtepunt van de nieuwe versie, hoewel de geïntegreerde preview erg klein is. Modules zijn herbruikbare inhoud of andere documentonderdelen die worden opgeslagen in catalogi. Om ze te beheren vindt u de knop Snelle bouwstenen in het tabblad Invoegen. In de helptekst vindt u hierover nog informatie onder Snelbouwstenen. Om de tekstmodules (AutoTexts) uit het oude Normal.dot te bewerken, moet u dit sjabloon eerst als globaal sjabloon koppelen en dan pas de organizer oproepen.

Na het oproepen van de organisator voor modules worden de modules zichtbaar. Nu kunt u beslissen welke AutoTeksten uit het oude Normal.dot moeten blijven bestaan. Klik ze aan, kies het commando Eigenschappen bewerken en verander de locatie in het dialoogvenster dat verschijnt. U kunt kiezen tussen Bouwstenen.dotx en het nieuwe Normal.dotm. Ik adviseer echter een documentsjabloon dat speciaal voor dit doel is gemaakt, zoals ik in een eerdere post heb voorgesteld. Waarom? De Normal.dotm moet om snelheidsredenen mager worden gehouden, de Building Blocks.dotx kan eventueel door Word opnieuw worden aangemaakt bij een reparatie/installatie omdat daar standaarden zijn opgeslagen. Dus eerst Knubbel, Nieuw, Leeg document, dan Knubbel, Opslaan als, Wordsjabloon, misschien met de naam Tekstblokken. Voeg vervolgens dit sjabloon als globaal sjabloon toe zoals reeds beschreven. Daarna is dit bestand beschikbaar in de organizer voor modules als doel voor het opslaan van de AutoTekst.

Afbeelding 6: AutoTeksten herschikken in de Organisator voor modules Klik op de afbeelding om te vergroten

Oud of nieuw bestandsformaat?

Een vraag die voor nieuwkomers net zo belangrijk is als het blijven gebruiken van het oude Normal.dot, is of en wanneer het nieuwe bestandsformaat moet worden gebruikt. Na de eerste tests ben ik geneigd de compatibiliteitsmodus alleen te gebruiken als het absoluut noodzakelijk is. Gedwongen compatibiliteit met vorige versies betekent dat nieuwe functies verloren gaan en er is vaak een zweem van gedeactiveerde functies. Bloggen vanuit Word 2007 in combinatie met WordPress werkt bijvoorbeeld alleen in dit nieuwe formaat.

In mijn eerste aanbevelingen voor gebruik adviseerde ik nog de compatibiliteitsmodus. Nu biedt Microsoft echter zelf een Microsoft Office Compatibility Pack aan voor de bestandsformaten van Word, Excel en PowerPoint 2007. Door het Compatibility Pack voor Microsoft Office 2000, Office XP of Office 2003 te installeren, kunt u bestanden met de nieuwe bestandsformaten van Word, Excel en PowerPoint 2007 openen, bewerken en opslaan. Het compatibiliteitspakket kan ook worden gebruikt met Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 en PowerPoint Viewer 2003 om bestanden in deze nieuwe formaten te bekijken. Voor meer informatie over het Compatibility Pack, zie Knowledge Base artikel 923505 of download het direct van WinTotal. Vanwege het open bestandsformaat ondersteunen ook andere Office-toepassingen deze formaten (OpenOffice). Als u toch de opslagmodus wilt wijzigen, kunt u de standaardinstellingen vinden onder Knubbel, Word-opties in de tak “Opslaan”. Daar kan in het bovenste deel het standaard opslagformaat worden ingesteld.