Microsoft Outlook slaat al zijn informatie zoals contacten, agenda-items, notities en natuurlijk ook mails handig op in een enkel PST-bestand, met IMAP-accounts ook aparte OST-bestanden. Als dit bestand echter beschadigd raakt door een stroomstoring, systeemfout tijdens het schrijven, virusaanval of anderszins, kan Outlook het niet meer openen. In dit geval kunnen alleen speciale programma’s zoals Recovery Toolbox for Outlook helpen, die ook verwijderde inhoud binnen Outlook-gegevensbestanden kunnen herstellen en ook als formaatomzetter kunnen worden gebruikt. We hebben het hulpprogramma nader bekeken.

Een beetje bestandswetenschap voor Microsoft Outlook

Microsoft Outlook gebruikt normaal gesproken een PST-bestand als gegevensopslag. De extensie PST staat voor Personal Store, het bestand wordt vaak gewoon Outlook-gegevensbestand genoemd. In dit PST-bestand slaat Outlook als container alle informatie van de Personal Information Manager Outlook op, zoals contacten, afspraken, notities, taken en natuurlijk alle mails die de gebruiker verstuurt en ontvangt.

Als Outlook verbonden is met een Exchange-server of de mails worden opgehaald via IMAP-accounts, gebruikt Outlook voor deze informatie ook Outlook offline databestanden (OST), afzonderlijk voor elk account. Tot Outlook 2013 gebruikte Outlook echter ook een PST-bestand voor IMAP-accounts.

Het OST-bestand is eigenlijk gewoon een gesynchroniseerde kopie van de mailbox (Exchange of IMAP), dus een verlies is minder dramatisch. In geval van nood zou u de account gewoon opnieuw moeten aanmaken en opnieuw laten synchroniseren. Het wordt echter problematisch als u offline inhoud zoals conceptmails had en deze nog niet online met de account is gesynchroniseerd. Dan heeft het herstellen van een OST-bestand ook zin.

OST-bestanden hebben één beperking: de inhoud ervan kan niet zomaar in een systeem worden geïmporteerd. Wilt u inhoud uit een OST-bestand importeren, bijvoorbeeld oude mails in Outlook, dan kan dat alleen na een conversie met speciale programma’s, zoals die van de Recovery Toolbox for Outlook.

Standaard slaat Microsoft Outlook de PST en de OST bestanden op in respectievelijk de map C:\Documents and Settings\Local Settings\AppData\MicrosoftOutlook en C:\Users(Users)\AppData\LocalMicrosoftOutlook. U kunt het pad echter ook wijzigen, zoals beschreven in onze tip Microsoft Outlook: de opslaglocatie van PST-bestanden wijzigen.

Nieuw opslagpad vanaf Outlook 2013: PST-bestanden worden vanaf Outlook 2013 alleen nog maar opgeslagen in de map “DocumentsOutlook Files” van de gebruiker.

Mogelijke oorzaken voor beschadigde PST-bestanden

Outlook-gegevensbestanden kunnen op veel verschillende manieren beschadigd raken. De meest voorkomende oorzaken zijn foutieve schrijfbewerkingen als gevolg van een stroomstoring, virusaanval, programmafout, crash van Windows of Outlook als het PST-bestand geopend is, storing van de netwerkverbinding als het bestand op een netwerkopslagapparaat staat, of een defect in een gegevensopslagapparaat zelf.

Gebruikers van Outlook gegevensbestanden in MS-Office 97-2002 formaat moeten ook leven met een grootte limiet van 2 GB per PST bestand. Wordt deze overschreden, dan kan het gegevensbestand niet meer worden verwerkt.

Recovery Toolbox for Outlook kan Outlook-bestand repareren en PST herstellen

Recovery Toolbox for Outlook is ontwikkeld als een speciaal programma voor het analyseren en oplossen van problemen met Outlook-bestanden en draait op alle versies van Windows. Recovery Toolbox for Outlook kan een beschadigde PST repareren, OST repareren, inhoud uit beschadigde bestanden halen of OST naar PST converteren. Recovery Toolbox for Outlook kan ook PST-bestanden repareren die in de meeste gevallen door SCANPST verkeerd zijn gerepareerd. Met de tool kunt u Outlook virtueel repareren, al is het in principe alleen om het PST-bestand te herstellen of het Outlook-bestand te repareren.

U kunt de demoversie van Recovery Toolbox for Outlook op WinTotal gratis downloaden.

Beperkt herstel in de demoversie: De demoversie analyseert de bestanden al en kan ook het PST- of OST-bestand repareren. Er kunnen echter slechts 5 objecten uit de bestanden worden hersteld. De software kan echter op elk moment worden ontgrendeld met een licentiesleutel.

Voor persoonlijk gebruik kost een eeuwigdurende licentie 49,90 dollar, een zakelijke licentie 74,90 dollar. Klanten met maximaal 100 computers kunnen ook een sitelicentie aanschaffen voor slechts 200 dollar in de onlineshop van de fabrikant.

Andere gegevensredders: De fabrikant Recovery Toolbox biedt op zijn website vele andere reparatietools voor programma’s als Excel, CorelDraw, OneNote, Photoshop, PowerPoint of Word om beschadigde bestanden in deze formaten te repareren.

Functies en mogelijkheden

Recovery Toolbox for Outlook biedt u de volgende functies en mogelijkheden:

• Reparatie van een beschadigd PST- of OST-bestand
• Reparatie van PST-bestanden ook in het oude 97-2002 formaat
• Extractie van individuele of alle elementen uit een beschadigd PST of OST bestand in MSG, EML, VCF of TXT formaat.
• Herstel van e-mails in tekst, HTML en rijke tekst formaat
• Herstellen van bijlagen
• OST bestanden converteren naar PST formaat
• Onjuist herstelde PST-bestanden repareren met SCANPST

Recovery Toolbox for Outlook kan ook PST-bestanden groter dan 4 GB repareren, maar is dan afhankelijk van een 64-bits versie van Microsoft Office op een 64-bits Windows vanwege de beperkingen van Windows. Voor gebruikers van Microsoft Office 365 zou dit geen grote hindernis moeten zijn, omdat zowel de x86- als de x64-edities kunnen worden gedownload en geïnstalleerd.

ScanPST of liever speciale programma’s?

Microsoft levert een PST-scanner als freeware voor het repareren van beschadigde Outlook-gegevensbestanden (PST en OST), die SCANPST. EXE en bevindt zich in een submap van C:\Program Files (x86)\Microsoft Office of kan worden gedownload als MicrosoftFixit20101.mini.diagcab voor Outlook 2013 of 2016 en als MicrosoftFixit50569.msi voor Outlook tot en met versie 2010.

De tool zoekt naar fouten in het PST-bestand en probeert die te herstellen, maar kan meestal alleen helpen bij eenvoudige beschadigingen.

De tool ScanPST biedt de mogelijkheid om een reservekopie van het PST-bestand te maken alvorens wijzigingen aan te brengen. Om dit niet verder te beschadigen voor reparatie voor andere hulpmiddelen zoals Recovery Toolbox for Outlook, moet u zeker een reservekopie maken en, als het niet lukt, verder werken met de ongewijzigde reservekopie.

Als ScanPST het probleem niet kan verhelpen of u wilt een verwijderde mail binnen het PST-bestand herstellen, dan zijn speciale programma’s nodig. Overigens zijn data recovery tools zoals Recuva meestal niet geschikt, omdat niet het bestand zelf is verwijderd, maar de gegevensstructuur in het PST-bestand beschadigd is.

Outlook gegevensbestand herstellen

Na de installatie selecteert u eerst het betreffende Outlook-gegevensbestand, dat beschadigd is of elementen bevat die hersteld moeten worden. Recovery Toolbox for Outlook laat de originele bestanden ongemoeid, d.w.z. brengt er geen wijzigingen etc. in aan.

In de volgende stap bepaalt u de werkmodus van het programma:

• Recovery wordt gebruikt om beschadigde PST- of OST-bestanden te reconstrueren.
• De conversiemodus kan onbeschadigde OST-bestanden omzetten in een PST-bestand om de inhoud van een OST-bestand later weer in Outlook te kunnen importeren of om inhoud uit PST/OST-bestanden te extraheren in verschillende formaten zoals MSG/EML of VCF.
• De functie “Zoeken naar verwijderde bestanden” probeert inhoud te vinden die als verwijderd is gemarkeerd binnen het Outlook-bestand.

In de herstelmodus analyseert het programma het bestand, wat afhankelijk van de grootte langer kan duren.

Wanneer de analyse is voltooid, toont Recovery Toolbox for Outlook u de gevonden items in een boomstructuur.

Je hebt dan in de volgende stap de keuze om een nieuw PST-bestand te laten maken of om alle inhoud apart op te slaan.

Als je de tweede optie “Gegevens apart opslaan” kiest, kun je het bestandsformaat voor mails, contacten en notities vrij bepalen. U kunt kiezen tussen MSG, EML, VCF of TXT. Agenda, dagboek en taken worden altijd opgeslagen in MSG-formaat.

In de modus“zoeken naar verwijderde bestanden” wordt ook de inhoud van het PST-bestand geanalyseerd, maar ook hier wordt verwijderde inhoud in het resultaat weergegeven, mits deze nog aanwezig is en niet reeds opnieuw is overschreven. Het herstel van de bevindingen is dan identiek aan de reparatie van een PST-bestand, d.w.z. u kunt afzonderlijke elementen ook afzonderlijk opslaan.

In de conversiemodus wordt ook het onbeschadigde OST- of PST-bestand geanalyseerd en kan dan als PST worden opgeslagen of de inhoud kan weer afzonderlijk worden geëxporteerd.

Online versie

Wie zijn bestanden aan de fabrikant toevertrouwt, kan ook de online versie van Recovery Toolbox for Outlook gebruiken. Deze werkt op dezelfde manier, maar heeft enkele voordelen:

• Er is geen installatie op de pc nodig
• De online dienst werkt op verschillende platforms zoals Windows, MAc, iOS, Android, Linux, enz.
• De online dienst kan dus ook gebruikt worden op mobiele platformen zoals tablets of smartphones.
• Het herstel kost 10 dollar per gigabyte van het bronbestand.

Conclusie

Recovery Toolbox for Outlook is een zeer goed hulpmiddel voor het heropenen van een beschadigd PST- of OST-bestand in Outlook in een noodgeval. Het is zeer eenvoudig te gebruiken en zelfs voor minder ervaren gebruikers geen probleem. De prijs van $50 voor een privé licentie is redelijk en niet overdreven gezien de functies en noodmogelijkheden. De demoversie geeft al een indruk of en hoe het programma kan helpen, zodat je na een analyse alsnog kunt besluiten het hulpmiddel te kopen. Niemand geeft u echter de zekerheid dat alle gegevens met de tool hersteld kunnen worden. Een regelmatige back-up van de Outlook-gegevensbestanden is daarom essentieel en snel gedaan met speciale back-upprogramma’s voor Outlook.