Voor geïnteresseerde gebruikers heeft Microsoft een versie van de Office 2016 Preview vrijgegeven als download, die door iedere gebruiker gratis kan worden geïnstalleerd als een zogenaamde Public Preview. In de beschrijving van Office 2016 heeft Microsoft onder meer een verbeterde zoekfunctie, optimalisaties voor Word, Excel en PowerPoint en een betere integratie van de applicaties met de Microsoft Cloud aangekondigd. In onze test namen we een kort kijkje achter de schermen.

Installatie

Voor de download is een beschikbaar abonnement op Office 365 Home gebruikt. Daar vindt u een link naar de taal- en installatieopties onder Mijn account -> Office 365 Home -> Installeren. De link Meer installatieopties leidt naar een pagina voor het downloaden van de juiste versie. In de lijst met versies is tijdelijk de preview voor 32-bits en 64-bits computers beschikbaar.

Internetonderzoek wees uit dat voor de installatie van de preview een vorige versie moet worden verwijderd en, indien aanwezig, ook het zelden gebruikte InfoPath Designer 2013 moet worden verwijderd omdat deze niet meer in Office 2016 is opgenomen. Project 2013 en Visio 2013 worden ook van de schijf verwijderd, maar kunnen waarschijnlijk opnieuw worden geïnstalleerd.

Het is daarom aan te raden om de preview in een virtuele machine of op een testcomputer te installeren. Voor het artikel is de preview geïnstalleerd op een testcomputer met Windows 10 Preview en op de TrekStor SurfTab wintron 10.1 3G pro + 64 GB onder een tweede gebruikersaccount. Voor de installatie is het al mogelijk om met de programma’s in streamingmodus te werken – een stabiele internetverbinding is een voorwaarde om te kunnen werken. Tijdens de test waren er geen echte crashes op beide apparaten. Wel zijn nog niet alle functies geïmplementeerd.

Online kopen

Microsoft Office 2013 met productsleutel wordt al online aangeboden in verschillende edities. De koper ontvangt alleen de productsleutelkaart voor zijn licentie en aantal gebruikers en kan het product online downloaden. Aangenomen mag worden dat Microsoft dit met Office 2016 voortzet en dat de prijzen in principe hetzelfde blijven. Als alternatief kan Office 2016 ook worden gedownload als Office 365 op abonnementsbasis, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Eerste stappen

Bij het bekijken van een nieuwe versie is de eerste indruk vaak doorslaggevend voor het wel of niet leuk vinden ervan. Office 2016 is aangenaam ingetogen van opzet, overzichtelijk en gemakkelijk in gebruik. In vergelijking met de vorige versie zijn er op het eerste gezicht geen ernstige veranderingen te melden – dat is goed nieuws. Er zijn enkele discrete achtergronden en ontwerpen beschikbaar – het lichtgrijze ontwerp bleek tijdens de test optimaal.

Uiteraard staat Microsoft met de nieuwe versie voor de uitdaging om van meet af aan aan de meest uiteenlopende eisen van besturingssystemen en apparaten te voldoen. Er is immers een verschil tussen het gebruik van Office op een desktop PC conventioneel met muis en toetsenbord en op een tablet via touchscreen. Microsoft geeft de gebruiker echter de keuze hoe de zogenaamde slimme toepassingen op de tablet worden bediend. In de snelstartbalk is een schakelaar geïmplementeerd waarmee de gebruiker kan overschakelen van muisbediening naar de voor aanraakbediening geoptimaliseerde interface (Handsymbool).

Aangenomen mag worden dat de verbeterde verbinding met de Microsoft Cloud niet in de laatste plaats bedoeld is als knooppunt tussen de besturingssysteemwerelden. De versie voor de Windows PC of Windows tablet lijkt de versie met de meeste functies te worden en te concurreren met de eerdere desktop versies. Versies voor Android, iPad en de web-only versie Office.com hebben een vergelijkbaar uiterlijk, maar bieden verschillende bewerkingsmogelijkheden. Het OpenXML-formaat dat in Office 2016 en voorgangers wordt gebruikt, vereenvoudigt het maken, bewerken en opslaan van bestanden die zijn opgeslagen in Microsofts clouddienst OneDrive. Hierdoor zijn de documenten eenvoudig beschikbaar voor alle apparaatplatforms (pc, tablet, smartphone). Natuurlijk kunnen bestanden op de klassieke manier lokaal worden opgeslagen. In de praktijk heeft de uitwisseling van bestanden via Microsoft OneDrive echter zijn nut bewezen. Dit artikel is bijvoorbeeld begonnen in OneNote op de desktop PC, onderweg bewerkt met de TrekStor SurfTab en vervolgens thuis op de testcomputer weer aangevuld. Aangezien alle apparaten met hetzelfde Microsoft-account toegang hebben tot de cloud, is deze manier van werken zonder problemen mogelijk.

In Office 2016 moet het ook mogelijk zijn om documenten samen in “real time” te bewerken via een Microsoft-account. Iedereen in het team moet kunnen zien wat de ander op dat moment in een bestand wijzigt. In eerdere versies van Excel was er al een variant voor gezamenlijk bewerken in het team, wat niet erg handig was. Vermoedelijk is deze functie, die eerst werd aangekondigd voor Word, interessanter voor zakelijke gebruikers. De functie lijkt echter ook erg handig voor OneNote, bijvoorbeeld wanneer huiswerk of groepswerk gezamenlijk in een team moet worden gedaan. Later zullen ook Excel en PowerPoint in teams en in real time gebruikt kunnen worden. In de test kon gezamenlijk bewerken nog niet worden geverifieerd omdat de testomgeving nog niet beschikbaar was.

Microsoft noemt de onderdelen van Office 2016 Smart Applications. Het bedrijf gebruikt deze term om het gedrag te beschrijven van het aanpassen aan het werk van de betreffende gebruiker, het herkennen hoe de betreffende gebruiker werkt en welke functies hij of zij gebruikt en hoe.

Microsoft OneNote

OneNote leidt ten onrechte een schimmig bestaan onder de toepassingen. Tijdens de tests is gebleken dat de nieuwe versie van het programma een veelzijdig, gebruiksvriendelijk notitieprogramma is. Hoorcolleges, collegenota’s, werkstukken (zolang ze geen speciale functies van Word vereisen) en vooral internetonderzoek kunnen snel en comfortabel worden gedaan. Vooral bij onderzoek voor artikelen als deze is het een voordeel dat wanneer een tekst van een website wordt gekopieerd, de link naar de bron tegelijkertijd automatisch wordt ingevoegd. Ook het invoegen van schermafbeeldingen gaat gemakkelijk met de tools van OneNote zelf.

Microsoft Outlook

Het opzetten van een T-Online mailaccount was in enkele seconden gebeurd. Na de – in vergelijking met de vorige versie bliksemachtige – start presenteert het programma zich in een onopvallende interface die veel bekendheid van de vorige versies met zich meebrengt. Vermoedelijk is er achter de schermen veel gedaan. Een functie genaamd Clutter moet de Outlook mailbox automatisch schoon houden door berichten te sorteren op relevantie. Een tool genaamd Insights moet de websearch van Microsofts Bing integreren en desgewenst zoeken naar verdere informatie over het onderwerp waar op dat moment aan gewerkt wordt.

Microsoft Word

Uit Microsoft Word 2016 blijkt duidelijk dat er gewerkt is aan de werking ervan en dat geprobeerd is een bediening te vinden die voor alle gebruikers geoptimaliseerd is. De strategie die al bij de vorige versie werd gebruikt om de dagelijkse noodzakelijke functies op een eenvoudige manier naar voren te brengen en de standaardgebruiker niet te verwarren met details, is gehandhaafd. Zoals voorheen zal de professionele gebruiker (in de desktop-versie) de vertrouwde functies enigszins verborgen aantreffen. Bij de start komt een aantal sjablonen in beeld – sommige daarvan zijn zeker meer dan een vluchtige blik waard.

Op het eerste gezicht verraadt de interface van Word 2016 niets spectaculairs. Wat opvalt is het element Wat wilt u doen? Net als in vorige versies is dit de toegang tot de helpfunctie. Als u erop klikt, verschijnen er tips om uit te proberen, waarmee u in een paar stappen belangrijke functies leert kennen of direct naar noodzakelijke instellingen wordt geleid.

Microsoft Excel

Bij Microsoft Excel was de spannendste vraag hoe het programma zou presteren op de tablet met aanraakbediening. Deze uitdaging werd aangegaan en goed opgelost: de touch-modus biedt markeerpunten bij de cellen, het invulvak dat in de muisversie beschikbaar is, is na een tik in de markeerpunten zichtbaar als knop. Net als bij de andere toepassingen liggen de echte vernieuwingen in de wizards en sjablonen die onmiddellijk kunnen worden gebruikt.

Microsoft PowerPoint

Ook bij PowerPoint liggen de vernieuwingen waarschijnlijk meer op de achtergrond. Na een paar klikken openbaren zich wizards of levendig vormgegeven sjablonen, waarmee het maken van een aansprekende presentatie eenvoudig te realiseren is, als men zich niet aan een huisstijl hoeft te houden.

Presentaties worden gemaakt voor een publiek. Vroeger moest je een notebook meenemen om op een beamer aan te sluiten of de presentatie en viewer op een stick meenemen. Tegenwoordig bieden smartphones en tablets nog meer mogelijkheden om een presentatie te geven. In Office 2016 is bijvoorbeeld een Office-presentatieservice geïntegreerd. Deze maakt presentaties beschikbaar om te downloaden of zodat andere mensen ze in de browser kunnen bekijken.

Conclusie

Een blik op de Office 2016 Preview laat zien dat de suite een duidelijker design heeft en (nog) makkelijker te gebruiken is dan zijn voorgangers. De vernieuwingen zitten waarschijnlijk vooral onder de motorkap en in het efficiënter werken met de nieuwe of herziene assistenten. Sommige aangekondigde vernieuwingen zijn waarschijnlijk nog niet geïntegreerd. Elke gebruiker, of hij nu al jaren ervaring heeft of een nieuwkomer is, zou de nieuwe interface snel onder de knie moeten krijgen, vooral als hij zich met de functionaliteit van de cloud gaat bezighouden. De flexibiliteit van de bedieningselementen die Microsoft biedt voor het werken onder verschillende systemen en met verschillende apparaten moet worden benadrukt. Met de release van de definitieve versie zal opnieuw moeten worden bekeken wat Microsoft met succes van de aangekondigde functies heeft geïmplementeerd.

Download de publieke preview