Microsoft Office 2019 zal niet langer OneNote bevatten. De desktopversie als onderdeel van het Office-pakket wordt stopgezet en gebruikers wordt geadviseerd over te stappen op de gratis UWP-appversie. Microsoft OneNote blijft toch onderhouden en zal ook deel blijven uitmaken van het Office-pakket. Hoewel het onderhouden blijft, is deze versie niet geschikt voor zakelijk gebruik, omdat OneNote als app de notitieblokken alleen kan opslaan in OneDrive en geen opslagmogelijkheid biedt met synchronisatie voor meerdere gebruikers op netwerkshares. Veel bedrijven zijn nu op zoek naar alternatieven voor Microsoft OneNote, waar we in dit artikel dieper op ingaan.

Addendum 10.11.2019 – OneNote in de toekomst weer onderdeel van Microsoft Office

Microsoft heeft ons tijdens de Ignite 2019 conferentie drie keer verrast met betrekking tot OneNote.

1. De ondersteuning voor OneNote 2016 wordt nu toch verlengd tot 2025.
2. Ook wordt OneNote opnieuw geïntegreerd in Office en opgenomen in de Office 2019 en Office 365 suite.
3. Als derde informatie is Microsoft van plan om de code voor zowel de Office-applicatie OneNote als de Windows ap weer op dezelfde codebasis te zetten.

Dit moet de angst afwenden dat Microsoft OneNote laat vallen. Vooral bij bedrijven die vertrouwen op OneNote voor documentstructuur en opslag van informatie, zou dit een pak van hun hart moeten zijn.

Microsoft OneNote, geminacht door particuliere gebruikers, geliefd in de zakelijke omgeving

Microsoft OneNote heeft altijd een schimmig bestaan geleid als onderdeel van het Office-pakket. Hoewel sommige Office-gebruikers OneNote niet kennen of gebruiken, zijn er ook veel intensieve gebruikers van het product. Vooral voor deze doelgroep is OneNote meer dan een simpele verzameling notities voor boodschappenlijstjes of to-do-lijstjes.

Het programma verdeelt zijn gegevens in een willekeurig aantal notitieblokken, die op hun beurt weer eigen secties kunnen bevatten. Op die manier kan de gebruiker notitieboeken maken voor verschillende vakgebieden en ze zinvol structureren met de secties. De secties bevatten pagina’s die niet alleen pure tekst kunnen bevatten, maar ook Office-documenten, afbeeldingen, webpagina’s, etc. In het geval van webpagina’s voegt OneNote de inhoud van de pagina’s in de notitieblokken in. In het geval van inhoud van webpagina’s voegt OneNote ook de bron toe als een URL, en in het geval van wijzigingen door andere medewerkers, hun gebruikersnamen in het netwerk.

Vooral de integratie met Microsoft Office is een van de hoogtepunten. Zo kun je content direct in OneNote publiceren en ook aangeven of de content daar alleen als bestand of als “content” wordt gepubliceerd. Het verschil: content wordt gezocht en ook gevonden via de full text search. Met de “OneNote printer” kunt u ook vanuit elke andere toepassing in OneNote “afdrukken” en zo bijvoorbeeld ook PDF-documenten in OneNote invoegen. De geïntegreerde OCR-functie vindt ook gemakkelijk de inhoud via de full text search, die automatisch in alle notebooks zoekt en hits weergeeft als ze worden ingevoerd. Door het concept vervangt OneNote vaak het tijdrovende opzetten van kennisverzamelingen via een wiki of andere systemen. In principe maakt het niet uit waar de inhoud zich bevindt, want de zoekopdracht leidt altijd naar het doel.

We hebben uitgebreid beschreven hoe OneNote werkt in het artikel “Microsoft OneNote – getest en zeer goed bevonden”.

Verschillen tussen de desktopversie van OneNote uit het Office-pakket en de gratis OneNote-versies

Microsoft OneNote is verkrijgbaar in verschillende versies, die alleen bij nadere beschouwing verschillen.

OneNote versie	Opslag OneDrive	Opslag OneDrive Zakelijk met SharePoint	Opslag lokaal/netwerk
OneNote 2016	✓	✓	✓
OneNote 2016 (gratis)	✓	✗	✗
Win 10 App (desktop en mobiel)	✓	✓	✗
OneNote Online	✓	✓	✗
OneNote voor iOS	✓	✓1	✗
OneNote voor Android	✓	✗	✗
OneNote voor Mac	✓	✓1	✗

1 = alleen met geldig Office 365-abonnement

Momenteel zijn er nog drie versies van OneNote voor de Windows-desktop.

OneNote UWP-app voor Windows 10

De gratis UWP-app op de desktop en in het Windows 10 Startmenu is geoptimaliseerd voor touchbediening ten opzichte van de klassieke desktopvariant en kan ook worden bediend met een digitale pen, zoals aangeboden door de Microsoft Surface-tablets, waarbij handschriftherkenning echt tot zijn recht komt. De peninvoer is ook de reden dat de app-variant een verscheidenheid aan tekenmogelijkheden heeft. OneNote voor Windows 10 slaat zijn gegevens echter alleen op in de cloud (OneDrive) en biedt geen lokale database.

De app-variant is ook de variant die Microsoft in de toekomst zal blijven onderhouden.

Download Microsoft OneNote voor Windows 10 gratis.

OneNote 2016 voor Windows

Microsoft OneNote 2016 als onderdeel van het Office-pakket is de laatste versie als desktopprogramma en biedt momenteel veel meer functies en mogelijkheden ten opzichte van de app-variant. Een voorbeeld is de interactie met andere Office-apps zoals Outlook, maar dit kan op middellange termijn veranderen als Microsoft de desktop-only variant stopzet. In vergelijking met OneNote voor Windows 10 kan OneNote 2016 voor Windows ook notebooks lokaal en zelfs op netwerkschijven opslaan. Dankzij de geïntegreerde synchronisatiefunctie is het zelfs mogelijk om de gegevens met meerdere gebruikers tegelijk te gebruiken. OneNote synchroniseert de gegevens zelfstandig met de bron.

OneNote 2016 (gratis)

Er is ook een gratis versie van OneNote 2016 buiten het Office-pakket om. Deze is in principe identiek aan OneNote 2016 voor Windows uit het Office-pakket, maar mist enkele functies zoals gegevensuitwisseling met Outlook, de integratie van Excel-tabellen of de export van teksten in Word-formaat. Daarnaast gebruikt de gratis versie ook alleen OneDrive als opslagdoel voor notitieblokken. Voor gebruikers van Windows 7 of Windows 8 is dit de enige OneNote-versie die momenteel beschikbaar is.

Download Microsoft OneNote 2016 voor Windows 7 of Windows 8 nu gratis

Verschillen in detail tussen OneNote voor Windows 10 en OneNote 2016

Microsoft heeft in een groter artikel “Wat is het verschil tussen OneNote en OneNote 2016?” de verschillen tussen OneNote voor Windows 10 en OneNote 2016 opnieuw uitgewerkt en duidelijk gepresenteerd.

Stopzetting van OneNote met Office 2019

Microsoft kondigde in een blogpost van april 2018 aan dat met de lancering van Office 2019 in de late zomer van 2018, OneNote als onderdeel van Microsoft Office komt te vervallen. Gebruikers moeten in plaats daarvan de OneNote-app uit de Microsoft Store gebruiken, die niet alleen onderhouden zal blijven, maar zelfs gratis zal worden aangeboden. Microsoft rechtvaardigt de zet door te zeggen dat het een nieuwe sync-engine wil integreren in de OneNote-app, die ook de Mac-, iOS- en Android-platforms kan bedienen. OneNote zal dus waarschijnlijk ook als app op deze platformen worden aangeboden.

Met deze stap voert Microsoft nu uit wat gebruikers van OneNote al sinds de 2016-versie vermoedden, want ten opzichte van de 2013-versie zaten er nauwelijks noemenswaardige vernieuwingen en verbeteringen in de laatste versie.

Overgangsperiode voor gebruikers van OneNote 2016

Microsoft heeft zich in het hierboven gelinkte artikel ook uitgelaten over OneNote 2016. Als deze al op het systeem is geïnstalleerd, controleert het installatieprogramma van Office 2019 of OneNote al eerder is uitgevoerd. Als dit het geval is, blijft OneNote 2016 bestaan en kan het aanvankelijk verder worden gebruikt. Maar aangezien de ondersteuning voor Office 2016 afloopt in oktober 2020 (met verlengde betaalde ondersteuning in oktober 2025), hebben serieuze gebruikers van OneNote 2016 nog maar twee jaar om over te stappen op de app-variant van OneNote, ware het niet dat er een cruciaal probleem is met de opslaglocatie.

OneNote zonder OneDrive?

Na OneNote 2016 zal volgens de huidige planning geen enkele andere OneNote-versie in staat zijn om lokaal of op netwerkschijven notebooks te lezen en te schrijven. Microsoft OneNote zal dan afhankelijk zijn van het gebruik van OneDrive.

Samenwerken aan notebooks met de app zal ook alleen mogelijk zijn via OneDrive for Business als onderdeel van het Office 365-abonnement. De enige uitweg is het gebruik van een volwaardige SharePoint-server, waarbij de gegevens in OneDrive for Business niet bij Microsoft, maar in de eigen netwerkomgeving worden opgeslagen. Vooral voor kleinere bedrijven is dit echter een zeer grote kostenpost.

Dit betekent dat OneNote in de toekomst in veel bedrijven niet meer gebruikt zal worden als kennisverzameling, gestructureerde opslag van bedrijfsgegevens of rapporten, documentatie van bedrijfsprocessen, enz.

Besluitvormers en betrokken power users moeten daarom nu al op zoek gaan naar alternatieven voor OneNote. De vereisten voor de alternatieve software hangen sterk af van het vroegere gebruiksgebied en de gewenste reeks functies. Daarom bekijken we hieronder verschillende programma’s die een alternatief kunnen zijn voor uw bedrijf, afhankelijk van het gebruiksdoel.

Tip: Lokale notitieblokken importeren van OneNote naar OneDrive: Als u uw lokale notitieblokken in de toekomst in de cloud wilt gebruiken, kunt u ze rechtstreeks vanuit OneNote 2016 naar OneNote delen. Klik hiervoor op Bestand -> Delen. U kunt het notitieblok ook een naam geven, die dan in OneDrive wordt opgeslagen.

Je kunt dit notitieboek opnieuw openen met de OneNote app van Windows 10 door op “meer notitieboeken” te klikken, de gegevens te synchroniseren met OneDrive en vervolgens het nieuw gedeelde notitieboek te openen via “meer notitieboeken” in de app.

Alternatieven voor OneNote zonder verplichte cloudverbinding

Als u tot de conclusie komt dat het opslaan van notitieboeken in de Microsoft-cloud voor u geen optie is en u blijft vertrouwen op lokale gegevensopslag (of netwerk voor teammogelijkheden), kunt u niet om een alternatief voor OneNote en dus een overstap heen.

Welk pad u neemt hangt af van het gebied waarin OneNote tot nu toe is gebruikt. Als pure “todo-lijst” of notitiebox zijn er talloze speciale oplossingen beschikbaar, waar we hier niet op ingaan, maar die we hebben samengevat in onze software sectie Database- en notitieprogramma’s.

Andere oplossingen met hun respectieve voor- en nadelen zijn bijvoorbeeld:

Microsoft SharePoint

In grotere netwerken kan een SharePoint-dienst eventueel als vervanging dienen, voor zover het voorheen ging om het louter opslaan van Office-documenten. Het werk met SharePoint wordt in kaart gebracht in teams, waarbij de medewerkers onderling toegang hebben tot projectgegevens. De SharePoint-structuur maakt het gemakkelijker om samen aan documenten te werken. Het biedt echter niet de eenvoud van bediening en samenwerking die OneNote wel biedt.

Ons artikel “Voor wie is Microsoft SharePoint geschikt?” geeft een dieper inzicht in Microsoft SharePoint.

SharePoint server en OneDrive for Business in interactie
Zoals hierboven al uitgelegd, kan in de interactie van OneDrive for Business en een stand-alone SharePoint server echter worden bereikt dat de gegevens niet in de cloud staan maar in SharePoint en in dat geval gebruikt OneNote ook deze “eigen opslag” in plaats van de cloud. Microsoft heeft dit gebruik gedocumenteerd in een apart artikel “Overzicht van OneDrive for Business in SharePoint Server”.

Wiki-oplossingen

Wiki-oplossingen zijn juist ontworpen voor het verzamelen en opslaan van kennisverzamelingen. Als u hiervoor voornamelijk OneNote gebruikt, kan een wiki een alternatief zijn. De ooit abstracte invoersyntax van wiki-systemen is de laatste jaren sterk verbeterd, met de toevoeging van WYSIWYG-editors, de mogelijkheid van bestandsbijlagen en automatische kruisverwijzingen. De lijst van beschikbare wikisystemen is nu enorm, variërend van lichtgewichten als DokuWiki tot zwaargewichten als MediaWiki, dat ook door Wikipedia wordt gebruikt. Het opzetten van bijvoorbeeld MediaWiki is echter niet erg triviaal en vereist een webserver met een database. Het feit dat een wiki ook alleen via de webbrowser wordt bediend, betekent dat veel van OneNote’s geliefde desktopfuncties ontbreken.

Een mager alternatief waarvoor geen server of database nodig is, is het gratis wikidPad. In tegenstelling tot andere wiki’s draait wikidPad als een desktopapplicatie en gebruikt het pure tekstbestanden als database. De invoer en opmaak is echter nogal ongemakkelijk en dus eigenlijk alleen een variant als het gaat om eenvoudige kennisverzamelingen zonder noodzakelijke opmaak of het insluiten van objecten.

Evernote

Het cross-platform Evernote is altijd een alternatief geweest voor OneNote en biedt in principe vergelijkbare functies, alleen een heel andere gebruikerservaring en aanpak om inhoud daar in kaart te brengen. Evernote werkt ook met notitieblokken, maar heeft geen secties of hiërarchie zoals OneNote en gebruikt eerder trefwoorden en tags om inhoud te organiseren en terug te vinden. Anderzijds biedt OneNote een iets intuïtievere interface en veel meer opties voor het ontwerpen van inhoud op de notitiepagina’s.

Met uitzondering van een beperkte Basic-variant wordt Evernote alleen aangeboden in een abonnementsmodel. Omdat Evernote op veel platforms en ook op het web kan worden gebruikt, biedt de software synchronisatie voor het gebruik van informatie op alle systemen en platforms en gebruikt daarvoor een cloudoplossing. De gebruiker kan echter lokale notitieboeken aanmaken, die zijn uitgesloten van synchronisatie en dus gegevensoverdracht naar het internet. In tegenstelling tot de website is dit (nog?) wel mogelijk met de gratis basisversie. De gebruiker verliest echter functies als OCR van afbeeldingen of PDF-bestanden, omdat de tekstherkenning via de Evernote-server in kaart wordt gebracht.

Ondanks deze beperking is Evernote met lokale notebooks een serieus alternatief voor OneNote, vooral omdat het ook mogelijk is om allerlei gegevens, uitdrukkelijk ook lokale notebooks uit OneNote, te importeren in de desktopversie van Evernote. Door de beperkte opmaakmogelijkheden van Evernote kan de weergave van inhoud uit OneNote er echter onder lijden, wat ook bekend is van andere kantoorformaten in uitwisseling met buitenlandse kantoorprogramma’s. Voor een directe import vanuit OneNote is naast Evernote een desktopversie van OneNote nodig.

Synology Note Station

NAS-fabrikanten bieden al lang andere functies aan naast pure dataserverdiensten, bijvoorbeeld mediaservers, back-uptaken in het LAN, chat- en CArdDAV- en agendaservers, webservers, wikisystemen zoals het eerder genoemde DokuWiki of MediaWiki en nog veel meer.

Synology biedt ook Note Station als onderdeel van DiskStation Manager, een standalone oplossing in de stijl van OneNote, maar die zijn gegevens alleen op de thuis-NAS host. Naast een todo-lijst met afsprakenbeheer biedt Note Station ook klassieke notities die in notitieblokken zijn georganiseerd.

De bediening via de webbrowser is wat broos, maar het werkt. Een webclipper, die ook door OneNote of Evernote wordt aangeboden, neemt desgewenst automatisch inhoud van webbrowsers op in notities. Note Station biedt ook mobiele clients voor iOS en Android, die synchroniseren met de gegevens op de NAS in uw eigen LAN. Zo houdt u altijd controle over uw eigen gegevens. De ontwerpmogelijkheden van Note Station zijn echter zeer beperkt.

In een video wordt Note Station (in een oudere versie) gepresenteerd in vergelijking met Evernote:

https://www.youtube.com/watch?v=aHB5T2naocg

Ook fabrikanten als Q-Nap bieden vergelijkbare oplossingen.

CherryTree

Het gratis CherryTree is een andere software voor notities, gebouwd op een hiërarchische structuur van de gegevens. De software slaat de gegevens op in een XML-bestand of een SQLite-database. De functies van de open source software, die beschikbaar is voor Windows, Linux en MacOS, omvatten een eenvoudige gebruikersinterface met WYSIWYG-editor, verschillende lijstformaten, hyperlinks, ondersteuning voor rijke tekst, spellingscontrole en nog wat. CherryTree is minder geschikt voor bestaande documenten die moeten worden overgezet.

KeepNote

Vergelijkbaar met CherryTree biedt ook KeepNote een hiërarchische structuur voor allerlei soorten notities en kan CherryTree in grote delen bijbenen. KeepNote is ook beschikbaar voor verschillende platforms en gebruikt HTML en XML als bestandsformaat, zodat het geen serverdienst op de achtergrond nodig heeft.

Jolin

Joplin is een gratis informatie- en notitiebeheersysteem in de stijl van Evernote of Microsoft OneNote. De notitieblokken kunnen lokaal, op netwerkschijven of clouddiensten zoals Nextcloud, Dropbox, OneDrive, WebDAV worden opgeslagen en via deze gesynchroniseerd. Gegevens kunnen echter alleen vanuit Evernote worden geïmporteerd, zodat gebruikers van OneNote eerst een tussenstap moeten maken.

VistaWiki

VistaWIKI is, in tegenstelling tot zijn naam, geen klassieke wiki maar een gebruiksvriendelijke notitiesoftware in de stijl van OneNote of Evernote, maar slaat gegevens lokaal op en is dus niet afhankelijk van een clouddienst. Het programma is draagbaar, dus er is geen installatie nodig, en de WYSIWYG-editor biedt talrijke opties voor het visualiseren en structureren van de gegevensitems, die worden gesorteerd in hoofdstukken, mappenstructuur en met trefwoorden. De gegevens kunnen worden geëxporteerd in verschillende formaten, zoals PDF, RTF of HTML. De software is in principe gratis, maar wordt gefinancierd door donaties.Met de donatie krijg je ook toegang tot de reader app voor Android apparaten en nog wat functies meer.

Meer alternatieven

Het aantal mogelijke alternatieven voor OneNote is groter dan eerst gedacht, hoewel de kandidaten meestal maar een klein deel van de mogelijkheden vertegenwoordigen. Of kandidaten als CintaNotes, Zim, OpenNote of Notezilla geschikt zijn voor uw toepassingsgebied, zult u zelf moeten ontdekken in een productieve test.

Conclusie

OneNote is en blijft een krachtige tool in deskundige handen. Het loslaten van de mogelijkheid om gegevens lokaal of op een netwerkschijf op te slaan met de editie uit het Office-pakket stelt veel gebruikers voor grote problemen. Niet iedereen kan of mag gevoelige gegevens zomaar toevertrouwen aan een cloud provider. Afhankelijk van de toepassing komen andere oplossingen in aanmerking. Voor teksten zonder grote opmaak zouden de programma’s KeepNote of CherryTree de juiste keuze kunnen zijn, Note Station voor bezitters van een Synology NAS zou ook een alternatief zijn. Momenteel komt alleen Evernote in de buurt van de rijkdom aan functies van OneNote, maar het blijft beperkt in zijn functies bij gebruik van lokale notitieblokken. Een wiki gaat in de meeste gevallen waarschijnlijk de uitgaven te boven, vooral voor het invoeren en voorbereiden van inhoud.

Het is te hopen dat Microsoft zijn plannen heroverweegt en ten minste Microsoft Office-gebruikers een uitweg biedt en op middellange termijn opslag buiten de cloud toestaat. Er is nog tijd tot 2020.