Ondanks de aanvankelijke scepsis onder deskundigen (nieuwe interface, nieuw bestandsformaat Office Open XML), werd de 2007-editie van Microsoft Office zeer goed ontvangen door de gebruikers en geniet zij dankzij de laaggeprijsde Home&Student-versie ook in de particuliere sector een “legale” populariteit. In de zomer van 2010 wil Microsoft met Office 2010 de gebruikers opnieuw overtuigen en aanzetten tot updaten. We stellen kort de belangrijkste vernieuwingen in Office 2010 voor (vooral Word, Excel, PowerPoint en Outlook).

Het begin van het einde

Dergelijke en soortgelijke slogans waren al te horen vóór de introductie van Office 2007, nadat Microsoft het nieuwe gebruikersconcept had gepresenteerd. In plaats van batterijen met pictogrammen aan te bieden, waarvan de zin voor veel gebruikers in de levenscyclus van de software nooit duidelijk was geworden, zette Microsoft alles op zijn kop en kwam met het “lint”, dat interactief van functie verandert, afhankelijk van wat de gebruiker (hopelijk) op dat moment wil doen. Aanvankelijk stuitte dit concept op afwijzing, maar inmiddels zijn bijna alle gebruikers eraan gewend geraakt en willen ze niet meer zonder. Talloze fabrikanten kopiëren het met de “lintstijl”, ook al is die meestal meer cosmetisch dan functioneel. De gratis concurrent Open Office lijkt momenteel erg nostalgisch qua gebruikersbegeleiding, en daarom overweegt de gemeenschap ook een facelift van de GUI.

Het bestandsformaat “Office Open XML” (docx, xlsx), dat in Office 2007 standaard werd gedefinieerd, is inmiddels ingeburgerd en wordt ook door veel toepassingen van derden correct geïnterpreteerd. Windows 7 bijvoorbeeld kan dit rechtstreeks weergeven en dergelijke documenten openen.

Ondanks de aanvankelijke scepsis is Office 2007 goed ontvangen door de gebruikers. Veel zakelijke klanten stapten direct over van oude Office-versies naar Office 2007 (en sloegen dus bijvoorbeeld versie 2003 over), waarschijnlijk ook omdat Microsoft, afgezien van royale kortingen, Windows XP bleef ondersteunen.

Ook in de particuliere sector verdient Microsoft goed aan Office 2007. Dat is vooral te danken aan de laaggeprijsde Home&Student-versies, die op 3 computers kunnen worden geïnstalleerd en een aangename waarde bieden voor net geen 80 euro.

De vraag voor alle gebruikers in de zomer van 2010 (waarschijnlijk juni) is dan ook of een update naar Office 2010 de moeite waard is.

Nieuwe naam, 4 versies

Microsoft heeft het kindje een nieuwe naam gegeven. Dit is nu gewoon Office 2010, en de “voornaam” Microsoft is uit de naam verdwenen. Intern meldt de bèta zich als versie 14, terwijl Office 2007 zich nog identificeerde als versie 12. Volgens dit alles is Redmond ook bijgelovig of heeft het een zwakke tussenversie voor ons verborgen gehouden.

Tot nu toe zijn er slechts 4 verschillende edities van Office 2010, waarvan er slechts 3 commercieel verkrijgbaar zijn:

Office edities

Naast de retailversies (in de plastic doos met gegevensdrager) worden licenties ook verkocht als “key cards”. In dat geval verwerft de koper slechts één licentienummer en downloadt hij de software zelf van het internet. Afhankelijk van de editie bespaart de koper verschillende bedragen.

Office Thuis en Studenten 2010	Office Thuis en Zakelijk 2010	Office Professional 2010
Detailhandel: EUR 139,00	Detailhandel: EUR 379,00	Detailhandel: EUR 699,00
Sleutel: EUR 109,00	Sleutel: EUR 249,00	Sleutel: EUR 499,00

(Prijsinformatie Amazon, per 03/2010)

De upgrade-paden daarentegen zijn irrelevant, omdat Microsoft eenvoudigweg geen upgrade-versies meer aanbiedt.

Wie echter na 05.03.2010 een Office 2007-product koopt, kan in het kader van de technologiegarantie tot 30.09.2010 gratis upgraden naar het betreffende Office 2010-product. Een gedetailleerde FAQ over de Microsoft Office 2010 technologiegarantie vindt u bij Microsoft onder deze link.

Windows XP (met Service Pack 3) en latere Windows-besturingssystemen kunnen nog steeds worden gebruikt. De vrees dat Office 2010 een upgrade naar Windows Vista noodzakelijk zou maken, is dus niet bevestigd.

Naast de 32-bits versie komen er ook 64-bits versies van de Office-producten, hoewel Microsoft nog steeds de voorkeur geeft aan het gebruik van 32-bits versies om compatibiliteitsproblemen met tal van plug-ins en extensies van derde leveranciers te voorkomen. Wie echter zonder kan, zal binnenkort kunnen genieten van een homogene 64-bit omgeving met alle voordelen van dien (vooral voor grote databases en Excel-spreadsheets). We weten nog niet of beide bitvarianten in de retailversie zullen worden opgenomen, maar dit is zeer waarschijnlijk, aangezien dit al het geval was bij de besturingssystemen (niet bij de SystemBuilder-licenties). Voor de downloadversie (keycard) maakt dit waarschijnlijk niet uit, aangezien de keys geldig zijn voor de 32- en 64-bit versies.

Koop nu, bespaar later

Vanwege de technologiegarantie van Microsoft Office 2010 en het feit dat er later geen goedkopere updates komen, kunt u geld besparen door in de nabije toekomst een Office 2007-product te kopen.

Outlook 2007 kost bijvoorbeeld momenteel ongeveer 120 euro, terwijl de versie 2010 naar verwachting ruim 190 euro gaat kosten. Alleen hier kunt u al 70 euro besparen. Ook de huidige Home&Student editie van 2007 is een geldbesparende tip voor een toekomstige overstap: de 2007 editie kost net geen 80 euro, terwijl de 2010 editie naar verluidt 140 euro gaat kosten. In ieder geval loont het momenteel de moeite om de prijzen te vergelijken.

En hoe zit het met Works?

Microsoft Works staat al jaren in de schaduw en wordt vooral door fabrikanten als OEM-add-on samen met andere troep op nieuwe computers voorgeïnstalleerd. Aangezien deze systemen meestal ook een 60-dagenversie van Office 2007 Home&Student bevatten, die gemakkelijk kan worden geactiveerd met de sleutel van de retailversie, gebruikt bijna niemand Works meer.

2010 zou dan ook het einde van Works moeten betekenen. Naast de normale versies van de Office-producten is Microsoft van plan om een Starter Edition, bestaande uit een sterk afgeslankt Word 2010 en Excel 2010, onder de OEM’s te verspreiden. De Starter Edition moet door middel van een licentiesleutel eenvoudig kunnen worden omgezet in de hoogwaardigere editie.

Bèta downloaden en gaan

De Office 2010 beta kan gebruikt worden tot 31.10.2010. Vanwege de verschillende leveringsomvang zijn er momenteel 3 verschillende edities als bèta te downloaden, die hier worden opgesomd.

Overzicht bèta

FAQ’s over de bèta van Office 2010.

Nieuw en vertrouwd

Waar gaat de reis naartoe?

Natuurlijk vraagt elke gebruiker zich af of hij überhaupt wel een nieuwe Office-applicatie nodig heeft, en dan nog de vraag of het per se een betaalde versie van Microsoft moet zijn. Naast open source alternatieven en vele gratis en shareware oplossingen, hebben webgebaseerde toepassingen (bv. Google Docs) intussen een niveau van volwassenheid bereikt dat een desktopapplicatie voor occasioneel gebruik daadwerkelijk vervangt. Toch doet (nog) niet iedereen het graag zonder een echte applicatie, vooral omdat een bestaande internettoegang altijd noodzakelijk is voor het gebruik van webapplicaties.

Ook Microsoft heeft de tekenen des tijds onderkend en wil in de toekomst gratis webgebaseerde versies van zijn Office-producten aanbieden, die Office Web Apps worden genoemd en in vergelijking met de echte applicaties een beperkt aantal functies hebben. De Office Web Apps zullen beschikbaar zijn met Windows Live toegang na de release van Office 2010.

Microsoft ziet de Office Web Apps echter meer als een aanvulling dan als een vervanging van zijn producten om de grens tussen lokale en online gegevens te verzachten. Gebruikers moeten hun bestanden overal kunnen openen en bewerken. Het is daarom begrijpelijk dat Microsoft bijvoorbeeld in de bestandsdialoog ook de mogelijkheid biedt om het bestand op “OneDrive” (voorheen SkyDrive en Windows Live Folders) op te slaan. Dit is een dienst van Microsoft Windows Live waarmee bestanden naar een virtuele harde schijf kunnen worden geüpload. Opslagruimte van 25 GB is gratis beschikbaar, maar de maximale bestandsgrootte is momenteel beperkt tot 50 MB.

Ook publiceren op SkyDrive

Waar zit de “knop”?

Het eerste wat de gebruiker opvalt, is de vernieuwde interface. In plaats van het zeer kleurrijke uiterlijk van Office 2007 wordt de interface van de Office 2010-toepassingen gepresenteerd in zeer sobere en discrete kleuren.

Office Start

De “Office-knop”, door collega’s van de redactie liefkozend de Office-knop genoemd, is in Office 2010 verwijderd. De opties voor opslaan en afdrukken, die voorheen achter de Office-knop waren gegroepeerd, zijn nu te vinden in het menu “Bestand”.

Het gebied in het menu “Bestand”, dat Microsoft “Backstage” noemt, lijkt op het eerste gezicht veel uitgebreider. Dit is echter bedrieglijk. In plaats daarvan heeft Microsoft nu de documenteigenschappen rechtstreeks naar de focus van de gebruiker verplaatst en de machtigingen of het versiebeheer rechtstreeks naar de toegang van de gebruiker.

Backstage

Lint voor iedereen

Het lint (in de documentatie het menulint genoemd) als centraal onderdeel van de Office-gebruikersbegeleiding kan sinds Office 2010 ook aan de eigen wensen worden aangepast.

Lint aangepast

De gebruiker kan nu de volgorde van de elementen wijzigen, items verwijderen of nieuwe toevoegen. Wie wil, kan ook eigen tabbladen aanmaken.

Lint aangepast

Een dergelijke functie wensten we al in Microsoft Office 2007. Het was ook te laat, want de benodigde functies verschillen naar voorkeur en toepassingsgebied.

Word 2010

Afgezien van de bovengenoemde wijzigingen in het ontwerp van de gebruikersinterface, zijn de veranderingen voor Word 2010 ten opzichte van zijn voorganger beperkt.

Het nieuwe navigatiegebied vervangt de vorige documentstructuur en biedt een weergave gestructureerd door koppen of voorbeeldafbeeldingen van de respectieve pagina’s. In beide weergaven kunt u overschakelen naar de betreffende kop of pagina door erop te klikken.

Navigatiegebied

Het 3e tabblad in het navigatiegebied wordt gebruikt om binnen documenten te zoeken en toont hier de treffers per rubriek, terwijl de oorspronkelijke pagina aan de rechterkant te vinden is.

Navigatiegebied

De beschermde weergave is een andere vernieuwing in Word 2010. Word documenten van onveilige bronnen zoals het internet of een e-mail bijlage kunnen worden geopend in een beschermde weergave. In dat geval schakelt Word alle actieve inhoud in het document uit (bijvoorbeeld macro’s, ActiveX-besturingselementen of gegevensverbindingen).

Beschermde weergave

In het backstage gedeelte kan de gebruiker bepalen in welke gevallen Word 2010 standaard de beschermde weergave voor een document activeert. De beschermde weergave kan ook handmatig worden geactiveerd via het dialoogvenster “Openen”.

Backstage instellingen

Word 2007 bood al diverse handige functies op het gebied van afbeeldingsgereedschappen. Deze zijn in Word 2010 opnieuw uitgebreid. Naast “artistieke effecten”, waarvan het nut beperkt is, zijn de gereedschappen voor het bijsnijden van afbeeldingen en “correcties” uiterst praktisch.

Afbeeldingen bijsnijden in Word, Excel, PowerPoint

De functie “Correcties” combineert scherpte, helderheid en contrast in één tool met live voorbeeld.

Afbeeldings gereedschappen

Naast clipart, afbeeldingen, vormen en SmartArt is er nu onder “Invoegen” de vermelding “Screenshot”, waarmee zonder veel moeite screenshots van geopende programmavensters direct in het document kunnen worden genomen.

Screenshot invoegen

De grafische mogelijkheden zijn ook beschikbaar in Excel en PowerPoint.

Voor de commerciële omgeving heeft Microsoft de functies voor samenwerking en het delen van documenten in Word 2010 uitgebreid. Zo ondersteunt Word 2010 het gelijktijdig bewerken van documenten door meerdere gebruikers, mits het bestand zich op een SharePoint Server 2010 in Docx-bestandsformaat bevindt. Om goed gebruik te maken van deze functie is ook versiebeheer geïntegreerd om een beter overzicht te krijgen van de verschillende stadia van een document. Wijzigingen van versie naar versie worden dan automatisch gemarkeerd.

Excel 2010

Zoals alle Office 2010-toepassingen heeft ook Excel 2010 de herziene interface en het backstage-gebied achter het tabblad “Bestand”.

Excel 2010

Excel 2010 zal waarschijnlijk het meest profiteren van de mogelijke overstap naar 64-bit. Hiermee kunnen zelfs zeer grote hoeveelheden gegevens (meer dan 2 GByte) worden geopend en geanalyseerd. Ongeacht de 64-bits versie beweert Microsoft de verwerking van grote bestanden aanzienlijk te hebben versneld door multithreading.

Beschermde weergave (zie Word 2010) is ook ingebouwd in Excel 2010 om het risico van infectie door het openen van Excel-spreadsheets met actieve inhoud en van onbekende oorsprong te minimaliseren.

Sparklines en data slices zijn nieuwe hulpmiddelen om inhoud te visualiseren. Sparklines zijn kleine trendlijnen die binnen een cel kunnen worden weergegeven.

Sparklines

Meer informatie over sparklines vindt u hier.

Data slices daarentegen bieden de mogelijkheid om draaitabellen visueel te filteren. De gegevenssecties worden weergegeven als knoppen en kunnen eenvoudigweg worden aangeklikt om te filteren.

Gegevensplakken

Meer informatie over data slices vindt u hier.

In het algemeen zijn tal van optimalisaties doorgevoerd op het gebied van draaitabellen, die van invloed zijn op de prestaties, de etikettering, de filtering, de weergave van waarden of het PivotChart.

Meer informatie hierover vindt u hier.

De nieuwe opties die in Word 2010 zijn ingevoerd op het gebied van afbeeldingsgereedschappen en de schermafbeeldingstool zijn ook te vinden in Excel 2010.

PowerPoint 2010

PowerPoint 2010 biedt de mogelijkheid om gelijktijdig aan een presentatie te werken in combinatie met een SharePoint Foundation 2010 of Microsoft SharePoint Server 2010 of Microsoft Office Live Workspace. Microsoft laat op deze link zien hoe dit er in de toekomst uit zou kunnen zien.

Voor alle gebruikers zijn er echter ook spannende mogelijkheden op het gebied van het maken van presentaties.

Een nieuwe functie is bijvoorbeeld de gelijktijdige weergave van meerdere presentaties. Dit is vooral handig bij het maken van nieuwe presentaties, als je een andere presentatie als sjabloon wilt gebruiken. Dienovereenkomstig kan een willekeurig aantal PowerPoint-vensters tegelijkertijd worden geopend.

2 presentaties tegelijkertijd

Uitgebreide presentaties kunnen nu in secties worden verdeeld, wat het gemakkelijker maakt om overzicht te houden over de dia’s, maar ook om ze te hanteren, omdat secties, net als dia’s, ook gemakkelijk kunnen worden verplaatst.

Secties

Binnen PowerPoint 2010 zijn ook de mogelijkheden voor het gebruik van video’s verbeterd. Deze kunnen nu worden ingekort of voorzien van tal van effecten – analoog aan afbeeldingen.

Video functies

Als alleen bepaalde scènes binnen een video relevant zijn, kunnen deze scènes worden voorzien van springlabels en zo gericht worden weergegeven.

Als een FlashPlayer op het systeem is geïnstalleerd, kunnen video’s van webportalen zoals YouTube ook rechtstreeks in een PowerPoint-presentatie worden geïntegreerd.

flashvideo

In het volgende venster voert u de volledige inbeddingscode in die bijvoorbeeld YouTube onder de videolink verstrekt.

flash video

Met deze code kan de video dan zonder problemen in de presentatie worden ingesloten.

Flash video

Naast de video-effecten zijn er nieuwe animaties voor overgangen en teksteffecten, en een nieuw hulpmiddel om animaties van andere objecten over te brengen. De functie komt overeen met de “Formaat overbrengen” uit Word of Excel.

Animatie overbrengen

In PowerPoint 2010 komt de nieuwe zone “Backstage” opnieuw tot zijn recht.

Achtergrond in PowerPoint

Onder “Delen” zijn alle opties beschikbaar op één pagina met veel meer mogelijkheden (bv. een video maken van een presentatie, enz.).

Outlook 2010

Outlook 2010 heeft de meest zichtbare revisie ondergaan – het kan zich nu ook tooien met een lint. In versie 2007 moest Outlook het nog doen met een knoppenbalk en was daardoor qua bediening heel anders dan de andere toepassingen.

Outlook 2010

Een veel voorkomende ergernis in de vorige versies van Outlook 2010 was het gedrag bij het afsluiten van de PIM. Het afsluiten duurde vaak lang, te lang, en werd soms gewoon door het besturingssysteem stilgelegd bij het afsluiten. Als dit niet leidde tot verlies van gegevens in de PST-bestanden, dan kon het controleren daarvan in ieder geval vervelend zijn voor de gebruiker.

Volgens de ontwikkelaars is ook de ondersteuning voor IMAP-accounts verbeterd, wat zeker de juiste beslissing was gezien de toenemende verspreiding van grotere online mailboxen. POP3 is definitief op zijn retour. Mailaccounts van providers als Google worden in Outlook standaard ingesteld als IMAP-accounts. Outlook 2010 vond zelf de nodige servergegevens.

IMAP met Outlook 2010

We hebben de nieuwe Outlook Connector voor sociale netwerken nog niet kunnen testen, omdat deze momenteel alleen profielen voor Microsoft SharePoint biedt. Volgens de beschrijving zou het echter ook mogelijk moeten zijn om contacten van andere sociale netwerken rechtstreeks in Outlook te onderhouden en via Outlook met hen in contact te blijven.

Een ergernis van Outlook tot en met versie 2007 was de keuze van de opslagmap voor het PST-bestand. Tot nu toe werd het standaard opgeslagen in een verborgen map binnen de gebruikersmap, bijvoorbeeld “C:\Documents and Settings\ USERNAME\ Local Settings\ Applications Data\ Microsoft Outlook” en werd het vaak vergeten wanneer gebruikers hun eigen back-ups maakten. Outlook 2010 slaat zijn gegevens – nu Outlook gegevensbestand (PST) en Outlook offline gegevensbestand (OST) – standaard op in de map DocumentsOutlook Files en dus transparant in de juiste map van het profiel, waarvan gebruikers meestal ook een back-up maken.

Om het werk in Outlook te versnellen heeft Microsoft QuickSteps bedacht.

QuickSteps

Dit zijn voorgedefinieerde acties die de gebruiker alleen maar hoeft aan te klikken om ze te starten (bijvoorbeeld “verplaatsen naar projectmap” of “doorsturen naar distributielijst XY”) zonder algemene regels te hoeven maken. Naast de bestaande QuickSteps kan de gebruiker ook zijn eigen QuickSteps aanmaken.

QuickSteps

Outlook 2010 biedt ook vernieuwingen voor de zakelijke omgeving. Zo kan Outlook 2010 aan meerdere Exchange-accounts tegelijk worden gekoppeld. De Exchange-accounts kunnen zich in hetzelfde of een ander domein bevinden of op dezelfde of een andere server.

In combinatie met Microsoft Exchange Server 2010 biedt Outlook 2010 uitgebreide agendafuncties, regels voor het beantwoorden en routeren van oproepen, gecentraliseerd rechtenbeheer en een geïntegreerd e-mailarchief. Zie TechNet voor meer informatie.

Een eerste conclusie

In onze presentatie hebben we ons beperkt tot de “bread and butter” toepassingen in het Office-pakket en hebben we slechts alle veranderingen en vernieuwingen aangestipt.

De eerste indruk is vrij positief en Office 2010 zou een directe koopaanbeveling krijgen als Office 2007 nog niet bestond. Versie 2010 biedt om de haverklap vernieuwingen, maar als je ze niet kent, mist soms niemand ze. Dat is althans wat mij overkwam bij de eerste test met de bèta. Zeker, de nieuwe interface is mooi en wat zakelijker, de backstage is lekker overzichtelijk en sommige functies in Excel en PowerPoint zijn echt goed doordacht. Toch ontbreekt hier de echte “wow”. Ik heb het hier uitdrukkelijk niet over Word 2010, want dat biedt de gebruiker nauwelijks iets nieuws, afgezien van de multi-user functie (waarvoor ook speciale servers nodig zijn).

Outlook 2010, daarentegen, ziet er echt goed uit – niet zozeer vanwege de nieuwe functies, maar meer vanwege de eindelijk uniforme interface en bediening in overeenstemming met de andere Office-toepassingen.

De prognose zou dus kunnen zijn: Wie de nieuwe functies niet echt nodig heeft, kan lang uit de voeten met Office 2007. Wie overstapt van oudere Office-versies kan beter ook meteen Office 2007 aanschaffen. Maar dat is vooral vanwege de technologiegarantie, die het mogelijk maakt gratis over te stappen op de gelijkwaardige editie 2010.