Iedereen die met Word werkt, werkt met documentsjablonen. Documentsjablonen zijn patronen voor allerlei soorten documenten, van lege bladen met de standaardinstellingen van Word tot functionele patronen voor brieven, faxen of facturen. In documentsjablonen worden teksten, macro’s, opmaaksjablonen en instellingen opgeslagen. Geschikte documentsjablonen voor elk werkdoel vergemakkelijken het maken van vergelijkbare documenten of beveiligen speciale werkomgevingen. We hebben belangrijkeinformatie verzameldover het werken met het documentsjabloon Normal.dot en andere documentsjablonen. Het artikel richt zich op Normal.dot en later op het werken met andere documentsjablonen.

Opmerking: De tekst is gebaseerd op oudere Office-versies, maar is nog steeds geldig voor nieuwere versies. In de update Normal.dot(x) en Co – Word 2007 voor nieuwkomers gaan we in op de vernieuwingen sinds het dotx formaat.

Algemeen

Elk document dat u maakt of opent in Word is gebaseerd op een bestaand documentsjabloon. Niet iedere gebruiker is zich daarvan bewust. Ook het feit dat veel acties op een document wijzigingen in documentsjablonen inhouden, wordt pas opgemerkt wanneer Word bij het opslaan vraagt of wijzigingen in de documentsjabloon ook moeten worden opgeslagen of – vaak nog verwarrender – erop wijst dat wijzigingen in een bestand met de naam Normal.dot niet kunnen worden opgeslagen omdat het door een andere gebruiker is vergrendeld. In de meeste gevallen is er geen goed advies en wordt de beslissing willekeurig genomen. Meestal gebeurt daarbij echter niets opvallends, zodat de genomen beslissing verder niet wordt onthouden. Erger is het wanneer de goedbedoelde adviezen in forums vaak worden opgevolgd en het bestand Normal.dot wordt verwijderd om een niet of verkeerd reagerend Word weer aan de praat te krijgen. Na zo’n verwijdering wordt Normal.dot van de gebruiker opnieuw aangemaakt met standaardinstellingen. Dit lost vaak de problemen met Word op, maar aan de andere kant gaan in dit geval alle bewust of onbewust aangebrachte wijzigingen in het sjabloon natuurlijk verloren.

Bij documentsjablonen heeft de gebruiker dus te maken met twee soorten problemen. Zelfs als u het tot nu toe niet wist: Wanneer u een nieuw document maakt met de icoonknop “Nieuw” uit de standaardwerkbalk, maakt u een document dat automatisch gekoppeld is aan het documentsjabloon Normal.dot. Basiskennis van dit sjabloon is dus noodzakelijk. Verderop in de uitleg leert u hoe u documentsjablonen gericht kunt gebruiken.

De standaard documentsjabloon

De belangrijkste informatie over documentsjablonen is al gegeven: Word slaat alle basisinstellingen van een gebruiker op in een bestand met de naam Normal.dot. Dit bestand is echter alleen aanwezig wanneer een onder Windows aangemelde gebruiker Word voor het eerst opstart. Daarbij vraagt Word welke gebruikersinformatie moet worden gebruikt. De meeste gebruikers bevestigen deze vraag gewoon, zoals de meeste andere dialoogvensters, en slaan zo de eerste wijziging op in het zojuist aangemaakte Normal.dot. Dit nieuwe bestand staat meestal in de map C:\Documents and Settings\[username]\ApplicationData\MicrosoftTemplates of C:\Users(user)\[username]\AppData\Roaming\MicrosoftTemplates, afhankelijk van het besturingssysteem. Het gaat om dit bestand dat eigendom is van de gebruiker, en het is niet leeg om mee te beginnen. Het kent al een aantal korte autoteksten en andere automatismen en de basisinstellingen van Word. Maar het bevat ook de instellingen die belangrijk zijn voor de gebruiker, zoals de standaardtaal, het standaardlettertype en de standaardlettergrootte. Als u dit aandachtig hebt gelezen, weet u al hoe u de standaard lettergrootte voor alle toekomstige documenten kunt wijzigen. Correct: Zoek Normal.dot via Windows Verkenner en open het voor bewerking. Selecteer het hele document met [CTRL]+[A], wijzig de lettergrootte of het lettertype en sla op. Het werkt, maar het is ingewikkeld. De eerste valkuil is de Windows Verkenner, want een dubbelklik op het succesvol gelokaliseerde Normal.dot opent het niet, maar creëert een nieuw bestand. Om een documentsjabloon te openen, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand en vervolgens op de opdracht “Bewerken”. Voor het geval dat oplettende lezers meteen in Windows Verkenner hebben gekeken: U kunt de bestandsextensies alleen zien als de mapopties in het systeem dienovereenkomstig zijn ingesteld. Gebruik daarvoor de opdracht Start -> Configuratiescherm -> Mapopties -> Weergave en schakel het vakje “Extensies voor bekende bestandstypen verbergen” uit. In oudere versies van Word bestond alleen de hierboven beschreven procedure voor het wijzigen van het standaardlettertype. Maar het gekreun van de gebruikers heeft Microsoft waarschijnlijk bereikt en dus is er een gebruiksvriendelijke procedure voor belangrijke basisinstellingen.

Standaard lettertype wijzigen

De gebruiksvriendelijke procedure voor het wijzigen van een standaardinstelling zal worden getoond met het standaardlettertype als voorbeeld, maar met een beetje aandacht kan het snel worden toegepast op andere instellingen. Hoe zou u proberen een lettertype te wijzigen als u daarvoor niet de pictogrammen op de Standaardwerkbalk zou gebruiken? Correct, het commando is Formaat -> Karakter. Daar zou u het lettertype instellen en bevestigen. Maar juist deze procedure helpt ook om de standaard te veranderen voor alle toekomstige documenten. Hoe eerder je dit doet, hoe minder documenten je achteraf moet aanpassen of hoe minder werk je hebt aan documenten die je vanaf nul aanmaakt. De veiligste procedure is de volgende:

• Start Word opnieuw op. Er verschijnt een nieuw, leeg document. Het is gebaseerd op het documentsjabloon NORMAAL – het gebruikt de informatie uit het bestand Normal.dot.
• Gebruik nu de opdracht Opmaak -> Teken. Stel in het dialoogvenster dat verschijnt het lettertype in dat u in de toekomst als standaard wilt gebruiken, maar bevestig niet met OK. Dit zou het lettertype in het huidige document veranderen: Kijk rond en zoek de knop Standaard. Dit is de verantwoordelijke knop: Klik op deze knop om de standaard te wijzigen wanneer u het volgende dialoogvenster bevestigt (zie Fig. 1).
• Sluit Word af: Hiermee worden ook de wijzigingen in de documentsjabloon in het bestand Normal.dot opgeslagen.

Aangezien alle nieuwe lege documenten gebaseerd zijn op de nu gewijzigde documentsjabloon Normal.dot, hoeft u Word daarna alleen maar opnieuw te starten om te genieten van het gewijzigde lettertype in het automatisch verschijnende nieuwe document. Als u nu de dialoogvensters die in de toekomst worden gebruikt nader bekijkt, zult u ook de knop Standaard aantreffen in de dialoogvensters Bestand -> Pagina-instelling; Tabel -> Invoegen -> AutoFormat; Invoegen -> Datum en tijd; en Extra -> Taal -> Taal instellen.

Fig. 1: Het standaard lettertype van Word wijzigen Klik op de afbeelding om te vergroten

Basisinstellingen wijzigen

Bij nader inzien geldt de hierboven beschreven procedure alleen voor pagina-eigenschappen en tekstelementen. De meeste basisinstellingen van Word worden gewijzigd via drie opdrachten in het menu Extra.

• Met behulp van het commando Extra’s -> Opties wijzigt u de manier waarop Word werkt. U vindt er instellingen voor de weergave, voor het opslaan en voor het afdrukken. Let er echter op dat Word u op dit punt ook probeert te misleiden. Als je meer dan één document open hebt en dit commando uitvoert, gelden sommige instellingen alleen voor het huidige document en hebben ze geen effect op andere documenten, laat staan op de standaardinstellingen. Andere veranderen de standaardinstellingen onmiddellijk. Om er zeker van te zijn dat u de standaardinstellingen wijzigt, gaat u te werk zoals hierboven reeds beschreven: Start Word opnieuw op, gebruik nu het commando Extra’s -> Opties, wijzig de instellingen en sluit Word af: hierdoor worden ook de wijzigingen in de documentsjabloon in het bestand Normal.dot opgeslagen.
• Met behulp van de opdracht Extra -> Autocorrectie-opties kunt u de automatische functies beïnvloeden, zoals autocorrectie bij invoer, AutoTeksten (Word-synoniem voor tekstmodules) en andere. Hier wordt het echter weer verwarrend: terwijl de instellingen voor autocorrectie bijvoorbeeld in Normal.dot terechtkomen, vindt u de lijst van Word-paren (autocorrectielijst) in een bestand met de extensie ACL. Dit is meestal te vinden in de map C: \Documents and Settings[user name]\ Application Data MicrosoftOffice. Deze locatie en het feit dat u meer dan één bestand met deze extensie vindt, geven aan dat ten eerste deze lijst geldt voor alle Office-toepassingen van de gebruiker en ten tweede dat er voor elke taal een dergelijk bestand te vinden is.
• Met behulp van de opdracht Extra’s -> Aanpassen kunt u de vormgeving van de werkbalken en menu’s van Word beïnvloeden. Het tabblad Opties zorgt er bijvoorbeeld voor dat menu’s onmiddellijk volledig opengaan. Maar dubbele voorzichtigheid is geboden. Ten eerste wijzigt u op het tabblad Opties in het onderste gedeelte ook de basisinstellingen van Office. Ten tweede ontneemt het dialoogvenster echter het zicht op de hoofdzaken: Als u met de muis op een pictogram wijst en sleept terwijl het dialoogvenster openstaat, volgt het pictogram gehoorzaam. Laat dus niet los, maar druk op ESC om dit proces te beëindigen. Als u dit te laat leest, gebruik dan de knop Reset in het tabblad Werkbalken. Dit zal de zojuist gemarkeerde werkbalk links ervan terugzetten naar de standaard. Merk op dat het bevestigingsdialoogvenster twee stukken informatie geeft (zie Fig. 2). Het ene is de naam van de werkbalk die opnieuw moet worden ingesteld en het andere is de documentsjabloon waarop dit van toepassing moet zijn. Hieruit kan worden geconcludeerd dat elke documentsjabloon zijn eigen werkbalken kan hebben. Dit is een praktische regeling als bijvoorbeeld in een factuur andere pictogrammen voor de bediening zichtbaar moeten zijn dan in een brief. Om de werkbalken te wijzigen moet echter het bijbehorende documentsjabloon of ten minste één document met dit sjabloon geopend zijn.

Fig. 2: Wijzigingen aan een werkbalk in Normal.dot

Helaas is het aanpassen van basisinstellingen niet altijd zo eenvoudig als zojuist beschreven. Wie goed kijkt bij het opmaken of invoegen van objecten, vindt termen als Afmetingen opslaan voor nieuwe tabellen (Tabel -> Invoegen -> Tabel) en soortgelijke formuleringen, waarachter toegang tot standaardinstellingen voor het standaardgebruik van de betreffende objecten schuilgaat.

Wat bewaart Normal.dot?

Het zou al duidelijk moeten zijn geworden dat het bestand met de naam Normal.dot de standaardinstellingen voor de werking van Word opslaat. Er zijn echter nog andere objecten die in de Nomal.dot terechtkomen zonder dat de gebruiker dat merkt bij het omgaan met dergelijke objecten. Kennis van deze objecten kan nuttig zijn voor het werken met Word met behulp van een geschikte strategie.

Ten eerste bevat het documentsjabloon karakter- en paragraafformaten in een soort standaard voor alle documenten. Als u op de lijstpijl in de werkbalk Indeling klikt met de [SHIFT]-toets ingedrukt, opent Word de lijst met alle opmaaksjablonen die het huidige documentsjabloon bevat (zie Afb. 3).

Fig. 3: Toegang tot stijlbladen Klik op de afbeelding om te vergroten

Herinnering: Een stylesheet is een patroon voor tekstobjecten waarvan de eigenschappen via een naam aan deze objecten kunnen worden overgedragen. Probeer het uit: Schrijf tekst, schakel met de toetsencombinatie [CTRL]+[SHIFT]+[S] naar het lijstveld Opmaaksjabloon, schrijf daar het woordje TITEL en bevestig met [ENTER]. Op deze eenvoudige manier heeft u de eigenschappen van een stijl die al in Normal.dot staat aan de tekst toegekend. Als u de lijst voor een test hebt geopend, zult u zeker meer van dergelijke interessante opmaaknamen hebben ontdekt. Nu wilt u misschien deze bestaande stijlbladen aanpassen aan uw eigen ideeën. Laten we bij het voorbeeld blijven: alle titels moeten voortaan in een rood lettertype verschijnen. De manier waarop verschilt enigszins per versie, maar leidt altijd naar hetzelfde dialoogvenster. De eerste stap is het commando Opmaak -> Sjabloon opmaken. In het dialoogvenster dat verschijnt, is de stijl van de huidige alinea gemarkeerd. Schakel naar Alle stijlen bovenaan en selecteer vervolgens de stijl Titel in de lijst onderaan. Klik vervolgens op Wijzigen.

Fig. 4: Een sjabloon wijzigen

In het dialoogvenster dat verschijnt, heeft u de stijl onder controle: één klik op de knop voor het rode lettertype is voldoende voor het huidige document. Maar we moeten ons afvragen hoe de wijziging ook de documentsjabloon bereikt. Daartoe moet het vinkje voor Toevoegen aan sjabloon worden gezet. Hiermee wordt altijd het huidige sjabloon bedoeld (zie fig. 4).

Wees overigens voorzichtig met het selectievakje Automatisch bijwerken: Als dit selectievakje is geactiveerd, wordt elke wijziging van een tekst met dit sjabloon onmiddellijk toegepast op alle teksten in hetzelfde document. Dit is zeer ernstig als het de algemene opmaaksjabloon Standaard in een document beïnvloedt, die alle alinea’s meestal eerst automatisch krijgen. Daarna wordt de wijziging pas in het document opgeslagen.

De instelling wordt pas daadwerkelijk overgenomen als de documentsjabloon is opgeslagen. In het geval van Normal.dot vindt dit automatisch opslaan echter pas plaats bij het afsluiten van Word, bij andere documentsjablonen gebeurt dit altijd bij het afsluiten van het laatst geopende document op basis van deze sjabloon. Dit is duidelijk te laat, onmiddellijk opslaan zou beter zijn. Daarom op dit punt een korte uitweiding met andere elementen die in Normal.dot worden opgeslagen: Toetscombinaties voor veelgebruikte functies. In dit geval gaat het om de definitie van een toetscombinatie waarmee u het opslaan van alle geopende documenten inclusief de documentsjablonen activeert.

Activeer de opdracht Extra -> Aanpassen. Klik onderaan op de knop “Toetsenbord”. De rest is relatief eenvoudig: Selecteer rechts de opdracht FileSaveAll en klik vervolgens in het invoerveld Nieuwe toetscombinatie. Druk nu de nieuwe toetscombinatie in, bijvoorbeeld [ALT]+[CTRL]+[SHIFT]+[F12], die gewoonlijk niet wordt gebruikt. Let nu op de informatie naast de vermelding Opslaan in. Meestal eindigen sneltoetsen in Normal.dot, maar elke andere open documentsjabloon zou als selectie kunnen dienen. In het geval van conflicten met dezelfde toetscombinaties in meerdere tegelijk geopende sjablonen, zou Word vrij pragmatisch te werk gaan: Het geeft altijd voorrang aan de documentsjabloon die aan het actieve document is toegewezen. De acties worden afgesloten met een klik op Toewijzen en een op Sluiten (zie fig. 5).

Fig. 5: Een toetsencombinatie toewijzen Klik op de afbeelding om te vergroten

Naast de teken- en alineaopmaak en de sneltoetsen slaat Word ook AutoTekst-invoer op in de documentsjabloon. Dit is hier echter niet het onderwerp, omdat hierover al een artikel op WinTotal staat: “Documentsjablonen en AutoTekst in Word”.

Speciale documentsjablonen

Het is heel effectief om speciale documentsjablonen te maken voor terugkerende documenten. Dit kan een documentsjabloon zijn voor normale brieven (bijv. Brief.dot), voor faxen (Fax.dot) en voor langere documenten met rapportkarakter (Konzept.dot). Elk sjabloon is voorzien van typische structuren en versnelt zo het werkproces. Dit tweede deel van het artikel over documentsjablonen in Word geeft een vooruitblik op de mogelijkheden voor het werken met speciale documentsjablonen.

Opmerking: Zie voor Word 2007 ons aparte artikel Normal.dot(x) en Co. – Word 2007 voor nieuwkomers.

Algemeen

Documentsjablonen zijn patronen voor terugkerende documenten die voorzien in geschikte teksten en functies voor een specifiek doel. Zo’n documentsjabloon bevat bijvoorbeeld teken- en alineaopmaak, AutoTeksten en specifieke macro’s. Het kan echter ook teksten bevatten die een nieuw document al moet bevatten: een briefhoofd met adres, een afbeelding met het bedrijfslogo, een geprefabriceerd adresveld, een formuliertekst of een contract met voorgeschreven tekstpassages. De documentsjablonen zijn bij uitstek geschikt om uw eigen specifieke formaatsjablonen klaar te houden voor bepaalde werkzaamheden.

Het eerste wat een documentsjabloon onderscheidt van een gewoon tekstbestand in Word is de bestandsextensie. Het documentsjabloon heeft de extensie dot, het normale document de extensie doc. Ook de opslaglocatie is anders. Hoewel u documenten in een willekeurige map opslaat, moet u alle documentsjablonen zo opslaan dat ze onmiddellijk beschikbaar zijn wanneer u het commando Bestand -> Nieuw oproept. Wanneer u een documentsjabloon maakt, zorgt Word automatisch voor de juiste opslaglocatie. Met de toekenning van het documenttype Sjabloon krijgt het document een interne markering die het identificeert als sjabloon.

U hebt snel toegang tot de met Word meegeleverde sjablonen. Wanneer u een bestand aanmaakt met de opdracht Bestand -> Nieuw, verwacht Word dat u een sjabloon selecteert in het taakgebied Nieuw document (of Sjablonen op mijn computer). Meestal vindt u daar de geïnstalleerde documentsjablonen (zie Afb. 6).

Fig. 6: Toegang tot geïnstalleerde sjablonen

Als u echter aanvullend een documentmap definieert, bijv. als map voor werkgroepen, met de opdracht Extra -> Opties in het tabblad Bestandslocatie, behandelt Word in het dialoogvenster Nieuw “normale” documenten die zich daarin bevinden als documentsjablonen – ongeacht de bestandsextensie. Na een klik op OK treedt de bijzonderheid van de gedefinieerde sjablonen uit deze map in werking: Word opent het bestand zelf niet, maar stelt een kopie beschikbaar als nieuw document om te bewerken.

Documenten en sjablonen hebben dus veel gemeen in Word. Op één uitzondering na kunt u met documenten op dezelfde manier werken als met sjablonen. Een belangrijk verschil is dat je de verborgen functionaliteit van een documentsjabloon aan een andere sjabloon kunt koppelen. Je maakt een sjabloon bijvoorbeeld beschikbaar voor andere gebieden met speciale macro’s of toetscombinaties (zie voor details het artikel “Documentsjablonen en autotexts in Word”).

Let ook op een voordelige procedure in de nieuwere Word-versies (vanaf 2002): Met de opdracht Nieuw uit bestaand document krijgt u ook toegang tot een “normaal” document: maar het wordt geopend als een kopie zoals een documentsjabloon.

De inhoud van documentsjablonen

In veel dialoogvensters van Word – bijv. bij het specificeren van AutoTekst-invoer of na de opdracht Extra -> Aanpassen – hebt u de keuze om de locatie voor uw specificaties op te geven. Dit is al uitgelegd in het eerste deel van het artikel. Als u dus specifiek bepaalt welke actie u op welk documentsjabloon wilt toepassen, maakt u van documentsjablonen na verloop van tijd werkomgevingen voor speciale doeleinden of van het globale documentsjabloon Normal.dot een uitgebreid individueel hulpmiddel. Daarbij neemt elke documentsjabloon voor speciale doeleinden alles op wat nodig is om de speciale taak uit te voeren:

Tekst invoegen in de documentsjabloon, die als basis dient voor revisie nadat de documentsjabloon aan een nieuw document is toegewezen.

• AutoTekst-items maken als bouwstenen voor het juiste doel. U kunt bijvoorbeeld twee totaal verschillende begroetingen maken in een documentsjabloon voor privébrieven en een documentsjabloon voor overheidsbrieven met dezelfde AutoTekst-afkorting “Gruss”. U hoeft dan slechts één afkorting te onthouden wanneer u de AutoTekst-invoer gebruikt voor de begroeting aan het einde van de brief.
• Definieer verschillende instellingen voor werkbalken, menu’s en toetstoewijzingen.
• Maak stijlbladen voor verschillende doeleinden.

Documentsjablonen maken

Word biedt u twee mogelijkheden om documentsjablonen te maken. U maakt een sjabloon vanaf nul of zet een “normaal” document om in een sjabloon.

Zo maakt u een volledig nieuwe documentsjabloon:

• Kies de opdracht Bestand -> Nieuw -> Algemeen sjabloon (of Op mijn computer). Het dialoogvenster Sjablonen wordt geopend met de meegeleverde sjablonen.
• Selecteer in het gedeelte Nieuw maken de optie Sjabloon en ook een bestaande documentsjabloon als basis. Het documentsjabloon ziet eruit als een normaal document. De titelregel bevat de voorlopige bestandsnaam Templatex.
• Voer de tekst in die als sjabloon voor verdere documenten moet dienen. Definieer eventueel AutoTekst-invoer en stijlbladen.
• Sla het documentsjabloon op met een naam naar keuze. Word stelt een map voor de documentsjabloon voor, die u natuurlijk kunt wijzigen.

Vaker zult u echter de andere optie kiezen en een bestaand document omzetten in een documentsjabloon. In het dagelijks werk wordt meestal gedurende langere tijd een volwassen document gemaakt, dat u vervolgens tot documentsjabloon verheft om het te beschermen tegen onbedoelde wijzigingen.

Om een document om te zetten in een sjabloon, hoeft u het alleen specifiek op te slaan:

• Kies de opdracht Bestand -> Opslaan als.
• Activeer in het lijstveld Bestandstype de vermelding Documentsjabloon. Word stelt automatisch een sjabloonmap ter beschikking (zie Afb. 7).
  

  Afb. 7: Opslaan als documentsjabloon Klik op de afbeelding om te vergroten

• Maak met de gelijknamige knop een nieuwe map aan in het dialoogvenster Nieuw.
• Geef het documentsjabloon een betekenisvolle naam.
• Bevestig het dialoogvenster met Opslaan.

Daarna is het vorige document beschikbaar voor selectie in de lijst van documentsjablonen in het dialoogvenster Nieuw.

Sjabloon voor een brief met adresveld volgens DIN 5008

Een van de belangrijkste sjablonen is ongetwijfeld dat van een brief met een adresveld. Zoals voor veel zaken in Duitsland bestaat er ook voor een machineleesbare brief een DIN-norm. Deze norm in DIN 5008 beschrijft in detail hoe een brief moet worden opgebouwd. Over dit onderwerp hebben wij een artikel gemaakt Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen (Nogmaals schrijven… Briefsjablonen en de geldige DIN-normen), waarin wordt beschreven hoe u een sjabloon volgens deze DIN-norm maakt en waarin ook geschikte sjablonen worden aangeboden om te downloaden.

Wijzigingen in documentsjablonen opslaan

Het betreffende documentsjabloon wordt altijd samen met een document geopend. Wijzigingen die u in sjablonen aanbrengt, worden pas opgeslagen als u ze opslaat. Pas wanneer u het werken aan een document beëindigt of wijzigingen in één keer opslaat met het commando [Shift] + Bestand -> Alles opslaan , worden wijzigingen in de documentsjabloon opgeslagen. Maar uiterlijk wanneer u het werken met Word beëindigt, worden alle wijzigingen op verzoek opgeslagen – ook die in documentsjablonen.

De situatie is alleen anders bij de globale documentsjabloon Normal.dot. Word slaat wijzigingen in deze documentsjabloon automatisch op wanneer u Word afsluit, totdat u het selectievakje Automatisch verzoek om opslaan van Normal. dot activeert met de opdracht Extra’s -> Opties in het register Opslaan. Vervolgens verschijnt telkens wanneer u Word afsluit een bericht met de vraag of u de aangebrachte wijzigingen wilt opslaan. Zo kunt u ook deze documentsjabloon bewaken.

Documentsjablonen wijzigen

Normaal beslist u welke documentsjabloon u gebruikt wanneer u een document maakt. Documentsjablonen kunnen echter speciale opmaaksjablonen of AutoTekst-ingangen bevatten die u niet in de toegewezen documentsjabloon hebt. Om een andere documentsjabloon te gebruiken, opent u het dialoogvenster Documentsjablonen en invoegtoepassingen met de opdracht Extra’s -> Sjablonen en invoegtoepassingen. Met het selectievakje “Documentopmaaksjablonen automatisch bijwerken” zorgt u er overigens voor, dat documenten altijd de actuele opmaaksjablonen hebben, die in de tussentijd eventueel in de documentsjabloon zijn gewijzigd. Een geactiveerd selectievakje zorgt ervoor dat de opmaaksjablonen in het actieve document elke keer dat het document wordt geopend worden bijgewerkt, zodat ze overeenkomen met de opmaaksjablonen van het gekoppelde documentsjabloon (zie Afb. 8).

Afb. 8: Gekoppelde documentsjablonen beheren

Als u de knop Koppelen selecteert, komt u in het dialoogvenster Sjabloon koppelen. In dit dialoogvenster, dat op precies dezelfde manier moet worden behandeld als het dialoogvenster “Bestand openen”, selecteert u de gewenste documentsjabloon. Bevestig vervolgens de dialoogvensters en u hebt het document aan een andere documentsjabloon gekoppeld. Bij deze procedure wordt de standaardtekst die eventueel in de nieuwe documentsjabloon staat natuurlijk niet ingevoegd. Om de tekst te gebruiken, moet u een nieuw document maken op basis van deze documentsjabloon of de tekst kopiëren uit een ander document.

Andere sjablonen – algemeen beschikbaar

Het is echter niet nodig om de aan het document toegewezen documentsjabloon om te wisselen, alleen omdat een andere bijvoorbeeld speciale AutoTekst-vermeldingen heeft. U kunt ook andere sjablonen dan het documentsjabloon Normal.dot tot globale sjablonen verheffen. Meestal gebeurt dit automatisch bij sjablonen uit bepaalde programma’s die met Word moeten werken (bijv. PDFMaker). Maar ook sjablonen die u zelf kopieert naar de met Extra’s -> Opties in het tabblad Opslaglocatie voor bestanden gedefinieerde startmap, worden bij het starten van Word automatisch als globale sjablonen geladen.

Op die manier kunt u wel tijdelijk toegang krijgen tot AutoTeksten of macro’s van een ander documentsjabloon:

• Kies de opdracht Extra’s -> Sjablonen en invoegtoepassingen. In het dialoogvenster gebruikt u de knop Toevoegen – die weer leidt naar een dialoogvenster dat lijkt op het dialoogvenster “Openen” – om verdere sjablonen tot globale sjablonen te verklaren.
• De vervolgens met een vinkje gemarkeerde sjablonen zijn actief. Word verwacht overigens dat u ze in dit geval bijhoudt. Als alle geactiveerde sjablonen interfereren met bijvoorbeeld de menustructuur of werkbalken, of zelfs als dezelfde toetscombinaties voor verschillende doeleinden zijn gedefinieerd, bent u verantwoordelijk.
• Bepaal zo nodig welke documentsjabloon geactiveerd is en welke niet.
• Als een documentsjabloon zijn werk heeft gedaan, gooit u de gewenste documentsjabloon gewoon weg met een klik op de knop Verwijderen.

Het verschil tussen de “normale” globale documentsjabloon Normal.dot en andere globale documentsjablonen is dat u als globaal aangegeven documentsjablonen alleen met de hand kunt wijzigen (door ze te openen voor bewerking), terwijl u alle wijzigingen – bijv. aan toetscombinaties – onmiddellijk overbrengt naar de “normale” globale documentsjabloon.

Beheer van elementen in documentsjablonen

Als u regelmatig nieuwe documentsjablonen maakt voor specifieke werktaken, hebt u een hulpmiddel nodig om elementen die al in andere documentsjablonen zitten toe te wijzen aan nieuwe documentsjablonen. Word biedt dit hulpmiddel met de knop Ordenen in dialoogvensters – bijvoorbeeld in het dialoogvenster dat wordt opgeroepen met de opdracht Extra -> Sjablonen en invoegtoepassingen.

Afb. 9: Het dialoogvenster Organiseren is het besturingscentrum voor het beheer van sjabloonelementen. Klik op de afbeelding om te vergroten

In het dialoogvenster “Organiseren” heeft u de mogelijkheid, opmaaksjablonen, AutoTekst-ingangen, gewijzigde werkbalken of macro’s in andere sjablonen beschikbaar te maken.

• In de eerste stap selecteert u de bron en het doel van uw inspanningen. Daartoe gebruikt u eerst de lijstvakken zoals [Opmaaksjablonen] die links en rechts in het dialoogvenster beschikbaar zijn. U bepaalt de bron en het doel van de betreffende actie door ze te markeren.
• Als u de gewenste documentsjablonen of documenten niet in de lijstboxen vindt, legt u eerst de vooraf ingestelde documentsjabloon terzijde met de knop Bestand sluiten. Daarna wordt de knop Bestand openen met zijn opschrift en functie. U opent zoals gewoonlijk een documentsjabloon of een speciaal document.
• Selecteer nu het gewenste tabblad en daarbinnen de te bewerken elementen. Gebruik de knoppen tussen de lijstvakken om uw selectie te maken. Kopieer bijvoorbeeld AutoTekst-elementen van links naar rechts door ze in het linker lijstveld te selecteren en vervolgens op de knop Kopiëren te drukken. Om meerdere AutoTekst entries na elkaar te selecteren, houdt u de [CTRL] toets ingedrukt.
• Indien nodig is er een knop Verwijderen beschikbaar. U kunt ook individueel gemarkeerde elementen hernoemen. Help is beschikbaar in het gebied Beschrijving, waarin de elementen die u op dat moment bewerkt kort worden beschreven. U kunt echter geen sneltoetsen organiseren met de beschreven procedure. Gebruik daarvoor de opdracht Extra -> Aanpassen -> Toetsenbord en het dialoogvenster Toetsenbord aanpassen.

Autotekstinvoer in Word

Naast de teken- en alineaopmaak en de sneltoetsen, slaat Word ook autotekstvermeldingen op in het documentsjabloon. Dit is echter niet het onderwerp hier, omdat er al een artikel over bestaat op WinTotal: “Documentsjablonen en autoteksten in Word”.