In onze inbox vonden we het volgende probleem uit de praktijk: Hoe maak ik in Word een voettekst die op elke pagina het paginanummer (x) van (y) totale pagina’s toont en alleen het totale paginanummer (y) op de laatste pagina?

Basisbegrippen

Om de oplossing en de aanpak van de oplossing te begrijpen, is het nodig enkele basistermen uit te leggen.

Een voettekst is een speciaal paginagedeelte in een document buiten het normale tekstgedeelte dat automatisch wordt herhaald op elke pagina van een documentgedeelte. Voor de hieronder gedocumenteerde oplossing wordt het document niet in extra secties verdeeld.

Een veld verwijst naar speciaal gemaakte tekstgebieden in Word die gebruik maken van gedefinieerde bladwijzers of functies om eenvoudige berekeningen te maken of documentinformatie weer te geven, zoals het paginanummer, de afdrukdatum of systeeminformatie in het document. Velden kunnen worden ingevoegd met de opdrachtvolgorde Invoegen, Veldblokken, Veld (toetscombinatie ALT + E + F) of handmatig. De benodigde veldhaken worden bij handmatig invoegen aangemaakt met de toetscombinatie CTRL + F9 en bijgewerkt met de functietoets F9. De opdracht ‘Bijwerken’ zorgt ervoor dat Word de veldfunctie analyseert, eventuele berekeningen uitvoert of systeeminformatie opvraagt en het resultaat in het document weergeeft – als er geen fout optreedt.

Veldarcering

In de standaardweergave van Word zijn de gebieden met velden niet zichtbaar of alleen te zien als het bijbehorende tekstgebied is gemarkeerd. Voordat we hier tot de oplossing komen, moeten de velden altijd zichtbaar worden gemaakt. Gebruik daarvoor de opdracht Bestand (of Office-knop in eerdere versies), Opties, Geavanceerd, Documentinhoudsgebied weergeven. Daar vindt u het lijstveld Veldschaduw, dat op “Altijd” moet worden gezet zodra u met veldfuncties gaat werken.

Paginanummers

Met behulp van de reeds genoemde velden kan Word automatisch paginanummers weergeven. Laten we eerst eens kijken wat Word zelf kan doen om het probleem op te lossen.

1. Dubbelklik in het kopgedeelte van het document en schakel vervolgens met “Overschakelen naar voettekst” over naar het voettekstgedeelte dat het gewenste paginanummer moet bevatten.
2. Via het symbool Paginanummer, menu-item Paginanummers, is helemaal onderaan een vermelding “Vet opgemaakte nummers” te vinden, die heel dicht in de buurt komt van ons probleem met de weergave “Pagina 1 van 1”.

   

3. Na het plakken zouden de gebieden met de veldfuncties nu zichtbaar moeten zijn met een grijze achtergrond.
   
4. Om van de weergave van het resultaat naar de weergave van de veldfunctie te gaan, wordt de tekst volledig gemarkeerd en de toetscombinatie SHIFT + F9 ingedrukt. Als alternatief is de opdracht “Veldfuncties aan/uit” te vinden in het contextmenu van de selectie.
   
5. De veldhaken en de functies worden dan zichtbaar:
   

In deze afbeelding is te zien dat de veldfunctie PAGE staat voor het paginanummer van de huidige pagina en NUMPAGES voor het totale paginanummer. De zogenaamde veldschakelaars die beginnen met * worden gebruikt voor de opmaak van de paginanummerweergave en zijn niet relevant voor het huidige probleem.

Zonder de eis dat alleen het totale aantal pagina’s op de laatste pagina moet worden getoond, zou het probleem na wat laatste opmaak zijn opgelost. Opmaak hoeft overigens alleen te gebeuren in een eventuele voettekst. Door het speciale karakter van de voettekst worden wijzigingen automatisch doorgevoerd op alle pagina’s.

Veldfuncties handmatig bewerken

Met betrekking tot het probleem dat het paginanummer (x) van (y) totale pagina’s op elke pagina moet worden weergegeven, maar alleen het totale paginanummer (y) op de laatste pagina, is bovenstaande veldfunctie nog niet voldoende. De voorwaarde moet worden toegevoegd dat bovenstaand deel alleen wordt gebruikt als het paginanummer PAGE niet gelijk is aan het totale paginanummer NUMPAGES.

Word biedt hiervoor een veldfunctie IF, die lijkt op de if-formule van Excel:

De reeds bestaande veldfunctie moet dus alleen dienovereenkomstig worden aangepast:

1. De reeds bestaande veldfunctie in de voettekst wordt gemarkeerd en met behulp van de toetsencombinatie CTRL + F9 naar een hogere veldfunctie overgebracht. (De bestaande schakelaars en opmaak zijn voor de duidelijkheid verwijderd).
   
2. De IF-functie wordt aangemaakt volgens de hierboven getoonde syntaxis. Vereiste extra velden worden geplaatst in veldhaken, die worden aangemaakt met CTRL + F9. De twee alternatieve teksten (if-true tekst of if-false tekst) staan tussen dubbele aanhalingstekens. Let erop dat in de Word-functie de correct geplaatste spaties de componenten van de formule scheiden.
   
   De veldfunctie controleert dus eerst voor elke pagina of het huidige paginanummer overeenkomt met het totale paginanummer, d.w.z. of het de laatste pagina is. Zo niet, dan wordt de if-false tekst weergegeven: Pagina (x) van (y). Voor de laatste pagina is aan de voorwaarde voldaan. In dat geval wordt de if-true tekst weergegeven: pagina (y).
3. Tenslotte wordt de veldfunctie gemarkeerd en de update (herberekening) wordt geactiveerd met de functietoets F9. Als alternatief is de opdracht “Bijwerken” te vinden in het contextmenu van de selectie.
4. Bij een fout is waarschijnlijk ergens een spatie niet goed geplaatst, ontbreken aanhalingstekens of zijn noodzakelijke veldhaken niet of verkeerd ingevoegd. Markeer in dat geval de tekst volledig en druk op de toetscombinatie SHIFT + F9. Corrigeer de fouten en werk opnieuw bij.

Overigens, aangezien we geen verdere voorwaarde hebben gedefinieerd, is de voorwaarde voor de laatste pagina ook vervuld als het document in zijn geheel uit slechts één pagina bestaat. Mocht dit niet het geval zijn, dan zou voor de eerste pagina een onafhankelijke voettekst kunnen worden gemaakt met behulp van de instelling “Eerste pagina anders” en zou de hier beschreven oplossing alleen voor de volgende pagina’s kunnen worden gebruikt.

Tip. Het document Sample.docx bevat de hier beschreven veldfunctie in de voettekst. Door kopiëren en plakken bespaart u zich het foutgevoelig typen en kunt u de veldfunctie in uw eigen documenten gebruiken.

Bijgevoegd is een voorbeeld om te downloaden: Voorbeeld

Afdrukken

Bij het starten van het afdrukproces werkt de standaardinstelling van Word eerst alle bestaande veldfuncties bij voordat het bijgewerkte document naar de printer wordt gestuurd. Wilt u het zekere voor het onzekere nemen, selecteer dan eerst het hele document met CTRL + A en druk vervolgens op de functietoets F9. Dit geeft toegang tot alle veldfuncties in het “normale” document. Als er problemen zijn met velden in kop- of voetteksten, moeten deze apart worden bijgewerkt na het overschakelen naar de kop- of voettekst. Dit gebeurt meestal bij het verlaten van deze gebieden, maar kan ook handmatig gebeuren zoals beschreven.