Duitsland heeft geen goede reputatie als het gaat om digitalisering, en helaas heeft het die reputatie vaak verdiend. Niet in veel landen kunnen werknemers in bedrijven nog praten over het zo snel mogelijk willen faxen van vereiste documenten zonder daarna in lachen uit te barsten.

Ook de overgang naar e-billing verloopt erg traag. Veel facturen worden nog steeds per post verstuurd, en het elektronische alternatief werd voor federale aanbestedende diensten pas in 2020 verplicht gesteld.

Toch valt er veel te zeggen voor de digitalisering van het factuurverkeer. In dit artikel geven we u een overzicht van de voordelen van de e-factuur en de processen die bij de aanmaak ervan komen kijken. Zo kunt u voor uzelf de afweging maken of het de moeite waard is om in de toekomst over te stappen op het maken van elektronische facturen.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturen?

Elektronische facturen worden aangemaakt op basis van XML-gegevensrecords die door machines kunnen worden gelezen. Dit maakt een geautomatiseerde verwerking van de gegevens mogelijk. Bij overschakeling op elektronische facturen vervallen dus vroegere handmatige werkprocessen, wat gevolgen heeft voor de kosten en de werktijd.

1.1 E-facturen besparen kosten

De kosten van het factureringsproces lijken misschien laag als je er eerst over nadenkt, maar in het handmatige proces worden ze een vaste, regelmatige metgezel. Vooral voor bedrijven stapelen zich hier al snel hoge bedragen op door materiaal en mailing.

Er worden materiaalkosten gemaakt voor papier en drukwerk, en ook de portokosten voor elke verzending moeten worden betaald. Bovendien is de verwerking door gespecialiseerd personeel een kostenfactor. Zelfs als het personeel toch beschikbaar is, neemt de verwerking tijd in beslag die niet beschikbaar is voor andere processen, wat ofwel overwerk ofwel extra arbeid betekent.

Het blijft echter niet bij deze meer voor de hand liggende kosten. Het opslaan van papieren gegevens kan onverwacht duur zijn, vooral voor grote bedrijven die hele ruimtes moeten begroten voor het archiveren van factuurverkeer.

E-facturen daarentegen bieden in veel gevallen de mogelijkheid van gratis verwerking, hoewel veel factuurprogramma’s geavanceerde functies aanbieden met een maandelijks abonnement.

1.2 E-facturen besparen tijd en moeite

Tijdwinst door e-billing komt op een aantal manieren voor. De meest zichtbare factor is het wegvallen van de verzendroute. Dit betekent dat de ontvanger het geld sneller ontvangt. Ook eventuele vragen kunnen zonder vertraging worden opgelost.

Bij het verzendproces en de controle wordt interne verwerkingstijd bespaard. Het stempelen van enveloppen, het maken van scans voor archivering, de postroute en de transittijd tussen verschillende afdelingen spelen geen rol meer.

2. wat moet worden gewaarborgd in het factureringsproces?

Als een bedrijf wil overstappen op e-facturen, moet het eerst aan een aantal eisen voldoen. Deze richtlijnen moeten ook bij de verdere verwerking worden nageleefd.

1. Leesbaarheid. De factuur moet leesbaar zijn voor mensen met de huidige elektronische media.
2. Authenticiteit. De opsteller van de factuur moet traceerbaar zijn.
3. Integriteit. De factuur moet de door de btw-wet vereiste gegevens bevatten.
4. Toestemming van de ontvanger. De toestemming hoeft niet actief te worden gegeven; het uitblijven van bezwaar wordt als toestemming beschouwd.

Deze eisen moeten worden gewaarborgd door een intern controlespoor. Hoe dit controlespoor er precies uitziet, wordt grotendeels aan de bedrijven zelf overgelaten. Een elektronische controleprocedure leent zich hier echter wel voor vanwege de elektronische verwerking die al plaatsvindt.

Hoe verloopt de aanmaak van e-facturen?

Ook als je e-facturen maakt, is het proces vrijwel identiek aan facturen op papier of in Excel. Het enige verschil is dat je de juiste software nodig hebt. Dit zijn facturatie- of boekhoudprogramma’s.

Terwijl sommige daarvan een bepaalde dienst gratis aanbieden, moeten uitgebreide functies desgewenst worden aangeschaft. De software wordt op de meest uiteenlopende plaatsen aangeboden; de S-Rechnung-Service easy is bijvoorbeeld gekoppeld aan de Sparkasse.

Let op: Omdat veel diensten alleen online beschikbaar zijn, kunnen er wijzigingen in het aanbod zijn die niet in oudere gidsen zijn opgenomen. Op sommige plaatsen wordt de Z-bill nog steeds aanbevolen voor de ZUGFeRD standaard, maar deze is niet meer beschikbaar als applicatie.

Waar meer over nagedacht moet worden zijn de geldige normen voor e-bills. Want om de voordelen van e-bills echt tot hun recht te laten komen, is een uniforme verwerking nodig.

Voor de meeste bedrijven is het standaard geworden om X-facturen te maken. Maar ook het factuurformaat ZUGFeRD is op veel plaatsen gebruikelijk.

3.1 X-facturen aanmaken

De verschillende afkortingen kunnen verwarrend zijn, maar uiteindelijk is XInvoice gewoon een vorm van e-factuur die als standaard is vastgesteld. Het volgt de EU-norm die geldt voor e-facturatie.

In § 4 van de ERechV (e-factuurverordening) krijgt XInvoice de voorkeur boven andere standaarden. Dit is met name bedoeld om processen te standaardiseren zodat elektronische facturen op grotere schaal kunnen worden gebruikt.

3.2 Facturen aanmaken via ZUGFeRD

ZUGFeRD, kort voor Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Centrale Gebruikersgids van het Forum Elektronische Factuur Duitsland), is een type factuur waarbij PDF-bestanden gekoppeld zijn aan het elektronisch leesbare XML-bestand.

U kunt ZUGFeRD gratis downloaden en gebruiken. Het voldoet net als de XInvoice aan de EU-norm, maar is ontwikkeld met het oog op de eisen van de economie.

Uiteindelijk kunnen beide standaarden zonder problemen worden gebruikt, waarbij ZUGFeRD vaak de voorkeur geniet wanneer u facturen tussen bedrijven verstuurt, terwijl XInvoice wordt gebruikt wanneer u e-facturen aan de federale overheid maakt of anderszins met de federale overheid te maken heeft in de boekhouding.

4. Hoe verstuur ik de aangemaakte factuur?

Het aanmaken van een e-factuur lijkt in eerste instantie misschien een hindernis, maar het versturen ervan is dat niet. In de regel gebeurt het verzenden en ontvangen gewoon per e-mail.

Sommige klanten, zoals de federale overheid, laten echter ook toe dat de bestanden manueel op hun site worden geüpload in plaats van via mail. En in sommige gevallen is DE-Mail een aangeboden alternatief, dat de echtheidscontrole kan vergemakkelijken.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om het Peppol-netwerk te gebruiken voor verzending.

Maar uiteindelijk kan de verzending in alle varianten snel en zonder aparte kosten plaatsvinden. Of u nu uw jaarlijkse factuur opstelt of dagelijks betalingsverkeer afhandelt, de verzending van facturen gebeurt met één klik.