Handgeschreven brieven zijn tegenwoordig al een zeldzaamheid. Het merendeel van de correspondentie tussen bedrijven, particulieren en bedrijven, maar ook tussen particulieren onderling verloopt tegenwoordig via tekstverwerkers. Word en Co. helpen weliswaar met correctie van lettertype en spelling, maar de meegeleverde sjablonen voor brieven voldoen geenszins aan de huidige normen. In het volgende artikel bespreken we daarom DIN 5008 (regels voor het schrijven en opmaken in tekstverwerking) en DIN 676 (opmaak van zakelijke brieven).

DIN – waarvoor?

In Duitsland, een land van orde, bestaat een groot aantal vaste normen, de zogenaamde DIN-normen, die door het Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN) in de eerste plaats worden opgesteld om een proces of de aard van een voorwerp op uniforme wijze te regelen. Op internationaal niveau worden de normen vastgesteld door de Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO). Een overzicht van alle DIN-normen vindt u hier. DIN-normen hebben het karakter van aanbevelingen en zijn daarom in het algemeen niet bindend. Bedrijven zoals Deutsche Post volgen echter deze DIN-normen, bijvoorbeeld om de machine-leesbaarheid van ontvangstadressen te vergemakkelijken.

De DIN-normen DIN 5008 en DIN 676 zijn relevant voor het titelonderwerp van dit artikel.
Helaas worden de DIN-normen door Beuth Verlag GmbH alleen tegen betaling online ter referentie verspreid, zodat u ze niet zomaar op internet kunt oproepen.

DIN 5008 – Letterontwerp

Een zakelijke brief moet gebaseerd zijn op DIN 5008. Deze DIN-norm regelt de schrijf- en ontwerpregels voor tekstverwerking en dus ook voor elektronische brieven. Wat voor het bedrijfsleven geldt, moet ook voor de particuliere sector gelden. Helaas kunnen Word en Co. de gebruiker met hun sjablonen slechts in beperkte mate helpen om aan de DIN-norm te voldoen, omdat veel fouten alleen door de invoer van de gebruiker worden gemaakt.

DIN 676 – Briefopmaak

DIN 676 beschrijft de DIN-conforme opmaak van DIN A4-pagina’s.

De uitlijningslijn links (paginamarge) is 24,1 mm, rechts 8,1 mm. Een lagere marge is niet voorgeschreven. Tussen 20 en 30 mm wordt aanbevolen. Wij gebruiken 30 mm.

Er zijn twee verschillende vormen:

Formulier A voor zakelijke brieven met klein briefhoofd

Het briefhoofd is hier 27 mm hoog – vooral geschikt voor het korte kleine formulier zonder logo. Het adresveld grenst aan het briefhoofd vanaf 33,9 mm. De eerste vouwmarkering is gemeten op 87 mm van de bovenkant van het blad, de tweede vouwmarkering op 105 mm gemeten vanaf de onderkant, zodat er een offset is door het vouwen.

Vorm A Klik op de afbeelding om te vergroten

Vorm B voor zakelijke brieven met uitgebreid briefhoofd

Het briefhoofd is 45 mm hoog en biedt voldoende ruimte voor een logo en andere informatie. Het adresveld is vanaf 50,8 mm aan het briefhoofd bevestigd. De eerste vouwmarkering wordt gemeten op 105 mm van de bovenrand van het vel, de tweede vouwmarkering op 87 mm van de onderrand van het vel. Door het vouwen sluit de brief vlak.

Vorm B Klik op de afbeelding om te vergroten

Structuur van een zakelijke brief

Een brief is onderverdeeld in de volgende onderdelen:

– Briefhoofd
– Adresveld en informatieblok
– Referentieregel
– Onderwerp veld
– Tekstveld
– Voettekst

Briefhoofd

Het briefhoofd bevat meestal de bedrijfsnaam, het logo, enz. Afhankelijk van de gebruikte brieflay-out (DIN 676) is het 27 mm (variant A) of 45 mm (variant B) hoog, gemeten vanaf de bovenkant van de pagina.

Adresveld

Het eigenlijke adresveld bevat de meeste fouten, vooral sinds de wijziging en verplichtstelling van de DIN-norm op 01.01.2007. De DIN-norm moet hier vooral worden aangehouden omdat het adresveld bedoeld is om machinaal leesbaar te zijn voor volautomatische sortering. Het lettertype moet machinaal leesbaar zijn in 10 tot 12 pt, bijvoorbeeld Arial, Courier, Helvetica.

Het adresveld heeft een afmeting van 45×85 mm, begint op een hoogte van 33,9 mm (formulier A) of 50,8 mm (formulier B) en bevindt zich 20 mm van de linkermarge van het blad. Met een marge van 24,1 mm steekt het adresveld 4,1 mm naar links uit. De eerste 5 mm van het adresveld blijven leeg of kunnen worden gebruikt voor het verkorte adres van de afzender. In dat geval moet het echter in een veel kleiner lettertype (6 pt) staan om het te onderscheiden van het eigenlijke adres.

Door de vouw in de briefopmaak volgens formulier B is het adres van de afzender dan nog steeds zichtbaar in het adresvenster van de enveloppe.

Het adresveld bestaat in totaal uit 9 regels. De eerste 3 regels zijn voor toevoegingen en aantekeningen, terwijl de volgende 6 regels alleen voor het adres zijn. Regels die niet nodig zijn, worden bovenaan of onderaan gewoon leeg gelaten.

Structuur:

1 tot hier voor notities
2 en toevoegingen zoals
3 Aangetekende post, persoonlijk, niet doorsturen, ingevuld van onder naar boven (3, 2, 1)
4 Het adres begint altijd hier.
5 Alle resterende regels hieronder blijven
6 gewoon leeg
7
8
9 Tot hier voor het adres

Voorbeeld:

1
2 Persoonlijk
3 Aangetekende post
4 Voorbeeld bedrijf
5 Vrouw
6 Maria Mustermann
7 Monsterstraat 1
8 11111 Monsterplaats
9

De vaak gebruikte witregel tussen straat en woonplaats is sinds de wijziging van het DIN weggelaten. Dit verbetert de machineleesbaarheid, vereenvoudigt de aflevering en biedt een extra regel voor het adres van de ontvanger. Er is ook geen witregel meer tussen het gebied voor aanvullingen/commentaar en het adres.

Als de geadresseerde in het buitenland woont, worden de naam van de stad en het land van de geadresseerde (in het Duits) in hoofdletters geschreven. De landletter voor de postcode wordt weggelaten.

Voorbeeld:

1
2
3 Aangetekende post
4 Voorbeeld bedrijf
5 Vrouw
6 Maria Mustermann
7 monsterstraat 1
8 1111 STEEKPROEFSTAD
9 LAND VAN DE STEEKPROEF

Stadsdelen naar een stad worden eventueel vóór de straat ingevoegd. (zie ook informatiebrochure van het postkantoor).

Voorbeeld

1
2
3 Persoonlijk
4 Voorbeeldbedrijf
5 Mevrouw Maria Mustermann
6 Beul
7 Monsterstraat 1
8 53225 Bonn
9

Informatieblok

Een brief kan ook een informatieblok bevatten. Dit begint op dezelfde hoogte als het adresveld (33,9 of 50,8 mm) op een afstand van de paginamarge van 125,7 mm (of 101,6 mm van de uitlijningslijn bij een paginamarge van 24,1 mm).

Het informatieblok bevat een communicatielijn indien verdere informatie zoals fax, e-mail of internet vereist is. De positie is vooraf bepaald (informatie vanaf de rand van de pagina of vanaf de uitlijningslijn): Telefax (125,7/101,6), eMail (151,1/127,0), Internet (176,5/152,4). De teksten voor de 3 posities worden hieronder links uitgelijnd geschreven.

Het informatieblok kan ook de informatie van een referentietekenregel bevatten en vervangt deze dus. Het bevat dan de informatie zoals in de referentieregel, met de datum op de eerste positie en een dubbele punt na elk van de voorloopwoorden zoals “Uw bericht van”, gevolgd door de passende tekst. Dubbele voorloopwoorden zoals “Uw teken”, “Uw bericht van” worden op twee regels geschreven. Alle voorloopwoorden beginnen op 125,7 mm van de rand van de pagina of 101,6 mm van de uitlijningslijn.

Referentielijn

De referentieregel bevat meestal informatie over het dossiernummer of de datum van de referentie, het eigen dossiernummer, de auteur en het nummer van de extensie. Zij begint op een hoogte van 80,4 mm voor FormulierA en 97,4 mm voor FormulierB. De afstand van kop tot kop bedraagt 50,8 mm.

U kunt de referentielijn ook vormgeven met een tabel enz. U kunt echter het beste een kleinere lettergrootte gebruiken (6 pt is effectief gebleken).

Als u geen referentieregel gebruikt, moet de datum worden geplaatst in het informatieblok (zie hierboven) op de eerste regel onder het adresveld (125,7 mm van de linkerrand van de pagina of 101,6 mm van de uitlijningslijn).

De schrijfwijze van de datum is geregeld in DIN EN 28601. In zakelijke brieven wordt de datum echter numeriek 2007-03-19 (JJJJ-MM-DD) of alfanumeriek 19 maart 2007 geschreven. De oude notatie (DD.MM.JJ) werd met de nieuwe DIN afgeschaft, maar wordt nog wel gebruikt.

Onderwerp

Het onderwerp van een brief volgt 2 regels na de referentieregel.
Indien geen referentieregel wordt gebruikt, volgt het onderwerp 2 regels na het adresveld, waarbij hier het maximale einde van het adresveld wordt bedoeld en niet het eigenlijke einde. Het onderwerp begint dus op de 12e regel.

1
2
3 tot hier Ruimte voor aantekeningen
4 Mevrouw
5 Maria Mustermann
6 Veldstraat 1
7 11111 Teststad
8
9 Einde adresveld
10
11
12 Onderwerp

Het onderwerp bevat niet het woord Onderwerp, zoals nog vaak wordt gelezen, kan zich uitstrekken over 2 regels en eindigt niet met een punt. Het onderwerp kan visueel worden benadrukt, bijvoorbeeld door vetgedrukte tekst.

Na het onderwerp zijn er 2 lege regels voordat het tekstveld begint.
Als u geen onderwerp gebruikt, neemt het tekstveld (2 regels hoog) al de plaats in van de onderwerpregel.

Tekstveld

Het tekstveld met aanhef, tekst en begroeting volgt 2 regels na het onderwerp. De eigenlijke aanhef moet met één regel worden gescheiden van de tekst, net als de begroeting. De begroeting wordt gevolgd door het bedrijf van de auteur, dan maximaal 3 lege regels (voor stempel en handtekening) en tenslotte de naam van de auteur.

1 Begroeting
2
3 Bedrijf
4
5
6
7 Dhr. Mustermann

Zet de naam in de slotregel niet tussen haakjes of tussen koppeltekens.

Een opmerking over bijlagen of een distributielijst wordt eveneens van de naam van de auteur gescheiden door ten minste één witregel (4 zijn nuttig gebleken) en mag ook rechts van de begroeting worden geplaatst (volgens DIN 125,7 millimeter vanaf de linkerrand van de pagina). Het woord bijlage mag worden vermeld, maar wordt niet met een dubbele punt geschreven en niet onderstreept.

Briefhoofd

Het laatste onderdeel van een DIN 5008-brief is de voettekst. Deze bevat in de regel de volledige contactgegevens van het bedrijf, informatie over de bedrijfsvorm en de directeur, contactgegevens, bankgegevens, enz.

Let ook op de volgende structureringsaanwijzingen:

• Postcodes worden niet onderverdeeld:
  11111 Teststadt
• Bankcodes worden verdeeld in twee blokken van drie en een blok van twee, voorafgegaan door de afkorting BLZ zonder dubbele punt:
  BLZ 123 123 12
• Het internationale IBAN daarentegen is verdeeld in 5 groepen van vier en één groep van twee:
  IBAN 1234 1234 1234 1234 1234 1234 12
• Postbusnummers zijn verdeeld in twee cijfers van rechts:
  Postbus 1 12 12
• Telefoonnummers worden niet onderverdeeld. Zet een spatie tussen het netnummer en het telefoonnummer:
  040 123456, internationaal +49 40 123456
• Een toestelnummer kan worden gescheiden door een streepje:
  040 122-110
• Voor een betere leesbaarheid kunnen delen van het nummer in kleur worden gemarkeerd:
  040 122-110
• Internationale kiescodes worden volgens DIN 5008 als volgt geschreven:
  +49 621 122-0

DIN brief template om te downloaden in DOC formaat

Op WinTotal kunt u een op het bovenstaande gebaseerd sjabloon in 676A- en 676B-formaat gratis downloaden. U kunt het sjabloon eenvoudig aanpassen aan uw eigen wensen. Het sjabloon zet de markering voor vervolgpagina’s correct rechtsonder (…).

Iets vergeten?

Volgens mij zijn de regels voor DIN 5008 en 676 zeer complex. Als u duidelijke fouten vindt in deze korte presentatie of als u vindt dat we dringend een of andere aanwijzing moeten opnemen, schrijf ons dan. Wij zullen dit dan onmiddellijk aanvullen. Voor het overige willen wij nogmaals benadrukken dat de DIN-richtlijnen slechts aanbevelingen zijn. Veel details zijn ook een kwestie van smaak en worden door veel bedrijven verschillend behandeld (bijv. paginamarges).

Verdere links

• Informatie over DIN 5008
• DIN 5008 Werkplaats
• Informatie over DIN 676
• DINbrief.de