Steeds meer documenten kunnen online worden ondertekend, bijvoorbeeld contracten of sollicitaties. Niet alle manieren van online ondertekenen zijn echter rechtsgeldig of relevant voor de rechtbank. Op de redactie hebben we 3 manieren voor u op een rijtje gezet om verschillende soorten documenten te ondertekenen en juridisch aan de veilige kant te blijven.

1. digitale vs. elektronische handtekening: Wanneer gebruik ik wat?

Digitaal en elektronisch worden vaak als synoniemen gebruikt. Hoewel deze soorten documenthandtekeningen elkaar op sommige punten overlappen, zijn er toch belangrijke verschillen. Wij hebben er hier enkele voor u verzameld:

• Digitale handtekening: Technisch-mathematische procedure waarmee een bepaald beveiligingsniveau wordt bereikt. Door de handtekening te versleutelen worden zogenaamde hashwaarden bepaald, waarmee achteraf vervalsingen kunnen worden opgespoord. De ontvanger van het ondertekende document kan de hashwaarden ontsleutelen en vergelijken. Komen ze overeen, dan is het document geen vervalsing. Er zijn online aanbieders die een digitale handtekening voor u kunnen maken.
• Elektronische handtekening: Dit is een juridische term die de ondubbelzinnige toewijzing van een handtekening aan een persoon nastreeft.

Opmerking: Niet alle manieren om online een handtekening onder een document te zetten zijn wereldwijd rechtsgeldig.

2. 3 manieren waarop u legaal documenten kunt ondertekenen

In de EU zijn alle vormen van digitale en elektronische handtekeningen rechtsgeldig. Het enige verschil is het beveiligingsniveau van elke handtekening en hoe deze in de rechtbank wordt gewogen.

2.1 De eenvoudige digitale handtekening: Bevelen, protocollen en documentatie

De eenvoudigste manier om een document online te ondertekenen is het invoegen van een afbeelding, bijvoorbeeld door scanning, van de handgeschreven handtekening. Eventueel kan, indien dit met alle bij het contract betrokken partijen is overeengekomen, ook worden volstaan met het simpelweg schrijven van de naam op het toetsenbord van de computer.

Deze manier om een document online te ondertekenen is rechtsgeldig, maar houdt een hoog veiligheidsrisico in. In de rechtbank kan rekening worden gehouden met de handtekening, maar deze kan ook gemakkelijk worden aangevochten.

Vanwege de lage veiligheidsnorm wordt deze vorm van ondertekening alleen in de volgende gevallen gebruikt:

• Informele overeenkomsten
• Interne bedrijfsovereenkomsten
• Orders, documentatie, protocollen

Tip: De meeste universiteiten gebruiken de methode van de eenvoudige handtekening voor opdrachten of examens, in combinatie met de studentenkaart.

2.2 Geavanceerde handtekening: Fitnessstudio, ziektekostenverzekering en co.

Na de eenvoudige handtekening kunnen ook hogere beveiligingsnormen volgen. Deze moeten beveiligd zijn tegen elke vorm van manipulatie, moeten aan een specifieke persoon kunnen worden toegewezen en deze persoon moet in geval van twijfel kunnen bewijzen dat hij deze handtekening heeft gezet.

Hiervoor worden vaak chipkaarten gebruikt, waarop de gegevens van de desbetreffende persoon zijn opgeslagen. Deze procedure wordt gebruikt voor vormvrije contracten waarvoor geen verdere wettelijke voorschriften gelden. Hieronder vallen bijvoorbeeld contracten in fitnessstudio’s, sauna’s of sportclubs.

Voor de rechter heeft deze procedure van online ondertekening van documenten meer gewicht en is zij moeilijk aan te vechten.

2.3 Handtekeningen die handgeschreven handtekeningen vervangen: Sociale zekerheid en verklaringen

Deze procedure is de meest veilige variant, die alleen onder bepaalde voorwaarden moet worden gewaarborgd. Het gaat dan vooral om juridische procedures, zoals loonstrookjes of sociale verzekeringen. Naast de coderingsprocedure van de geavanceerde handtekening is ook een certificaat van een certificatiedienstverlener vereist.

Om op deze manier een handtekening te zetten, moet de ondertekenaar zich bij deze dienstverlener laten registreren en zijn identiteitskaart laten certificeren, d.w. z. zijn identiteit bewijzen. De ondertekenaar wordt dan gecertificeerd als houder van een openbare handtekeningensleutel. In de meeste gevallen hebben deze handtekeningensleutels een bepaalde geldigheidsduur voordat ze verlopen. Documenten kunnen nu met deze sleutel worden ondertekend.

Hoe kan ik eenvoudig elektronisch ondertekenen?

Voor informele contracten kunnen handtekeningen op eenvoudige wijze worden gezet. Wees er echter van bewust dat met name eenvoudige elektronische handtekeningen geen stand houden in de rechtszaal.

Gaat het om interne bedrijfsafspraken, documentatie of handtekeningen op huiswerk, dan kunt u in overleg met de betrokken partijen afzien van hoge beveiligingsnormen.

Gebruik voor het ondertekenen bepaalde apps die over gecertificeerde licenties beschikken. Daar kunnen de betreffende documenten worden geüpload en een handtekening worden aangemaakt.

Andere opties zijn het scannen van een handgeschreven handtekening, die later als een grafiek in een document wordt ingevoegd.

De tekenfunctie biedt ook een manier om documenten online te ondertekenen. De beste manier om dit te doen is om een tablet met een pen te gebruiken, waardoor je handtekening dichter bij een handgeschreven handtekening op papier komt.