Een speciale zorg van de ontwikkelaars van OpenOffice.org/StarOffice was en is om het samen te laten werken met Microsoft Office. OpenOffice.org/StarOffice zal met deze functie zowel onder Windows als Linux blijven werken zolang Microsoft het zich kan veroorloven de serieuze concurrent op dit besturingssysteem te negeren. Er is momenteel geen manier om de verspreiding van Windows en dus vaak Microsoft Office op een groot aantal computers te omzeilen.

Daarom is een migratie van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice alleen zinvol als rekening wordt gehouden met de mogelijke effecten op de gegevensuitwisseling. Dit is nog belangrijker als ook het besturingssysteem wordt gewijzigd en wordt gemigreerd naar een Linux-distributie. Het artikel beschrijft enkele van de problemen die zich voordoen. Het richt zich op de migratie op lange termijn van Microsoft Windows/Office naar Linux/OpenOffice.org of StarOffice. Of de kantoorbestemming nu OpenOffice.org of StarOffice is, kan buiten beschouwing worden gelaten; basisuitspraken over de uitwisseling van documenten gelden ook voor de overstap van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice met behoud van het Windows-besturingssysteem.

Probleem

Het meest voorkomende geval in de praktijk is de wens om langzaam over te schakelen van Windows naar Linux of van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice. Wanneer de parallelle werking van Windows en Linux op een bestaande Windows-computer wordt gepland, doen zich aanvankelijk technische problemen voor. Het is van essentieel belang om op te merken dat voor de installatie van Linux op een Windows XP-systeem met slechts één harde schijf in NTFS-formaat, de bestaande partitionering van de harde schijf moet worden gewijzigd met een ander programma dan het installatieprogramma van de Linux-distributie. Dit kan bijvoorbeeld met de producten van Acronis. Bij sommige Linux-distributies, bijvoorbeeld SuSE Linux Office Desktop, is voor dit doel een speciale editie van Acronis OS Selector 8.0 for SuSE Linux geleverd, waarmee de NTFS-partitie kan worden verkleind voordat het installatieprogramma wordt uitgevoerd, zodat er niet-toegewezen opslagruimte voor de Linux-partities ontstaat. Het is heel belangrijk om te weten (sommige verzoeken op het forum spreken duidelijke taal): Zonder de juiste voorbereiding wordt een bestaande NTFS-partitie vaak per ongeluk verwijderd bij de installatie van Linux als het de enige beschikbare partitie in het systeem is.

Alvorens gegevens uit te wisselen met Microsoft Office of zelfs te migreren van Microsoft Office onder Windows naar OpenOffice.org/StarOffice onder Linux, moet zorgvuldig worden overwogen wat het doel is en of het haalbaar is in de gegeven werkomgeving.

Scenario 1

Je hebt een computer waarop eerst alleen Windows met Microsoft Office was geïnstalleerd en later Linux met OpenOffice.org/StarOffice – met de nodige voorzorgsmaatregelen -. U beslist bij elke start welk van de systemen zal worden opgestart en wilt Linux inclusief OpenOffice.org/StarOffice een tijdje testen voordat u op lange termijn beslist of u op Linux overschakelt. Dit vereist de volgende voorbereidingen:

In dit geval hebt u een dataschijf op uw computer nodig waarop u zowel de bestanden die met OpenOffice.org/StarOffice zijn gemaakt als de bestanden die met Microsoft Office zijn gemaakt kunt opslaan. Het is zinvol om een deel van een harde schijf te partitioneren en dit deel te formatteren als FAT. Hoewel dit een ouder bestandssysteem is, wordt het juist daarom door beide besturingssystemen herkend. Bij Linux kunt u in de meeste moderne distributies, bijvoorbeeld in het Sun Java Desktop System, de Windows harde schijf rechtstreeks benaderen via een bureaubladpictogram dat tijdens de installatie wordt aangemaakt, maar u kunt er geen bestanden opslaan.

Op dit punt wordt het een beetje problematisch – tenminste voor onervaren Linux-gebruikers. Het uitgangspunt is de succesvolle voorbereiding van de installatie: bij de installatie van Linux heeft u ervoor gezorgd dat een dergelijke partitie al voor de installatie bestond of dat een dergelijke partitie tijdens de installatie werd aangemaakt.

Als u er nu achter komt dat u zo’n vervangende partitie mist, dan bent u met Linux ten einde raad als een enkele bestaande Windows-partitie is geformatteerd met het NTFS-bestandssysteem. Bij Windows XP is dit het gebruikelijke bestandssysteem. Dan heb je alleen de Linux swap en de root partitie om uit te kiezen. Beide zijn systeempartities die u niet kunt wijzigen binnen het draaiende systeem. In dit geval is het enige alternatief om vanaf de CD te starten in reddingsmodus en de Linux systeempartitie handmatig te wijzigen.

Het is veel beter om een programma te gebruiken dat vanaf CD start en partitionering biedt voor beide gevallen. Aanbevolen wordt bijvoorbeeld Acronis Disk Director, dat zowel de NTFS-partitie als de Linux-partities naar wens verkleint en naar wens nieuwe partities aanmaakt. Onervaren gebruikers van dergelijke programma’s geven er echter de voorkeur aan de Windows-partitie te verkleinen: Het wijzigen van de Linux-partities houdt vaak in dat de Linux-opstartmanager handmatig moet worden aangepast. Wie alle moeite schuwt, kan dit echter vermijden: Een goed alternatief voor gegevensuitwisseling tussen de systemen van Windows 2000 en Linux zijn USB-sticks die door beide systemen worden herkend.

Als bij de installatie van Linux al een gegevenspartitie met een FAT-systeem aanwezig was, vond Linux de partitie tijdens de installatie, maar koppelde deze niet noodzakelijk meteen in het bestandssysteem. Dit moet je goedmaken: je hebt een map nodig die als koppelpunt dient. In het (gebruikelijke) geval dat de FAT-partitie niet is aangekoppeld, maakt u een nieuw koppelpunt aan en koppelt u de harde schijf handmatig in het bestandssysteem. Onder SuSE Linux vindt u voor dit geval het programma Hard Disk Partitioner. Na het negeren van de waarschuwing laat dit programma u zien welke ruimte is toegewezen aan de gegevenspartitie: Als u daar de vervangende schijf aantreft, is alles in orde. Zo niet, dan moet u ingrijpen: u logt in als root en maakt eerst een nieuwe map aan in de bestandsbeheerder van het systeem, bijvoorbeeld /windows/data. Start vervolgens een terminalsessie en voer achter de prompt het volgende commando in, uiteraard aangepast aan uw omstandigheden: mount-/dev/hda5-/windows/data. Let op de spaties (-) en zorg voor exacte hoofd- en kleine letters! Controleer het resultaat door nogmaals mount in te voeren. De harde schijf is nu gemount in het bestandssysteem.

Als dit uitwisselingsstation is ingesteld en gemount en je hebt de gewenste bestanden daar opgeslagen, heb je je doel al bereikt: Alle hoofdapplicaties van OpenOffice.org/StarOffice zijn in staat om bestanden van Microsoft Office 97/2000/XP te importeren, te bewerken en weer op te slaan in het respectievelijke bestandsformaat. Het is echter raadzaam om in ieder geval de Windows-versie van StarOffice of de Windows-versie van het gratis en vrij verkrijgbare OpenOffice.org op de Windows-computer te installeren. Zo kunt u de documenten “voor de praktijk” op de Windows-computer bewerken met de hulpmiddelen die OpenOffice.org/StarOffice onder Linux biedt.

Scenario 2

U hebt een computer waarop alleen Linux is geïnstalleerd. In dit geval hebt u geen problemen met uw eigen bestanden, omdat deze voortaan met OpenOffice.org/StarOffice worden gemaakt. In dit geval gelden alleen overwegingen voor de uitwisseling van gegevens met oudere bestanden of met niet-systeemgebruikers.

Een variant van dit scenario doet zich voor bij een geleidelijke overgang van een Windows-omgeving naar een Linux-omgeving in een netwerk.

• Oudere OpenOffice.org/StarOffice-bestanden leveren geen problemen op. OpenOffice.org/StarOffice opent deze bestanden zonder verlies van informatie, ongeacht het gebruikte besturingssysteem.
• Bestaande bestanden van Microsoft Office of bestanden die u in dit formaat ontvangt, kunnen ook worden geopend met OpenOffice.org/StarOffice. Alle belangrijke toepassingen in het pakket kunnen bestanden van Microsoft Office 97/2000/XP importeren, bewerken en weer opslaan in het betreffende bestandsformaat. Er moet echter rekening worden gehouden met opmaakverliezen.
• Aangezien u niet kunt verwachten dat een systeemvreemde persoon ook met OpenOffice.org/StarOffice zal werken, moet u zorgen voor een goed begrip. Als de ander alleen de door u gemaakte documenten moet lezen of afdrukken, maak dan PDF-documenten van uw documenten voordat u ze doorgeeft – een functie die al beschikbaar is in OpenOffice.org/StarOffice zonder extra programma’s. Anders exporteert u gewoon de OpenOffice.org/StarOffice documenten naar Microsoft Office formaat na het opslaan van de huidige werkstatus.

Importeren vanuit Microsoft Office

In principe is het mogelijk om een Word-document, een Excel-spreadsheet of een PowerPoint-presentatie in OpenOffice.org/StarOffice te laden, te bekijken en te bewerken. OpenOffice.org/StarOffice herkent alle opmaak en veel veldfuncties die in Microsoft Office werden gebruikt. Ondanks de goede filters van OpenOffice.org/StarOffice moet rekening worden gehouden met verliezen.

Exporteren naar Microsoft Office

Het exporteren gebeurt eenvoudig in OpenOffice.org/StarOffice via de opdracht Bestand/”Opslaan als”. In het lijstveld Bestandstype zijn de afzonderlijke versies van OpenOffice.org/StarOffice en Microsoft Office beschikbaar als opslagtypes. Ondanks de goede filters van OpenOffice.org/StarOffice moet rekening worden gehouden met verliezen. Afhankelijk van het bestandstype verschijnen alleen de bestandsformaten die in de context passen. Bijvoorbeeld, bij een geopend Word-document worden opslagopties voor spreadsheets en presentaties niet weergegeven.

Problemen met gegevensuitwisseling

OpenOffice.org/StarOffice hebben zeer goede filters voor gegevensuitwisseling. Dit blijkt uit het feit dat documenten vaak vrijwel probleemloos kunnen worden uitgewisseld, bijvoorbeeld tussen Word en OpenOffice.org/StarOffice Writer. Zelfs formaatsjablonen die bijvoorbeeld in Microsoft Word zijn gedefinieerd, worden overgenomen.

De uitwisseling van gegevens is echter niet probleemloos: het idee dat in de praktijk vaak ontstaat om een bestand nu eens met Microsoft Word en dan weer met OpenOffice.org/StarOffice Writer te bewerken, slaat de plank mis – ondanks uitstekende filters. Het is onmogelijk om in detail te voorspellen welke problemen u zult tegenkomen bij het uitwisselen van gegevens. Daarvoor zijn de werkwijzen te verschillend.

Sommige lay-out opties en formaat attributen in complexe Microsoft Office documenten worden anders behandeld in OpenOffice.org/StarOffice of worden niet ondersteund. Als gevolg daarvan moeten geconverteerde bestanden met de hand opnieuw worden geformatteerd. De hoeveelheid nabewerking is evenredig met de complexiteit van de structuur en opmaak van het brondocument.

Niettemin kan de uitwisseling van documenten met andere gebruikers met succes worden gerealiseerd indien enkele basisregels in acht worden genomen. Het is echter geenszins zo dat documenten zonder verlies kunnen worden uitgewisseld tussen Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice. Dit geldt alleen voor documenten tot een bepaald niveau. Speciale professionele functies waarvoor in de betrokken toepassing geen tegenhanger bestaat of die in de Office-pakketten geheel anders worden gerealiseerd, zijn niet compatibel, noch in de ene, noch in de andere richting. Helaas leert de ervaring dat hoe professioneler u met Microsoft Office heeft gewerkt, hoe meer verlies er optreedt bij de uitwisseling van gegevens met OpenOffice.org/StarOffice en omgekeerd.

OpenOffice.org/StarOffice kan bijvoorbeeld de veldfuncties in een factuurformulier uit Word herkennen en behouden, maar tabelfuncties en de automatische uitlijning van getallen met het decimaalscheidingsteken in Word-tabellen gaan verloren. Vertaalde veldfuncties die toegang geven tot door de gebruiker gedefinieerde documenteigenschappen in Word gaan bijvoorbeeld ook verloren.

Niet geheel onproblematisch bij het converteren van documenten is het feit dat in de Windows-omgeving en onder Linux andere lettertypen gangbaar zijn. Dit betekent vaak dat anders gangbare lettertypen in documenten niet meer gebruikt kunnen worden onder Linux/OpenOffice.org/StarOffice. Het moet worden opgemerkt dat OpenOffice.org/StarOffice het vorige lettertype toont in geconverteerde documenten, maar een vervangend lettertype gebruikt voor afdrukken en weergave. In gewone taal: Je ziet het Arial-lettertype in een OpenOffice.org/StarOffice-document omdat het document afkomstig is van Windows, maar onder Linux wordt vaak een vervangend lettertype gebruikt – prompt zien de documenten er anders uit dan normaal wanneer ze worden afgedrukt.

Uiteindelijk is het echter een kwestie van oefening en doen zonder speciale functies als documenten voortdurend tussen Office-pakketten moeten worden uitgewisseld. Op dit gebied zijn OpenOffice.org 1.1.4/StarOffice 7 weer een stap vooruit in vergelijking met de vorige versies, maar waarschijnlijk nog aan het begin van een veelbelovende ontwikkeling.

In het algemeen gelden de volgende basisregels in gemengde omgevingen:

• Vermijd, indien mogelijk, het bewerken van documenten soms met OpenOffice.org/StarOffice en soms met Microsoft Office. Als het niet te vermijden is, doe het dan zonder alle functies en opmaak die in de andere suite problemen zouden veroorzaken.
• Probeer geen presentaties van OpenOffice.org/StarOffice Impress te tonen met Microsoft PowerPoint of omgekeerd. De constante uitwisseling tussen OpenOffice.org/StarOffice Impress en Microsoft PowerPoint leidt tot onbeheersbare verliezen die helemaal niet bevorderlijk zijn voor een presentatie.
• Als u een presentatie met Microsoft PowerPoint hebt gemaakt en deze op een andere Windows-computer zonder PowerPoint moet weergeven, gebruik dan de Pack&Go Assistant in PowerPoint onder Windows om de presentatie inclusief de runtime-module weer te geven.
• Als u een presentatie met Microsoft PowerPoint hebt gemaakt en deze op een andere Linux-computer moet worden weergegeven, converteert u de presentatie met OpenOffice.org/StarOffice en controleert u zorgvuldig welke functies tijdens de conversie verloren zijn gegaan. Probeer nooit een Microsoft PowerPoint presentatie te tonen met OpenOffice.org/StarOffice zonder deze eerst te controleren!
• Als u een presentatie met OpenOffice.org of StarOffice hebt gemaakt en deze op een Windows-computer moet weergeven, doe dit dan ook niet met PowerPoint! In dat geval installeert u de Windows-versie van OpenOffice.org, die in wezen identiek is aan StarOffice en vooral alle functies van StarOffice Impress ondersteunt.
• Gebruik altijd het PDF-formaat voor het doorgeven van OpenOffice.org/StarOffice Writer of OpenOffice.org/StarOffice Calc documenten die een derde partij alleen mag lezen en afdrukken.
• Maak consequent nieuwe documenten in OpenOffice.org/StarOffice die alleen bedoeld zijn voor eigen gebruik of om alleen ter informatie te delen (als PDF).
• U kunt ook documenten maken voor uitwisseling met Microsoft Office-gebruikers in OpenOffice.org/StarOffice. Zorg er echter voor dat u ze onmiddellijk opslaat in het Microsoft Office-formaat wanneer u ze opslaat. Zo voorkomt u dat u per ongeluk een document dat bedoeld is om te delen of gezamenlijk te bewerken opslaat in de OpenOffice.org/StarOffice-indeling, die Microsoft Office-gebruikers meestal niet kunnen gebruiken.
• Als u documenten maakt met modernere versies van Microsoft Office en deze zijn bedoeld voor uitwisseling met OpenOffice.org/StarOffice, sla ze dan al in Microsoft Office op in een bestandsindeling die geschikt is voor uitwisseling. Een geschikt formaat is een formaat dat Microsoft Office versie 97 bevat.

VBA-code van Microsoft Office

Veel mensen die overstappen van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice willen de macro-oplossingen die zijn opgenomen of geprogrammeerd onder Microsoft Office ook kunnen uitvoeren onder OpenOffice.org/StarOffice. Deze wens wordt versterkt door het feit dat er na het laden van een Office-document toegang is tot de bronteksten. Het moet echter duidelijk gezegd worden: In de huidige versies van OpenOffice.org/StarOffice is het niet mogelijk macro’s van Microsoft Office uit te voeren. Een dergelijke functie lijkt ook niet gepland voor de toekomst.

Van nature kunnen Microsoft Office en OpenOffice.org/StarOffice niet dezelfde macrocodes uitvoeren. Microsoft Office werkt met VBA-code (Visual Basic for Applications) en StarOffice/OpenOffice.org met StarBasic-code, die gebaseerd is op de OpenOffice.org API. De programmeertaal is hier vergelijkbaar, maar er worden verschillende objecten en methoden gebruikt.

Als u in de ene toepassing macro’s gebruikt waarvan u de functies ook in de andere toepassing wilt gebruiken, moet u de macro’s bewerken. Macro’s uit Microsoft Office-bestanden kunnen in OpenOffice.org worden geladen, waarna u de macrocode kunt bekijken en bewerken in de OpenOffice.org Basic IDE-editor. Basic-code uit Microsoft Office wordt dus geïmporteerd, maar niet uitgevoerd. Niets staat het bewerken van de code in de geïntegreerde ontwikkelomgeving van OpenOffice.org/StarOffice in de weg; de gewijzigde code wordt zelfs correct opgeslagen.

Dit betekent dat wanneer u overgaat van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice, u geconfronteerd wordt met de taak bestaande macro’s te herschrijven voor gebruik in OpenOffice.org/StarOffice.

Als u de code die met een document van Microsoft Office is geladen niet opnieuw opslaat, kan OpenOffice.org/StarOffice zelfs macrovirussen van Microsoft Office vernietigen: U opent het document in OpenOffice.org/StarOffice en slaat het opnieuw op nadat u de opslagfunctie voor de code in OpenOffice.org/StarOffice hebt uitgeschakeld: Op deze manier maakt een macrovirus geen kans. Details van deze procedure vindt u onder Extra/Opties in de tak Laden/Opslaan van Microsoft Office.

Tips voor gegevensuitwisseling

Bij normale documenten die met de gebruikelijke middelen zijn gemaakt, zijn er nauwelijks problemen met gegevensuitwisseling. OpenOffice.org/StarOffice gedraagt zich anders wanneer de grenzen van het programma worden bereikt. Dan treden verliezen op bij het importeren omdat OpenOffice.org/StarOffice een vervanging moet maken.

De onderstaande Microsoft Office-functies kunnen OpenOffice.org/StarOffice problemen opleveren tijdens de conversie. Ze hebben echter geen invloed op het werken met de inhoud van het geconverteerde document.

Het probleem ontstaat bijvoorbeeld als in Word een afbeelding in de koptekst wordt geplaatst die boven de bovengrens van de koptekst uitsteekt. In dat geval schuift de afbeelding in het OpenOffice.org/StarOffice document naar de grens van de koptekst.

Een ander probleem is de overdracht van paragrafen die dezelfde stijl hebben (meestal standaard) maar toch anders zijn opgemaakt.

Ook in de andere toepassingsparen Microsoft Excel – StarOffce Calc of Microsoft PowerPoint – OpenOffice.org/StarOffice Impress liggen de begripsproblemen in de details. Je kunt niets forceren, succes komt met vallen en opstaan.

U moet de OpenOffice.org/StarOffice documentconverter alleen gebruiken voor het converteren van documenten van Microsoft Office naar de XML-bestandsindeling van OpenOffice.org/StarOffice als u permanent wilt overschakelen van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice. Anders moet u later elk document afzonderlijk terug converteren: De converter is eenrichtingsverkeer.

Microsoft Office Word – OpenOffice.org/StarOffice Writer

Bij de overdracht van gegevens heeft OpenOffice.org/StarOffice Writer enkele problemen met de volgende functies van Word. Natuurlijk veroorzaken deze functies ook problemen in omgekeerde richting:

• AutoShapes worden tijdens de gegevensuitwisseling verschoven en in zeldzame gevallen helemaal “vergeten”.
• Opgenomen wijzigingen die zijn vastgelegd door de wijzigingsmodus gaan verloren.
• OLE-objecten gaan natuurlijk verloren omdat de overeenkomstige OLE-servers niet beschikbaar zijn onder Linux.
• Sommige controlevelden en Microsoft Office formulierfuncties worden niet geconverteerd.
• Inhoud en andere mappen worden niet ondersteund.
• Tabellen, frames en opmaak in meerdere kolommen worden in hun opmaak aangetast.
• Hyperlinks en tekstmarkeringen worden niet geaccepteerd.
• Microsoft WordArt-afbeeldingen worden geconverteerd als FontWork-objecten als dit is opgegeven in Extra’s/Opties in de Microsoft Office-tak.
• Geanimeerde tekens of teksten worden normale tekst.

De volgende conclusies kunnen worden getrokken uit de test van voorbeeldsjablonen, bijvoorbeeld voor het delen van documenten in Microsoft Word en OpenOffice.org/StarOffice Writer:

• Zet gestructureerde teksten in tabellen, zorg ervoor dat je gewone tabellen gebruikt, vooral in kop- of voetteksten. Zodra Word-tabellen meer kolommen in de ene regel hebben dan in de andere, zijn er problemen in OpenOffice.org/StarOffice. Dit geldt ook omgekeerd bij het exporteren.
• Plaats afbeeldingen niet buiten de paginamarges: Wijzig zo nodig de paginamarges. Het is echter beter om deze optie helemaal niet te gebruiken.
• Werk met opmaaksjablonen of paragraafstijlen waarin u vooral de spatiëring tussen alinea’s opneemt.
• Probeer stap voor stap uit of OpenOffice.org/StarOffice het Word-document correct importeert of exporteert en laat alle oplossingen die niet tot succes leiden varen.
• Gegevensuitwisseling tussen Word en OpenOffice.org/StarOffice betekent niet altijd dat u een document soms met Word en soms met OpenOffice.org/StarOffice kunt openen en dezelfde functionaliteit hebt. De praktijk wijst uit dat deze procedure alleen mogelijk is met schoon opgemaakte documenten.
• Schoon geformatteerd betekent dat alle opmaak in Word of OpenOffice.org/StarOffice is gerealiseerd met opmaaksjablonen of stijlen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat u uitvoerig gemaakte Word-briefsjablonen moet aanpassen nadat u ze in OpenOffice.org/StarOffice hebt geïmporteerd en vice versa. Geschreven tekstinhoud daarentegen blijft intact en leesbaar: een service die OpenOffice.org/StarOffice biedt die Word daarentegen niet biedt.

Er zijn aanzienlijke verschillen tussen de behandeling van de programma’s. Hoewel de basis van tekstverwerking hetzelfde is, worden sommige functies heel anders gerealiseerd.

• OpenOffice.org/StarOffice Writer gebruiken paginasjablonen voor het opmaken van verschillende documentpagina’s, terwijl Word hiervoor secties gebruikt. Dus als u een speciale instelling hebt gekozen voor de kop- of voettekst van de eerste pagina in een Word-document, vindt u dit terug in twee speciale paginasjablonen in de OpenOffice.org/StarOffice stylist. Dit zijn echter niet de paginasjablonen Eerste pagina en Standaard, maar twee nieuw gegenereerde paginasjablonen.
• Formuliervelden en mail merge velden komen niet met elkaar overeen. U moet daarom de functionaliteit uit Word documenten reproduceren met de formuliervelden of de velden uit OpenOffice.org/StarOffice. Het is niet mogelijk om deze documenten te delen. Vergeet niet dat u de gegevensbron in OpenOffice.org/StarOffice moet registreren om toegang te krijgen tot de gegevens.
• In OpenOffice.org/StarOffice Writer kunt u de rekenbalk tonen zoals deze beschikbaar is in OpenOffice.org/StarOffice Calc. De berekeningen in OpenOffice.org/StarOffice Writer zijn daarom uitgebreider dan die in Word en worden anders behandeld.

Zoek niet te lang naar functies van Microsoft Office in OpenOffice.org/StarOffice en omgekeerd. De mogelijkheid van gegevensuitwisseling mag u er niet toe brengen te denken dat er voor elke functie in het betreffende analoge programma een equivalent bestaat. De vraag die vaak opduikt in help forums“In Microsoft xxx kon ik .… . Wat is de naam van deze functie in OpenOffice.org/StarOffice?” is fout, omdat er altijd maar één soortgelijke functie is, die soms naar de ene en soms naar de andere kant zwaait. Je hoeft dus niet te zoeken naar de uitstekende tekenkwaliteiten van OpenOffice.org/StarOffice in Microsoft Office, net zo min als je moet zoeken naar de mogelijkheid van Microsoft Office om diagrammen te animeren in OpenOffice.org/StarOffice.

OpenOffice.org/StarOffice Calc en Microsoft Excel

Dit paar programma’s is goed op elkaar afgestemd. In Excel-documenten die in de praktijk worden gebruikt, zijn er nauwelijks incompatibiliteiten op het gebruikelijke niveau. Toch zijn er ook op dit gebied incompatibiliteiten:

• Voor AutoShapes, OLE-objecten en sommige controlevelden en formulierfuncties van Microsoft Office gelden dezelfde beperkingen als voor Microsoft Word.
• Draaitabellen zijn niet converteerbaar, de data pilot van OpenOffice.org/StarOffice Calc is veel zwakker in functionaliteit dan de draaitabel wizard van Excel.
• Nieuwe grafiektypes van Excel hebben geen equivalent in OpenOffice.org/StarOffice Calc of in de grafiekmodule van OpenOffice.org/StarOffice en leiden tot weergaveproblemen.
• Voorwaardelijke opmaak is anders georganiseerd in OpenOffice.org/StarOffice Calc. Overeenkomstige instellingen van Excel worden niet overgenomen in OpenOffice.org/StarOffice Calc.
• Sommige functies of formules – meestal in het “geavanceerde gebruikersgedeelte” – zijn niet beschikbaar.

U moet er niet op vertrouwen dat alle berekeningen in OpenOffice.org/StarOffice Calc foutloos worden uitgevoerd, vooral in elektronische werkbladen, ook al is dit meestal het geval. Uiteindelijk bent u er verantwoordelijk voor dat de berekeningen correct zijn, niet het programma.

Belangrijke verschillen tussen de programma’s komen opnieuw voort uit het concept van paginasjablonen. Dit maakt het echter veel gemakkelijker om spreadsheets op dezelfde manier af te drukken in OpenOffice.org/StarOffice Calc dan in Excel: Gewoon een passend ontworpen paginasjabloon toewijzen. Merk ook op dat OpenOffice.org/StarOffice Calc, in tegenstelling tot Excel, niet alleen de huidige spreadsheet standaard afdrukt, maar alle bladen in de map. U moet daarom de afdrukinstellingen controleren voordat u gaat afdrukken.

In het eenvoudigste geval lost u afdrukproblemen op door het gewenste werkblad in het tabblad helemaal naar links te slepen en het zo het eerste blad te maken. In dat geval verschijnt het blad aan het begin van de afdrukreeks, zodat u de afdruk gemakkelijk tot dit blad kunt beperken.

OpenOffice.org/StarOffice Impress en Microsoft PowerPoint

Er is veel prestige verbonden aan een goede presentatie; een slechte presentatie bederft een reputatie sneller dan deze is opgebouwd. Dit is de ervaring van alle gebruikers die “snel” een eerdere PowerPoint presentatie hebben gepresenteerd met OpenOffice.org/StarOffice. De verliezen in detail zijn te groot, zelfs als OpenOffice.org/StarOffice geen fouten meldt tijdens de conversie. In detail treden de volgende problemen op.

• AutoShapes worden verplaatst, verkleind of helemaal niet geconverteerd.
• Afstanden van tabs, regels en alinea’s worden gewijzigd.
• Achtergrondafbeeldingen en andere elementen die in de dia’s of titelmasters van PowerPoint zijn gerangschikt, gaan verloren omdat OpenOffice.org/StarOffice Impress een ander concept volgt met de paginasjablonen.
• Gegroepeerde objecten worden opgelost, verplaatst of gewijzigd.
• Sommige multimedia-effecten worden niet ondersteund: Hoe hoger de PowerPoint-versie, hoe minder animaties of overgangseffecten compatibel zijn.
• De mogelijkheid om diagrammen te animeren volgens categorieën of reeksen is helemaal niet beschikbaar.

OpenOffice.org/StarOffice Impress biedt de gebruiker niettemin een belangrijk voordeel: het concept van pagina’s betekent dat elke diapagina een aparte naam kan krijgen. PowerPoint daarentegen gebruikt de titel van de dia als de naam van de pagina. Dit kleine verschil in functie heeft zijn sterke punten in presentaties waar de ene afbeelding op de andere volgt, zoals in een diavoorstelling.

Gegevens omzetten

OpenOffice.org/StarOffice zijn dus, in tegenstelling tot Microsoft Office, voorbereid op gegevensuitwisseling tussen toepassingen. Het transport van gegevens werkt echter alleen vanuit OpenOffice.org/StarOffice: In OpenOffice.org/StarOffice selecteert u bijvoorbeeld het commando Bestand/”Opslaan als” en opent u de lijst met bestandstypen. In OpenOffice.org/StarOffice Writer selecteert u bijvoorbeeld de juiste vermelding die naar Microsoft Word verwijst. Het programma zet dan de gegevens van de OpenOffice.org/StarOffice-documenten om in een formaat dat Word kan begrijpen.

Om een bestand te openen, moet u ook gewoon een Microsoft Office-bestand in OpenOffice.org/StarOffice openen om het onder OpenOffice.org/StarOffice te kunnen bewerken. De conversie vindt automatisch plaats.

Er moet echter altijd rekening mee worden gehouden dat niet alle Office-functies in OpenOffice.org/StarOffice en omgekeerd niet alle OpenOffice.org/StarOffice-functies een echte tegenhanger hebben in de Microsoft Office-programma’s. Basisfuncties zoals normale teksten, opmaak van tekens, cellen en alinea’s, opmaaksjablonen, diaformaten en eenvoudige kop- en voetteksten worden zonder problemen overgenomen. Zodra er echter tekstvelden, afbeeldingen en formuliervelden aan te pas komen, doen zich soms aanzienlijke problemen voor.

Hetzelfde geldt voor andere toepassingen zoals Excel en Calc. Wanneer u de toepassingen parallel draait, moet u zeer zorgvuldig nagaan welke functies in beide toepassingen overeenkomen, zodat een foutloze uitwisseling van gegevens mogelijk is.

Bestandstypen voor uitwisseling

De eenvoudigste manier om gegevens uit te wisselen is een compromis tussen de suites te kiezen:

• In Microsoft Office stelt u het standaard bestandstype voor het opslaan in op ongeveer het niveau van Office 97. Dit betekent dat u het zonder een paar functies van Office 2000/XP/2003 moet stellen, maar u bent goed voorbereid op gegevensuitwisseling met Office-gebruikers van de meeste huidige Office-versies en OpenOffice.org/StarOffice.
• Onder OpenOffice.org/StarOffice kunt u ook het standaard bestandsformaat wijzigen: In het gebruikelijke dialoogvenster Tools/Opties kunt u de Microsoft Office-indelingen instellen als de standaardbestandsindelingen voor de afzonderlijke OpenOffice.org/StarOffice-toepassingen in de tak Store/General. Met deze instelling hoeft u niet voortdurend te letten op het juiste bestandsformaat bij het opslaan in OpenOffice.org/StarOffice – OpenOffice.org/StarOffice werkt automatisch in Microsoft Office formaat.

Migratie strategieën

Overstappen van Microsoft Office naar OpenOffice.org/StarOffice kan niet van de ene op de andere dag. De niet ongebruikelijke procedure in de bedrijfspraktijk – vaak ook in openbare instellingen uit “kostenoverwegingen” – om een computer met Microsoft Windows en Office te verwijderen en tegelijkertijd een back-up te maken van de applicatiegegevens en Linux opnieuw te installeren samen met OpenOffice.org of StarOffice is op zijn minst ineffectief. Dit verschuift een te groot deel van de problemen naar de gebruiker, die kostbare werktijd moet besteden aan het oplossen van dagelijkse taken onder onbekende omstandigheden. Daarom wordt, volgens de ervaringen van degenen die zijn overgestapt, een geplande procedure aanbevolen.

Kantoor aan huis

Voor gebruikers in de particuliere sector biedt het hierboven beschreven scenario 1 een goed uitgangspunt.

• Eerst worden Windows- en Linux-computers parallel gebruikt. Voor de uitwisseling van gegevens tussen de systemen, die niet tegelijkertijd kunnen worden opgestart, wordt een uitwisselingsgegevensdrager gemaakt of gebruikt – bijvoorbeeld een USB-stick of een ander extern gegevensmedium.
• De overgang vindt geleidelijk plaats: Nieuwe documenten worden aangemaakt in OpenOffice.org/StarOffice naarmate het werk vordert. Documenten van Microsoft Office worden stap voor stap overgezet naar OpenOffice.org/StarOffice.
• Wanneer de overgang is voltooid, wordt een image van de Windows-partitie gemaakt en wordt de partitie verwijderd.

Bedrijfsomgeving

Ook in de bedrijfsomgeving moet voorzichtig en stap voor stap te werk worden gegaan. De ervaring leert dat een dergelijke stap niet alleen aan de IT-omgeving kan worden overgelaten, maar een proces is dat door de meest uiteenlopende managementniveaus moet worden begeleid.

• De eerste stap is het analyseren van de behoefte aan functies die met oude software werden gerealiseerd. Daarbij moeten de belangrijkste zaken in kaart worden gebracht. Denk aan sjablonen voor bedrijfsdocumenten, de organisatie van gegevensopslag, geïnstalleerde printers of printservers. Het is essentieel om na te denken over formaten voor gegevensuitwisseling (Microsoft Office-formaten of PDF) en beslissingen te nemen. Er moet rekening worden gehouden met de persoonlijke voorkeuren van de gebruikers.
• Een tweede stap bereidt de identificatie van de gebruikers met de nieuwe software voor, vooral om de voordelen van de omschakeling aan te tonen. Deze stap kan het best worden geschetst aan de hand van drie vragen: Wat is anders? Wat is beter? Wat werkt niet?
• De derde stap betreft de voorbereiding van de opleiding. Het is vooral belangrijk de power users van de (oude) software te identificeren. Deze gebruikers, die in elk bedrijf aanwezig zijn, kunnen het gemakkelijkst met de software omgaan en de omschakeling verwerken. Training moet apart plaatsvinden voor power users en “normale” gebruikers. Om gebruikers een gevoel te geven voor OpenOffice.org/StarOffice, moet een CD met de installatiebestanden van OpenOffice.org aan hen worden gegeven om mee naar huis te nemen. De ervaring heeft geleerd dat de overstap van Windows naar Linux – of een window manager zoals Gnome of KDE – gemakkelijker te beheren is.
• Eerst worden de power users getraind. Zij krijgen onderricht in de structuur van Linux en in de helpfuncties en worden geïnformeerd over hoe zij externe hulp kunnen krijgen op het internet of elders.
• Doorslaggevend voor het succes zijn opleiding en migratie van de “normale” gebruikers. Opleiding vereist de juiste selectie van groepen en hun samenstelling naar werkterrein en kennisniveau. De migratie moet op het juiste moment plaatsvinden, d.w.z. niet vlak voor de vakantie, niet tijdens drukke periodes en niet tijdens andere omschakelingen.
• Tijdens de eerste dagen na de omschakeling moet de gebruikers speciale ondersteuning worden geboden. Er zijn goede ervaringen opgedaan met het vrijmaken van power users voor ondersteuning van het personeel.
• Nadat de migratie is voltooid, is een consolidatiefase noodzakelijk. Vergaderingen, persoonlijke interviews en vragenlijsten worden gebruikt om het succes te meten, tekortkomingen vast te stellen en de inhoud van de herhalingstraining te bepalen.

Over het geheel genomen is de migratie een langdurig en gecompliceerd proces waarbij het besluit om de nieuwe software te gebruiken en het verkrijgen van de nodige licenties slechts het begin zijn van een lange keten van werktaken en nieuwe beslissingen.