In wetenschappelijke papers zijn vaak tot op het laatste moment wijzigingen nodig. Soms wordt pas kort voor het einde van de dag besloten wat de volgorde van de hoofdstukken zal zijn, welke illustraties in de tekst zullen worden opgenomen of hoe de voetnoten eruit moeten zien. In het ergste geval moet de tekst volledig worden herzien. Word biedt echter alle functies om de schrijver te bevrijden van handmatig werk, zodat er tijd vrijkomt voor inhoudelijke activiteiten. Het artikel is geschreven met Word 2000 als voorbeeld, maar de betekenis en de beschreven handelingen zijn overdraagbaar op alle andere tekstverwerkingsprogramma’s.

Basis

Aan wetenschappelijke papers en andere lange documenten worden speciale eisen gesteld. Professioneel ontworpen documenten met een inhoudsopgave, cijferlijsten, voetnoten en index zijn meestal vereist. Kop- en voetteksten met verwijzingen naar hoofdstuktitels zijn ook gebruikelijk. Als al deze elementen handmatig worden gemaakt, brengt elke wijziging een staartje van het verdere werk met zich mee – herziening van de inhoudsopgave, controle van voetnoten, herziening van de nummering van hoofdstukken en nog veel meer. Om dit handmatige werk te vermijden, is het noodzakelijk de functies van Word al bij het maken van het document te gebruiken. En dat zijn er veel: Word biedt een groot aantal functies voor het werken met lange teksten en benut ten volle de mogelijkheden van de computer – formele criteria toepassen en zorgvuldig volgens die criteria werken. Voor dit werk vereist Word alleen dat bepaalde regels worden gevolgd: Word biedt alleen hulp bij de juiste voorbereiding.

Correct werken met Word vereist enkele voorafgaande overwegingen vanuit het oogpunt van wetenschappelijk werk. Allereerst is het belangrijk om de structuur van het document te plannen – meer gedetailleerde informatie hierover vindt u in het hoofdstuk over het werken met contouren. Als u dit hulpmiddel gebruikt om de tekst te organiseren, kunt u zelfs in lange documenten het overzicht bewaren. De overzichtsweergave van Word en de documentstructuur gebruiken de voorgedefinieerde outline voor de opmaak van de weergave. Alleen de gewenste rubriekniveaus zijn zichtbaar: De weergave van de logische structuur is vrij. Door te werken met de overzichtsweergave wordt het document ook automatisch voorbereid op een inhoudsopgave.

Afb. 1: Handig en foutloos – Indien nodig herschrijft Word de inhoudsopgave volledig, waarbij elke wijziging in de paginavolgorde automatisch wordt vastgelegd. Klik op de afbeelding om te vergroten

Voor automatische inhoudsopgaven (zie fig. 1) moeten opmaaksjablonen worden gebruikt. Directe opmaak met behulp van symbolen of opmaakcommando’s moet worden vermeden. Opmaaksjablonen zijn informatie over gespecificeerde ontwerpelementen die onder een naam zijn opgeslagen. In vroege Word-versies werden deze elementen opmaakmodellen genoemd; de termen paragraafstijl en paragraafopmaak zijn er ook gebruikelijk voor. Als bijvoorbeeld het stijlblad Kop1 wordt toegewezen aan een alinea, draagt Word de daarin opgeslagen opmaak, bijvoorbeeld voor lettertype en uitlijning, over aan de alinea.

Bij directe opmaak worden tekstdelen rechtstreeks bewerkt met de dialoogvensters in het menu Opmaak of met de symboolknoppen of toetscombinaties die verantwoordelijk zijn voor de opmaak. Deze opmaak maakt geen deel uit van stijlbladen – ze is superieur aan de stijlbladen. In gewone taal betekent dit dat deze handmatig gemaakte opmaakpatronen verhinderen dat de opmaaksjablonen de tekst indien nodig opnieuw opmaken. Ze moeten weer worden verwijderd voordat met stijlbladen wordt gewerkt, wat essentieel is voor het benutten van de sterke punten van Word voor lange documenten.

Voor dit doel zijn er toetscombinaties waarmee directe opmaak kan worden verwijderd. [Ctrl]+[Space] of [Ctrl]+[Shift]+[Z] annuleren handmatige tekenopmaak. [Ctrl]+[Q] verwijdert handmatige alineaopmaak – inspringen, uitlijnen, tab-stop posities. Alinea’s die in een opmaak zijn opgenomen, vallen dus terug op de instellingen in de stijlbladen. [Ctrl]+[Shift]+[N] kent de standaardstijl toe aan alle geselecteerde alinea’s.

De voorgaande uitspraken over directe opmaak gelden echter alleen in engere zin voor Word-versies tot 2000. In de nieuwe versies Word 2002/2003 logt Word opmaakactiviteiten op de achtergrond. Uit voorzorg worden van elke variant speciale opmaaksjablonen gegenereerd, die namen hebben als Standaard+Vet. Als de opmaak opnieuw op dezelfde manier gebeurt, kent Word automatisch een soortgelijke stijl toe. Wordt het document later herzien, dan kunnen deze automatische sjablonen goed van pas komen: Met een andere naam vervullen ze het gewenste doel. Bij het opmaken in Word 2002/2003 is ook de nieuwe mogelijkheid van meervoudige markering voordelig. Met één muisklik markeert Word op verzoek alle tekstpassages met dezelfde opmaak. Daartoe wordt een speciaal geformatteerde tekst (zonder de rode golvende lijnen van de spellingscontrole) met de rechter muisknop aangeklikt. De bijbehorende opdracht is dan te vinden in het contextmenu. Na deze klik markeert Word alle voorkomens, zodat eenvoudig een stijlblad kan worden toegewezen.

De stijlbladen

Stijlbladen bepalen het uiterlijk van de verschillende elementen van een document – bijvoorbeeld koppen, bijschriften en tekstdelen. Wanneer uw eigen of een bestaand stijlblad wordt toegepast op een alinea of woord, wijzen deze stijlbladen in één enkele stap een verscheidenheid aan karakter- of alineaopmaak toe, of een combinatie van beide. Om de opmaak van terugkerende tekstelementen in het hele document te wijzigen, verandert u gewoon de stijl die bij dat element hoort. Met deze eigenschappen maken stijlbladen de opmaak van een document veel gemakkelijker. Bovendien dienen ze als bouwstenen voor outlines en inhoudsopgaven of geven ze referenties voor gebruik in velden.

Afb. 2: Lijst van bestaande stijlbladen – Word’s stijlbladvoorbeeld. Om de geïntegreerde stijlbladen te zien, houdt u bij het openen van de lijst de Shift-toets ingedrukt. Klik op de afbeelding om te vergroten

Sommige stijlbladen zijn altijd aanwezig. Naast de koppen is er een sjabloon genaamd Standaard – meestal heeft elke alinea in Word deze stijl zonder tussenkomst.

De lijst met stijlbladen wordt geopend door te klikken op de lijstpijl in het veld Stijllijst op de werkbalk Opmaak (zie Afb. 2). De ongeveer 90 stijlbladen die met Word worden meegeleverd, bieden ook zonder verdere bewerking een aanzienlijke hoeveelheid opties. Een klik op een van de weergegeven stijlbladen wijst deze toe aan een of meer alinea’s, afhankelijk van de selectie. Om een stijl aan een enkele alinea toe te wijzen, hoeft de cursor zich alleen binnen de alinea te bevinden. Verdere markering is niet nodig.
Het commando Opmaak -> Opmaaksjabloon geeft meer informatie over de opmaaksjablonen (zie Fig. 3). Als in het dialoogvenster de keuzelijst Weergave wordt geopend, verschijnen alle opmaaksjablonen. Na selectie van een sjabloon zijn alle gereedschappen beschikbaar voor wijziging via de knoppen.

Fig. 3: Het dialoogvenster Formaatsjabloon regelt de toegang tot de formaatsjablonen – het is het centrale punt voor het aanmaken, bewerken en toewijzen.

Bij het consequent werken met stijlbladen zijn twee werkwijzen van bijzonder belang – het toekennen van sneltoetsen aan stijlbladen en het bepalen van het stijlblad dat voor de volgende paragraaf moet worden gebruikt.

Wanneer aan de stijl een sneltoets is toegewezen, kan tijdens de tekstinvoer al een stijl aan de tekst worden toegewezen. Deze procedure wordt vooral aanbevolen omdat het een werkstap bespaart bij het later bewerken van het document – correcties kunnen later worden aangebracht. Voor het toewijzen van sneltoetsen aan stijlbladen is de opdracht Extra’s -> Aanpassen -> Toetsenbord met de categorie Stijlbladen beschikbaar.

In de nieuwe versies Word 2002/Word 2003 is de omgang met stijlbladen grondig herzien en gebruiksvriendelijker gemaakt. Een speciaal taakgebied, gelegen aan de rechterrand van het werkblad, neemt de taken van verschillende dialoogvensters en menuopdrachten over. In dit gebied is ook de hier beschreven voorbeeldopmaak van Word 2000 geplaatst. Het verdient echter aanbeveling de “oude” functionaliteit van Word te herstellen. De oude opdrachten kunnen ook in het opmaakmenu worden geplaatst met Extra’s -> Aanpassen. Dit is vooral handig voor de Word-commando’s Opmaak -> Stijlblad en Opmaak -> Stijlblad bewerken, die moeilijk bereikbaar zijn via het taakgebied.

Word functies voor lange documenten

Als een wetenschappelijk artikel of een ander lang document met Word moet worden gerealiseerd, is kennis van de bestaande functies en hun doel noodzakelijk. Alleen als de beschikbare hulpmiddelen effectief worden gebruikt, kan een dergelijk document op een relatief comfortabele en stressvrije manier worden beheerst. Daarom een kort overzicht.

• Stijlbladen combineren de eigenschappen van alinea’s – lettertype, lettergrootte, inspringen – tot een verzameling onder één naam. Deze verzameling formaten is toegankelijk via de naam van de stijl aan een geselecteerd tekstobject. Correct toegewezen en niet handmatig gewijzigde stijlbladen zijn de voorwaarde voor het herschikken van de tekst, inhoudsopgaven en verwijzingen.
• Kop- en voetteksten zijn speciale gebieden in het document waar soortgelijke inhoud op geselecteerde pagina’s wordt herhaald. Ze zijn nodig voor de paginanummering en de verwijzing naar hoofdstuktitels.
• Word kan nummering en contouren opnemen in de stylesheets en zo tekstgebieden automatisch nummeren of structureren – latere wijzigingen hebben geen invloed op het document. Word verandert de nummering zelfstandig.
• Voetnoten en eindnoten omvatten bijvoorbeeld verwijzingen of opmerkingen. Word kan deze automatisch tellen en aan het eind van een pagina plaatsen (voetnoot) of aan het eind van de tekst verzamelen (eindnoot).
• Word maakt met één druk op de knop automatisch een inhoudsopgave – de voorbereidingen daarvoor worden in de tekst getroffen met behulp van opmaaksjablonen.
• Voor een index, die ook automatisch wordt gemaakt, moeten de ingangen in een voorbereidende stap worden gedefinieerd – Word trekt de indexingangen samen in de index en bepaalt zelfstandig de paginanummers of verwijzingen.
• Indexen voor illustraties, tabellen, grafieken en formules worden ook voorbereid wanneer de objecten worden ingevoegd. Diagrammen uit Microsoft Excel of Graph, ClipArts, organigrammen of tabellen – alles wat nodig is kan worden ingevoegd. Vervolgens wordt de etikettering gedaan met de etiketteerfunctie van Word. Hiermee wordt tegelijkertijd de basis gelegd voor verdere mappen (zie fig. 4).

Fig. 4: In het dialoogvenster Index en directories kunt u het uiterlijk van de directories vormgeven en zo de automatische creatie door Word sturen.

• Als te voorzien is dat een document omvangrijk zal zijn, moet het in meerdere bestanden worden opgedeeld. Daartoe biedt Word de functie om in een centraal document verschillende vertakkingen te beheren. De documentstructuur is in Word 2002 herzien. Wat anders is dan bij de voorgangers is vooral de terminologie: Het vroegere centrale document heet nu het masterdocument, en de branchedocumenten hebben de naam subdocumenten gekregen.
• Nieuw sinds Word 2000 is een rechtsgrondindex. Deze organiseert het gebruik van verkorte en volledige citaten samen met de bron. De index verzamelt dan de bronnen en legt de verwijzing naar de tekstpassage vast.

Tekststructuur

Zelden ontstaat een wetenschappelijk paper of rapport zonder voorafgaande overwegingen – nog zelden is de structuur vanaf de eerste poging bruikbaar. Vaak moet u herwerken: de volgorde van de hoofdstukken veranderen, nieuwe hoofdstukken toevoegen, andere hoofdstukken minder belangrijk maken. Word ondersteunt dit werk met een functie met een eigen weergave – de outline (zie fig. 5).

Rapporten of wetenschappelijke papers hebben altijd een soortgelijke structuur: Het document is doelgericht gestructureerd en helpt de lezer om een overzicht te krijgen en essentiële informatie onmiddellijk te vatten. Zoals bij veel andere functies van Word is het volledige scala aan functies alleen toegankelijk als Word correct wordt gebruikt. Om te profiteren van de schetsfunctie moet u de ideeën voor het document vanaf het begin uitvoeren met behulp van de meegeleverde hulpmiddelen. Misschien moet u eerst wennen aan deze manier van werken – de herkenbare voordelen zullen u overtuigen.

Fig. 5: De juiste outline is belangrijk – bijv. voor het automatisch invoegen van een inhoudsopgave. Klik op de afbeelding om te vergroten

Begin te werken aan de uitvoering van uw idee met een nieuw document en schakel onmiddellijk over naar de speciale modus voor outlinen met het commando Beeld ? Outline om over te schakelen naar de speciale modus voor het werken met outlines. In eerste instantie lijkt deze weergave onopgesmukt. Bijzonder is een werkbalk die alleen in de outline-weergave beschikbaar is en die alle essentiële hulpmiddelen voor het werken met outlines biedt. De cursor staat aan het begin van het document achter een dik minteken (zie Fig. 6).

Bovendien staat in de stijllijst de vermelding Kop 1 – de alinea heeft automatisch een andere stijl dan de gebruikelijke standaardstijl.

Fig. 6: Ongebruikelijk maar nuttig – de schetsweergave van Word met werkbalk, weergave van het stijlblad en het invoegpunt achter de “min”-balk. Klik op de afbeelding om te vergroten

Bij het werken in de Outline-weergave maakt Word automatisch gebruik van geïntegreerde stylesheets: de rubrieksniveaus. Deze stijlbladen vormen een hiërarchie waarbij het stijlblad Kop 1 het hoogste niveau en het stijlblad Kop 9 het laagste niveau vertegenwoordigt. U bent echter niet – zoals in vorige versies – gebonden aan de koptekstsjablonen om met contouren te werken. Via Formaat ? Paragraaf kent u aan elke paragraaf een hiërarchisch niveau toe met de instellingen in het lijstvak Overzichtsniveau. Tekst zonder omlijningsniveau is tekst met de opmaaksjabloon Standaard.

Contouren maken

Voer in de Outline view de teksten voor de koppen in – begin met de titel. Druk aan het eind van de kop op de Return-toets. Dit creëert een nieuwe paragraaf, die aanvankelijk ook het niveau Kop 1 heeft.

Vervolgens gaat u verder met de volgende rubriek van hetzelfde niveau of verlaagt u het rubriekniveau om een onderliggende rubriek in te voeren. Daarvoor gebruikt u de Tab-toets, die een ongebruikelijke functie heeft in de overzichtsweergave. In plaats van een tab-teken te genereren zoals gebruikelijk, verlaagt deze toets een paragraaf in de hiërarchie met één niveau.

• Om onderverdelingen te maken onder een kop, drukt u eerst op de Tab-toets en typt u vervolgens de tekst.
• De Return-toets aan het einde van dergelijke alinea’s creëert weer alinea’s van hetzelfde niveau, totdat u een van de volgende alinea’s lager of hoger plaatst.
• Om een alinea op te waarderen gebruikt u de toetsencombinatie [Shift]+[Tab].
• Als u een paragraaf moet omzetten van een kop naar normale tekst, gebruikt u de knop Omzetten naar hoofdtekst of de toetsencombinatie [Ctrl]+[Shift]+[N].
• In de Outline werkbalk vindt u knoppen met pijlen en dezelfde functionaliteit. Ze onthullen hun betekenis via de tooltip: als de muisaanwijzer boven een knop zweeft, geeft Word een informatietekst weer.
• Met de nummerknoppen kunt u het aantal zichtbare lagen verminderen of uitbreiden. (zie fig. 7).

Fig. 7: Na het invoeren van de tekst kan de weergave van de lagen worden geselecteerd – een klik op knop 3 verbergt alle lagen eronder. Klik op de afbeelding om te vergroten

In Word 2002 is de Outline werkbalk aanzienlijk veranderd. De voorheen gebruikelijke knoppen met nummers hebben plaatsgemaakt voor een lijstveld, wat het wisselen van de weergave enigszins bemoeilijkt. In plaats daarvan toont een extra balkveld het hiërarchische niveau van de gemarkeerde alinea. Dit is vooral een voordeel als voor het overzicht speciale opmaaksjablonen worden gebruikt, waaraan via het commando Opmaak -> Alinea een overzichtsniveau is toegekend.

De overzichtsweergave geeft meer informatie nadat de eerste titels zijn ingevoerd. Het plusteken voor een rubriek geeft aan dat er nog verdere onderverdelingen of reeds tekst onder deze rubriek zijn. De Outline-weergave is alleen geschikt voor het werken met tekst of documentcontouren. Het is niet geschikt voor het invoeren van doorlopende tekst. Om tekst in te voeren, schakelt u bijvoorbeeld over naar de weergave Normaal. Schakel eventueel over naar de Outline-weergave om de outline te wijzigen.

Zodra er meerdere koppen zijn, komen de sterke punten van de contourfunctie pas echt tot hun recht. Als u de weergegeven contourniveaus selecteert via de symboolknoppen en aan het einde van een alinea met Return een nieuwe kop invoegt, wordt onmiddellijk een nieuwe kop van hetzelfde niveau aangemaakt. De ondergeschikte niveaus zijn weliswaar alleen herkenbaar aan de plustekens, maar worden aan de koppen toegewezen. Gebruik de pijltjestoetsen om de volgorde te veranderen: de geselecteerde koppen schuiven naar boven of naar beneden in de schets, afhankelijk van de gekozen toets – compleet met alle onderverdelingen en aangehechte tekstdelen (zie fig. 8).

Fig. 8: Als u het invoegpunt in een rubriek plaatst, kunt u met de knop Uitbreiden de onderverdelingen van deze rubriek zichtbaar maken. Klik op de afbeelding om te vergroten

Sinds Word 2000 zijn de overzichtsweergave en de centrale documentweergave gecombineerd in één werkweergave. Omschakelen van de Outline-weergave naar de weergave voor het werken aan het Centrale Document gebeurt alleen via het icoontje in de Outline-werkbalk. Dit is ook gerealiseerd in Word 2002/2003, de knop Hoofddocumentweergave doet de omschakeling. De uitgebreide werkbalk Outline bevat de knop Create Branch Document in het Central Document gebied. Deze knop verdeelt het document in afzonderlijke bestanden op basis van het bovenste rubriekniveau. Dit maakt het gemakkelijker om met grote documenten om te gaan en de voordelen van de outline-functie voor documentcontouren te gebruiken.

Genummerde contouren

Met de vele opties voor het werken in de outline-weergave voorziet Word natuurlijk in automatische nummering in de outline-indeling. Zo zou u maximaal negen contourniveaus kunnen gebruiken en nummeren. Maar omdat een document met meer dan vier niveaus aan duidelijkheid inboet, wordt dit in de praktijk zelden gebruikt. Op het gebied van juridische studies is een dergelijke onderverdeling echter gebruikelijk: Word kan ook de gebruikelijke combinaties van Romeinse cijfers, Arabische cijfers en letterreeksen voor de respectieve rubriekniveaus realiseren als de juiste voorbereiding wordt getroffen.

Bijzonder effectief kan men sinds Word 2002 met nummering werken. Terwijl in vorige versies een aangepaste nummering op de een of andere manier “clandestien” in het document werd opgeslagen, bestaan hiervoor nu opmaaksjablonen voor lijsten. Dit nieuwe type stijlblad slaat de toegewezen nummeringformaten voor de respectieve niveaus op en kan deze nummering aan elke paragraaf toekennen.

Word biedt de opdracht Format -> Numbering and Bullets voor het ontwerpen van contournummers. U bespaart veel handmatig werk als Word de koppen automatisch nummert. Dit is een grote hulp bij uitgebreide outlines, vooral als u later hoofdstukken verplaatst of in de hiërarchie verandert. Deze nummering kan ook worden uitgevoerd wanneer het overzicht al is gemaakt. Om automatische nummering te gebruiken, klikt u eerst op de rubriek die genummerd moet worden. Met de menuopdracht Opmaak -> Nummering en opsommingstekens komt u in het gelijknamige dialoogvenster (zie fig. 9).

Fig. 9: In het dialoogvenster Nummering en opsommingstekens kunt u kiezen tussen verschillende nummeringsformaten.

Het tabblad Outline is relevant voor het werken met outlines. U kiest een van de zeven verschillende sjablonen of past een van de sjablonen aan. Klik daarvoor op het voorbeeld van het sjabloon dat u wilt wijzigen en druk op de knop “Aanpassen”. Zo kunt u de voorgedefinieerde contourformaten aanpassen aan uw eigen wensen. Zo bereikt u een individuele presentatie. De wijzigingen in sjablonen zijn permanent totdat u Word vraagt ze te verwijderen. Als u dus eenmaal individuele indelingen hebt gemaakt, blijven ze behouden voor andere documenten.

Afb. 10: Het dialoogvenster Outline aanpassen in de uitgebreide weergave: alles kan worden veranderd, van het lettertype tot het nummerformaat tot de positie van de nummeringselementen – als de inspanning echt nodig is.

In het dialoogvenster Outline aanpassen maakt u de instellingen voor elk hiërarchisch niveau afzonderlijk. Er is een verkleinde en een uitgebreide weergave van het dialoogvenster beschikbaar (zie Fig. 10). In de uitgebreide weergave van het dialoogvenster Outline aanpassen is het de moeite waard om het selectievakje “Nummering volgens standaard” te activeren. Dit beperkt het aantal ontwerpmogelijkheden enigszins, maar voorkomt al te exotische formaten.

In het veld Niveau stelt u het contourniveau in waarvan u het formaat wilt aanpassen. Doorloop alle niveaus die u wilt gebruiken na elkaar. Elk niveau kan zijn eigen formaat hebben. Het is echter beter om voor lagere niveaus het formaat van het niveau erboven te gebruiken. U maakt deze instelling in het lijstvak Vorige contourniveau. Opmerking: Word plaatst de automatische nummering in een speciaal tekstgebied buiten de alinea. Daarom kan deze nummering alleen met het dialoogvenster weer worden verwijderd. U kunt deze elementen dus naar wens opmaken met de knop Aanpassen in het dialoogvenster.

• Om het lettertype van de nummering te wijzigen, drukt u op de knop Lettertype. Het dialoogvenster Karakter verschijnt.
• In de gebieden Nummerpositie en Tekstpositie bepaalt u de relatieve positionering van het betreffende contourelement. Lijn ze links of rechts of gecentreerd uit – u bepaalt de positie op de millimeter nauwkeurig.
• In het onderste (uitgebreide) gedeelte van het dialoogvenster wijst u bijvoorbeeld het zojuist aangemaakte nummeringssjabloon toe aan een rubriekniveau. Bevestig met OK om de nieuwe opmaak in uw overzicht over te nemen.

Afb. 11: In het dialoogvenster Sjabloon opmaken kunt u de koppen van de omtrek ook een andere opmaak geven – na bevestiging van het dialoogvenster verandert Word alle koppen met deze opmaaksjabloon.

Als alternatief voor de hierboven beschreven procedure kunt u de sjablonen voor koppen wijzigen met de opdracht Opmaak ? Sjabloon opmaken om de sjablonen voor koppen te wijzigen. U selecteert de gewenste (koppen)sjabloon en klikt op Bewerken. Daarna is alle opmaak toegankelijk, inclusief de nummering (zie Fig. 11). Hiervoor moet u de knop voor het wijzigen van de opmaak gebruiken, deze bevat het commando Nummering.

Een alternatief voor de beschreven procedure is het gebruik van de veldfunctie AUTONUMOUT (Word 97: AutoNrGli). Met deze veldfunctie voegt u een automatisch nummeringsveld in de tekst in contourformaat in. Dit voorkomt een deel van de willekeur of moeilijkheden die soms optreden bij automatische nummering.

Kop- en voetteksten

Veel documenten vereisen terugkerende inhoud op volgende pagina’s. Vooral bij lange teksten is het vaak nodig om op alle pagina’s paginanummers of andere tekstelementen op te nemen. Hiervoor biedt Word de kop- en voetteksten – een wat verwarrende naam voor speciale tekstelementen die zich geenszins beperken tot één regel.

Kop- en voetteksten in Word herhalen teksten, veldfuncties, grafieken en ontwerpelementen nadat u ze hebt opgegeven. U moet echter het mentale voorwerk doen. Werkt u met voetnoten in het document, dan worden de pagina’s in de kop genummerd. Als u het werk wilt inbinden, zijn er verschillende kop- en voetteksten nodig voor de linker- en rechterpagina. Gewoonlijk staan paginanummers met even nummers altijd links in ingebonden werken. Bepaal dus eerst welke verschillende types je nodig hebt. Word voorziet desgewenst in kopteksten en voetteksten voor even en oneven pagina’s van het document, en kan ook de eerste pagina van elke sectie apart behandelen. Opmerking: Maak en formatteer kop- en voetteksten pas aan het einde van je werk, wanneer de vereisten duidelijk zijn. Dit voorkomt extra werk. Tot die tijd kunt u volstaan met eenvoudige paginanummers, die u bijvoorbeeld automatisch kunt aanmaken met de opdracht Invoegen -> Paginanummers.

Secties in documenten

Zonder verdere instellingen bestaat elk document aanvankelijk slechts uit één sectie. Om met kop- en voetteksten te werken, verdeelt u het document in meerdere secties. Om een document in secties te verdelen, voegt u op de gewenste punten een sectie-einde in via Invoegen -> Handmatig wijzigen (of Onderbreken). Als u werkt met takendocumenten binnen een centraal document, maakt Word de sectie-einden zelf aan bij het maken van de takendocumenten.

Plaats dan de cursor in de betreffende sectie en activeer het dialoogvenster Bestand -> Pagina-instelling. Daar biedt het tabblad Marges eerst de mogelijkheid om de ruimte van de kop- en voetteksten te bepalen. U wijzigt de waarden in het gebied Afstand tot paginamarge om de standaardwaarde van 1,25 cm te wijzigen. Merk eerst op dat u in het lijstvak Toepassen op het documentgebied bepaalt waarop de instellingen van toepassing zijn. Als u de ruimte bepaalt, moet u de instelling Gehele document gebruiken om de kop- en voetregels voor alle pagina’s op dezelfde manier in te stellen.

Schakel vervolgens over naar de paginaweergave of druk een voorbeeldpagina af als test. Als u de kop- of voettekst hebt geplaatst in de ruimte die de printer niet bereikt, kan er inhoud verloren gaan.

Een andere manier om de nodige sectie-einden te maken, is het document achteraf te bewerken in de Outline-weergave. Wanneer u de ruwe tekst na afloop gaat opmaken, wilt u de hoofdstukken bijvoorbeeld altijd op een oneven pagina beginnen. Dit zorgt ervoor dat na het inbinden van het werk, wanneer u de kopie opent, de hoofdstukken in principe op rechterpagina’s beginnen. U hoeft zich geen zorgen te maken of hiervoor een lege pagina nodig is, omdat het vorige hoofdstuk al op een oneven pagina eindigt. Met de rechter katernwissel doet Word dit vanzelf.

Om de beschreven taak op te lossen, activeert u de overzichtsweergave en verkleint u de weergave tot de hoofdstukken op het hoogste niveau. Selecteer het hele hoofdstuk door op het plusteken voor de titel te klikken. Activeer de opdracht Bestand -> Pagina-instelling en ga naar het tabblad Pagina-indeling. Selecteer eerst de instelling Gemarkeerde secties in het lijstveld Toepassen op. Open vervolgens het lijstveld Begin van sectie¸zet de selectie op Oneven pagina. Bepaal welke verschillende kop- en voetteksten u nodig hebt en bevestig het dialoogvenster. Word heeft nu de nodige sectie-einden voor het hoofdstuk gemaakt, die u zelf kunt zien in de overzichtsweergave. Herhaal dit proces voor de andere hoofdstukken.

Het dialoogvenster Pagina-instelling in Word 2002/2003 werkt op dezelfde manier. Het dialoogvenster, dat op het eerste gezicht iets anders lijkt, bevat echter dezelfde functies als beschreven, maar in afzonderlijke gevallen – zoals bij de instellingen voor kop- en voetteksten – is een ander tabblad verantwoordelijk.

Inhoud voor kop- en voetteksten

Na het instellen van de kop- en voetteksten roept u de bewerkingsmodus voor deze speciale tekstgedeelten op met Beeld -> K optekst en Voettekst – een werkbalk regelt de toegang en biedt de nodige hulpmiddelen. Tekst, afbeeldingen en andere opmaak die u in deze modus uitvoert, worden nu herhaald in de betreffende kop- of voetteksten. Begin altijd aan het begin van de eerste pagina om de inhoud sectie per sectie te bepalen, waarbij u zo nodig de inhoud van voorgaande secties overneemt. Er is één belangrijke opmerking om in gedachten te houden: Zorg ervoor dat u het document opslaat voordat u ingewikkelde kop- en voetregels gaat bewerken. Overweeg zorgvuldig of u kop- en voetteksten voor de eerste pagina of voor even en oneven regels wilt activeren. Wijzigingen in de instellingen na het vullen met inhoud leiden vaak tot verlies van informatie in kop- en voetteksten.

Word biedt hulp bij het verdelen van de inhoud. Een verwijzing naar het type gebied verschijnt linksboven in het stippellijnkader dat het gebied van de kop- of voettekst afbakent. De aanduiding “Oneven koptekst – Sectie 1” betekent dat u de koptekst van een normale pagina behandelt met een oneven paginanummer van de sectie waarmee het document begint.

Afb. 12: Een optie voor kop- en voetteksten in langere werken – Word voert automatisch hoofdstuknummers en paginanummers in, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen linker- en rechterpagina. Klik op de afbeelding om te vergroten

Omdat oneven pagina’s altijd rechts staan, moet u ook het paginanummer rechts corrigeren (zie fig. 12). Als u een kop- of voettekst bewerkt die is geactiveerd als eerste pagina van een sectie, verschijnt ook de verwijzing “Eerste pagina” met de naam van de kop- of voettekst. In de meeste gevallen moeten dergelijke pagina’s een andere inhoud hebben dan de volgende pagina’s.

Fig. 13: Alle vaak benodigde inhoudstypen voor kop- en voetteksten worden aangeboden door de werkbalk Koptekst en Voettekst achter de knop Invoegen AutoTekst. Klik op de afbeelding om te vergroten

Voor standaardfuncties biedt de werkbalk Koptekst en Voettekst knoppen met pictogrammen. Paginanummers, formaten voor paginanummers en datum kunnen ermee worden bereikt, sommige speciale vereisten zoals “Pagina 1 van 7” moeten via AutoTekst-invoer worden ingevoegd (zie fig. 13). Word activeert in dit geval de nodige veldfuncties. Pas de gebruikelijke opmaak toe op de inhoud van de kop- of voettekst. U moet de door Word automatisch gebruikte opmaaksjablonen voor kop- en voetteksten wijzigen met de opdracht Opmaak -> Opmaaksjabloon om uniformiteit in het document te garanderen. Als u een speciaal stijlblad gebruikt voor lange documenten, moet u de update van de gewijzigde stijlbladen opslaan in de documentsjabloon. Gebruik daarvoor het selectievakje “Toevoegen aan documentsjabloon” of de opdracht Extra’s -> Sjablonen en invoegen. In het gelijknamige dialoogvenster vindt u de knop waarmee u opmaaksjablonen organiseert.

Referenties

Bij lange documenten wilt u vaak dat de koppen van de hoofdstukken of subhoofdstukken in de kop- of voetteksten van de bijbehorende pagina’s verschijnen. Als u consequent met stylesheets werkt, vormt deze wens geen bijzonder probleem. Word heeft een veldfunctie die de tekst van een alinea waaraan een stijlblad is toegekend, kan herkennen.

U bedenkt eerst welk stijlblad de gewenste koppen hebben. Vervolgens beslist u voor het (zeldzame) geval dat twee of meer van deze koppen op één pagina staan. U kunt ook de tekst van de eerste of de laatste van deze koppen in de kop- of voettekst herhalen. Activeer dan de opdracht Beeld -> Kop- en voetteksten en plaats de cursor op de gewenste positie. Open het gelijknamige dialoogvenster met de opdracht Invoegen -> Veld.

Afb. 14: De veldfunctie StyleRef uit de categorie Links en Referenties haalt de tekst van een paragraaf naar de gewenste positie.

Activeer de vermelding Links en Referenties in het bereik Categorieën. Na selectie van de veldfunctie StyleRef (Word 97: FVRef) klikt u op “Opties” (zie Afb. 14). In het dialoogvenster Veldopties vindt u het tabblad Stijlen. Klik in het gebied Naam eerst op het gewenste stijlblad en vervolgens op Toevoegen (zie fig. 15). De klik op Toevoegen is bijzonder belangrijk: als u het dialoogvenster alleen met OK bevestigt, wordt de stijl niet aan de veldfunctie gekoppeld.

Fig. 15: In de tab Opmaaksjablonen selecteert u het juiste opmaaksjabloon – gebruik de knop Toevoegen. Door beide dialoogvensters te bevestigen beëindigt u het instellen van het veld – de tekst van de stijl zal in alle kop- of voetteksten van volgende pagina’s verschijnen, totdat Word de volgende stijl met dezelfde naam tegenkomt en de tekst vervangt.

Dit was de procedure voor Word 2000. Bij het werken met velden is de versie Word 2002 veel gebruiksvriendelijker dan zijn voorgangers. De beschreven variant is ook beschikbaar. Primair presenteert Word echter een aangepast dialoogvenster waarin u gemakkelijk schakelaars en opties kunt selecteren per lijstvak of selectievakje. Word zorgt voor de juiste syntaxis. Ook nieuw is de mogelijkheid om een veld te bewerken dat al in het document bestaat: Het contextmenu van ingevoegde velden bevat de nodige opdracht.

Mappen aanmaken

Om een index, ook wel trefwoordenindex genoemd, aan te maken, gaat u in twee stappen te werk. In de eerste stap maakt u de voorwaarden aan: U markeert de vermeldingen die in het document moeten worden opgenomen als indexvermeldingen. Word doet de rest van het werk voor u. Ook het maken van inhouds- of figuurtabellen is in Word geen probleem en verloopt automatisch.

Indexen en inhoudsopgaven zijn gebruikelijke elementen in lange documenten. Als u ze handmatig zou maken, zou u tijd kwijt zijn aan foutgevoelig werk. Met Word gaat het sneller: om een automatische inhoudsopgave te maken, is het absoluut noodzakelijk om opmaaksjablonen in het document te gebruiken. Als u de hoofdstuktitels met de overzichtsweergave hebt gemaakt, is aan deze eis voldaan.

Het dialoogvenster Index en directories, dat u activeert met de menuopdracht Invoegen -> Index en directories, maakt het maken van een index en het genereren van een inhoudsopgave eenvoudig. Het dialoogvenster bestaat uit vier (Word 97: drie) tabbladen – met een klik op OK maakt u de met het weergegeven tabblad geactiveerde directory bij de cursor.

• In het tabblad Index bepaalt u het type, het aantal kolommen, de taal en de vormgeving van de in te voegen index. Bovendien leiden knoppen naar de definitie van ingangen en naar het bewerken van de opmaaksjablonen die voor de index worden gebruikt.
• Op het tabblad Inhoudsopgave stelt u de standaardwaarden voor de inhoudsopgave in.
• Op het tabblad Lijst van figuren selecteert u of u een lijst van figuren, een lijst van tabellen of een lijst van vergelijkingen wilt opmaken en creëren.

Indexen

Om een term op te zoeken is een zo volledig mogelijke index nodig. De belangrijkste termen worden aan het einde van het werk in alfabetische volgorde opgesomd en voorzien van de paginanummers waar er informatie over te vinden is. Voordat u een index maakt, moet u in Word de gegevens ervoor markeren:

Markeer daartoe het woord of de woorden in de tekst die belangrijk zijn als indexvermelding. Activeer het dialoogvenster Indexvermelding instellen met de opdracht Invoer instellen op het tabblad Index van het dialoogvenster Index en mappen. Om een indexvermelding in te stellen zonder deze omleidingen, markeert u eerst de vermelding in de tekst en activeert u vervolgens het beschreven dialoogvenster met [Alt]+[Shift]+[X].

Fig. 16: In het dialoogvenster “Indexvermelding definiëren” definieert u de hoofdvermelding of subvermelding en kunt u ook een kruisverwijzingstekst invoeren in plaats van een paginanummer. Na bevestiging van de invoer ziet u het resultaat in de tekst. Klik op de afbeelding om te vergroten

Accepteer of bewerk de hoofdvermelding die verwijst naar de tekstpassage in de index (zie fig. 16). Definieer eventueel een subvermelding. De subvermelding verschijnt ingesprongen of vlak onder de hoofdvermelding in de voltooide index, afhankelijk van het gekozen formaat. Klik op Instellen en de indexvermelding is klaar.

U ziet het resultaat in het document. De vermelding verschijnt tussen accolades met een grijze achtergrond – Word activeert hiervoor de weergave van niet-afdrukbare opmaaktekens. De inhoud bestaat uit de aantekening “XE”, die zegt dat het om een index gaat, en de titel van de vermelding.

Het dialoogvenster voor het definiëren van de indexvermeldingen blijft geopend, zodat u in één handeling nog meer vermeldingen kunt definiëren. Klik daartoe naast het dialoogvenster in het document, zoek de volgende gewenste vermelding, markeer deze en klik opnieuw in het dialoogvenster. Word brengt de selectie automatisch over naar het hoofdinvoerveld.

Wanneer u alle vermeldingen voor de index in het document hebt ingevoegd, plaatst u de cursor op het punt waar de index moet verschijnen. Gebruik de opdracht Invoegen -> Index en mappen en open het tabblad Index. Voer alle nodige opmaak en instellingen in. Klik op OK om de index aan te maken (zie Afb. 17).

Afb. 17: Met het dialoogvenster “Index en directories” wordt de index niet alleen aangemaakt, maar ook vooraf ontworpen.

Word werkt de paginering bij, scant het document van begin tot eind, vindt de ingangen en bepaalt het paginanummer dat aan de ingang is toegekend. Een voltooide index wordt, net als de andere indexen, in de tekst geïntegreerd via een veldfunctie. De weergave van deze veldfunctie is altijd de stand van zaken bij het aanmaken ervan. Als u later het document wijzigt, indexvermeldingen toevoegt of verwijdert, vindt er geen automatische bijwerking plaats. Daarom moet u altijd bijwerken voordat u afdrukt, omdat de paginaspecificaties in de index worden gewijzigd door wijzigingen in de documentstructuur.

Om bestaande directoryvelden bij te werken nadat u meer vermeldingen hebt toegevoegd, klikt u in de directory en drukt u op de functietoets [F9]. Om Word automatisch mappen te laten bijwerken vóór het afdrukken, activeert u het selectievakje “Velden bijwerken” onder Extra’s -> Opties in het tabblad Afdrukken.

Werken met inhoudsopgaven

Inhoudstafels vermelden – meestal aan het begin van een document – de in het document aanwezige koppen en leggen de verwijzing naar de paginanummers vast. Dit zorgt ervoor dat een lezer van het document alleen de toegewezen pagina hoeft te vinden om de tekst onder de kop te lezen. Word kan een dergelijke inhoudsopgave natuurlijk alleen maken volgens formele criteria. Voor een inhoudsopgave hebt u dus koppen nodig die zijn gemaakt met behulp van de opmaaksjablonen voor koppen. Dit is echter slechts het eenvoudigste geval. Word kan voor een inhoudsopgave elk opmaaksjabloon gebruiken waaraan u een hiërarchisch niveau in de alineaopmaak hebt toegekend. Normaal gesproken gebeurt dat automatisch: elke stijl tot en met het derde hiërarchieniveau wordt automatisch gebruikt voor de inhoudsopgave.

Plaats de cursor op de gewenste positie en kies de opdracht Invoegen -> Index en directories. In het tabblad Inhoudsopgave stelt u de opties voor de creatie in. Er worden verschillende formaten voorgesteld, waaruit u er een kiest of, zoals bij de index, een sjabloon bewerkt. U kunt de weergave en uitlijning van de paginanummers bepalen, opvultekens selecteren en de diepte dicteren, d.w.z. het aantal weergegeven niveaus. Een klik op OK voegt de index toe aan de cursor. Word 2000/2002/2003 voert automatisch de inhoudsopgave met hyperlinks uit: Met een klik op een vermelding (Word 2002/2003 met de[Ctrl]-toets ingedrukt, schakelt u tijdens het werken op het scherm onmiddellijk over naar de bijbehorende tekstpassage.

U kunt een inhoudsopgave bijwerken door de map te selecteren en op de toets [F9] te drukken. U hebt de keuze of de directory nieuw wordt aangemaakt of dat alleen de paginanummers worden bijgewerkt (zie Afb. 18).

Fig. 18: Een inhoudsopgave verschijnt onmiddellijk na het aanmaken in het document – u hebt de keuze bij het bijwerken. Klik op de afbeelding om te vergroten

• U kunt de keuze “Alleen paginanummers bijwerken” bevestigen als u de formulering van de koppen in het document niet hebt gewijzigd. In dat geval blijven handmatige correcties in de inhoudsopgave behouden. Dit kunnen wijzigingen zijn in de formulering of opmaak die u om visuele redenen in afzonderlijke inhoudsregels hebt aangebracht.
• De selectie “Volledige index bijwerken” is nodig na uitgebreide revisies van het document. Dit is vooral het geval als u de volgorde van de tekst of de formulering van de koppen hebt gewijzigd.

Lijst van figuren

In lijsten met illustraties – meestal aan het einde van het document – worden de illustraties in de tekst opgesomd. Afzonderlijke lijsten volgens het type illustratie zijn gebruikelijk, bijvoorbeeld een aparte lijst voor zowel figuren, foto’s als tabellen. Een voorwaarde voor de goede werking van de automatische bijschriften is de juiste workflow. Bedenk eerst welke elementen u in uw document gebruikt. Maak vervolgens voor elk onafhankelijk element een apart bijschrift, dat u later gebruikt voor een bijbehorende map. Het kan zijn dat u voor het eerste bijschrift een nieuwe categorie moet aanmaken. Gebruik hiervoor de knop Nieuwe benaming in het dialoogvenster Benaming. Met de naam van de categorie definieert u ook het standaard onderschrift, bijv. Foto xx.

Om een element, zij het een tabel of een illustratie, van een label te voorzien, voegt u het eerst in de tekst in. Het maakt niet uit of u het object insluit of linkt. Onmiddellijk daarna activeert u de opdracht Opschrift in het menu Invoegen. Hierdoor wordt het bijbehorende dialoogvenster geopend (zie Afb. 19). Let erop dat bij het openen van het dialoogvenster het invoerveld Positie geactiveerd is. Anders sluit u het dialoogvenster om het ingevoegde element te selecteren. Open vervolgens het dialoogvenster opnieuw om het element te labelen.

Afb. 19: In het dialoogvenster Etikettering staan alle functies ter beschikking waarmee u elementen van de verschillende categorieën uniform kunt etiketteren.

Begin in het gebied Opties. Selecteer de gewenste categorie in de lijst Categorie. Standaard kunt u er drie kiezen: Figuren, Vergelijkingen en Tabellen. Als u zelf labels maakt (Word 97: knop Nieuwe categorie, anders Nieuw label), verschijnen deze ook in de lijst.

De regel Opschrift bevat de tekst die als opschrift voor het toegewezen object wordt gebruikt. Aan deze tekst voegt u handmatig na het nummer de individuele formulering voor het object toe.

In het lijstveld Positie bepaalt u waar het bijschrift verschijnt.

U kunt het type nummering wijzigen via de bijbehorende knop. U kunt de hoofdstuknummers opnemen in de nummering en verschillende scheidingstekens gebruiken tussen hoofdstuk- en elementnummers.

Nadat u de nodige instellingen hebt gemaakt, rondt u het proces af door op OK te klikken. Sommige labels verschijnen in een tekstvak, andere als gewone tekst. In ieder geval wordt de nummerreeks zelf gerealiseerd als een veld. Wanneer u met velden werkt, moet u de velden zichtbaar maken in het document. Daarvoor biedt het dialoogvenster Opties in de tab Weergave de instelling Veldarcering: Altijd, wat praktischer is dan de standaardinstelling Wanneer geselecteerd.

Etikettering automatiseren

U kunt de etikettering van objecten automatiseren. U moet echter wel herkenbaar zijn voor Word, dat wil zeggen dat objecten in het systeem geregistreerd moeten zijn. Bij automatisch labelen geeft u Word de opdracht om alle objecten al tijdens het invoegen automatisch te voorzien van een nummering en de inleiding voor de labeling. Hiervoor is er de knop AutoLabel in het dialoogvenster Etikettering.

In het dialoogvenster Automatisch labelen (zie Afb. 20) selecteert u het objecttype dat u wilt invoegen uit de lijst. Ken vervolgens een bestaand label toe of maak vooraf een nieuw label.

Fig. 20: De functie Automatisch labelen automatiseert het labelen van objecten binnen de bijbehorende categorieën.

Vervolgens maakt Word onmiddellijk het bijbehorende bijschrift aan op het moment dat u een object van het geselecteerde type in uw document invoegt. Laat Word u verwennen: Stel een automatisch bijschrift in voor elk objecttype dat u wilt gebruiken. Telkens wanneer u zo’n object invoegt, krijgt het onmiddellijk de juiste categorie. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken over dit probleem – alleen de concrete tekst moet natuurlijk handmatig worden toegevoegd. Maar Word doet de formele dingen betrouwbaar: zelfs als u tussendoor objecten van een ander type invoegt, onthoudt Word het huidige nummer van het overeenkomstige objecttype.

Na dit voorbereidende werk zorgt Word voor de rest in de uiteindelijke versie van het document: u plaatst de cursor op de gewenste plaats in het document, selecteert het dialoogvenster Index en mappen, het tabblad Index van figuren en de gewenste categorie. Door het dialoogvenster te bevestigen wordt de directory aangemaakt.

Speciale aandacht is vereist voor het werken met mappen in centrale documenten (Word 2002: Hoofddocumenten). Het centrale document zelf bevat gewoonlijk geen andere tekst dan een titel en een voorwoord; het bevat de links naar de vertakkingsdocumenten. De gebruikelijke plaats voor een inhoudsopgave is dus de ruimte in het centrale document vóór de vertakkingen. Alle andere indexen horen ook in het centrale document thuis, maar aan het eind na alle vertakkingsdocumenten.

Voetnoten en eindnoten

Voetnoten worden vooral gebruikt in wetenschappelijke werken. Ze worden gebruikt om aanvullende informatie die bij de tekst hoort op te nemen en om die achteraan de pagina collectief op te sommen. Referenties zijn het klassieke gebruik van voetnoten. Maar deze elementen kunnen ook nuttig zijn in “gewone” documenten. In een rapport kunnen voetnoten bijvoorbeeld verwijzen naar uitspraken in oudere rapporten of eenvoudigweg commentaar op het document geven. In tegenstelling tot voetnoten aan het einde van de pagina waarop de voetnoot is ingevoegd, verzamelen eindnoten informatie aan het einde van de tekst. Voetnoten en eindnoten sluiten elkaar niet uit: Je kunt met beide tekstelementen in een document werken als dat nodig is. Beslis dan bij het invoegen welk type u wilt.

Er zijn enkele speciale problemen die in verband met deze specifieke tekstelementen moeten worden opgelost. De teksten hebben een bepaalde plaats nodig, een relatie tot de tekstpassage en een identificerende nummering. Als u bijvoorbeeld het aantal voetnoten wijzigt, moet de nummering zich aanpassen. Zo hoeft u niet telkens alle voetnoten te controleren wanneer u bijvoorbeeld een andere invoegt.

Meestal worden tekstpassages met voetnoten gekenmerkt door een cijfer in superscript dat de voetnoten opeenvolgend nummert en duidelijk aan de tekst toewijst. Dit cijfer wordt het voetnootteken genoemd, en de tekst met de extra informatie wordt voetnoottekst genoemd. U voegt voetnoten effectief in met de toetsencombinatie[Ctrl]+[Alt]+[F].

In Word hoeft u zich alleen in speciale gevallen zorgen te maken over de opmaak of nummering van uw voetnoten. Word automatiseert het werk. Ook de scheidingslijn aan het einde van de pagina waaronder de voetnoten verschijnen, wordt desgewenst automatisch gegenereerd.

In eerdere versies was er een bug die soms leidde tot verschuivingen in de paginaopmaak van de voetnoten. De remedie in deze gevallen is het wijzigen van de opmaaksjablonen voor de paragrafen van het document. Alle gebruikte opmaaksjablonen moeten worden ingesteld op Exact met toegewezen regelhoogte met behulp van het commando Alinea opmaak bij regelafstand. De richtlijn hierbij is ongeveer lettergrootte + 1,5 punt.

Voetnoten invoegen

Om voet- of eindnoten in het document in te voegen, verplaatst u eerst de cursor naar de juiste positie in de tekst. Activeer vervolgens de opdracht Invoegen -> Voetnoot. Het dialoogvenster “Voetnoot en eindnoot” verschijnt waarin u de instellingen kunt uitvoeren (zie Fig. 21).

Afb. 21: Het dialoogvenster Voetnoot en eindnoot: Bepaal of u een voetnoot of een eindnoot wilt maken en selecteer het type nummering.

Achter de knop Opties vindt u andere interessante varianten. De opties die u kunt instellen hebben invloed op alle voetnoten en eindnoten in het document. U kunt bijvoorbeeld beslissen of de nummering doorlopend moet zijn in het hele document of dat deze bij elke sectie of pagina opnieuw moet beginnen (zie Afb. 22).

Fig. 22: Na een klik op de knop Opties krijgt u verdere instelmogelijkheden voor voet- en eindnoten.

Na het aanmaken van de voetnoot is de normale weergave interessant. In het onderste deel van het scherm verschijnt het gebied voor de tekst van de voetnoot, terwijl u in het bovenste deel het “normale” ziet zoals voorheen (zie fig. 23). In de tekst ziet u het voetnootteken achter het overeenkomstige tekstgedeelte. Als de weergave van niet-afdrukbare tekens is geactiveerd, wordt de figuur omgeven door een klein streepjeskader. In het voetnootgebied ziet u dezelfde figuur waarachter de cursor wacht op de tekst van de voetnoot. Daartussen, als scheiding tussen de twee gebieden, bevindt zich in de normale weergave een knop om deze weergave te sluiten en een lijstbox waarmee u bijvoorbeeld de scheidingslijn van de voetnoot kunt invoegen en vervolgens aanpassen.

Schakel over naar de paginaopmaakweergave of naar de paginaweergave om de voetnoten onderaan de pagina in hun afgedrukte vorm te zien. In de paginaopmaakweergave geeft Word de voetnoten weer zoals ze zullen worden afgedrukt. Omdat voor de tekst van de voetnoten meestal een kleine lettergrootte wordt gebruikt, is het effectiever om in de weergave Normaal te werken.

Alle ontwerpelementen van de voet- en eindnoten worden automatisch opgemaakt met behulp van stijlbladen: Om uniformiteit te behouden, moet u de teksten van de noten en de tekens alleen wijzigen via de toegewezen stijlbladen Voetnoottekst, Voetnoottekens en Voet-/eindnootkop.

Afb. 23: Zo verschijnt de voetnoot aan het einde van de pagina voor bewerking. Natuurlijk kunt u de uitgebreide opmaakopties uitputten. Hier zie je de voetnoot en de tekst van de voetnoot in normale weergave. Klik op de afbeelding om te vergroten

Zodra de cursor knippert achter het voetnootteken, voert u de tekst van de voetnoot in. Als u klaar bent, kunt u doorgaan met het maken van verdere voet- of eindnoten of de weergave sluiten en terugkeren naar de gewone documentweergave. In de paginaopmaakweergave hoeft u alleen maar in de “normale” tekst te klikken.

Word heeft een speciale functie: Beweeg de muisaanwijzer over een tekstpassage in de oorspronkelijke tekst waarvoor een voetnoot bestaat. Het maakt niet uit in welke weergave u zich momenteel bevindt. Wacht even en de tekst van de voetnoot verschijnt naast de tekst in een tooltip zolang de muisaanwijzer boven de tekst blijft staan. Om de voetnootteksten in de normale weergave te controleren, hoeft u dus niet over te schakelen naar de betreffende weergave. In de paginaopmaakweergave hoeft u niet naar het einde van de pagina te scrollen om de tekst te zien. Deze functie is bijzonder praktisch voor eindnoten, die aan het eind van het document of de sectie geconcentreerd zijn. Als de beschreven procedure niet werkt, schakel dan het selectievakje Tooltips in via Extra -> Opties in het tabblad Beeld.

In tegenstelling tot voetnoten kunt u eindnoten verzamelen aan het einde van het document of de sectie. Werkt u met een centraal document, dan vormen de takdocumenten automatisch afzonderlijke secties, aan het einde waarvan de eindnoten collectief kunnen verschijnen. De verschillen in de behandeling van eindnoten zijn klein. Invoegen via het toetsenbord gebeurt met[Ctrl]+[Alt]+[D] (Word 2000/XP/2003), anders gebruikt u dezelfde menuopdracht als voor voetnoten. De overige instelmogelijkheden zijn grotendeels dezelfde als voor voetnoten. Het is handig, maar u hoeft niet meteen te beslissen welke methode u wilt gebruiken bij voet- en eindnoten. Met de knop Converteren van het dialoogvenster Opties voor voet- en eindnoten heeft u achteraf de beslissing in handen of u de noten converteert of verwisselt.